CC BY
54УДК 004.9:005.95/.96
Глухова Т.В., доцент кафедры статистики, эконометрики и информационных технологий в управлении ФГБОУ ВПО «Мордовский государственный университет им. Н. П. Огарева»
Итяйкина А.С., студентка 2 курса экономического факультета ФГБОУ ВПО «Мордовский государственный университет им. Н. П. Огарева»
Кузнецова К.А., студентка 2 курса экономического факультета ФГБОУ ВПО «Мордовский государственный университет им. Н. П. Огарева»
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В СФЕРЕ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ
Аннотация. Обоснована необходимость разработки и внедрения программного продукта по управлению персоналом в организации по необходимым конфигурационным требованиям.
Ключевые слова: информационные технологии, управление персоналом, человеческие ресурсы, программное обеспечение, эффективность внедрения.
Abstract. The need of development and deployment of the software product on human resource management in the organization for necessary configuration requirements is proved.
Keywords: information technologies, human resource management, human resources, software, efficiency of introduction.
К числу важнейших проблем, связанных с использованием современных технологий в информационной среде работы предприятия, необходимо отнести отсутствие необходимого теоретико - методического обоснования и практических рекомендаций, предоставляемых новейшими компьютерными средствами в сфере управления человеческими ресурсами. В связи с этим возникает потребность в обобщении и распространении опыта, накопленного в области применения современных технологий как в России, так и зарубежом. Сегодняшние достижения организаций развитых стран Европы, а так же США, Канады, Японии и других стран это результат длительного и тщательного совершенствования
различных методов управления человеческими ресурсами и применение новейших компьютерных технологий. [1, с. 20]
Поиски новых методов и форм повышения эффективности труда продолжается и сегодня, в том числе и за счет использования современных информационных технологий в области кадровой работы и управления персоналом в целом. Основой этих процессов является как анализ и переоценка традиционных представлений о сфере управления, так и проведение соответствующих научных исследований [9].
Состояние сегодняшней информатизации в России остро ставит проблему выбора подходящего программного обеспечения для успешного развития компании и на сегодняшнем рынке программных продуктов образуется жесткая конкуренция и количество выпускаемого программного обеспечения в области управления персоналом и человеческими ресурсами очень большое. Эффективность трудовой деятельности персонала повышается на всех уровнях управления персоналом в наибольшей степени за счет использования современного программного обеспечения в работе кадровых работников. Это обьясняется тем, что в последнее десятилетие во много раз увеличились информационные потоки, что оказывает серьезное влияние наиболее обоснованных решений в области управления человеческими ресурсами [10].
Сейчас необходимо произвести обзор программного обеспечения, которое предлагает рынок руководителям кадровых служб и менеджеру по персоналу, а так же, нужно определить, в решении каких задач будут незаменимыми предлагаемые сегодня программные продукты.
Сам термин «информационная технология» базируется на понятии «технология», которое является достаточно устойчивым и появилось в научно-техническом обороте в связи с проблемами организации производства. В одной из современных энциклопедических словарей дается следующее определение данного понятия: «Технология (от греч. tëchne - искусство, мастерство, умение) -совокупность приёмов и способов получения, обработки или переработки сырья, материалов, полуфабрикатов или изделий, осуществляемых в различных отраслях промышленности, в строительстве и т.д.; научная дисциплина, разрабатывающая и
совершенствующая такие приёмы и способы. В состав современной технологии включается и технический контроль производства.» [2]
С другой стороны информационная технология является наиболее важной составляющей процесса использования информационных ресурсов. К настоящему времени она прошла несколько эволюционных этапов, которые определялись главным образом развитием научно-технического прогресса. Как следствие, в ее названии произошли некоторые изменения за счет присоединении одного из синонимов: новая, компьютерная или современная. [8, с. 11-12]
Рассматриваемая как ресурс, информация определяет возникновение информационной технологии. Исходя из этого можно сформулировать следующее определение информационной технологии:
«Информационная технология - совокупность методов, производственных и программно-технологических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, хранение, обработку, вывод и распространение информации.» [7]
Информационные технологии предназначены для снижения трудоемкости процессов использования информационных ресурсов и характеризуются следующими свойствами:
- предметом (объектом) обработки (процесса) являются данные;
- целью процесса является получение информации;
- средствами осуществления процесса являются программные, аппаратные и программно-аппаратные вычислительные комплексы;
- процессы обработки данных разделяются на операции в соответствии с предметной областью;
- выбор управляющих воздействий на процессы должен осуществляться лицами, принимающими решение;
- критериями оптимизации процесса являются своевременность доставки информации пользователю, ее надежность, достоверность, полнота.
