CC BY
273
УДК: 338
ББК: 65
Ефремова Л.И.
ФОРМИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СРЕДЫ ОРГАНИЗАЦИИ
Efremova L.I.
FORMATION OF THE INFORMATION ENVIRONMENT OF THE ORGANIZATION
Ключевые слова: информация, информационные ресурсы, информационная среда организации, информационная система, фактографическая информация, база данных, уровень информационной среды организации, модель информационной среды организации, система управления базами данных, предприятие.
Keywords: information, informational resources, information environment of the organization, information system, factographic information, database, level of the information environment of the organization, model of the information environment of the organization, database management system, company.
Аннотация: актуальность заявленной в статье проблемы обусловлена тем, что неструктурированность информации по экономическому объекту приводит к усложнению формирования информационной среды организации, к неоправданным потерям информации при перемещении ее по некорректно сформированным информационным потокам.
Цель статьи заключается в выявлении всех составляющих информационной среды современного предприятия, закреплении их за соответствующими структурными подразделениями и выдаче рекомендаций по созданию комплексной информационной системы организации.
Проведено распределение информации по следующим направлениям: внешнее окружение; рынок; условия конкуренции; сильные и слабые стороны предприятия; возможные обстоятельства; прошлая деятельность; текущие проблемы и возможности; риск в проводимых стратегиях, что способствовало ее правильному закреплению за соответствующими структурными подразделениями.
Предложены четыре уровня формирования информационной среды организации, более того для каждого уровня сформированы соответствующие модели, несущие в себе информационный контент и необходимую операционную среду, обеспечивающие поэтапную разработку комплексной информационной системы предприятия.
Проведенное исследование позволило выработать требования к комплексной информационной системе организации. Результаты исследования могут быть использованы в деятельности любого современного предприятия.
Abstract: the urgency of the problem stated in the article is due to the fact that the unstructured information on the economic object leads to the complication of the formation of the information environment of the organization, to unjustified losses of information when it is moved through ill-formed information flows.
The purpose of the article is to identify all the components of the information environment of a modern enterprise, assign them to the relevant structural units and issue recommendations for the creation of an integrated information system of the organization.
The distribution of information in the following areas: external environment; market; conditions of competition; strengths and weaknesses of the enterprise; possible circumstances; past activities; current problems and opportunities; risk in the ongoing strategies, which contributed to its proper consolidation with the relevant structural units.
Moreover, four levels of forming the information environment of the organization are proposed, which form the appropriate models that contain information content and the necessary op-
erating environment that ensure the phased development of the complex information system of the enterprise.
The conducted research allowed to work out requirements for the complex information system of the organization. The results of the research can be used in the activities of any modern enterprise.
Эффективное использование информационных ресурсов необходимо любой организации. Информационные ресурсы отражают реальное состояние бизнеса, позволяют сформировать адекватную реакцию на любые изменения в бизнесе, а также обеспечить наиболее эффективное взаимодействие всех ресурсов предприятия. Информация об исследовании рынка помогает предприятию выявлять маркетинговые возможности. Информация способствует определению конкурентных преимуществ организации и ее стратегического позиционирования. Наконец, информация о стратегической позиции предприятия на рынке требуется для построения эффективной стратегии на основе конкурентных преимуществ.
Информационная среда предприятия является одной из важнейших частей ее инфраструктуры и требует для своего формирования и поддержания определенных ресурсов и усилий, относится к числу основных факторов, определяющих качество и успех организации. Так как главным элементом информационной среды организации является информация, а основной целью - своевременное обеспечение сотрудников необходимой информацией, требуется определенная систематизация всех информационных ресурсов. Для этого всю информацию, входящую в информационную среду организации, целесообразно разделить по следующим направлениям: внешнее окружение; рынок; условия конкуренции; сильные и слабые стороны предприятия; возможные обстоятельства; прошлая деятельность; текущие проблемы и возможности; риск в проводимых стратегиях.
Для более точного представления информационной среды организации опишем информационное наполнение всех ее перечисленных составляющих.
В информацию о внешнем окружении входит политическая, научно-техническая, правовая, социокультурная, экономическая, природно-географическая информация.
Политическая среда должна характеризоваться стабильностью политической ситуации, перечнем программ различных партий, отношением правительства к различным отраслям и регионам, степенью развития оппозиционных партий и т.п.
Научно-техническая информация включает в себя конкурирующие технологии, технологии лидирующих компаний данного вида деятельности, длительность жизненного цикла продукции, размер инвестиций в научно-исследовательские проекты предприятия и основных конкурентов и т.д.
