CC BY
190
стр. 218 из 326
УДК 331.1 + 651.4
ИДЕНТИФИКАЦИЯ ПРОЦЕССА АДАПТАЦИИ ПЕРСОНАЛА В
ОРГАНИЗАЦИЯХ Носте Паэс Екатерина Альбертовна, начальник отдела кадров, noste@list.ru, ГУК МО «МОГНБ им.Н.К.Крупской», г. Москва,
Казакевич Татьяна Александровна, кандидат педагогических наук, доцент кафедры «Информационный сервис», takazakevich@mail.ru, Институт сервиса, г. Москва, филиал ФГОУВПО «Российский государственный
университет туризма и сервиса
A significant amount of information circulates in systems of personnel management. Communication component of this systems type is characterized by different types of information. One of the important stages of work with personnel is the adaptation of a new employee, quite often accompanied by a probation period. Probationary period is to confirm compliance of the worker (adopted at work for the first time) charged him work. In order to comply with the rights and interests of both the worker and the employer it is necessary to identify the process of adaptation. In order to objectively evaluate and confirm the fact of conformity/non-employee post, "hands on" should be necessary documents.
В системах управления персоналом циркулирует значительное количество информации. Коммуникационная составляющая названного типа систем характеризуется разными видами информации. Одним из важных этапов при работе с персоналом является адаптация нового сотрудника, сопровождающаяся довольно часто испытательным сроком. Испытательный срок устанавливается для подтверждения соответствия работника (принятого на работу впервые) поручаемой ему работе. В целях соблюдения прав и интересов как работника, так и работодателя необходимо идентифицировать процесс адаптации. Для того, чтобы объективно оценить и подтвердить факт соответствия/несоответствия работника занимаемой должности, «наруках» должны быть необходимые документы.
Keywords: documentation, identification, adaptation, personnel management, probationary period
Ключевые слова: документация, идентификация, адаптация, управление персоналом, испытательный срок
стр. 219 из 326
Корпоративные технологии управления персоналом требуют для оптимизации достоверной, актуальной, точной информации. Сложность получения такой информации объясняется комплексностью характеристик и показателей объекта управления. Человеческие ресурсы обладают совокупностью экономических, социальнопсихологических, культурных, нравственно-этических, профессиональных и других характеристик.
Следует четко определить, что такое документная и недокументная коммуникация в системе управления персоналом. Целесообразно признать документом (официальным документом) - не только фиксированную информацию, являющуюся единицей в коммуникационном процессе с элементами (реквизитами, метаданными), позволяющими ее идентифицировать (аутентичную информацию), но и необходимую для реализации бизнес-процессов (как основных, так и функциональных). Она необходима в фиксированном виде -- в виде документа, потому что имеется также потребность в информации оперативной, устной, сиюминутной, получаемой в процессе переговоров, из БД, КИС, из мнений экспертов, из средств массовой информации, от потребителей, клиентов, конкурентов, сотрудников.
Аспект документирования информации и использования ее в виде документов исходя из социально-правовой и экономической целесообразности редко подлежит вниманию. Особенно в эпоху электронного документооборота [2]. Не слишком ли усердно документируется информация в системах управления персоналом, а может быть, как раз недостаточно полно? Созданные и полученные документы организации - равноправные составляющие бизнес-процессов (в частности, в сфере управления персоналом) или роль их в кадровой деятельности ничтожно мала? Ряд сведений, традиционно сопровождающий и обеспечивающий кадровую деятельность и ее объект -- трудовые ресурсы, зафиксирован в национальной унифицированной системе документации по труду. Это позволяет, прежде всего, выполнять функцию учета кадров на разных организационных уровнях (в стране, ведомстве, отдельной организации). Сейчас перед документными коммуникациями, циркулирующими в системах управления персоналом, стоят неизмеримо более сложные задачи: обеспечение систем информацией для реализации задач управления качеством труда.
