CC BY
95
Computational nanotechnology
3-2015
ISSN 2313-223X
3. МАТЕМАТИЧЕСКОЕ МОДЕЛИРОВАНИЕ, ЧИСЛЕННЫЕ МЕТОДЫ И КОМПЛЕКСЫ ПРОГРАММ
3.1. ПРОГРАММНЫЙ КОМПЛЕКС ОЦИФРОВКИ ДОКУМЕНТОВ
НА БУМАЖНОЙ ОСНОВЕ1
Лисицин Александр Леонидович, аспирант кафедры программного обеспечения и администрирования информационных систем, Курский государственный университет. E-mail: vip. lisicin@mail. ru
Аннотация: Задача предоставления электронного доступа к информационным ресурсам сейчас очень актуальна не только в России, но и за рубежом. В Японии (проект JACAR) уже оцифровали и сформировали электронный фонд пользования в 2007 году. Австралия, Америка и еще ряд стран также продвинулись в решении названной проблемы. Приказ оцифровки документов в нашей стране был подписан в конце 2011, но, как показывает практика, есть проблемы с организацией работ, с реализацией на местах и со сбором отчетов.
Проведены исследования процесса оцифровки документов на бумажной основе, используя метод погружения в проблему. В ходе работы рассмотрены механизмы, принципы и специфика процесса. Затем была осуществлена автоматизация процесса на основе полученных результатов. Была принято решение реализовать процесс оцифровки в виде многоступенчатой процедуры, выделив 3 стадии и модуль предоставления доступа.
После расширения базы был разработан и внедрен модуль предоставления доступа. Программный продукт эффективно показал себя в ОКУ «Госархив Курской области», куда был внедрен в 2013 году, и используется в настоящее время.
Программный комплекс (ПрК) был представлен на заседании коллегии архивного управления Курской области, где вызвал интерес потенциальных клиентов, поэтому запланировано распространение разработанного программного продукта на другие регионы России.
ПрК эффективно ускоряет процессы оцифровки и формирования отчета, позволяет задействовать меньшее количество денежных и трудовых ресурсов.
Предоставление электронного доступа к архивным документам существенно расширяет возможности исторических научных исследований и других заинтересованных организаций и физических лиц в быстром доступе к материалам архивов.
Архивным управлением Курской области данная работа была признана полезной для архивных учреждений.
Ключевые слова: Электронный журнал, системы управления персоналом, электронный фонд пользова-ния(ЭФП), система сборки отчета, автоматизация многоуровневого процесса
THE SOFTWARE PACKAGE DIGITIZING PAPER-BASED DOCUMENTS
Lisitsyn Aleksandr Leonidovich, Post-Graduate Student, Kursk State University (Kursk). E-mail: vip. lisicin @mail. ru
Abstract: Providing electronic access to information resources is a very important task not only in Russia but abroad too. An electronic database has already been digitized and formed in Japan in 2007 (project JACAR). Australia, America and some other countries have also got ahead in the solution of the problem. The decree on digitization was signed in late 2011 in our country, but, in practice, there are some problems with the work organization, personnel performance and the collection of reports.
The research aimed on the paper documents digitizing have been performed, using the method of diving into the problem. During the work, the mechanisms, principles and features of the process have been examined. Then, the automation of the process has been carried out using the obtained results. It was decided to implement the digitizing process as a multi-stage procedure, distinguishing 3 stages and an access module.
After the expansion of the database, the access module was designed and embedded. The software product has made a favorable impression in the State Archive of Kursk Region, where it was introduced in 2013 and is currently in use.
The software solution was presented at the board meeting of the Archives Department of Kursk region, and evoked interest among the potential customers. We plan further development and distribution in the regions of Russia, as well as, possibly abroad.
26
ПРОГРАММНЫЙ КОМПЛЕКС ОЦИФРОВКИ ДОКУМЕНТОВ НА БУМАЖНОЙ ОСНОВЕ
Лисицин А. Л.
The software solution effectively accelerates digitizing and report generation, helps to decrease money and labor demands.
Digitizing of paper documents and access to the database allows the researches to study valuable documents, been unavailable before.
The work has been found useful for archival institutions by the Archives Department of Kursk region.
