CC BY
636
Корпоративная система управления проектами как механизм повышения эффективности управления инновационной деятельностью
Н.М.Закиева,
аспирант, ассистент кафедры экономики и предпринимательства в строительстве, Казанский государственный архитектурно-строительный университет (420043, г. Казань, ул. Зеленая, 1; e-mail: znm88@mail.ru)
Аннотация. Реализация инновационных проектов оказывает существенное влияние на внешнюю среду, изменяя и формируя ее. Эти проекты требуют особого внимания к организации управления и в большой степени подвержены влиянию внешних экономических, политических и социальных факторов. В статье в качестве эффективного механизма управления подобными проектами рассматривается корпоративная система управления проектами. Подробно проанализирован жизненный цикл проекта разработки и внедрения корпоративной системы управления проектами.
Abstract. Realization of innovative projects has an important impact on the environment by changing and shaping it. These projects require special attention to the organization of management and heavily influenced by external economic, political and social factors. In the article as an effective mechanism for managing such projects is considered a corporate project management system. Is analyzed in detail life cycle of the project of design and introduction of corporate project management system.
Ключевые слова: инновационная деятельность, инновационный проект, корпоративная система, управление проектами.
Keywords: innovation activity, innovative project, corporate system, project management.
Инновации являются источником развития при условии активного и эффективного их использования, создания благоприятной среды для их внедрения. Реализация инновационной деятельности на предприятии должна основываться не на случае, а может и должна производиться систематически. Организацию систематического процесса производства и реализации инноваций призвано обеспечить использование механизма проектного управления, который способствует разбиению сложного процесса на простые компоненты и выстраиванию своеобразного управленческого «конвейера» на предприятии [1].
В настоящее время во всем мире огромное количество организаций в самых разных областях хозяйственной деятельности рассматривают управление проектами как важнейшую составляющую управления организацией. Можно выделить три группы подобных предприятий:
1) организации, деятельность которых является проектно-ориентированной. Методология управления проектами является базовой концепцией деятельности таких компаний (строительные и консалтинговые организации, компании-разработчики программного обеспечения, высокотехнологичного оборудования, научно-исследовательские институты);
2) организации, проектная деятельность в которых, наряду с профильной производственной деятельностью, занимает значительное место по важности и объему вовлекаемых ресурсов и выделяемых средств (организации нефтегазового, энергетического, оборонно-промышленного и космического комплексов);
3) организации, специализирующиеся на рынке серийного производства, но применяющие принципы и методы управления проектами к своей производственной деятельности.
Исходя из проектного подхода, для каждого проекта на время его реализации создается система управления проектом, которая определяет цели, границы и содержание работ, организационную структуру проекта, роли участников команды, процедуры управления [2, с. 27]. На наш взгляд, для полноценной реализации проектного подхода в организации, необходимо создать такую систему управления проектами, которая будет носить не временный характер и создаваться для каждого отдельного проекта, а будет всесторонне охватывать деятельность предприятия. В качестве такой системы мы предлагаем рассмотреть корпоративную систему управления проектами. Корпоративная система управления проектами -это единый, принятый внутри предприятия, комплекс методологических, информационных, ресурсных и организационных средств, используемый в целях получения заданных результатов проекта в рамках имеющихся проектных ограничений.
Разработка и внедрение корпоративной системы управления проектами представляет собой проект развития предприятия, который предполагает комплекс последовательных мероприятий, требующий тщательной проработки тактики реализации, а также выделения необходимых финансовых, материальных и временных ресурсов.
