CC BY
35
ФОРМИРОВАНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЗАТРАТАМИ: ТЕОРИЯ И ПРАКТИЧЕСКИЕ РЕШЕНИЯ И.А. Сынков, аспирант
Воронежский государственный технический университет, г. Воронеж
В статье рассматривается формирование системы управления затратами
Любому перспективному промышленному предприятию сегодня приходится ориентироваться как на устойчивое и стабильное функционирование, так и на развитие в условиях современной инновационной экономики. Успех деятельности любого производителя, так или иначе, связан с тем, насколько предприятие может оценить важность этого баланса, и умеет управлять им.
Происходящие в нынешних условиях перемены в экономической жизни более скоротечны, чем прежде, и для того, чтобы предприятие оставалось «на плаву», максимально учитывая макро- и микроэкономические условия хозяйствования, необходимо, быстрое и умелое маневрирование имеющимися ресурсами, то есть умение экономить и максимизировать отдачу от них, что значит эффективно управлять затратами.
Управление затратами (УЗ) предприятия - это непрерывный во времени процесс комплексного воздействия на издержки предприятия на всех стадиях его хозяйственной деятельности, с целью обеспечения их оптимального уровня, структуры и динамики, а также на основе динамичной информационной системы анализа и диагностики объектов затрат, обеспечение оперативного и превентивного выявления возможностей для их оптимизации и снижения и принятие эффективных управленческих решений, как следствие - повышение конкурентоспособности предприятия.
Основными элементами системы управления затратами промышленного предприятия являются:
> объекты управления затратами: -уровень
-формирование -структура
> технология управления затратами (процедура по выявлению отклонения фактических показателей затрат от плановых)
> субъекты управления затратами -структурные подразделения предприятия, осуществляющие процедуры управления затратами
> предметы управления затратами -отдельные характеристики состояния затрат: соблюдение лимитов ФОТ, расходов сырья и материалов и т.п.
Основными функциями системы управления затратами являются:
1 принятие управленческих решений, в т. ч. и планирования
2 управляющее воздействие:
a) установление заданий подчинённым
b) стимулирование выполнения выданных заданий
c) организация, как средство воздействие на труд и средства производства
3 учёт параметров состояния системы УЗ
4 контроль - сравнение результатов деятельности и характеристик производственного процесса с установленными нормами
5 анализ хозяйственной ситуации - выявление причин сложившегося состояния и определение наиболее эффективного решения
6 принятие нового управленческого решение на основе проведённого анализа
Цель системы управления затратами - достижение заранее установленного результата текущей хозяйственной деятельности предприятия за счет принятия и реализации управленческих решений, обеспечивающих эффективное использование ресурсов.
Система управления затратами должна соответствовать следующим требованиям:
детализация показателей затрат;
> наличие иерархически организованной системы управленческой отчетности, ориентированной на конкретного пользователя;
> распределение ответственности за результаты управления затратами между менеджерами;
> система мотивации, ориентированная на результаты управления затратами;
> выполнение процессов планирования, учета, контроля и анализа затрат на систематической основе;
> наличие адекватной информационной системы, позволяющей получать информацию для целей управления;
> регламентация и стандартизация процессов управления затратами.
Таким образом, система управления затратами (СУЗ) трактуется как составляющая общей системы управления предприятием, обладающая характерными для неё свойствами, функциями и связями, реализация которых направлена на достижение поставленных целей и повышение эффективности функционирования организации в целом посредством осуществления комплекса мероприятий по УЗ.
Опыт совершенствования системы управления экономикой и финансами на промышленных предприятиях позволяет сделать вывод о том, что перечисленные выше требования к управлению затратами не достаточно где выполняются в полном объеме.
Основные проблемы, с которыми сталкиваются менеджеры, являются:
> достоверность и актуальность планирования затрат;
> своевременность получения информации о фактических затратах и оперативность реакции управляющих;
> адекватный выбор показателей, необходимых для управления затратами и их аналитических разрезов;
> обеспечение взаимосвязи системы бюджетирования и управленческого учета.
В рамках настоящей статьи будет представлена, в качестве решения выдвинутых проблем, схема создания системы управления затратами именно на уровне конкретного предприятия. Схема создания системы управления затратами представлена на рис.1.
- анализ финансов ой докутентащш - анализ организах^иоьсной структуры - анализ положений о поп разделениях - анализ должностных хосструкь^ах проведение анкетирования и интервь Бэиров анпя кпбичйеык сотрудников с целью коюяреттоацни проблемы
Диагностика состояния пре b приятия
Анализ и класс и^« икахсия з атрат, в ыяе ле ние и анализ носителей затрат, анализ гаофортл-щи^нной систеиы УЗ - анализ структуры з атрат - срахнигельныи анализ - анализ методов "УЗ - анализ информадионной с скиемы на поедмет монитопинга з атиат
Определение n^mfNLjuona сокращения затрат показ+càoii статъе ы п«? каэ+cà олху noàpasà ито
-=LH.=L3TI-C3 E£-=Lrrp-=LE П6НИИ
сое ершенстЕования БП - оггределение с со те е тс те ил: места, возникнов ения затрат месту гтринятия решений
А.нолггз бизнес процессов
Т
Ра заработка мероприятий по
TbOffbî UJ ё H U?0
эффер&пиен ости, ис тгатгь зоеаы ия
-Е ЫЯЕ1Н нз-се и ■а-ы-а и н ■■ нее и те п ей затрат
- группировка носителей затрат
Напраапение орган изационн où структур*!