Для описания правовой среды используется информация о действующих законах и других нормативных актах, о качестве надзора за соблюдением правовых актов, о правовой защищенности потребителей и предприятий, о криминальной обстановке в регионе и в стране в целом.
Для описания социокультурной среды чаще всего используют информацию, отражающую демографическую ситуацию, уровень образования населения, отношение населения к работе и качеству жизни, предпочтения потребителей.
Информация, представляющая экономическую среду, должна включать в себя величину ВНП, уровень безработицы в стране, темпы инфляции, кредитно-денежную политику, внешнеэкономическую политику и тенденции изменений внешнеэкономических связей, средний уровень заработной платы, фискальную политику и возможные ее изменения и т. д.
Информация, описывающая природно-географическую среду, включает описание климатических условий, характеристику природных ресурсов, анализ факторов производства, влияющих на экологическую безопасность региона, причины дефицита отдельных видов сырья и возможности его восполнения.
Для формирования информационной среды организации необходимо включать
информацию о рынке (продукции, рабочей силы, ценных бумаг).
Рынок продукции характеризуется предложением и спросом на аналогичную продукцию, каналами сбыта выпускаемой продукции, ее складированием, транспортировкой, конъюнктурой цен на продукцию, а также сюда следует включать рекламу, дизайн, гарантию, упаковку и т.д.
Для анализа рынка рабочей силы требуется информация о наличии кадров нужной специализации, возраста, образования, стоимости рабочей силы.
Для характеристики рынка ценных бумаг необходимы сведения о котировке акций, о величине учетной ставки по денежным ресурсам, о величине дивидендов по акциям аналогичных предприятий.
Информационная среда предприятия включает в себя и информацию об условиях конкуренции (поставщики, потребители, конкуренты, посредники, кредитно-финансовые организации).
Информация о поставщиках - это, прежде всего, сведения об основных поставщиках, о потребностях предприятия в электроэнергии, сырье, о графике поставки продукции поставщиков, об объемах и условиях поставки, стоимости электроэнергии, продукции, о транспортных издержках и т.п.
Информация о потребителях включает в себя данные по объему закупок, информацию о географическом положении потребителей, о чувствительности потребителей к цене изделия, о наличии изделий-аналогов, их стоимости и качественных характеристиках.
Информация о конкурентах несет в себе сведения о наиболее опасных конкурентах, их преимуществах перед организацией, их предположительных стратегиях.
Для полного представления своих посредников предприятию необходима информация об объеме закупок, наличии изделий-аналогов, их стоимости и качественных характеристиках, о цене реализуемой продукции, географическом местоположении посредников.
Кредитно-финансовые организации представляются в информационной среде организации основными банками-кредито-
рами, величиной процентной ставки, под которую выдается ссуда, сроком предоставления ссуды.
В информационную среду организации включается информация о сильных и слабых сторонах предприятия (персонал, управление, производство, обеспеченность основными фондами, НИОКР, маркетинг, финансы).
Информация о персонале должна включать сведения о квалификации персонала, об уровне оплаты труда сотрудников предприятия в сравнении с другими аналогичными предприятиями, данные о кадровых перемещениях.
Большой объем в информационной среде организации занимает управленческая информация - это стратегия, соответствие организационной структуры проводимой стратегии, стиль управления на предприятии, длительность пребывания руководителей высшего уровня на своих позициях и их намерения оставаться на своем месте, распределение полномочий в организации, взаимодействие подразделений в работе над различными проектами, имидж и престиж предприятия, социокультурная среда организации, характеристика информационной базы, уровень внедрения системы стратегического управления и др.
Пополняя информационную среду организации данными о производстве, необходимо включать такие показатели: соответствие оборудования и технологии условиям конкуренции, загруженность производственных мощностей и имеющиеся возможности их расширения, уровень издержек и тенденция их изменения, величина экономии от объема производства, контроль качества продукции, формы защиты продукции (торговая марка, патенты и др.).
Представление обеспеченности основными фондами в информационной среде организации закрепляется такими показателями, как износ основных фондов, степень их обновления, срок эксплуатации, уровень задействования производственных мощностей.
Для описания проводимых научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ в организации целесообразно включать данные о прибыли от научно-
исследовательских работ, о частоте проведения в организации принципиально новых разработок в плане совершенствования технологических процессов, направленных на повышение качества выпускаемой продукции.
Маркетинговая информация описывает продвижение товара на рынок, ассортимент выпускаемой продукции, потенциал ее расширения, характеристику жизненного цикла продукции, характеристику каналов распределения, степень использования рекламы и т. п.