Проект разработки и внедрения корпоративной системы управления проектами относится к типу «открытых», т.е. к проектам, которые достаточно сложно спланировать с высокой степенью точности на начальных этапах и соответственно планирование подобных проектов должно выполняться поэтапно, с учетом достигаемых результатов. Для успешной реализации рассматриваемого проекта необходимо построение его жизненного цикла с выделением ключевых фаз, стадий и этапов. Следует отметить, что жизненный цикл проекта
Journal of Economy and entrepreneurship, Vol. 7, Nom. 7
является базой для разработки плана мероприятий по реализации проекта. Этапы жизненного цикла проекта могут отображаться в плане как отдельные виды работ или их комплексы с конкретизацией выполняемых работ. При построении жизненного цикла и плана мероприятий проекта разработки и внедрения корпоративной системы управления проектами необходимо учитывать специфику деятельности предприятия, текущего состояния развития отрасли, в которой оно работает, и его готовности к внедрению рассматриваемой системы [3].
Проанализировав жизненные циклы проектов разработки и внедрения корпоративной системы управления проектами, предложенных в литературе [2, 4, 5, 6, 7, 8], представим свое видение его содержания (табл. 1).
Жизненный цикл проекта разработки и внед|
Мы выделили две фазы жизненного цикла проекта разработки и внедрения корпоративной системы управления проектами - фаза разработки и фаза внедрения. Рассмотрим более подробно содержание стадий и этапов указанных фаз.
На этапе 1.1.1 руководством предприятия осуществляется определение целей и задач проекта. По решению руководства в данном процессе могут участвовать приглашенные эксперты. На основании изученного материала [5, 8, 9, 10, 11] можно сделать вывод, что цели и задачи по разработке и внедрению корпоративной системы управления проектами в различных предприятиях достаточно схожи. Поэтому мы представим «обобщенное» видение целей и задач, выделив те из них, которые характеризуют большинство подобных проектов и раскрывают их суть.
Таблица 1
корпоративной системы управления проектами
Наименование стадии | Наименование этапа
1. ФАЗА РАЗРАБОТКИ
1.1. Внутренний аудит системы управления деятельностью предприятия 1.1.1. Определение целей и задач разработки и внедрения корпоративной системы управления проектами.
1.1.2. Формирование команды проекта разработки и внедрения корпоративной системы управления проектами; их обучение методологии и инструментарию управления проектами.
1.1.3. Изучение организационной структуры предприятия; выявление бизнес-процессов, реализуемых в организации.
1.1.4. Обследование системы управления деятельностью предприятия.
1.1.5. Обобщение и анализ результатов, полученных на этапах 1.1.2-1.1.4.
1.1.6. Корректировка целей и задач проекта, сформированных на стадии 1.1.1; формирование основных принципов и требований к разработке корпоративной системы управления проектами.
1.2. Разработка модели корпоративной системы управления проектами 1.2.1. Разработка методической базы, описывающей корпоративную систему управления проектами.
1.2.2. Определение и описание основных участников реализуемых предприятием проектов, их функций и обязанностей.
1.2.3. Приобретение и тестирование информационной системы управления проектами (программного обеспечения).
2. ФАЗА ВНЕДРЕНИЯ
1.3. Апробация и корректировка разработанной модели корпоративной системы управления проектами на пилотном проекте 1.3.1. Выбор пилотного проекта.
1.3.2. Обучение сотрудников, которые будут задействованы в реализации пилотного проекта, методологии и инструментарию управления проектами.
1.3.3. Запуск и отработка модели корпоративной системы управления проектами в рамках реализации пилотного проекта.
1.3.4. Корректировка модели корпоративной системы управления проектами на основе результатов, полученных в процессе реализации пилотного проекта.
1.4. Переход к функционированию корпоративной системы управления проектами в масштабе всей организации 1.4.1. Формирование проектного офиса.
1.4.2. Изменение организационной структуры предприятия в соответствии с потребностями корпоративной системы управления проектами.
1.4.3. Обучение сотрудников, деятельность которых обеспечивает функционирование корпоративной системы управление проектами в масштабе всей организации, методологии и инструментарию управления проектами.
1.4.4. Распространение опыта пилотного проекта.