УЗ
Cosà ание система мон итори нга затрат
План меропри f&nuû по
ttO&blitl fNUh?
зффе ктиен озты использования ресурсое
НаименоЕ ан ие мероприятия
Наименован не статьи затрат
Основные факторы, Е^ляющие на статью затрат
Суть мераприятня-
-Стоимость мероприятия
Э"фф"=:Ь!7Т ОТ ЕНё^рёННЯ
Ответстт ённши з аЕ выпошиние
с s ааратпо cpeviraH эффе
С рОЕЗС Е ЬШОЛ№ННЯ
s dï ааш ресурс»
Рис. 1. Схема создания системы управления затратами
1 Диагностика
В первую очередь нам необходимо определить потенциал сокращения затрат. В самом деле, пусть поставлена задача снизить издержки на 10% (этот показатель может быть определен требованиями кон-
курентного рынка). На вопрос: как этого достигнуть, ответ должна дать диагностика состояния предприятия, охватывающая не только финансовую сторону его деятельности (финансовые показатели), но также и организационную структуру, поскольку ответы на
многие вопросы лежат именно в сфере системы управления. Объективная информация о сильных и слабых сторонах, возможностях и угрозах предприятия будет получена в результате наложения данных финансового анализа на субъективные мнения как высшего руководства предприятия, так и руководителей линейных подразделений.
1. 1 Анализ и классификация затрат
Анализ структуры затрат: для того чтобы проанализировать структуру затрат предприятия, применяют вертикальный, горизонтальный и трендовый анализ. С помощью вертикального анализа определяют структуру затрат: рассчитывают удельный вес каждой статьи затрат в общей сумме затрат предприятия и выделяют наиболее значимые статьи. Так, не стоит ожидать значительной экономии в результате сокращения статьи затрат, составляющей 1% от всех расходов предприятия. По результатам вертикального анализа составляются диаграммы затрат с указанием доли каждой статьи в общих затратах компании.
В основе горизонтального анализа лежит сравнение каждой позиции по статьям затрат отчетности с предшествующим периодом (месяцем, кварталом, годом), то есть определяются отклонения показателей отчетного или планируемого периода от предшествующего. После проведения вертикального и горизонтального анализа следует проанализировать тенденции изменения статей затрат, то есть провести трен-довый анализ. Он позволяет определить возможные значения показателей в будущем, то есть спрогнози-
ровать значения различных показателей (объем выручки, размер затрат и т. д.) при условии сохранения сложившейся динамики.
Сравнительный анализ: этот анализ основан на сопоставлении наиболее значимых показателей компании с аналогичными показателями конкурентов или со среднеотраслевыми показателями. Он позволяет сделать выводы о конкурентоспособности предприятия, а также о наличии резервов снижения затрат. Отметим, что в условиях рынка довольно сложно получить данные о деятельности конкурентов, необходимые для проведения сравнительного анализа. Анализ структуры затрат и сравнительный анализ позволяют определить направления оптимизации затрат. Для принятия конкретных управленческих решений используется методика выявления и анализа носителей затрат.
1.2 Определение возможности мониторинга
Возможности мониторинга затрат подразделений выявляются с помощью имеющихся средств, и затем вырабатываются рекомендации по совершенствованию информационной системы предприятия с целью получения такой возможности.
2 Определение потенциала
Каким образом на основе полученных данных мы сможем определить потенциал сокращения затрат по подразделениям и предприятию в целом? Схема определения потенциала представлена на рис. 2.
Рис. 2. Схема определ
3 Анализ бизнес-процессов Определение соответствия основных и вспомогательных бизнес-процессов предприятия решаемым задачам На этом этапе предстоит выяснить, действительно ли должностное лицо, на которое возлагается ответственность за снижение затрат, имеет реальную возможность их снизить. То есть соответствует ли место возникновения затрат месту принятия решения по этим затратам. На этом этапе также обнаруживаются сдвоенные функции, т. е. ситуации, когда одна и
я потенциала предприятия
та же функция выполняется несколькими подразделениями; а также пропущенные функции, когда за выполнение определенной функции реально не отвечает ни одно из подразделений, и ряд других проблем. Какими же инструментами следует пользоваться при анализе бизнес-процессов? Можно, конечно, прибегнуть к стандарту IDEF0 и скрупулезно заняться их описанием. Вопрос только в том, есть ли у вас квалифицированные кадры для этой работы и значительный запас времени. В настоящей статье предлагается
использовать FAST-диаграмму, применяемую обычно для проведения функционально-стоимостного анализа.