Index terms: Electronic journal, personnel management system, electronic fund use, build system report, the automation of multi-level process
В настоящее время сложно назвать области человеческой деятельности, которых не коснулась автоматизация. И чаще всего это либо простые действия, которые в ней не нуждаются, либо очень сложные процессы, автоматизацией которых сейчас озадачены специалисты различных областей.
Не так давно основным источником информации служили бумажные издания, такие как книги, журналы, газеты. К сожалению, бумага недолговечна, и как при частом использовании, так и при воздействии внешних факторов легко подвергается разрушению. Наука шагнула достаточно далеко, и сейчас активно используются электронные ресурсы и информационные системы. В связи с этим в 2011 году были выделены существенные средства на финансирование масштабной программы оцифровки бумажных архивных документов, приказ Федерального архивного агентства от 2 декабря 2011 г. № 104 «Об утверждении Программы информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011-2020 гг.». При постановке задачи формирования электронного фонда пользования, ВНИИДАД руководствовался опытом преуспевших в данной области стран, таких как Италия, Ватикан, США, Япония.
Наша страна имеет богатую историю и множество оригинальных материалов об исторических событиях, но в архивном деле отстаёт от других по оцифровке документов или формированию электронного фонда пользования. 1
1 Работа прошла апробацию на Всероссийском молодежном образовательном форуме ПРОЕКТОВ МОЛОДЫХ УЧЕНЫХ И ПРЕПОДАВАТЕЛЕЙ В ОБЛАСТИ IT-ТЕХНОЛОГИЙ «Территория смыслов на Клязьме», который прошел 13 июля-28 августа 2015г. Организаторами мероприятия выступили Федеральное агентство по делам молодёжи, Общественная палата Российской Федерации, «Роспатриотцентр» Росмолодежи и Комиссия по поддержке молодёжных инициатив Общественной палаты РФ. Форум проводился при кураторстве Управления Внутренней политики Администрации Президента РФ.
С каждым годом множество документов разрушается, некоторые из которых восстановить не удается. При больших объёмах (архивы, библиотеки) возникают проблемы с учётом, координированием работы, предоставлением доступа, компьютерной неграмотностью определенного процента людей (при использовании сложных программ), недостатком контроля, что пагубно сказывается на продуктивности. Проект нацелен на автоматизацию перевода бумажных источников информации в электронное представление и предоставление доступа к оцифрованным документам.
Процесс перевода документа в электронный вид включает 3 этапа: сканирование, обработку и проверку. В ходе работ при недостатке программных средств могли возникать некоторые трудности. Так как состояние дел далеко не одинаковое, и сложность сканирования никак не отражается на зарплате оператора сканирования, высока вероятность возникновения конфликтных ситуаций. Ведение учета работ в промышленных объёмах самим оператором весьма нецелесообразно, т.к. присутствует человеческий фактор, и при монотонной работе велика вероятность ошибки и уловкам в отношении работодателя. Исправно функционирующий ПрК обеспечивает одинаковую точность и сводит вероятность ошибки к допустимому интервалу погрешности. Цепь, по которой документ передается на дальнейшую стадию, должна быть механизирована для обеспечения бесперебойного процесса, и исключить вариант передачи задания в результате устной договорённости. Распределение задания происходит автоматически по мере выполнения, случайным образом. Загруженность всех звеньев равномерная, независимо от количества операторов, действую-
27
Computational nanotechnology
3-2015
ISSN 2313-223X
щих на этапах. Записываются все данные о пути прохождения документа (оператор, дата, количество образов). Отчет о количестве выполненных работ собирается автоматически.
В случае некорректной обработки или некачественного сканирования возможно возвращение документа на предыдущую стадию с прикреплением соответствующего сообщения, тому оператору, который допустил небрежность. После прохождения последней стадии дело помечается как оцифрованное и администратор получает уведомление о том, что его можно помещать в хранилище. Программа может функционировать в автономном режиме.
Программный продукт имеет ряд преимуществ перед аналогами. Достоинства разработки в том, что она устанавливается на сервер и через него предоставляется доступ для рабочих станций, количество которых определяется мощностью сервера (практика показала, одновременный доступ 18 машин не дает никаких сбоев и успешно выполняет поставленные задачи), веб интерфейс, простота ис-
пользования (не требует подготовки), минимальность и достаточность функционала.
