CC BY
139
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ УДАЛЕННОГО ИСПОЛЬЗОВНИЯ
АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Р.В. Корнеева, старший преподаватель
Калужский филиал Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации (Россия, г. Калуга)
001:10.24412/2411-0450-2021-6-2-57-61
Аннотация. В статье исследованы проблемы компьютеризации процессов архивной работы с целью не только сохранить, но и обеспечить возможность дистанционной работы с документами архивных фондов через Интернет. Рассмотрены перспективные направления внедрения новых форм использования документов и дано обоснование необходимости расширения возможностей удаленного доступа пользователей к архивным фондам через единую информационную систему удаленного доступа к информационным ресурсам различных архивов. Вместе с тем, выявлены проблемы, связанные с созданием, успешным внедрением и эффективным использования такой информационной системы.
Ключевые слова: виртуальный читальный зал; цифровое копирование; архивный документ; удаленный доступ; единая информационная система.
Характерной особенностью нашего времени является широкое использование информационных и телекоммуникационных технологий. На государственном уровне разрабатываются и внедряются системы электронного документооборота, в электронном виде организована учетная деятельность на разных уровнях управления, популярными становятся специализированные системы обслуживания запросов населения и организаций.
В современных условиях информатизации общества архивные учреждения выполняют ряд важных общественных и государственных функций по развитию электронного делопроизводства и документооборота, обеспечению равного доступа к информационным ресурсам за счет применения информационных и телекоммуникационных технологий, формирование цифрового контента. Архивная информация становится самостоятельным фактором социального и экономического развития общества. В современных архивах сосредоточен огромный объем возникающей в современном обществе информации, образуя социальный информационной потенциал. В таких условиях традиционные методы распространения информации теряет свою эффективность.
Так, например, в последние годы по статистике растет потребность в архивных документах, доступ к которым в большинстве случаев можно получить в читальных залах архивов. Так, в 2018 году в читальных залах государственного архива РФ было зарегистрировано 18361 посещение, что на 2,5% больше, чем в предыдущем году [1]. В связи с этим у пользователей читальных залов ввиду их загруженности зачастую возникают трудности при получении необходимой информации. А в период пандемии положение ещё более усугубилось несмотря на организацию предварительной записи на виртуальное посещение архивов.
На данный момент сложилась ситуация, когда архивы не могут в традиционных формах полностью удовлетворить потребности граждан и организаций в архивной информации. Поэтому в настоящее время самыми перспективными направлениями расширения доступа к архивной информации и повышения качества информационных услуг являются организация дистанционного доступа совершенствование автоматизированных информационно-поисковых систем, интеграция архивных информационных ресурсов, наращивание объемов электронного фонда пользования
5S
и внедрение новых форм использования документов.
Еще в 90-х годах прошлого столетия приступили к оцифровке наиболее востребованных документов практически во всех федеральных архивах и архивах субъектов РФ, что положило начало формированию электронного фонда пользования. Сегодня продолжается поэтапная целевая оцифров-
ка документов, с учетом востребованности дел и их физического состояния.
По данным Архивного агентства года в последние годы идет активное техническое оснащение федеральных и региональных архивов. В результате ежегодные показатели создания цифровых копий архивных документов в период с 2015 года выросли более чем в 3 раза (рисунок 1).
Рис. 1. Динамика оцифровки архивных документов (в целом по Российской Федерации)
Одновременно с началом оцифровки документов началось создание первых тематических электронных баз данных и автоматизированных информационно-поисковых систем.
Однако, анализ данных Федерального архивного агентства показывает, что на сайтах архивов в малой степени представлены цифровые копии архивных документов (рисунок 2) [2].
республики края области гор. фед. авт. обл. и
значения округа
■ Количество архивов (всего) Количество архивов, на сайтах которых представлены описи
Рис. 2. Объемы оцифрованных документов на сайтах архивов (по данным Федерального архивного агентства)
Непрерывный процесс оцифровки архивных документов, который ведется сегодня в федеральных архивах и государственных архивах субъектов РФ, не решает проблему загруженности читальных залов, если к ним отсутствует дистанционный доступ. Наличие локальной сети в
конкретном архиве позволяет использовать электронные копии архивных документов, но только через посещение читального зала.