4 Создание системы мониторинга затрат
Мониторинг затрат позволяет решать следующие
задачи:
> в системном порядке учитывать и формировать информацию об издержках как в целом по предприятию, так и на уровне каждого структурного подразделения в разрезе различных классификационных признаков;
> на основе расчета оптимальной производственной программы выстроить более рациональную систему планирования затрат на предприятии;
> обеспечивать все уровни и звенья хозяйствования необходимой аналитической информацией для управления затратами;
> служить источником для выработки оптимальных управленческих решений.
5 Разработка мероприятий по повышению эффективности использования ресурсов
Носители затрат - это те факторы, которые оказывают непосредственное влияние на сумму затрат по той или иной статье. Все носители затрат можно условно разделить на три группы: конструкция производимого товара (что вы производите), технология производства (как вы производите и реализуете) и управление производством (как вы управляете компанией).
Разработка плана мероприятий по снижению затрат
Данный план включает следующие положения.
1. Наименование мероприятия.
2. Направленность мероприятия (какая статья затрат будет оптимизирована).
3. Факторы, оказывающие влияние на статью затрат (носители затрат).
4. Суть мероприятия (решение по оптимизации затрат).
5. Стоимость мероприятия.
Для анализа носителей затрат используют диагностические анкеты. Их могут разрабатывать как менеджеры, ответственные за разработку мероприятий по снижению затрат, так и сторонние консультанты. Анкетирование проводится среди сотрудников предприятия. Каждое структурное подразделение отвечает на те вопросы, решение которых находится в его компетенции. В рамках анкеты необходимо получить информацию по следующим направлениям:
1. Носители затрат - конструкция и характеристика изделий.
Конструкция продукции по позициям:
-которые можно изъять без ущерба для качества;
-которые можно заменить более дешевыми деталями?
2. Экономичного расходования ресурсов
3.Возможность стандартизации продукции 4.Эффект от использования новой упрощенной и
удешевленной конструкции в отношении:
-удовлетворения запросов потребителей; -снижения себестоимости; -качества/стоимости
5.Определить, что больше ценят покупатели -качество или цену. (Проведено ли первичное исследование в подтверждение этому)
б.Определить все ли отличительные черты продукции (размер, цвет и т. д.) важны
7. Определить, не имеет ли продукция таких качеств, за которые потребители не желают платить и т.п.
В результате анкетирования выявляются те носители затрат, которые используются компанией неэффективно или от которых можно отказаться без ущерба для качества продукции и сокращения объемов реализации. Эффективное управление затратами может быть организовано только в тесной взаимосвязи с системой бюджетирования. Что же касается предприятий, не имеющих налаженной системы бюджетирования, где руководство ставит задачу срочного снижения издержек, то для достижения быстрого эффекта можно использовать методы, описанные в этом разделе статьи (анализ структуры затрат, сравнительный анализ и анализ носителей затрат), сделать на их основе вывод о поведении затрат и разработать план снижения издержек. Однако для регулярного и эффективного управления затратами необходимо провести весь комплекс мероприятий, изложенный в рамках данной статьи.
Итак, в настоящей работе были рассмотрены теоретические основы системы управления затратами и выявлены основные проблемы, с которыми сталкиваются современные предприятия при её построении. В рамках практического решения поставленных проблем была предложена схема создания системы управления затратами, состоящая из четырёх блоков:
> диагностики состояния предприятия на предмет управления затратами
> определения потенциала сокращения затрат
> разработке мероприятий (практические решения):
- совершенствование организационной структуры
- создание системы мониторинга затрат
- план мероприятий по повышению эффективности использования ресурсов
> окончательных мероприятий (план мероприятий по эффективному использованию ресурсов)
Литература
1 Кузнецова А.С. Теоретические основы совершенствования системы управления производственными затратами / А.С. Кузнецова. Уфимск. Гос. Авиац. Техн. Ун-т -Уфа: 2008.- С. 28-30
2 Хотинская Г.И. Концептуальные основы управления затратами / Г.И. Хотинская // Менеджмент в России и за рубежом 2002, №4. - С. 15-20
3 http://www.cfin.ru/комплексная система управления затратами/ 2005-11ЛМех^Ыш1/
4 Заруднев А.И., Мерзликина Г.С. Управление затратами хозяйствующего субъекта / А.И. Заруднев, Г.С. Мерзликина. М, 2007. 128 с.
5 Карпова Т.П. Управленческий учет: учебник для вузов / Т.П. Карпова. М.: ЮНИТИ, 2007.350с.
6 Управление затратами на предприятии: учебник / В.Г. Лебедев, Т.Г. Дроздов, В.П. Кустарев и др. /
под общ. ред. Г.А. Краюхина. СПб.: ИД «Бизнес-пресса», 2008. 277 с.
7 Марченко Н.В. Информационное обеспечение моделирования процессауправления затратами / Н.В. Марченко // Российский экономический интернет-журнал [Электронный ресурс]: Режим доступа:
http://www.erei.ru/Artic1es/2007/Askanova Маг^епко.р ££
® (0732) 43-76-67
Ключевые слова: система, управление затратами