Характеризуя финансы, необходимо информационную среду предприятия пополнять данными о финансовых показателях деятельности организации, об инвестиционных проектах, о прибыли, получаемой отдельными подразделениями, о налоговых платежах, о финансовом окружении.
Немаловажное значение имеет информация, описывающая возможные обстоятельства, к которым следует относить изменение спроса на продукцию, вероятные инвестиции, изменения в технологии изготовления продукции, появление новых маркетинговых технологий, возможные изменения в государственном регулировании, изменение степени неопределенности и риска.
Для предотвращения ошибок в текущей и будущей деятельности организации полезно использовать информацию о прошлой деятельности, которая может включать в себя описание возникавших проблемных ситуаций, пути их разрешения, причины невыполнения стратегических решений, успешные стратегические решения и т.п.
Информация о текущих проблемах и возможностях представляется в информационной среде организации перечнем возникших проблемных ситуаций, графиком проведения мероприятий и списком ответственных за их выполнение, изменениями в стратегических программах, планами по освоению новых рынков, по выпуску новых видов продукции, возможностями расширения производственных мощностей.
Риски в проводимых стратегиях представлены в информационной среде изменениями цен на сырье и энергию, степенью износа основных производственных фон-
дов, изменениями цен на продукцию, сложностями конкурирующей среды, изменениями доходов населения и т.п.
Несмотря на достаточно полную характеристику информационной среды организации, в ее перечень не включена информация, основанная на информационных системах бухгалтерского учета и финансового состояния, поскольку данная информация разрабатывается и используется, несомненно, каждым производственным предприятием. И ее использование будет продемонстрировано в статье в дальнейшем при формировании комплексной информационной среды организации.
При формировании адекватной информационной среды организации следует осуществлять привязку информации к конкретным подразделениям, ответственным за ее своевременное получение, систематизацию и анализ [14]:
- планово-экономический и финансовый отделы отвечают за информацию, касающуюся сферы финансов, рисков в проводимых стратегиях, возможных обстоятельств, рынка ценных бумаг;
- отдел маркетинга работает с информацией, отражающей условия конкуренции, рынок продукции, отдельные показатели природно-географической среды;
- отдел кадров в своей деятельности использует информацию о персонале, рынке рабочей силы, социокультурной среде;
- юридический отдел является ответственным за информацию политической и правовой среды;
- производственные и технические отделы отвечают за информацию научно-технической среды, отдельных показателей природно-географической среды, производства, научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ;
- высшее руководство, помимо работы со всеми данными, ответственно за формирование информационной базы по областям текущих проблем и возможностей, прошлой деятельности, управления.
Для формирования информационной среды организации необходимы специальные технические средства обработки информации, а также современные компьютерные и телекоммуникационные техноло-
гии. В зависимости от их взаимодействия и использования следует выделять четыре уровня формирования информационной среды организации.
На первом уровне фактографическая
информация формируется в виде таблиц конкретной базы данных (рисунок 1). В качестве такой информации выступает информация оперативного, бухгалтерского, административного, налогового учета и т.п.
Административный учет
Рисунок 1 - Модель информационной среды организации первого уровня
На первом уровне итоговые отчеты формируются в виде таблиц и несут в себе информацию о соответствующих бизнес-процессах. Поэтому на первом уровне формирования информационной среды организации вполне будет достаточно табличных процессоров, например, Microsoft Office Excel.
Формирование второго уровня информационной среды организации требует наличия системы управления базами дан-
ных (СУБД), с помощью которой можно не только обработать фактографическую информацию и осуществить все виды учета, но и подготовить различные аналитические документы (рисунок 2). Также на этом уровне формируется Интранет, обеспечивающий электронный документооборот. Кроме того Интранет будет способствовать накоплению и агрегированию всей информации по экономическому объекту.
Рисунок 2 - Модель информационной среды организации второго уровня
На третьем уровне формирования информационной среды организации создаются отдельные информационные системы (ИС): ИС финансов, ИС маркетинга, ИС производства, ИС управления кадрами и др. На этом же уровне формируется и общая информационная система отображения информации для менеджмента (рисунок 3). В модели этого уровня присутствует такой элемент, как «пул дан-
ных», который дает возможность не только принимать и хранить оперативную информацию, но и осуществляет ее предварительную обработку по заранее определенным алгоритмам. На основе этих алгоритмов и будут формироваться аналитические отчеты. При формировании модели третьего уровня целесообразно задействовать Интернет, например, Интернет-банкинг, электронные магазины и т.п.
«о ИС
I-
Рисунок 3 - Модель информационной среды организации третьего уровня
Расширение четвертого уровня информационной среды организации предполагается за счет включения в его состав фронт-офисных структур, которые с помощью Ин-
тернет будут предоставлять необходимую информацию поставщикам, партнерам, клиентам, инвесторам и др. (рисунок 4).
