CC BY
152
УДК 338.5
ИНФОРМАЦИОННЫЕ АСПЕКТЫ УПРАВЛЕНИЯ ЗАТРАТАМИ IT-ASPESTS OF COST MANAGEMENT
Л.В. Завьялова L.V. Zavyalova
Омский государственный университет им. Ф. М. Достоевского
Управление затратами является одним из наиболее востребованных направлений финансового менеджмента организации на современном этапе развития экономики России. Поскольку принятие любого решения финансового характера предполагает сбор и обработку большого объема информации, эффективное управление расходами невозможно без построения структурированной информационной базы. В целом управление затратами представляет собой сложную систему управления, следовательно, информационный массив, используемый специалистами в рамках исследуемой сферы менеджмента отличается многогранностью и множественностью классификаций. В статье принята попытка системного подхода к исследованию структуры информационной базы хозяйствующего субъекта, что, по мнению автора, является необходимым условием обеспечения своевременности и качественности управленческих решений в области регулирования затрат.
The article attempts to examine systematically the information base structure of a business entity, which enables cost management to make good decisions timely. At the present stage of economic development in Russia the cost management is one of the key branches in financial management and cannot be effective without well-structured information base, as any financial decision making supposes collecting and processing large information scopes. On the whole the cost management is a complex administrative system; therefore, the informational bulk employed within the system can be classified in various ways.
Ключевые слова: финансовый менеджмент, управление затратами, информационное обеспечение.
Key words: financial management, cost management, information support.
В современных условиях финансово-экономического кризиса, роста риска предпринимательской деятельности и высокой степени неопределенности развития бизнеса особую актуальность и приоритетность принимают методы управления, ориентированные на стабилизацию и повышение рыночной цены хозяйствующих субъектов, а также на предупреждение и избежание банкротства предприятия. Изменение рыночной цены организации определяется действием различных факторов, наиболее значимым из которых на данном этапе развития экономики России становится темп капитализации прибыли. Следовательно, среди разнообразных задач финансового менеджмента на первый план выдвигается задача оптимизации прибыли компании.
Однако возможности управления конечным финансовым результатом деятельности организации ограничены затратами на производство и реализацию продукции (работ, услуг), с одной стороны, и покупательским спросом -с другой. Вместе с тем эти факторы существенно отличаются степенью управляемости.
Так, выручка от реализации продукции (работ, услуг) является внешним фактором, слабо контролируемым менеджментом компании да-
же при благоприятной конъюнктуре товарного рынка. В условиях же падения потребительского спроса и ухудшения показателей развития товарного рынка возможности воздействия на объем продаж существенно сокращаются на фоне общего повышения операционного риска хозяйствующего субъекта.
Затраты организации являются внутренним показателем развития компании и могут существенно и целенаправленно корректироваться в процессе управления бизнесом. Поэтому управление структурой себестоимости в современных условиях не теряет своей актуальности. В целом уровень затрат определяет стратегическое позиционирование предприятия на рынке и является важнейшим фактором, формирующим величину прибыли, а следовательно, возможность экономического роста хозяйствующего субъекта. Исходя из изложенного выше, можно утверждать, что управление финансовым результатом деятельности хозяйствующего субъекта в конечном счете сводится к регулированию и влиянию на величину затрат.
В общем виде управление затратами представляет собой целенаправленное воздействие на объект для перевода его из одного состояния в другое. Важнейшим фактором эффективности
менеджмента хозяйствующего субъекта является повышение качества принимаемых управленческих решений. Совершенствование форм и методов управления затратами происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов и способов накопления, обработки и передачи информации с помощью различных технических средств. Поэтому успешность работы руководителей и специалистов зависит от различных видов обеспечения их деятельности: правового, информационного, нормативного, технического, кадрового и т. д. К числу ключевых элементов этой системы относится информационное обеспечение системы управления предприятием.
В зарубежной теории и практике финансового менеджмента уделяется большое внимание вопросам управления затратами как важной составляющей корпоративного менеджмента организации. Вместе с тем в России многие аспекты этой проблемы не нашли системного отражения и должного исследования с учетом особенностей и специфики российской экономики. Кроме того, российские экономисты не рассматривают управление затратами в качестве структурированной системы, а освещают и анализируют лишь отдельные ее фрагменты, что не способствует достижению и практическому использованию синергетического эффекта, а также снижает эффективность принимаемых решений. Так, не уделяется должного внимания структуре, качеству и методам формирования информационного обеспечения данного направления финансового менеджмента организации.