Управление человеческими ресурсами - это стратегический и целостный подход к управлению наиболее ценными активами организации -- людьми, которые вносят свой вклад в достижение целей организации. Управление человеческими ресурсами следует также вести с учетом данного подхода.
стр. 220 из 326
В последнее время новая идеология управления персоналом во многом базируется на мотивации работника. Отношение работника к труду формируется под влиянием устремлений, жизненных целей, возможности самовыражения и самореализации, содержания труда. Основными факторами мотивации к труду могут быть признание, потребность в труде; возможность профессионального продвижения; возможность развития личности работника, профессиональная самореализация [3].
Основной задачей управления человеческими ресурсами является наиболее эффективное использование способностей работников в соответствии с целями предприятия и в условиях конструктивного сотрудничества между членами коллектива и различными социальными группами. Управление человеческими ресурсами предприятия включает в себя комплекс взаимосвязанных видов деятельности: определение
потребности в кадрах различной квалификации на основе стратегии деятельности организации; анализ рынка труда; отбор и адаптацию персонала; планирование карьеры работников организации; обеспечение рациональных условий труда деятельности, в том числе благоприятной для каждого человека социально-психологической атмосферы; организацию рабочих мест с учётом эргономики, антропометрии и дизайна; управление производительностью труда; разработку систем мотивации к эффективной деятельности; обоснование системы доходов, степени их дифференциации, проектирование систем оплаты труда; развитие творческой инициативы и трудовой активности; участие в проведении тарифных переговоров; разработку и осуществление социальной политики; профилактику и ликвидацию конфликтов [5].
Объем работ по каждой из этих функций зависит от размеров предприятия, характеристик производимой продукции, ситуации на рынке труда, квалификации персонала, степени автоматизации. Эти функции отражают задачи стратегического управления персоналом и тактические задачи, связанные с оперативным управлением.
Можно начать анализ проблемы идентификации процесса адаптации персонала исходя из сущностных функций официального документа (информационной, коммуникативной, правовой, управленческой). Под функцией понимается целевое назначение -- социально выработанный способ использования. Управленческую функцию документа в данной статье целесообразно рассматривать как способность документа служить средством, ресурсом, инструментом любого управленческого процесса, в том числе процесса оценки качества труда кандидата.
Особое внимание следует уделить преимуществам документированной информации: достоверности, доказательности, защищенности, точности и полноте, структурированности, аутентичности, -- тем свойствам, которыми обладает в идеале
стр. 221 из 326
документированная информация, в том числе в процессе адаптации персонала [1].Одним из этапов процесса адаптации является прохождение кандидатом испытательного срока. Наибольшую сложность представляет аспект формализации смыслового содержания документов, обеспечивающих кадровую деятельность, -- отбор, оценка персонала, формирование кадрового резерва, обеспечение карьерного роста, мотивацию персонала, а также, оценку прохождения кандидатом испытательного срока.
При идентификации процесса прохождения испытательного срока в качестве базовых аспектов следует использовать законодательство и действующую в организации систему адаптации персонала.
Как известно, испытания при приеме на работу определены ст. 70 Трудового Кодекса РФ (ТК РФ). К сожалению, в современной практике нередки случаи, когда работодатель сознательно ущемляет права работника при прохождении испытательного срока. Нередки и случаи бесконтрольного, формального отношения работодателя к результатам деятельности работника в процессе испытательного срока. Процедура испытания должна выстраиваться для взаимовыгодной оценки соответствия работника и рабочего места. При этом обе стороны (и работник, и организация) должны однозначно понимать и трактовать свои права и обязанности в рамках данной процедуры.
Испытательный срок устанавливается для подтверждения соответствия работника (принятого на работу впервые) поручаемой ему работе. Есть категория работников, которым испытательный срок не устанавливается (ст. 70 ТК РФ). Срок испытания не может превышать трех месяцев, за исключением руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств или иных обособленных структурных подразделений организаций - для этой категории работников испытательный срок не может превышать шести месяцев, если иное не установлено федеральным законом.[1]
Важно, чтобы прохождение испытания сопровождалось установленными и необходимыми документами.