1.4.5. Отладка механизма работы корпоративной системы управления проектами.
1.5. Завершение проекта 1.5.1. Оценка результатов и подведение итогов.
1.5.2. Расформирование команды проекта разработки и внедрения корпоративной системы управления проектами.
Цель проекта разработки и внедрения рассматриваемой системы заключается в создание единых механизмов выработки и реализации эффективных управленческих решений на протяжении жизненного цикла проектов, осуществляемых предприятием. В рамках достижения указанной цели необходимо решить задачи, представленные в табл. 2.
На этапе 1.1.2 осуществляется создание команды проекта разработки и внедрения корпоративной системы управления проектами и их обучение методологии и инструментарию управления проектами. Состав команды проекта формируются из представителей органов управления предприятием и функциональных подразделений. Также, по решению руководства, в ее состав могут войти представители консалтинговых фирм, оказывающих поддержку при разработке и внедрении рассматриваемой
системы и осуществляющих обучение методологии и инструментарию управления проектами.
На этапе 1.1.3 производится
исследование организационной структуры и бизнес-процессов, реализуемых в организации; изучаются структура и состав органов управления предприятием и функциональных подразделений, выполняемые ими функции.
На этапе 1.1.4 производится изучение процессов управления деятельностью организации:
- исследование внешних (с заказчиками, подрядчиками) и внутренних (на уровне органов управления предприятия и функциональных подразделений) связей предприятия;
- изучение положений о подразделениях и должностные инструкции сотрудников в части затрагивающей процессы управления.
Экономика и предпринимательство, № 7, 2013 г.
Таблица 2
Задачи проекта разработки и внедрения корпоративной системы управления проектами
Наименование комплекса задач Перечень задач
1. Анализ существующих бизнес-процессов организации 1.1. Выявление существующих бизнес-процессов организации. 1.2. Построение и анализ фактической модели бизнес-процессов. 1.3. Диагностика и анализ существующей системы управления деятельностью предприятия.
2. Оптимизация организационной структуры управления предприятием для реализации проектного управления 2.1. Анализ существующей организационной структуры управления компанией на предмет ее соответствия целям и задачам проектного управления. 2.2. Анализ существующей структуры органов управления предприятием и функциональных подразделений и их функций, схемы взаимодействия друг с другом. 2.3. Оптимизация существующей организационной структуры управления в соответствии с проектным подходом (построение новой организационной структуры предприятия, определение функций, представленных в данной структуре органов управления и структурных подразделений, определение технологии взаимодействия друг с другом).
3. Разработка модели корпоративной системы управления проектами в организации 3.1. Построение модели корпоративной системы управления проектами в организации. 3.2. Разработка плана мероприятий, необходимых для перехода от существующей системы управления к корпоративной системе управления проектами.
4. Внедрение корпоративной системы управления проектами 4.1. Апробация и корректировка разработанной модели корпоративной системы управления проектами на пилотном проекте. 4.2. Функционирование корпоративной системы управления проектами в масштабе всей организации.
На этапе 1.1.5 дается общая характеристика системы управления предприятием на основе данных, полученных на этапах 1.1.2-1.1.4.
На этапе 1.1.6 командой проекта осуществляется корректировка целей и задач проекта (по необходимости) и формирование принципов и требований к разрабатываемой системе. Среди основных принципов проекта разработки и внедрения корпоративной системы управления проектами можно выделить следующие [6]:
1) единство используемой методологии: на всех этапах разработки и внедрения корпоративной системы управления проектами в качестве единой методологии используется методология управления проектами, применяется единый глоссарий по управлению проектами;
2) принцип первого руководителя: успех осуществления проекта зависит от степени участия в нем первого руководителя организации;
3) понимание целей и задач проекта, которые необходимо решить для того, чтобы внедряемая система управления соответствовала ожиданиям и действительным потребностям предприятия;
4)сбалансированность распределения функций между участниками проекта;
5) достижение конечного результата через промежуточные результаты: разработка и внедрение корпоративной системы управления
проектами подразделяется на более мелкие и управляемые части, каждая из которых может принести ощутимые результаты через короткий промежуток времени;
6) гибкость и адаптивность: наличие возможности изменения или уточнения (состава и содержания работ, состава исполнителей, представления о целях и желаемых результатах работ) в процессе разработки и внедрения корпоративной системы управления проектами.
