CC BY
6УДК 657.631.6:656.2
Е.А. КОСОРУКОВА
ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ВНУТРИПРОИЗВОДСТВЕННОГО АУДИТА РАСХОДОВ НА ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОМ ТРАНСПОРТЕ
В статье рассмотрены вопросы информационного обеспечения внутрипроизводственного аудита расходов на железнодорожном транспорте при ведении бухгалтерского учета выделенными из состава предприятий общими центрами обслуживания.
Сокращение затрат является важнейшей задачей любой отрасли народного хозяйства. В рыночных условиях издержки железных дорог зависят не только от внутриотраслевой производственно-экономической деятельности, но и от условий внешней среды, в которой функционирует отрасль и, прежде всего, от конъюнктуры транспортного рынка.
В сложившихся условиях существует первостепенная необходимость в разработке научно обоснованной, адекватной современным и при этом непрерывно меняющимся требованиям, системы формирования информационной базы контроля.
В этой связи проблема обеспечения достоверности и надежности информационной базы особенно актуальна. Достоверность и надежность используемой информации служат одним из обязательных условий получения научно обоснованных выводов и результатов для принятия оптимальных управленческих решений по развитию хозяйствующих субъектов, не только на текущий момент времени, но и на долгосрочную перспективу.
Внутрипроизводственный аудит обеспечивает не только возможность принятия управленческих решений, но и контроль за их исполнением. Определяя его сущность можно сказать, что это:
— специфический вид и неотъемлемая часть управленческой деятельности;
— источник информационного обеспечения менеджмента организации;
— система проверки фактического состояния хозяйствующего субъекта с целью подтверждения правомерности его деятельности;
— механизм обратной связи, посредством которого субъект управления получает необходимую информацию об исполнении управленческих решений.
Основным источником информации при проведении внешнего аудита служит финансовая отчетность. Нормативными актами Российской Федерации закреплено требование к финансовой отчетности о включении данных, необходимых для формирования достоверного и полного представления о финансовом положении и финансовых результатах. Но, как показали результаты аудиторских проверок, а также изучение практики составления финансовой отчетности, качество информации не отвечает этим требованиям.
Причин такого положения дел несколько. Во-первых, недостоверность информации финансовой отчетности может быть результатом искажения данных со стороны учетных работников. Причем мотивы таких искажений могут быть как умышленными, так и несознательными. Результатами таких действий являются так называемые случаи вуалирования и фальсификации бухгалтерских данных.
Во-вторых, причиной ошибок в составлении финансовой отчетности является недостаток квалифицированных кадров.
В настоящее время на железнодорожном транспорте финансовый учет выделен из состава предприятий и осуществляется общими центрами обслуживания.
Общие центры обслуживания (ОЦО) представляют собой выведение бизнес-процесса бухгалтерского и налогового учета, формирования отчетности всех структурных подразделений, филиалов и предприятий холдинга в самостоятельное подразделение.
Основные предпосылки создания общих центров обслуживания следующие:
— многократное дублирование одних и тех же процессов учета и отчетности;
— потеря контроля за движением активов и обязательств компании при выделении дочерних обществ;
— трудности подтверждения достоверности сводной отчетности по причине отсутствия единых подходов к учету хозяйственных операций, формированию бухгалтерской, налоговой и управленческой отчетности действующих и выделяемых дочерних обществ;
— непрозрачность учета хозяйственной деятельности предприятий холдинга;
— наличие разнородных учетно-управленческих и ^-систем;
— недостаток квалифицированных кадров, высокий уровень текучести кадров;
— несоответствие роста затрат на развитие технологии учета и отчетности их качеству.
В ОАО «РЖД» разработана Концепция внутреннего бухгалтерского контроля, которая призвана усилить функцию внутрипроизводственного аудита в Компании.
Данная концепция предполагает наличие двух типов организации документооборота в зависимости от территориальных, организационных и иных особенностей филиалов и подразделений ОАО «РЖД»:
— ввод информации о хозяйственных операциях в ЕК АСУФР на уровне ОЦО-СП с контролем и хранением первичных документов;
— ввод информации о хозяйственных операциях в ЕК АСУФР на уровне ОЦО-Узла (ОЦО-Региона) с контролем и хранением первичных документов.
При наличии автоматизированного рабочего места на уровне структурного подразделения ввод информации о хозяйственных операциях в ЕК АСУФР (без оформления записей на счетах бухгалтерского учета) осуществляется структурным подразделением с передачей документов в ОЦО-Узел (ОЦО-Регион) для контроля и хранения.
Себестоимость перевозок является одним из основных оценочных показателей эффективности и качества работы структурных подразделений отрасли.
Формирование себестоимости основных видов деятельности на железнодорожном транспорте происходит посредством включения в расходы затрат по каждому виду укрупненных работ. Укрупненным видом работ следует называть вид работ, стоимость которых учитывается при расчете полной себестоимости другого вида работ. Это позволяет исчислить себестоимость работ, услуг, но не является эффективным с позиции управления затратами такой крупной компании, как ОАО «РЖД». Поэтому необходимо разработать систему бюджетов, которая отвечала бы требованиям контроля затрат филиалов и структурных подразделений. Эта система должна включать следующие части:
—экономическую;
— организационную;
— информационную;
— компьютерную.