Программный продукт, разрабатываемый в рамках данной работы, не исключает человеческого участия в процессе оцифровки, эффективно автоматизируя данный процесс. Основные задачи программы: контроль (управление персоналом) и учет. Первая версия продукта была внедрена в ОКУ «Госархив Курской области» в 2013 году. С того времени программа регулярно модифицировалась и дополнялась различным функционалом. Метод проб и ошибок вносит свой вклад в развитие продукта. В пределах данной работы рассматривается последняя на данный момент версия программы, которая состоит из нескольких частей: модуля журнала оцифровки документов и модуля читального зала.
По специфике выполняемых работ операторами она делится на 3 типа: сканирования, обработки, проверки. Каждый оператор выполняет определенные работы. Оператор сканирования непосредственно занимается сканированием документа.
Сканирование
Производится сканирование документа:
Рубрика - -Фона - Р-Э27 Опись -1 Дело - 217
Стввт: 201Б.Ов.Оа в 10-.Ю 0В.
Образов: | |
Выполнено
Сообщение:
i мина Фана они» : пали * статуе р-327 ! 1 ! 216 ! оживание Р-327 : 1 I 217 i выполняется Р-327 : 1 ! 2ie ! Оживание
| Р-327 : 1 ! 21Э ! оживание Р-327 : 1 ! 220 ! Оживание
Выход
Рисунок 1. Интерфейс оператора сканирования
Оператор обработки имеет кардинально отличный от сканировщика интерфейс. Есть возможность вернуть процесс на предыдущую стадию, то есть тому оператору, который его сканировал, с прикреплением сообщения о причине возврата.
Интерфейс оператора проверки представляет собой дополненный модуль обработчика. Задача оператора на данной стадии - контроль качества перевода документа. В случае несоответствия требованиям забракованный
28
ПРОГРАММНЫЙ КОМПЛЕКС ОЦИФРОВКИ ДОКУМЕНТОВ НА БУМАЖНОЙ ОСНОВЕ
Лисицин А. Л.
документ возвращается оператору на соответ- Основные выполняемые администратором ствующую ступень с указанием причины. задачи: занесение архивных документов в
базу, мониторинг загруженности персонала (рисунок 2) и выгрузка отчета (рисунок 3).
Рисунок 2. Интерфейс администратора (страница мониторинга загруженности персонала)
Разработанный механизм автоматизированной сборки внутреннего отчета служит для учета работ операторов и используется при подсчете зарплаты операторов, а также формирования внутренних отчетов.
Модуль сборки внешнего отчета находится в разработке и функционирует в тестовом
режиме (рисунок 8). Он предназначен для отчета учреждения перед вышестоящим руководством. Форма данного отчета должна соответствовать установленному государственному образцу. На данном этапе он собирается в автоматизированном режиме, но требует доработки.
Рисунок 3. Интерфейс администратора (страница выгрузки таблицы внешнего отчета)
По мере использования электронного журнала, формируется база отсканированных документов, и появилась необходимость предоставления уже оцифрованных материалов пользователям. В связи с этим была поставлена задача создания функций предо-
ставления доступа, которые были объединены в отдельную часть - модуль читального зала, вследствие чего были расширены возможности администратора. Новый модуль с названием «читальный зал» автоматизирует процесс предоставления пользователю элек-
29
Computational nanotechnology
3-2015
ISSN 2313-223X
тронной копии оцифрованного документа, по правилам выдачи читального зала архивного учреждения, с механизмом учета и регистрации выдачи заказа и автоматизированной сборкой отчета. В данном модуле роли разделены на функции администратора читального зала (рисунок 4) и администра-
тора технического отдела. Администратор читального зала работает непосредственно с пользователями и отправляет заявки на просмотр документа, а администратор технического отдела открывает доступ. Все действия автоматически регистрируются по установленным организацией правилам.