Представленные принципы позволяют определить требования к проекту разработки и внедрения корпоративной системы управления проектами:
1) должны быть определены цели, задачи, участники проекта, их функции и окружение;
2) должна использоваться методология и инструментарий управления проектами;
3) должна быть обеспечена возможность внесения изменений в план мероприятий по разработке и внедрению корпоративной системы управления проектами;
4) должна быть обеспечена возможность предоставления руководству организации отчетности по проекту разработки и внедрения корпоративной системы управления проектами [8].
На этапе 1.2.1 командой проекта осуществляется создание пакета методической документации, необходимого для реализации управления деятельностью предприятия, в соответствии с методологией управления проектами.
На этапе 1.2.2 определяются участники реализуемых предприятием проектов, их функции и обязанности, при необходимости вносятся изменения в их должностные инструкции (на основе разработанных документов на стадии 1.2.1).
На этапе 1.2.3 команда проекта осуществляет приобретение и тестирование программного продукта по управлению проектами. Для того, чтобы не ошибиться в выборе программного продукта, команда проекта определяет перечень требований к функциональным возможностям
информационной системы управления проектами и оценивает степень соответствия программных продуктов этим требованиям.
На этапе 1.3.1 командой проекта проводится инвентаризация проектов, ведущихся в настоящее время, и выбирается проект, на котором будет запущена и отработана модель разработанной системы.
На этапе 1.3.2 проводится обучение задействованных в пилотном проекте сотрудников в соответствии с управленческими уровнями. Обучение может проводиться как силами команды проекта разработки и внедрения корпоративной системы управления проектами, так и представителями привлеченных консалтинговых фирм, оказывающих поддержку при разработке и внедрении корпоративной системы управления проектами.
На этапе 1.3.3 осуществляется реализация пилотного проекта с использованием методик и инструментов корпоративной системы управления проектами.
иоигпа! оГ Есопоту ап< еп^ергепеигБЫр, Уо!. 7, 1\1от. 7
На этапе 1.3.4 выполняется корректировка модели корпоративной системы управления проектами с учетом результатов, полученных в процессе реализации этапа 1.3.3.
На этапе 1.4.1 командой проекта выполняется следующий перечень работ: подготовка документации, отражающей принципы работы и формирования состава проектного офиса; разработка организационной структуры проектного офиса, штатного расписания, должностных инструкций; подбор и формирование штата специалистов
подразделения, их обучение методологии и инструментарию управления проектами. Сформированный проектный офис совместно с командой проекта участвует в реализации этапов 1.4.2-1.4.5.
На этапе 1.4.2 производится изменение организационной структуры предприятия в соответствии с разработанной моделью корпоративной системы управления проектами, скорректированной на этапе 1.3.4 (одним из изменений является введение нового структурного подразделения - проектного офиса).
На этапе 1.4.3 представителями команды проекта разработки и внедрения корпоративной системы управления проектами и проектного офиса проводится обучения работников, которые задействованы в целевой деятельности предприятия, методологии и инструментарию управления проектами.
На этапе 1.4.4 осуществляется распространение опыта пилотного проекта на все проекты, реализуемые в организации; отработка взаимодействия проектного офиса с основными функциональными подразделениями организации.
На этапе 1.4.5 выполняется корректировка механизма работы корпоративной системы управления проектами с учетом недостатков, выявленных на этапе 1.4.4. Большое внимание уделяется функционированию проектного офиса.
