CC BY
84Электронный кадровый документооборот в условиях перехода к модели цифровой
экономики
Electronic personnel document management in the conditions of transition to the digital
economy model
Ь й московский
■ Р ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ^Л ЖУРНАЛ
DOI 10.24411/2413-046Х-2020-10780 Миронова Ирина Ивановна,
кандидат экономических наук, доцент кафедры управления персоналом и организационной психологии, ФГБОУ ВО «Кубанский государственный университет»
Лузаков Андрей Анатольевич, доктор психологических наук, доцент, заведующий кафедрой «Управления персоналом и организационной психологии, ФГБОУ ВО «Кубанский государственный университет» Mironova Irina I.,
PhD in Economics, associate, Professor of the Department of personnel management and organizational psychology, IN FGBOU «Kuban state University» Luzakov Andrey A.,
academic degree-doctor of psychological Sciences, associate Professor, head of the Department of personnel Management and organizational psychology, Kuban state University Аннотация. В статье описаны основные этапы внедрения в российской Федерации системы электронного кадрового документооборота (ЭКД); проанализированы результаты реализации пилотного проекта по внедрению ЭКД, проведенного в 2018 г. с участием ряда крупнейших российских работодателей; рассмотрены основные положения Федерального закона от 24.04.2020 № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой», позволяющего широкому кругу компаний активизировать процесс внедрения ЭКД, в том числе путем использования ресурса «Работа в России».
Summary. The article describes the main stages of implementation in the Russian Federation of system of electronic personnel document (EKD); analyzes the results of the pilot project on introduction of the EKD held in 2018 with the participation of some of Russia's largest employers; the main provisions of the Federal law from 24.04.2020 No. 122-FZ «About carrying out experiment on the use of electronic documents related to the work», allowing a wide range of
companies to enhance the process of implementation of the EKD, including through the use of online «Work in Russia».
Ключевые слова: Цифровая экономика, Электронный кадровый документооборот, едина база данных, электронная подпись, электронная трудовая книжка, электронный трудовой договор.
Keywords: Digital economy, Electronic personnel document management, unified database, electronic signature, electronic employment record, electronic employment contract.
В 2016 г. в обращении Президента Российской Федерации к Федеральному Собранию впервые были озвучены планы масштабной цифровизации всей российской экономики, позже реализовавшиеся в форме национальной программы, включающей такие направления, как «Информационная инфраструктура», «Информационная безопасность», «Цифровые технологии» и «др. Одним из наиболее важных элементов этой программы стала разработка нормативных документов, позволяющих регулировать формирующуюся цифровую среду.
Сегодня цифровые технологии распространены повсеместно. Большинство компаний осуществляют учетные процедуры именно в электронной форме, часто используя для этого специальные компьютерные программы, упрощающие их проведение. Этот процесс широкого проникновения новых способов формирования информации на практике получил название «компьютеризация». Только после того как подавляющее большинство экономических агентов оказались подготовлены к полномасштабной организации взаимодействий в цифровой среде, то есть получили возможность не только формировать документы с использованием компьютера, но и с помощью цифровых технологий отправлять эти документы в нужные инстанции, в которых, в свою очередь, сформировались условия для создания больших баз данных, появилась возможность перехода на следующий этап - цифровизацию экономики.
Нормативное определение понятия «цифровизация» до сих пор не выработано. Впервые в российском законодательном поле этот термин появился в 2010 г., когда в бюджетную классификацию был внесен раздел «цифровизация государственного управления». В данном случае речь шла о расходах на создании инфраструктуры электронного правительства, то есть о системе оказания государственных услуг с использованием цифровых платформ и строительстве многофункциональных центров. В этом же году в Распоряжении Правительства Москвы от 11.10.2010 № 2215-РП цифровизация была определена как переход с аналоговой формы передачи информации на
цифровую, что также представляется несколько ограниченным взглядом на сущность цифровизации [1].
В научной литературе сложились разные подходы к определению данного понятия. Так, по мнению В. Г. Халина цифровизацию можно рассматривать в узком и широком смыслах. В узком смысле - это процесс перевода информации в цифровую форму, а в широком - общий тренд мирового развития, в рамках которого цифровая трансформация охватывает все сферы экономической и социальной жизни общества [6]. С. С. Хомякова определяет цифровизацию как процесс активного внедрения цифровых технологий во все сферы жизнедеятельности человека [7].
