CC BY
86
УДК 631.162 : 657.1.011.56
ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ АГРОПРОМЫШЛЕННЫМ ПРЕДПРИЯТИЕМ, ПОДСИСТЕМА УЧЕТА ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ
Кондратьев В.Ю. - к. э. н., доцент Тюнин Е.Б. - студент Кубанский государственный аграрный университет
В статье изложена проблема выбора программного обеспечения для учета основных средств, а также подход к организации проектирования информационной системы учета основных средств на примере ОАО "Племзавод им. В. И. Чапаева".
Возможность оптимизации бухгалтерского учета на крупных предприятиях позволяет экономически эффективно использовать и распределять кадровые ресурсы.
Бухгалтерский учет на сельскохозяйственном предприятии представляет собой набор рутинных операций, который без автоматизации его учета приводит к большим затратам средств и времени.
Большинство бухгалтерских программ, как правило, реализуются для малых и средних предприятий, где объем обрабатываемой информации небольшой. Применение таких программ на крупных предприятиях показывает, что их необходимо адаптировать к особенностям учета, которые сложились на предприятии. Важным фактором является также производительность программ, т.к. производительность какого-либо расчета имеет прямую зависимость от объема обрабатываемой информации и правильности организации структуры обработки информации. Использование существующего
перечня предлагаемого программного обеспечения не создаст высокую производительность на крупных предприятиях.
Например, в настоящий момент самой популярной бухгалтерской программой является "1С : Предприятие" и ее конфигурации. Данный продукт является настраиваемым - это, с одной стороны, его положительная черта, но он является типовым, то есть до начала эксплуатации его необходимо настроить, для этого, как минимум, нужно держать в штате предприятия программиста, а это дополнительные затраты на адаптацию продукта. Программное обеспечение представлено как сетевое, но назвать его таковым можно с трудом, так как клиентам организуется сетевой доступ к файлам базы данных (исключение составляет "1С" на базе МБ БОЬ). При обработке больших объемов информации сразу отмечается снижение производительности, поэтому программа ориентирована на малые и средние предприятия, где количество пользователей не будет превышать 20-30 человек. Другим вариантом является использование "1С" на базе МБ SQL, но покупка данного продукта в сетевом варианте и последующая адаптация довольно накладна для предприятия.
Индивидуальная разработка программного обеспечения - это мировая тенденция. Она полностью удовлетворяет требованиям заказчика. В нашем случае применяется именно индивидуальная разработка. В качестве средства разработки выбрана СУБД Огае1е, как мощнейшее средство хранения и обработки больших объемов информации. Причиной такого выбора стала многофункциональность и наличие достаточно большого выбора инструментов для проектирования и реализации самой базы данных, а также разработки пользовательского интерфейса для этой базы данных. Кроме того, важным фактором является многоплатформенность как самой базы данных, так и приложений, написанных с помощью средств разработки приложений Огае1е.
Использование технологии Java позволяет приложению работать практически с любой операционной системой, поддерживающей данную технологию. Формируемый разработчиком Web-интерфейс позволяет получать доступ к базе данных на сервере с помощью любого компьютера в сети или через Internet [5].
Перед тем, как приступить к проектированию, необходимо изучить предметную область проектирования. Рассмотрим существующие законодательные основы учета основных средств. Одним из основных документов по ведению бухгалтерского учета основных средств является "Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации", утвержденное Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н (с изменениями и дополнениями), на основе которого разработаны следующие нормативные документы по бухгалтерскому учету:
1. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению.
2. Положение по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" ПБУ 6/01.
3. Методические указания по бухгалтерскому учету основных средств.
4. Указания об отражении в бухгалтерском учете операций, связанных с осуществлением договора доверительного управления имуществом, и Указания об отражении в бухгалтерском учете операций, связанных с осуществлением договора простого товарищества [1; 4].
Исходя из требований п.3 "Методических указаний по
бухгалтерскому учету основных средств", бухгалтерский учет основных средств должен обеспечивать выполнение следующих задач:
- правильное оформление документов и своевременное отражение в учете поступления основных средств их внутреннего перемещения, выбытия;
- достоверное определение результатов от реализации и прочего выбытия основных средств;
- полное определение затрат, связанных с поддержанием основных фондов в рабочем состоянии (расходы на технический осмотр и уход, на проведение всех видов ремонта);
- контроль сохранности основных средств, принятых к бухгалтерскому учету.
Для выполнения вышеуказанных задач в организациях должна быть разработана рациональная система документооборота в соответствии с утвержденным графиком, определены лица, ответственные за сохранность и перемещение объектов основных средств [3].
Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
ОАО "Племзавод им. В.И. Чапаева" - крупное многоотраслевое хозяйство с научно обоснованной структурой, внутрихозяйственной специализацией и бригадной организацией производства. В хозяйстве развиты отрасли животноводства, растениеводства, а также промышленное производство. Машинно-тракторный парк насчитывает 134 трактора различных марок, 200 автомобилей и 29 комбайнов. Хозяйство имеет 5 растениеводческих бригад, 6 молочно-товарных ферм, 2 свиноводческие фермы, пчелоферму, механизированные мастерские, кирпичный завод, маслозавод, колбасный цех, мельницу, хлебопекарню, молокозавод, автогараж, магазины, детский сад. Таким образом, ОАО "Племзавод им. В.И. Чапаева" осуществляет комплекс видов деятельности,
принадлежащих к различным сферам производства и объединенных технологически для организации единого производственного процесса, начиная с производства сельскохозяйственной продукции, переработки и ее реализации.
На основании проведенных исследований в области учета основных средств на предприятии можно определить следующий перечень требований к проектируемой системе учета:
- получение первичных документов;
- введение параллельно бухгалтерского и налогового учета;
- получение аналитических отчетов;
- классификация объектов;
- обеспечение основных операций движения объектов основных средств (ввод в эксплуатацию, перемещение, выбытие, переоценка стоимости, консервация);
- введение объектов в разрезе отраслей, видов деятельности, подразделений, материально ответственных лиц и объектов затрат;
- получение отчетов для налоговой и статистической служб.
Определим справочники, необходимые для формирования
карточки учета основных средств, включенные в базу данных как постоянная информация:
- физические лица (материально ответственное лицо);
- наименование объектов основных средств;
- подразделение предприятия;
- классификатор ЕНАОФ с нормами амортизации;
- классификатор ОКОФ;
- амортизационные группы;
- виды деятельности;
- отрасли;
- план счетов;
- объекты затрат.
На основе полученных данных сформируем инфологическую модель системы (рис. 1, 2).
Справочник Наименований I Код
Наименвоание Единица измерения Характеристика Признак материалов Признак НМА Признак номенклатера Признак ОС
Справочник шифров ОКОФ Код
Наименование И идентификатор Родительский индентификатор Амортизационная группа
Справочник План счетов Р Счв¥ (КОД)
Наименование
Признак АктивныйЛассивный ■ Признак Сводный
Остатки Основных средств Код карточки Д.1Ы корточки
Инвентарный номер Регистрационный номер Заводской номер Организация изготовитель Дата выпуска Наименование $ МОП
Вид деятельности Отрасль Балансовая Б У Балансовая НУ Износ БУ Износ НУ Амортизация НУ Амортизация Б У Срок полезного использования Срок фактической эксплуатации Оставшийся срок эксплуатации ^ Амортизационная группа ШифрЕНАОФ Норма амортизации Норма амортизации авто Характеристика Счет учета ОС Счет амортизации Счет отнесения затрат Объект затрат № документа поступления ОС Дата поступления ОС Дата списания Начало консервации Конец консер в ации Пробе г а в томобил я * Подразделение $ Шифр ОКОФ
Рисунок 1 - Инфологическая модель справочников и остатков ОС
Документ Изменение стоимости
ВД Номер документа
Дата выписки Дата проведения ф Тип документа * Дата создания
ф Пользователь создатель Дата модификации ф Пользователь модификатор Сумма изм. баланс. Б У Сумма изм. баланс. НУ Сумма изм. износа. Б У Сумма изм. износа. НУ Новая балансовая БУ Новая балансовая НУ ф Вложенная таблица Карточка ОС ф Вложенная таблица Проводки
Справочник Тип документа
1 Код
Наименование
Ь-
ІІ
Вложенная Проводки
Код —0------
ДТ
Кт
Сумма Комментарий
ю<
Справочник Подразделений
1 Код
№
Документ Пермещений ОС
ф7 Номер документа
Дата выписки Дата проведения ф Тип документа $ Дата создания
ф
Пользователь создатель Дата модификации Пользователь модификатор Вложенная таблица Карточка ОС Вложенная таблица Проводки Новый МОП Новью объект затрат Счет отнесения затрат Новое подразделение Новый вид деятельности
Документ Поступление ОС
$} Номер документа
Дата выписки Дата проведения ф Тип документа $ Дат.) со>дания
ф Пользователь создатель Дата модификации ф Пользователь модификатор ф Вложенная таблица Карточка ОС ф Вложенная таблица Проводки
ТГТ
—[т-, -
—гг
■4|-
Г
Справочник Пользователи
Код
Наименвоание Пароль пользователя Схема подключения Пароль схемы Список привилегий Список доступных форм Список принтеров
Справочник Привилегий
и' II
!Г
і|іг
И!
Иґ_
1 Код
Наименование
к
г
ууутутг
С правочник Видов деятельностей
ш
Справочник Форм
1 код
Наименование
Справочник Физические лица
1 Код
п
С правочник Принтеров
1 Код
Сетевое имя принтера
Справочник Объектов затрат
1 Код
ЇІІ
Вложенная Карточка ОС
^ Код карточки (&Ц Дата карточки
г!