Во-первых, до того как работник приступает к выполнению обязанностей с ним должен быть заключен трудовой договор1 или отдельное соглашение, предусматривающее применение испытательного срока. После заключения трудового договора надо оформить приказ о приеме на работу, в котором также указывается срок испытания. Работник своей подписью должен подтвердить факт ознакомления с этими документами.
1 В договоре должны быть прописаны: стороны заключившие договор, на какую должность принят работник, срок испытания, оклад, должностные обязанности или ссылка на документ, где можно с ними ознакомиться, обязанности сторон, реквизиты и подписи сторон.
стр. 222 из 326
Во-вторых, работодатель знакомит работника с правилами внутреннего трудового распорядка, трудовыми обязанностями и должностной инструкцией. Работник должен поставить свою подпись в книге (журнале) ознакомления с данными документами (это особенно важно при приеме человека с испытательным сроком и в дальнейшем не выдержавшего испытания).
Результат испытания при приеме на работу (ст. 71 ТК РФ) должен быть сопровожден документами, согласно которым можно определить основные базовые «параметры» и трудовой потенциал.
Согласно законодательству, если по истечении испытательного срока работодатель считает работника соответствующим должности, на которую он принят, оформлять какие-либо дополнительные документы не требуется [1].
Если работодатель не считает, что испытательный срок пройден работником удовлетворительно, он имеет право до истечения испытательного срока расторгнуть трудовой договор с работником, предупредив его об этом в письменной форме не позднее чем за 3 дня, с указанием причин, послуживших основанием для признания этого работника не выдержавшим испытание. В этом случае работник имеет право обжаловать это решение в суде и добиться восстановления на работе с оплатой вынужденного прогула. К данному повороту событий работодатель должен основательно подготовиться и правильно оформить документы [ 1].
Работодатель в первую очередь должен вручить работнику уведомление о неудовлетворительном похождении испытательного срока за три дня до увольнения работника (только после ознакомления работника с уведомлением начинается отсчет трехдневного срока). Уведомление составляется в письменной форме в двух экземплярах: одно вручается работнику, а второе остается у работодателя с подписью работника об ознакомлении.
Если работник отказывается расписываться в столь малоприятном уведомлении, то работодатель составляет соответствующий акт, в присутствии свидетелей - нескольких работников данной организации.
Копию уведомления о неудовлетворительном прохождении испытательного срока можно отправить по домашнему адресу работника заказным письмом с уведомлением о вручении, при этом важно соблюсти сроки, установленные законодательством.
Хотя уведомление о расторжении трудового договора составляется в свободной форме, оно должно иметь все необходимые признаки документа: дату, исходящий номер, подпись уполномоченного лица. В уведомлении корректно и юридически правильно
стр. 223 из 326
необходимо сформулировать причину увольнения, ссылаясь на документы подтверждающие обоснованность увольнения.
Поведем итог. Для того, чтобы процесс адаптации был идентифицирован, и у работодателя была возможность объективно оценить и подтвердить факт несоответствия работника занимаемой должности, следует оформить следующие документы:
1) в случае, когда работник не соответствует занимаемой должности (по квалификации, знаниям, умениям):
- документ, подтверждающий несоответствие качества работы испытуемого в
организации нормам выработки и нормативам времени;
- объяснительная записка работника о причинах некачественного выполнения служебного задания;
- письменные жалобы клиентов;
2) в случае, когда работник нарушает трудовую дисциплину:
- акт о совершении дисциплинарного проступка.
Вторая сторона адаптационного периода заключается в правильном ведении и документировании процесса наставничества над вновь прибывшим работником. Как видно из законодательной части испытательного срока, желательно документировать процессы, чтобы быть во всеоружии на случай, если возникнут претензии к одной из сторон [4].