Информационная система менеджмента
ИНТЕРНЕТ
ФРОНТ-ОФИС
Постав щики, клиент
ы, инвест оры и т.д.
Рисунок 4 - Модель информационной среды организации четвертого уровня
Формирование информационной среды на этом уровне ведется с помощью бэк-офиса организации. Управление информационной средой организации осуществляется с помощью информационной системы менеджмента.
Таким образом, для поддержания информационной среды организации нужна комплексная информационная система, для формирования которой необходимо [12]:
- сформулировать основные цели предприятия, достижение которых потребует использования информационных технологий;
- оценить состояние действующей информационной системы и ее документооборота;
- определить состав необходимого про-
граммного и технического обеспечения для эффективного функционирования информационной системы;
- организовать подготовку персонала для работы в новых технологических условиях;
- при необходимости сформировать соответствующую производственную службу.
Однако следует заметить, что эффективность информационной системы в первую очередь будет зависеть от того, насколько полно она охватывает все направления деятельности современного предприятия и насколько совершенно осуществлена систематизация всех информационных ресурсов.
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК
1. Агафонова, М.С. Совершенствование информационного обеспечения управления организацией / М.С. Агафонова, Л.К. Козярская // Научно-методический электронный журнал «Концепт». - 2017. - Т. 39. - С. 216-220. - Режим доступа: http://e-koncept.ru/2017/970370.htm.
2. Афоничкин, А.И. Процессы интегрированного управления в корпоративных систе-
мах: Монография: / А.И. Афоничкин, Е.В. Пстынникова - Ульяновск: Изд-во УлГУ, 2010. -348 с.
3. Глухова, Т.В. Использование информационных технологий в сфере управления персоналом / Т.В. Глухова, А.С. Итяйкина, К.А. Кузнецова // Контентус. - 2015. - № 6. - С. 1-10.
4. Глухова, Т.В. Совершенствование инструментов управления информационными ресурсами предприятия / Т.В. Глухова, А.И. Брежнева // Мир науки и образования. -2015. -№ 4. - С. 5.
5. Давыдова, Е.Ю. Создание интегрированной информационной среды на предприятии / Е.Ю. Давыдова [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://cyberleninka.ru/article/n/sozdanie-integrirovannoy-informatsionnoy-sredy-na-predpriyatii (дата обращения: 10.03.2018).
6. Деркач, Р.К. Значимость информационных систем в деятельности современного предприятия / Р.К. Дергач // Молодой ученый. - 2015. - №10. - С. 616-618.
7. Ефремова, Л.И. Автоматизированный офис (проектирование баз данных в среде СУБД MS ACCESS): Учебное пособие (2-е изд., перераб. и доп.) / Л.И. Ефремова, Т.В. Глухова. - Саранск, 2009. - 122 с.
8. Ефремова, Л.И. Информационное обеспечение стратегического управления промышленным предприятием / Л.И. Ефремова // Экономика и эффективность организации производства. - 2012. - № 16. - С. 102-106.
9. Ефремова, Л.И. Совершенствование стратегического управления предприятием / Л.И. Ефремова // Проблемы теории и практики управления. - 2006. - № 9. - С. 105-110.
10. Ефремова, Л.И. Стратегическое управление светотехническим предприятием / Л.И. Ефремова, диссертация на соискание ученой степени кандидата экономических наук / Мордовский государственный университет им. Н.П. Огарева. Саранск, 2007
11. Ефремова, Л.И. Стратегическое управление светотехническим предприятием / Л.И. Ефремова, автореферат диссертации на соискание ученой степени кандидата экономических наук / Мордовский государственный университет им. Н.П. Огарева. Саранск, 2007
12. Ефремова, Л.И. Формирование информационно-аналитической системы в области энергосбережения / Л.И. Ефремова // Информационное общество. - 2013. - № 3. - С. 49.
13. Зинина, Л.И. Информационно-аналитическое обеспечение менеджмента предприятия / Л.И. Зинина, Л.И. Ефремова // Проблемы теории и практики управления. - 2009. - № 8. - С. 87-92.
14. Зинина, Л.И. Организация информационного обеспечения для системы управления предприятием / Л.И. Зинина, Л.И. Ефремова // Проблемы теории и практики управления. -2012. - № 7-8. - С. 88-94.
15. Зинина, Л.И. Стратегический мониторинг в информационном механизме управления предприятием / Л.И. Зинина, Л.И. Ефремова // Проблемы современной экономики (Новосибирск). - 2011. - № 3-2. - С. 93-97.