В научной литературе при определении понятия «информационное обеспечение» большинство авторов придерживаются единой точки зрения. Так, И.А. Бланк [2, с. 24] рассматривает информационное обеспечение как комплекс информативных показателей, используемых при анализе, планировании и подготовке управленческих решений. Е.Н. Ефимов и С.М. Патру-шина под информационным обеспечением понимают «совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированной системы документации, циркулирующих в системе информационных потоков, методологии построения базы данных...» [4, с. 32]. В.В. Ковалев и Вит.В. Ковалев [5, с. 93] определяют информационное обеспечение как «совокупность информационных ресурсов, необходимых для принятия управленческих решений, и способов организации этих ресурсов».
Изучив мнения различных специалистов, автор считает целесообразным рассматривать информационное обеспечение как систему сведений об управляемом объекте, включающих
исходную и итоговую результативную информацию, необходимую для обоснования, выбора и реализации аналитических и управленческих процедур.
Информационное обеспечение является неотъемлемым элементом системы управления затратами, так как именно этот элемент представляет собой информационный ресурс, который формирует данные, необходимые для принятия управленческого решения.
Сущность информационного обеспечения управления затратами можно раскрыть посредством определения основных требований, предъявляемых к информационной базе, и выделения основных классификационных групп информационного массива организации.
Основными требованиями, предъявляемыми к информационному обеспечению системы управления себестоимостью, являются объективность, достоверность, целостность, ценность, доступность, своевременность, ясность и понятность [3, с. 25].
Объективность связана с правильностью отбора и формирования информационного массива для адекватного отражения заданных свойств затрат.
Достоверность предполагает, что информация должна давать достоверное и полное представление о состоянии и движении расходов организации.
Целостность предполагает, что информация должна содержать не только сведения о затратах по организации в целом, но и во всех её структурных подразделениях и филиалах организации, даже территориально удаленных.
Ценность определяется эффективностью осуществляемого на основе информации экономического управления.
Доступность обеспечивается возможностью получения и преобразования информационных данных.
Своевременность характеризует соответствие формируемой информации потребности в ней для каждого периода ее использования.
Ясность и понятность определяет простота оформления, что обеспечивает наглядность и легкое восприятие пользователем.
В современной литературе широко освещен вопрос классификации информационного массива организации. Вместе с тем не уделяется должного внимания изучению структуры и содержания информационного обеспечения управления затратами. Исходя из этого, для выделения классификационных групп информационного обеспечения данного направления финансового менеджмента автор будет опираться на исследование основных подходов к группировке информационной базы хозяйствующего субъекта.
Существует множество различных классификаций информационного массива предприятия. Так, группа авторов в составе А.Н. Гавриловой, В.Ф. Сысоевой и А.И. Барабанова делят информационную базу хозяйствующего субъекта на пять крупных блоков [3, с. 24]: сведения регулятивно-правового характера, финансовые сведения нормативно-справочного характера, бухгалтерская отчетность, статистические данные финансового характера и несистемные данные. Данной точки зрения придерживаются В.В. Ковалев и Вит.В. Ковалев [5, с. 92]. При этом в составе статистических данных они выделяют общеэкономическую, финансовую и
внутреннюю статистику, а несистемные данные делят на прочие сведения из внешних источников и внутренние оперативные данные. Ю.Л. Арутюнов [1, с. 45] и И.А. Бланк [2, с. 25] классифицируют информацию, в зависимости от источников, на внешнюю и внутреннюю. Кроме того, М.И. Лугачев [6, с. 422] предлагает, исходя из иерархических уровней управления предприятием, группируя информационную базу, выделять в ней стратегическую, тактическую и оперативную информацию. Сравнительный анализ точек зрения различных экономистов представлен в таблице 1.