Путем организации и использования в сети Интернет сервисов, которые в настоящий момент доступны практически всем,
решают эту проблему в некоторых регионах Российской Федерации. Системы, обеспечивающие дистанционный доступ к архивным информационным ресурсам, созданы и используются в 20 субъектах Российской Федерации: в г. Санкт-Петербург,
Заслуживает внимания опыт некоторых архивов по созданию «виртуальных читальных залов» с личными кабинетами пользователей с использованием электронного фонда как стратегический путь улучшения условий доступа к архивным документам
На сегодняшний день сайт архива может не только содержать справочную информацию, но и предоставлять пользователю, удаленный доступ к своим материалам. На сайтах ряда регионов размещены не только описания, но и оцифрованные образы особо ценных и наиболее используемых документов, что позволяет значительно расширить возможности доступа к архивным ресурсам, гарантируя при этом полную сохранность оригинала. К сожалению, среди общей массы российских государственных архивов, такие возможности недостаточно реализованы, хотя многие архивы позволяют в сети ознакомиться со своим научно-справочным аппаратом. Общим признаком электронных ресурсов архивов на сегодняшний день является то, что они, как правило, неполные и не могут дать представления о всех фондах архивов.
Красноярском крае, Тульской, Мурманской, Новосибирской, Тюменской, Ярославской, Самарской, Воронежской, Удмуртской, Челябинской областях (рисунок
3).
Процесс создания электронных копий документов идет достаточно медленно. Так, например, государственными архивами Калужской области ежегодно представляются в цифровом формате порядка 300 дел, когда объем документов (единиц хранения) на бумажных носителях составляет более 2,5 миллионов единиц хранения и ежегодно растет в среднем на 35 тысяч единиц хранения [3].
На сегодняшний день Архивный фонд России имеет гигантский размер, примерно 150 млрд. листов архивных документов. Выполнить оцифровку такого объема информации в современных условиях нереально и не только в нашей стране. Поэтому в федеральных округах планируется создание филиалов ГАРФ. Так, например, на территории технопарка г. Обнинске с 2019 года идет строительство комплекс Госархива РФ вместимостью 12 млн. единиц хранения (дел) на бумажной основе и общим объемом до 270 ПБ оцифрованной и поступающей электронной документации.
Однако задача создания системы удаленной работы с архивными документами
Регионы с системами дистанционного доступа 24%
Регионы без систем дистанционного доступа 76%
Рис. 3. Наличие систем дистанционного доступа к архивным информационным ресурсам
в субъектах РФ
достаточно остро стоит перед региональными и федеральными государственными архивами. Опыт региональных архивов показал, что внедрение и использование собственных информационных систем удаленного доступа к архивным документам слишком затратен. Для обеспечения функционирования системы удаленного доступа архивные учреждения нередко приобретают разнотипные программные обеспечения, разработанные коммерческими фирмами, которые значительно различаются между собой и несовместимы друг с другом. И это является ключевой проблемой организации доступа к электронным документам, в том числе и через Интернет.
Решение проблемы возможно путем создания специальной единой информационной системы удаленного использование архивных документов, которая в будущем будет представлять собой национальный электронный архив России. Такая информационная система, по сути, будет представлять собой электронный читальный зал архивов, который позволит удаленно пользоваться описями и оцифрованными комплексами отдельных документов, представленными в виде тематических баз данных. Это в значительной мере облегчит поиск и заказ архивных документов. Наличие такой системы позволит расширить круг пользователей архивными информационными ресурсами, упростит порядок их использования и снизит загруженность читальных залов и их сотрудников. Кроме того, работа с электронными копиями документов повысит возможности архивов по сохранности оригиналов архивных документов.
В настоящее время проблемой для архивов является наличие квалифицированного персонала. В российских архивах наблюдается старение кадрового состава, штатная не укомплектованность, низкий уровень оплаты труда. Внедрение и использование системы удаленной работы с архивными документами возможно при наличии квалифицированных специалистов, которые смогут эффективно эксплуатировать сложные аппаратно-программные комплексы. На XVII и XVIII
Международных конгрессах архивов зарубежные архивные учреждения делились опытом применения облачных технологий, эффективное использования которых обеспечивают специалисты в области ИТ. Такие специалисты в зарубежных архивах составляют более половины сотрудников [4].