За последние несколько лет информационные технологии плотно закрепились во всех сферах жизни человека и общества: государственное и муниципальное
управление, экономика, хозяйственная деятельность, научные исследования, образование, медицина и частная жизнь человека. Исключением не стало и управление персоналом, деятельность кадровых служб предприятий и организаций. Для автоматизации службы управления персоналом в рамках предприятия создается информационная система (далее ИС). Обычно такие системы обозначаются аббревиатурой HRMS (системы управления трудовыми ресурсами). В самом полном комплексном варианте эти системы включают в себя операционный, тактический и стратегический, то есть все уровни управления предприятием; а в функциональном плане - кадровый учет, расчеты с персоналом и систему управления трудовыми ресурсами, которая включает в себя модули найма и подбора персонала, оценки, обучения, развития и мотивации работников. [3]
Для создания управленческой информационной системы проводиться ряд работ, которые позволяют построить подходящую поставленным задачам предприятия информационную систему, сделать ее неотъемлемой составной частью системы управления предприятием. Это способствует уменьшению затрат предприятия на автоматизацию и позволяет свести к минимуму риски проекта. При осуществлении данной деятельности в первую очередь решаются задачи, связанные с модернизацией системы управления предприятием с использованием информационных технологий. К ним относят проведение полного обследования предприятия, оптимизацию бизнес-процессов, разработку проекта автоматизации управления, непосредственно работы по внедрению ИТ-решения, консультационные услуги по эксплуатации системы, подготовку пользователей к самостоятельной работе с ней.
При осуществлении любого хозяйственного мероприятия, особенно крупномасштабного и распределенного во времени (именно таким и является создание и внедрение информационной системы предприятия), прежде всего, необходимо оценить его социально-экономическую эффективность, под которой понимается комплексная характеристика конечных, хозяйственных результатов.[4, с. 120]
Использование информационных технологий в сфере управления персоналом было рассмотрено нами на примере - общества ограниченной ответственности (далее
ООО) «Электроремонт» - ведущего специализированного предприятия города Магнитогорска, работающего в сфере ремонта, изготовления, монтажа, наладки и обслуживания электрического и энергетического оборудования.
ООО «Электроремонт» было образовано приказом по ОАО «Магнитогорский Металлургический Комбинат» (далее «ММК») № 368 от 19 декабря 1995 г.
Предприятие создавалось на базе цехов открытого акционерного общества (далее ОАО) «ММК», и является его дочерним предприятием, поэтому призвано, в первую очередь, обеспечивать надежную работу агрегатов и оборудования металлургического комплекса.
В состав ООО «Электроремонт» вошло три структурных подразделения: цехи ремонта электрического оборудования металлургических цехов № 1, 2, 3 и электроремонтный цех.
ООО «Электроремонт» ежедневно выполняют комплекс работ по монтажу, наладке, ремонту и сервисному обслуживанию электро- и энергооборудования, а также изготавливают аппаратуру, запасные части и металлоконструкции.
Сейчас в организации широко используются новейшие информационные технологии, очень мощная и постоянно совершенствующаяся информационная среда. Но, если рассматривать организацию как несколько составных частей, то на уровне цеха для анализа работы нужна специализированная информационная система, которая будет направлена на обработку конкретных данных. Для этого устанавливаются дополнительные программные средства, ведётся система прав доступа к информации и анализ использования информации. Так в 2005 году были модернизированы первые проекты по работе с программными продуктами, разработанными внутри организации, для управления персоналом. Также разрабатывались программы слежения по работе с производством.
В настоящее время в ООО «Электроремонт» успешно внедряются новые информационные технологии, происходит замена оборудования более совершенным. Внедряются новые программные продукты последних версий. Развивается структура работы с Web технологиями. Расширяются компьютерные сети, увеличивается скорость передачи данных. Данные изменения позволяют ускорить работу персонала
благодаря скорости работы оборудования и качественной работе программных продуктов.