Просмотр
Заказы
Читальный эал - размещение заказа
; Фамилия ! Имя "][ Отчество \ Фонд 1 Опись II Пело || Заказано ! Статус
! С IH | . : 1Г— ч ; 217 Я FLR : 201.R-0R-06 • Выпано
| С -1 ! 1 ! 1 | ai7 3 : 71 ! 2015 05 ОС : Выоано
! С ... : V : И 1 ; 217 Я 7Б : 2015-05-12 :Отсутсгауот в : ЬЭЭО
! С IH : V I |Р—ъм 1 217 Я ; 77 : 2игь-оь-об : .1»||||м:нм : обработан
! Cl IH ■ b : Иг- 1 ; 217 Я Б11 : 2015-05-06 : Загрос не : обработан
! Б ва : Н; са : В; э : 217 Я : 1ДВЯ ! 2015-05-06 : Выпани
! Б\,_ а : Н, а ! Bi ia i 217 Я : 1S12 : 20f.R-0.R-0e • Ннланп
! Е _ ла : Н; а ! Б ... - | 217 Я | 17ЭВ : 2015-05-06 : Загрос не : обработан
| Ttv_ ,._а ! М£ а В.' на: Э17 3 ! 451 ! 2015 05 ОС : загрос не • обработан
! Л ва ! м i в. на: 217 3 : 511 ! 2015-05-06 : Зегрос не : обработан
i л ia ! КЗ в 1НЭ : 217 3 ! 344 ! 2015 05 ОС : загрос не • обработан
| n _ 1 ! Ю !ВЛ ia : 217 3 ! 347 ! 2015-05-06 : Загрос не : обработан
! л а ! Ю В . а 1 217 3 : 343 ! 2015 05 ОС : загрос не ! обработан
! а . ! Hi н ! Н а на ! 217 3 : 990 ! 2015-05-06 : Загрос не : обработан
i с н 1 на я | HI >ана | 217 3 : 991 | 2015-05-06 i ээгрос не
Рисунок 4. Интерфейс администратора читального зала (страница просмотра заказов)
Рекомендуется для использования в государственных и муниципальных архивах, а также программный продукт легко подойдет для библиотек. Возможно применение программного продукта для решения других задач обработки документов с конвейерной архитектурой, с несколькими стадиями прохождения обработки и возможностью возвратов.
Список литературы:
1. Вебер Х., Дерр М. Оцифровка как метод обеспечения сохранения? // Научные и технические библиотеки. 1998. №10;
2. Ballard M.R. Document Preservation and Publication: Microform vs. Digital [Electronic resource]. URL: http://www.matthewrbaNard.com/Documents/BaNard_Matthew_ Literature_ Review_505B.pdf (дата обращения: 12.03.2014);
3. Коханова И.О. Оцифровка и микрофильмирова- ние как средства сохранения документов // Вестник ХДАК. Вып. 29. 2010.
4. Правила организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук // Москва, 2007.
5. Рекомендации по комплектованию, учету и организации и хранению электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах // Москва, 2014.
6. Лисицин А.Л. Памятка по хранению и учету цифровых копий документов, включенных в фонд пользования // ОКУ «Госархив курской области», Курск, 2014.
РЕЦЕНЗИЯ
на статью «Программный комплекс оцифровки документов на бумажной основе» Лисицина А. Л.
Статья А. Л. Лисицина является актуальной, так как посвящена разработке автоматизации процесса оцифровки документов и позволяет повысить эффективность по времени.
Исходя из правительственных требований перехода на электронный документооборот, в 2011 году в нашей стране были выделены большие финансовые средства на оцифровку бумажных архивных документов. Для более эффективной работы по сканированию потребовалась автоматизация ручного труда и учета.
Автором проведены глубокий анализ проблемы и области приложений и значимая для практики работа по автоматизации процесса оцифровки архивных документов. Изучена специфика работ и исследованы аналоги имеющиеся на рынке, которые оказались не эффективными при решении данной научно-технической разработки. В результате был разработан новый программный продукт, который был внедрен в ОКУ «Госархив Курской области» и хорошо зарекомендовал себя в конкретном применении.
Научная статья А. Л. Лисицина «Программный комплекс оцифровки документов на бумажной основе» соответствует всем требованиям, предъявляемым к работам такого рода. Данная статья может быть рекомендована к публикации.
Рецензент:
д-р техн. наук, профессор
В.М. Довгаль
30