Экономическая часть представляет собой хозяйственный механизм, действующий в рамках предприятия. Этот механизм предполагает:
— закрепление за подразделениями предприятия определенного имущества, наделение правами управления этим имуществом, доходами и затратами;
— применение специальных методов распределения полученного дохода и формирования затрат;
— использование методов экономического стимулирования.
Экономическая часть системы требует значительного объема информации - норм
расхода, расценок, тарифов и т.д. При этом необходимо осуществление постоянного контроля за применением норм, с целью недопущения использования устаревших норм и нормативов. В этой части определяется одна из функций внутрипроизводственного аудита.
Организационное обеспечение включает модификацию организационной структуры управления предприятием и изменение его документооборота:
— каждому подразделению присваивается статус: «центр затрат», «центр доходов», «центр прибыли» и т.д. по принципу иерархии с делегированием соответствующих функций и ответственности;
— создается подразделение, эксплуатирующее и контролирующее систему управления бюджетом: расчетно-финансовый центр, казначейство, отдел внутрипроизводственного аудита;
— схема документооборота изменяется следующим образом: вводятся обязательные для исполнения планы затрат и все виды фактических затрат перед их исполнением сверяются с бюджетом.
Информационной базой для контроля эксплуатационных затрат является отчет формы 7-у «Внутрифирменная управленческая отчетность». Она построена в соответствии с действующей в ОАО «РЖД» номенклатурой расходов и представляет собой управленческий отчет о расходах предприятий железнодорожного транспорта в разрезе элементов затрат (мест возникновения затрат), видов деятельности (видов затрат), отраслевых хозяйств (центров ответственности), укрупненным видам работ (УВР) (носителей затрат), а также статей номенклатуры расходов. Кроме того, он содержит информацию о значениях измерителей и показателей, используемых для целей планирования, контроля и анализа эксплуатационных расходов.
Данная форма предназначена для отражения фактической информации на основе данных управленческого и бухгалтерского учета затрат с целью последующего распределения их по видам деятельности предприятий железнодорожного транспорта и формирования управленческих отчетов.
Информация, содержащаяся в ней также используется для контроля за ходом исполнения бюджета затрат, формирования прогнозных величин бюджетов на плановый период, калькулирования себестоимости перевозок (других видов работ и услуг).
Заполняется форма структурными подразделениями, дирекциями, предприятиями дорожного подчинения. Она является универсальной для сбора информационных данных всех предприятий железнодорожного транспорта.
Отчет формы 7-у представляет собой Классификатор расходов для целей управленческого учета. Кодировка строк имеет иерархический характер и едина для всех видов деятельности. Это дает возможность автоматизировать управленческий учет в рамках УКАСУФР.
Компьютерная часть обеспечения бюджетов включает:
— персональные компьютеры;
— универсальную программную среду;
— специализированный программный комплекс, реализующий разработку и исполнение бюджетных документов.
В ОАО «РЖД» в настоящее время автоматизированная система бухгалтерского учета ОАО «РЖД» реализована на платформе программных продуктов SAP. Данная программа - это чисто управленческая программа, а бухгалтерский и налоговый учет ведется с использованием других программных средств - 1С-бухгалтерия, Парус и др.
Использование различных информационных систем приводит к неоднородности формируемых данных, вследствие чего:
— не может быть достигнут требуемый уровень прозрачности информации;
— происходит дублирование ввода информации на различных уровнях организационной структуры системы бухгалтерского и налогового учета;
— возрастает сложность ведения раздельного учета доходов, расходов и финансовых результатов в разрезе видов деятельности;
— увеличивается нагрузка на работников, обеспечивающих бухгалтерский и налоговый учет;
— возрастает вероятность возникновения ошибок.
Для совершенствования системы управления затратами, а также системы учета и отчетности можно предложить ввести оперативные отчеты о расходах в различных разрезах:
— вид деятельности - укрупненные виды работ;
— вид деятельности - хозяйства;
— хозяйство - вид расходов и т.д. на всех уровнях управления.
Это позволит расширить информационную базу для контроля и анализа затрат, детализировать удельные веса зависящих и условно-постоянных расходов по видам деятельности, УВР и отраслевым хозяйствам; экономически обоснованно определять степень влияния на расходы объема перевозок и качества эксплуатационной работы железных дорог.
На взгляд автора информационная база для проведения аналитических процедур не должна ограничиваться данными бухгалтерского учета и отчетности. Во внимание должна приниматься информация управленческого характера: это приказы и распоряжения по структурным подразделениями в части калькулирования себестоимости и установления тарифов.
Для этих целей необходимо изменить содержание управленческого учета, управленческого анализа и добавить в процедуру внутрипроизводственного аудита вопросы эффективности принятия управленческих решений.