Документ Выбытие ОС
Номер документа
Дата выписки Дата проведения ф Тип документа Дата создания
ф Пользователь создатель Дата модификации ф Пользователь модификатор ф Вложенная таблица Карточка ОС ф Вложенная таблица Проводки Тип получателя Тип операции ф Пользователь ф Клиент ф Физическое лицо Номер накладной Дата накладной
Справочник План счетов
1 Код
Ґ
Справочник Пользователей
1 Код
Г
Справочник Клиентов
! Код
Документ Консервация ОС
ф? Номер документа
Дата выписки Дата проведения ф Тип документа 4) Дата создания
ф Пользователь создатель Дата модификации ф Пользователь модификатор ф Вложенная таблица Карточка ОС ф Вложенная таблица Проводки
>о-!
>о—
Рисунок 2 - Инфологическая модель документов учета
основных средств
Данная модель отражает структуру хранения остатков и документов объектов основных средств. В таблице "Остатки основных средств" хранятся остатки за определенный месяц. Формирование остатков на следующий месяц происходит путем предварительного начисления
амортизации и закрытия текущего месяца. Особенностью подхода является то, что остатки основных средств и карточки, по которым происходило движение, хранятся в различных таблицах, что обеспечивает простой подход при формировании остатков следующего месяца. Фактически остатки следующего месяца можно представить как остатки текущего месяца, плюс поступившие объекты ОС, минус выбывшие ОС ± с измененной стоимостью. Применение этого подхода позволяет даже после закрытия месяца возвращаться в него и проводить исправительные операции, что немаловажно в бухгалтерском учете. Другой особенностью является то, что месячная амортизация по объекту хранится в карточке, и без труда можно посмотреть, сколько амортизации начислено за определенный период по объекту. Документы, отражающие все операции над основными средствами, представлены в виде карточки учета основных средств и тех реквизитов, которые отражают сущность документа (номер документа, дата выписки и т.д.), а также в виде бухгалтерских проводок, формируемых по этой операции. Документ принимается системой к учету, если он является проведенным. Проводки по проведенным документам автоматически отображаются в электронной главной книге предприятия. Для отображения текущего состояния карточки используется специальное представление, которое собирает данные об остатках и о движении карточек в данном месяце и выдает объект с учетом всех изменений, происшедших с ним.
Информационная система реализована с помощью объектного подхода. Oracle Database позволяет формировать связи между таблицами различными способами, как с помощью реляционных связей, так и с использованием объектного похода реализации таблиц. Последний способ позволяет использовать ссылку на запись в таблице, которая формируется БД и однозначно определяет эту запись. Посредством использования ссылок легко можно получить доступ к полям записи, которую определяет
ссылка, т.е. нет необходимости формировать вложенный запрос. Кроме того, возможность создания вложенных таблиц на основе объектов в базовой таблице позволяет достаточно просто и понятно реализовать документы с четко выраженной структурой. Разработанная база данных содержит объектные таблицы, а на рисунке отображается реляционный вариант БД. Фактически поля таблиц, имеющие связь "один-ко-многим" содержат в себе не код "мастер" таблицы, а ссылку на нее. Реляционная модель отражает структуру хранения информации, а в структуре базы данных формируются различные представления, которые позволяют уже в более удобном виде представлять и обрабатывать информацию.
Использование простых подходов при начислении амортизации и формировании остатков позволило значительно увеличить скорость обработки данных. На основе спроектированной структуры данных был разработан Web-интерфейс для осуществления операций над основными средствами. Итогом проектирования стала информационная системе учета основных средств, которая стала частью бухгалтерского комплекса "СФЕРА". Внедрение информационной системы в ОАО "Племзавод им. В.И. Чапаева" и последующая ее эксплуатация позволили выполнять операции по учету основных средств одним бухгалтером, тем самым уменьшив нагрузку бухгалтеров в подразделениях. Эксплуатация информационной системы показала, что использование различных классификационных признаков позволило полностью удовлетворять потребности в аналитической информации, как предприятия, так и налоговых и статистических органов. Традиционной обработкой информации учета основных фондов на сельскохозяйственном предприятии занимались тридцать семь бухгалтеров, с внедрением информационной системы эту работу выполняет один бухгалтер, при этом затрачивает на выполнение непосредственно учетной работы сорок восемь часов в месяц.
Список литературы
1. Положение по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" ПБУ 6/01, утвержденное приказом Минфина РФ от 30 марта 2001 года № 26н (в редакции изменений, внесенных приказом Минфина РФ от 18 мая 2002 года № 45н).
2. Макарьева, В.И. Операции с основными средствами: Новое в бухгалтерском и налоговом учете / В.И. Макарьева. - М. : Налоговый вестник, 2002.
3. Бойкова, М.П. Налоговый учет основных средств и нематериальных активов / М.П. Бойкова, М. А. Пархачева. - СПб. : Питер, 2003.
4. Кайт, Том. Огас1е для профессионалов / Т. Кайт. - М. : Торгово-издательский дом Б1а8ой, 2003.