В управлении персоналом уже выполнено несколько проектов, целью которых было улучшение управления персоналом и повышение информационной прозрачности. Так, большой проект информации АСУ ТОиР (технического обслуживания и ремонта) позволил модернизировать систему и практику управления персоналом. Данный проект разрабатывался в самой организации, внедряя все те тонкости, которые необходимы в работе компании. Преимущество данного проекта в том, что он выполнен с помощью Web технологии и позволяет использовать большое количество клиентов. Успешная реализация данного проекта позволила значительно уменьшить сроки формирования заданий и повысить точность внешних и внутренних проведений работ, вести данные о сотрудниках и вести мотивацию их работы в организации, проверять производительность труда. Проект АСУ ТОиР дает возможность отслеживать работу цехов. Это позволяет проводить анализ и составлять отчёты о работе, руководящим составам организации.
Квалифицированное применение современных информационных технологий в организации позволили повысить эффективность и результаты управленческой деятельности, эффективность достижения наилучших итоговых показателей, которые содействуют достижению более высокой производительности труда и снижению темпов инфляции. Увеличить рентабельность, наилучшее соотношение между затратами и полученными результатами, максимально снизить затраты ресурсов для принятия и реализации управленческого решения. Потребность различных субъектов и звеньев управления в информации неодинакова и определяется теми задачами, которые решает в процессе управления тот или иной субъект, тот или иной руководитель, работник управленческого аппарата. Зависит она и от степени охвата и важности принимаемых решений, от количества и характера регулируемых параметров, от количества вариантов возможного состояния и поведения управляемого объекта, от величины и разнообразия возмущающих управляемую систему внутренних и внешних воздействий, от количества и качества показателей, характеризующих результаты функционирования данной системы. На данный момент
в компании при помощи применения информационных технологий работа руководящего состава стала гораздо лучше.
Но, тем не менее, при управлении персоналом в цехах ООО «Электроремонт» реализуются далеко не все варианты решения управленческих вопросов. Это приводит к неполной имеющейся информации о работе с персоналом. Из-за того что невозможно использовать необходимые сведения в полную силу, вне оперативного доступа остается 60-70% информации, которую можно применить для решения задач, поэтому чаще всего роль «информационных справочников» выполняет определённый круг специалистов владеющих более полной информацией. Такие, незаменимые кадры, обладающие полнотой знаний, составляющих тайну для остальных сотрудников, есть в любой организации, поэтому потеря подобного знатока часто наносит организации невосполнимый ущерб.
Проблема сводится к тому, что:
- деятельность организации в целом, а также ее подразделений и работников не имеет полного объективного информационного отображения;
- пропадает возможность узнать историю вопроса: кто был инициатором, каковы были исходные документы и содержательные основания, почему и кем были приняты определенные решения;
- трудно найти необходимые документы по работе персонала или даже получить сведения об их существовании;
- не получается извлечь адекватную запросу информацию из документов, в которых она содержится.
Понятно, что без специальных технологий учета, регистрации, хранения и мобилизации информационных ресурсов, накопленные опыт и знания не будут использованы в полном объеме для решения текущих задач управления.
Таким образом, организация ООО «Электроремонт» может самостоятельно разработать программный продукт по управлению персоналом по необходимым конфигурационным требованиям самой организации и формой структуры управления. Это позволит уменьшить затраты организации на покупку программных продуктов управленческой деятельности, её содержание,
обслуживание, эксплуатацию, а также будет возможность самостоятельно улучшить информационные технологии внутри организации без привлечения услуг других фирм.
Это значит, что программа будет разработана ИТ отделом почти бесплатно. Но для большего стимулирования их деятельности, предлагаем увеличить премию работников на 60% от получаемой ими заработной платы на время разработки программы.
Конечно, есть риск, что разработанная программа будет работать не так, как необходимо. Но благодаря своему собственному ИТ отделу, который будет следить за работоспособностью программы, компания сможет устранить различного рода дефекты, по мере их обнаружения, и проводить необходимые изменения в программе.