Таблица 1
Подходы к классификации информационной базы
Основание классифика- ции Ю.Л. Арутюнов [1, с. 45] И.А. Бланк [2, с. 25] А.Н. Гаврилова, В.Ф. Сысоева [3, с. 25] В.В. Ковалев, Вит.В. Ковалев [5, с. 92] М.И. Лугачев [6, с. 422]
По источникам информации Показатели, формируемые из внешних источников: показатели, характеризующие общеэкономическое развитие страны, отраслевую принадлежность предприятия, конъюнктуру финансового рынка. Показатели, формируемые из внутренних источников Внешние источники информации: показатели, характеризующие общеэкономическое развитие страны; конъюнктуру финансового рынка; деятельность контрагентов и конкурентов; нормативно-регули-рующие показатели. Внутренние источники информации: показатели финансовой отчетности предприятия; управленческого учета предприятия; нормативно-плановые показатели, связанные с финансовым развитием предприятия
По структуре информационной базы Сведения регулятивно-правового характера. Финансовые сведения нормативно-справочного характера. Бухгалтерская отчетность. Статистические данные финансового характера. Несистемные данные Сведения регулятивноправового характера. Финансовые сведения нормативно-справочного характера. Данные системы бухгалтерского учета: регистры бухгалтерского учета и внутренняя отчетность, первичные учетные документы, бухгалтерская отчетность. Статистические данные: общеэкономическая финансовая статистика, внутренняя статистика. Несистемные данные: прочие сведения из внешних источников, внутренние оперативные данные
По уровню управленческой деятельности Информация стратегического уровня. Информация управленческого или тактического уровня. Информация оперативного уровня
Проанализировав различные подходы к классификации информационной базы, автор считает целесообразным выделение таких классификационных признаков информационного обеспечения управления затратами, как отношение к процессу обработки информации, отношение к объекту исследования, отношение к видам управленческой деятельности и структура информационной базы.
По отношению к процессу обработки информации можно выделить первичную, вторичную и отчетную информацию. Первичная информация представляет собой данные первичного учета затрат, норм расхода различных ресурсов, инвентаризаций незавершенного производства и иные сведения, отраженные в первичных документах, вторичная информация формируется в учетных регистрах. Обобщение вторичной документации обеспечивает получение итоговых агрегированных данных в виде отчетов о произведенных затратах, что представляет собой отчетную информацию.
По отношению к объекту исследования различают внутреннюю и внешнюю информацию. Внутренняя информация представлена
данными, сформированными на предприятии в процессе осуществления хозяйственного учета затрат. В составе информации хозяйственного учета, в свою очередь, можно выделить сведения, накопленные в рамках оперативно-технического, статистического, финансового и управленческого учетов. К внешней информации относятся данные, сформированные за пределами предприятия. Эти сведения могут быть обобщены в статистических сборниках, периодических и специальных изданиях, на научно-практических конференциях, деловых встречах, в законодательно-нормативных документах государственных органов, международных организаций и различных финансовых институтов, определяющих правовую основу деятельности предприятия и содержащих требования, рекомендации и количественные нормативы в области управления затратами хозяйствующего субъекта и т. д. Кроме того, к внешней информации относятся законодательно-нормативные акты государства в области регулирования финансовой деятельности организации. Данная классификация представлена на рис. 1.
Рис. 1. Классификация информации по отношению к объекту исследования
В соответствии с видами управленческой деятельности различают информацию стратегического, тактического и оперативного характера. Стратегическая информация позволяет высшему менеджменту компании устанавливать цели управления затратами в долгосрочной перспективе, а также сформировать политику их достижения. Тактическая информация используется управляющими среднего уровня для координации различных подконтрольных им действий, приведения затрат в соответствие с задачами текущего развития. Оперативная информация помогает управляющему нижнего уровня выполнять обычные и повседневные операции [6, с. 425].
По структуре информационной базы информацию о затратах можно сгруппировать в следующие группы: нормативно-плановая информация, учетная и контрольно-аналитическая информация. Нормативно-плановая информация включает в себя сведения регулятивноправового характера, которые представляют собой внутренние организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания), регулирующие систему управления
затратами хозяйствующего субъекта, а также количественные нормативы, бюджеты, планы лимиты и прочую аналогичную информацию, определяющую общую величину затрат и ее составляющих элементов. Учетная информация представляет собой совокупность фактических данных о величине произведенных расходов и уровне себестоимости продукции (работ, услуг) за отчетный период. Контрольно-аналитический информационный блок формируется в результате проведения «план-факт» анализа исполнения планов и бюджетов компании за период. Кроме того, эта группа содержит статистические данные по основным показателям затрат за предшествующие этапы развития хозяйствующего субъекта, необходимые для осуществления ретроспективного анализа затрат предприятия и разработки на их основе плановых ориентиров для предстоящего интервала в жизни организации.
Система информационного обеспечения является неотъемлемым компонентом системы управления затратами предприятия. При этом необходимо отметить, что информационный ресурс имеет сложную структуру, представленную на рис. 2.