На стадии 1.5 осуществляется оценка результатов и подведение итогов (этап 1.5.1) в части получения ожидаемых результатов, накопление опытных данных для последующих проектов, определение направлений развития; расформирование команды проекта (этап 1.5.2). Некоторые представители команды проекта по решению руководства предприятия могут войти в штат проектного офиса.
Таким образом, мы рассмотрели жизненный цикл проекта разработки и внедрения корпоративной системы управления проектами. Представленная последовательность стадий и этапов жизненного цикла проекта условна, поэтому для каждого отдельно взятого предприятия состав и последовательность стадий и этапов корректируется в зависимости от особенностей конкретной организации.
Подход, использованный нами при описании жизненного цикла проекта разработки и внедрения корпоративной системы управления проектами, стандартен для любых проектов организационного развития: описание организационного изменения ^ его
автоматизация ^ обучение сотрудников,
которые будут задействованы во внедрении
Экономика и предпринимательство, № 7, 2013 г.
организационного изменения ^ его внедрение. Однако не всем предприятиям удается на основе данного подхода с первого раза завершить проект разработки и внедрения корпоративной системы управления проектами. Так как к моменту апробации модели рассматриваемой системы может оказаться, что в разработанной методической базе есть существенные недочеты (например, некоторые процессы описаны некорректно; процессы сложны и неудобны в использовании; описанные процессы потеряли актуальность;
подразделения, которые должны были обеспечивать функционирование внедряемой системы, расформированы и т.д.). В результате оказывается, что необходимо внести существенные изменения в разработанную модель системы [4, с. 180-182].
Разработка и внедрение корпоративной системы управления проектами - длительный процесс, который занимает, по меньшей мере, полгода. Поэтому целесообразно,
разрабатывать и внедрять рассматриваемую систему небольшими блоками. При реализации данного принципа на практике происходит наложение стадий и этапов жизненного цикла рассматриваемого проекта.
Библиографический список:
1. Загидуллина Г.М., Клещева О.А. Развитие инновационной инфраструктуры инвестиционно-строительного комплекса // Известия КГАСУ, 2011, № 2 - С. 271-277.
2. Мазур И.И., Шапиро В.Д., Ольдерогге Н.Г., Полковников А.В. Управление проектами. - М.: Издательство «Омега-Л», 2010. - 960 с.
3. Загидуллина Г.М., Файзуллин И.Э., Файзуллина Л.И., Клещева О.А., Сиразетдинов Р.М. Проблемы инвестирования в жилищное строительство: монография. - КазГАСУ, 2010 - 230 с.
4. Богданов В.В. Управление проектами. Корпоративная система - шаг за шагом. - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2012. - 248 с.
5. Рассел Д. Арчибальд. Управление высокотехнологичными программами и проектами.
- М.: АЙТИ системный интегратор, Изд-во ДМК,
2002. - 464 с.
6. Чесноков А.А. Разработка и развитие системы управления проектами организации: дис. ... канд. экон. наук: 08.00.05. - М.: РГБ, 2005. -133 с.
7. Евразийский стандарт управления проектами (корпоративная версия). Расширение для инновационных проектов, версия 1.2/090321 -ЕЦУП, ИннИТ, 2009 - 23 с.
8. Керцнер Г. Стратегическое планирование для управления проектами с использованием модели зрелости. - М.: ДМК пресс,
2003. - 320 с.
9. Товб А.С., Ципес Г.Л. Управление проектами: стандарты, методы, опыт - М.: ЗАО «Олимп-Бизнес», 2003. - 240 с.
10. Зарницына К.В. Моделирование эффективной системы управления проектами развития промышленного предприятия: автореф. дис. ... канд. экон. наук. - Ижевск, 2009. - 23 с.
11. Клиффорд Ф. Грей, Эрик У. Ларсон. Управление проектами: Практическое руководство
- М.: Дело и Сервис, 2003. - 528 с.