По нашим первоначальным расчетам, программа будет разработана примерно за 4 месяца. Стадия внедрения займет около 6 месяцев, в течение которого кадровая служба организации будет обучаться работе с новым приложением без отрыва от основной трудовой деятельности.
Постоянное пополнение кадров руководителей высококвалифицированными специалистами, своевременное изменение вакансий по должностям
руководителей; повышение уровня подбора и расстановки руководящих кадров; планирования карьеры; уменьшение рисков при назначениях руководящих работников; мотивация карьерного роста работников и дополнительного стимулирования их на повышение образовательного уровня и профессиональной квалификации - все это будет сделано, благодаря нашей программе, и снизятся издержки на поиски достойных работников, намного улучшится эффективность управления, что в свою очередь будет благоприятно влиять на экономическое состояние организации.
Резерв - это люди, постоянно постоянно повышающие квалификацию; изучающие экономические дисциплины; проходящие тренинги; участвующие в работе конференций, семинаров для ознакомления с современными
достижениями науки и техники. Иначе говоря, подготовленные люди, готовые встать на ступень выше в карьерной лестнице.
Благодаря резерву на предприятии будет развиваться здоровая конкуренция между работниками, особенно в случае, когда они небрежно относятся к выполнению своих обязанностей. Ведь если они не изменят свое поведение, то будут отстранены от занимаемой должности и заменены более ответственными, трудолюбивыми и хорошо себя проявившими работниками.
А также, еще одним не мало важным положительным фактом этой системы является - прогнозируемый карьерный рост. У работников появится стремление работать более качественно, так как это обязательно будет оценено: благодарности, выплата денежных компенсаций и главное - продвижение по карьерной лестнице.
Качественный, упорный труд высококвалифицированных работников - это и прибыль организации, и репутация, что в современном мире является ключевым фактором доверия к организации.
Но все же не легко оценить эффект внедрения ИС. Это связано как со сложностью подсчета затрат на систему (необходимо учитывать помимо прямых затрат на внедрение множество косвенных расходов), так и с определением результата функционирования системы, который выявить очень непросто. [5]
Мы считаем, что все затраченные средства на внедрение предложенной системы, окупятся в краткосрочном периоде, но доход будет косвенным (т.е. в целом издержки по управлению кадрами будут существенно снижены, а отдача от «новых», обученных кадров будет значительно продуктивней).
Благодаря внедрению данной программы руководящий состав будет получать больше информации о проведённых работах персонала, что позволит лучше вести контроль работы в организации.
Библиографический список
1. Басовский Л.Е., Менеджмент: учебное пособие.- М.:ИНФРА - М, 2007. - 216с.
2. http://enc-dic.com/enc sovet/Tehnologija-88739.html (дата обращения:
16.04.2015)
3. http://www.logistics.ru/9/4/4/i20 37661p0.htm (дата обращения: 16.04.2015)
4. Шахова Е.В., Развитие управленческого ИТ-консалтинга в России. / - М.: ИНФА-М, 2008. - 280 с.
5. Л.И. Зинина, Т.В. Глухова. Организация курсового проектирования по бизнес-информатике (методические рекомендации); Морд. гос. ун-т им. Н.П. Огарёва. -Саранск, 2013. - С. 54
6. http://www.bizeducation.ru/2009/11/10/razvitie_upravlencheskogo_itkonsaltinga_v_ rossii.html (дата обращения: 16.04.2015)
7. http://dic.academic.ru/dic.nsf/fin enc/23438 (дата обращения: 25.04.2015)
8. Хомоненко А.Д. Основы современных компьютерных технологий: учеб. / под ред. проф. А.Д. Хомоненко. - СПб: КОРОНА принт, 2005. - 672 с.
9. Развитие информационного общества. Зинина Л.И., Петрова Е.С., Аникина Н.В., Бажанова С.В., Глухова Т.В., Ефремова Л.И., Иванова И.А., Кузнецов А.Ф., Соколова М.Ю., Федякова Н.Н. /монография / Зинина Л. И. [и др.] ; науч. ред. Л. И. Зинина. Саранск, 2010. С.138.
10. Мотивация персонала в системе энергоменеджмента организации. Шишкина Н.Ф., Кузнецов А.Ф. Наука о человеке: гуманитарные исследования. 2013. № 2 (12). С. 63-67.