Контрольно-аналитическая информация
внутренняя
управленческая
внутренняя
финансовая
Нормативно-
плановая
информация
внешняя
финансовая
Учетная
информация
Рис. 2. Информационное обеспечение управления затратами
Информационное обеспечение управления затратами имеет вид куба. Каждая грань куба отражает различные по структуре информационные массивы, используемые для управления расходами организации. Горизонтальные и вертикальные линии, проведенные по граням данного куба, определяют границы классификационных оснований информационных ресурсов, используемых в рамках исследуемого направления менеджмента. При пересечении различных классификационных оснований на каждой грани куба образуется квадрат, представляю-
щий те информационные ресурсы, которые используются в процессе управления затратами.
В системе информационного обеспечения управленческой деятельности учетные документы являются одним из значимых элементов структуры информационной базы [7, с. 21]. Рассматриваемый блок информационного массива предприятия содержит оперативную информацию, которая может быть сгруппирована в первичные, вторичные документы (например, такие учетные регистры, как ведомости распределения затрат) и отчетную документацию.
Контрольно-аналитическая информация может быть представлена в разрезе двух основных классификационных групп:
• внутренняя контрольно-аналитическая информация, собранная по результатам оперативно-технического, управленческого и внутреннего финансового анализа и представленная в различных аналитических формах;
• внешняя контрольно-аналитическая информация, представляющая собой результаты маркетинговых исследований, а также внешнего финансового анализа.
В целом контрольно-аналитическая информация содержит показатели динамики и структуры затрат, затратоемкости продукции (работ, услуг) и др. На основе полученных результатов формируются аналитические выводы о себестоимости и результативности деятельности организации.
При управлении затратами большую роль отводят планированию показателей себестоимости. При этом на предприятии формируется оперативная плановая информация, например: данные расчета норм и нормативов затрат, расхода технологических ресурсов, величины производственных запасов и др. Построение производственных программ, формирование бюджетов затрат представляет собой информационную базу, которая образуется посредством использования вторичной документации и входит в состав плановой информации тактического уровня. К стратегической плановой информации можно отнести, например, построение прогнозов развития производства и бизнес-планы организации на долгосрочную перспективу.
Сложность информационного обеспечения управления затратами заключается в использовании одних и тех же информационных ресурсов для реализации различных функций и задач исследуемого направления финансового менеджмента. Кроме того, сложность информационного массива, используемого для управления себестоимостью, определяется сложностью построения системы управления затратами хозяйствующего субъекта, что, в свою очередь, обусловлено:
• многообразием функций управления затратами;
• наличием разнообразных взаимосвязанных элементов системы;
• различной природой элементов системы (информационные, человеческие, финансовые и прочие ресурсы);
• наличием разнообразных типов организационного и информационного обеспечения системы;
• высоким динамизмом элементов системы;
• наличием разнообразных и разнонаправленных связей;
• сложностью и противоречивостью закономерностей и тенденций изменений различных элементов системы.
Итак, информационный ресурс является неотъемлемым компонентом системы управления расходами предприятия. При этом необходимо отметить, что информационное обеспечение управления затратами организации многогранно, следовательно, информационный ресурс данного направления менеджмента компании должен исследоваться с различных точек зрения. Это предполагает множественность построения классификаций информации, которые, в свою очередь, раскрывают сущность информационного обеспечения управления затратами. Кроме того, особенностью информационного обеспечения управления затратами является тот факт, что используемые учетные и внеучетные данные находят свое применение в различных структурных подразделениях предприятия. Поэтому рассмотренные классификационные группы информации находятся в тесной взаимосвязи, что и определяет значимость информационного обеспечения управления затратами для обеспечения эффективного функционирования хозяйствующего субъекта. В целом наличие полного, достоверного и своевременного информационного ресурса является основой принятия качественного управленческого решения.
1. Арутюнов Ю.Л. Финансовый менеджмент. - М.: КНОРУС, 2007. - 312 с.
2. Бланк И.А. Финансовый менеджмент. -К.: Эльга, Ника-Центр, 2005. - 656 с.
3. Гаврилова А.Н., Сысоева В.Ф., Барабанов А.И. Финансовый менеджмент. - М.: КНОРУС, 2006. - 336 с.
4. Ефимов Е.Н., Патрушина С.М. Информационные системы в экономике. - М.: ИКЦ «МарТ»; Ростов н/Д.: Издат. центр «МарТ», 2004. - 352 с.
5. Ковалев В.В., Ковалев Вит.В. Финансы организаций (предприятий). - М.: ТК Велби; Изд-во «Проспект», 2005. - 352 с.
6. Лугачев М.И. Экономическая информатика: Введение в экономический анализ информационных систем. - М.: ИНФРА-М, 2005. - 958 с.
7. Поляк Г.Б. Финансовый менеджмент. -М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2004. - 327 с.