Целесообразно разработать положения об адаптации и наставничестве, в которых определялись бы процедуры введения нового работника в коллектив, включая документирование.
Первая неделя для нового работника самая показательная - от нее зависит настрой человека на дальнейшую работу в организации: как его встретил коллектив, как ему представили компанию, обязанности, участок работы. Для того чтобы у новичка сложилась позитивная позиция в самом начале его рабочего пути необходимо следующее:
1) дать возможность новому сотруднику посмотреть презентацию (ролик) об организации, в которой содержались бы следующие сведения: график работы, правила поведения в коллективе, дресс-код, организационная структура (количество отделов и их функции), краткие сведения о том, что его ждет во время испытательного срока, и, конечно, что его рады видеть в качестве члена команды;
стр. 224 из 326
2) выдать новому сотруднику пакет документов, в который была бы включена необходимая на первое время информация: положение об адаптации, правила внутреннего трудового распорядка, должностная инструкция, регламенты работы отдела, внутренние телефоны сотрудников, внешние телефоны компании историческая справка, миссия, основные ценности компании, время обеда, перечень лиц, к которым можно обратиться по тому или иному вопросу;
3) составить и выдать новому сотруднику программу адаптации, которая
включает в себя перечень дел на период испытательного срока, фамилии, имена, отчества преподавателей разных дисциплины и экзаменаторов. Данная программа должна включать сведения, полезные для нового сотрудника: должностные обязанности,
требования, предъявляемые к должности, откуда и каким образом можно черпать знания и самое главное -- в какие сроки должны быть заполнены все графы.
В случае если новый работник подает надежды, лоялен и соответствует требованиям компании, руководитель подразделения может подать служебную записку на имя генерального директора или директора по персоналу с просьбой провести процедуру снятия работника с испытательного срока (если он еще не истек). Данная процедура может проходить в разных форматах, главное, чтобы она была максимально объективна и прозрачна для всех участников.
Процедура завершения испытательного срока должна сопровождаться протоколом аттестационной комиссии, в котором определяется, на какую должность, оклад, и с какого времени работник допущен к работе, какие положительные качества выявила комиссия, какие резервы для развития есть в наличии. Протокол подписывается председателем комиссии и секретарем. Руководитель, в свою очередь, говорит работнику напутственные слова и обрисовывает возможные перспективы развития компании.
В заключение хочется отметить, что в век совершенствования информационных технологий, документационное обеспечение системы управления персоналом выполняет актуальную роль в повышении качества ее функционирования.
Особенно актуальными и очевидными становятся плюсы данного ведения испытательного срока (адаптационного периода), когда возникает недопонимание и конфликтные ситуации между работником и работодателем. В такой ситуации фиксированные по установленным правилам взаимные требования и претензии смогут быть оценены объективно и однозначно.
Таким образом, идентификация процесса адаптации позволит работодателю по итогам испытательного срока приобрести именно того работника, который соответствует ожиданиям компании, обладает заявленными компетенциями. С другой стороны,
стр. 225 из 326
кандидат в сжатые сроки определит акценты и профессиональные требования, адаптируется к условиям труда и особенностям корпоративной культуры. Документные коммуникации в период прохождения испытательного срока позволят идентифицировать интересы, потребности и ожидания участников, а также обеспечить объективную оценку действий сторон в период адаптации.
Литература
1. Трудовой кодекс РФ (в ред. 21.07.2008).
2. Куняев Н.Н. Документоведение. М.: Логос, 2008. С. 2.
3. Консультирование в управлении человеческими ресурсами / Под ред. Шаталовой НИ. М.: ИНФРА-М, 2010. С. 3.
4. Ларин М.В. Оформление служебных документов. М.: МЦФЭР, 2006. С. 6.
5. Реймаров Г.А. Комплексная оценка персонала. М.: Изд-во ЛКИ, 2010. С. 3.