Понятно, что эффективное использование внедряемых программных комплексов должно сопровождаться целевым обучением сотрудников и привлечением ГГ-специалистов. Для будущего архивного комплекса в г.Обнинске необходимо будет более 270 специалистов. В связи с этим для решения кадрового вопроса спланирована и уже ведется совместная работа по целевой подготовке кадров в Обнинском институте ИАТЭ НИЯУ МИФИ. Здесь готовят дипломированных специалистов: документоведов, !Т-специалистов, сотрудников экономического комплекса.
Информатизация общества, внедрение и развитие систем электронного документооборота (ЭДО), предоставление государственных услуг в электронной форме позволяет организациям и гражданам все больше использовать электронные документы. Результаты анкетирования показали, что Государственный архив Российской Федерации (ГА РФ) и 80% организаций, которые являются источниками комплектования архива, имеют электронные документы. Учитывая повсеместное использование электронного документооборота, процент таких документов, хранящихся в архивных фондах, неуклонно растет. В связи с этим появляется необходимость в нормативном регулировании работы с ЭДО, нормативно определить единый для всех организаций формат и регламент работы с электронными документами, понятие единица хранения и единица учета электронного документа. Наличие такого нормативного правового акта унифицирует работу с электронными документами в государственных и муниципальных архивах.
Кроме того, единая информационная система предполагает возможность взаимодействия архивов разного уровня, что повышает риск потери больших массивов
данных из-за проникновений через Интернет, несанкционированных действия пользователей и ошибок сотрудников. Следовательно, необходимы нормативные пра-
Таким образом, в настоящее время существует объективная необходимость создания единой информационной системы удаленного доступа к информационным
вовые акты для утверждения порядка ока- ресурсам различных архивов, но для её зания информационных услуг с использо- успешной реализации необходимо решить ванием новой информационной системы; ряд проблем. взаимодействия архивов.
Библиографический список
1. Сайт Федерального казенного учреждения "Государственный архив Российской Федерации". URL: http://statearchive.ru/1167 (дата обращения 25.04.2021).
2. Доклад Руководителя Федерального архивного агентства Артизова А.Н. «О стратегических подходах к размещению архивной информации в сети Интернет» на заседании Совета по архивному делу. [Электронный ресурс] URL: http://archives.ru/reporting/report-artizov-2020-sovet.shtml _(дата обращения 23.04.2021)
3. Сайт телеканала «Ника-ТВ». URL: https://nikatv.ru/news/official/varhivnyh-uchrezhdeniyah-kaluzhskoy-oblasti-nahoditsya-bolee-25-milliona-edinic-hraneniya (дата обращения 27.04.2021).
4. Портал Архивы России. URL: http://www.rusarchives.ru/publikacii/otechestvennye-arhivy/2566/xviii-mezhdunarodnyy-kongress-arhivov (дата обращения 22.04.2021).
5. Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
6. Федеральный портал нормативных правовых актов. URL: https://www.regulation.gov.ru (дата обращения 30.04.2021).
INFORMATION TECHNOLOGIES FOR REMOTE USE OF ARCHIVAL
DOCUMENTS
R.V. Korneeva, Senior Lecturer
Kaluga branch of the Russian Presidential Academy of National Economy and Public Administration (Russia, Kaluga)
Abstract The article explores the problems of computerization of archival processes with the goal of not only preserving, but also providing the possibility of remote work with documents of archival funds via the Internet. The subject of study is the practice of using modern IT tools used in federal and state archives of constituent entities of the Russian Federation and libraries. The article discusses the promising directions for introducing new forms of using documents and substantiates the need to expand the capabilities of remote access for users to archive collections. The analysis of the legislative initiatives of the Russian Archive on the creation of a special unified information system for the remote use of archival documents is carried out. The main result of this work is the conclusion about the objective necessity of creating a unified information system for remote access to information resources of various archives. At the same time, problems associated with the creation, successful implementation and effective use of the information system proposed by the Rosarchive were identified.
Keywords: virtual reading room; digital copying; archival document; remote access; unified information system.