С нашей точки зрения наиболее точно и емко раскрывается данное понятие в Программе «Цифровая экономика Российской Федерации»: формирование экосистемы, институтов и инфраструктуры цифровой экономики, позволяющее обеспечить эффективное взаимодействие бизнеса, научно-образовательного сообщества, государства и граждан [5].
Процессы цифровизации развиваются в нашей стране достаточно интенсивно. Одним из важнейших направлений данного процесса является переход к электронному документообороту (ЭД). Предполагается, что система ЭД должна включать не только локальные организационные сети, внутри которых обеспечивается обмен данными, но и обеспечивать связь конкретной компании с внешними организациями.
Внедрение электронного документооборота в кадровой сфере - задача актуальная сегодня для всех российских компаний. Ее решение позволит упростить кадровый учет, снизить вероятность ошибок. Уже сегодня работодатели имеют возможность проводить проверку документов об образовании работников используя базу данных Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки, получать электронные больничные листы работников напрямую из Фонда социального страхования, обращаться за консультативной и правовой поддержкой к Интернет-сервису «Онланйинспекция.рф», проводить самопроверку кадровой документации с использованием ресурса «Электронный инспектор».
Фундаментальными для кадровой работы являются такие документы, как трудовые книжки и трудовые договора. Электронные трудовые книжки все организации обязаны будут вести, начиная с 2021 г., однако уже с 2020 г. работодатели сдают в Пенсионный фонд новый отчет по форме СЗВ-ТД, в который включены сведения о трудовой деятельности работников с которыми организация находится в трудовых отношениях.
Таким образом в течение 2020 г. будет подготовлена база к массовому переходу на электронные трудовые книжки.
В 2018 г. был реализован пилотный проект по полномасштабному внедрению электронного кадрового документооборота, позволивший выявить ключевые проблемы в данном вопросе и определить пути их решения. Полученные результаты показали, что даже крупные российские работодатели не в полной мере готовы к внедрению ЭКД, более того, сама предлагаемая модель нуждается в определенных корректировках. Наиболее дискуссионным оказался вопрос об электронной подписи. Так, стала очевидной необходимость законодательного закрепления унифицированных требований к универсальной усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП), которые обеспечат возможность ее использования в рамках широкого круга правоотношений, в том числе и трудовых.
Серьезной проблемой для работодателей является стоимость приобретения и использования электронной цифровой подписи. Средняя стоимость УКЭП составляет от 1 до 5 тысяч рублей, причем действительна такая подпись только в течение одного года. Таким образом расходы работодателей существенно увеличиваются.
В апреле 2020 г. был принят Федеральный закон «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой» № 122-ФЗ. В соответствии с этим законом любой работодатель может принять участие в эксперименте по использованию в электронном виде без дублирования на бумажном носителе документов, связанных с работой, в отношении которых трудовым законодательством предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника в письменной форме, в том числе под роспись [2].
Для того, чтобы принять участие в эксперименте работодатель должен самостоятельно определить с какого времени он начнет участвовать в эксперименте; утвердить перечень документов, которые будут оформляться в электронной форме; определить структурные подразделения, которые будут принимать участие в эксперименте и уведомить работников этих подразделений, причем за работниками сохраняется право отказа от участия в эксперименте. Также в число обязанностей работодателя входит разработка и утверждение локального нормативного акта, в котором будет установлен порядок обработки работодателем электронных документов, связанных с работой и содержащих персональные данные работников. С этим актом все работники организации, добровольно согласившиеся принять участие в эксперименте, должны быть ознакомлены под роспись [4].
Организация и ведение электронного кадрового учета может вестись как в информационной системе работодателя (как правило такие системы имеют крупные корпорации), так и с на платформе портала «Работа в России». Для этого работодатель должен зарегистрироваться в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) и получить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) работодателя. В свою очередь, каждый работник также должен пройти аутентификацию на портале «Работа в России» и завести личный кабинет. Собственно, через этот кабинет и происходит взаимодействие работника с работодателем, путем передачи электронных документов [3].
Наиболее серьезной новацией стало изменение порядка использования электронной цифровой подписи. Так, для работодателя сохранена обязательность применения усиленной квалифицированной электронной подписи, тогда как для работника обязанность применения усиленной квалифицированной электронной подписи или усиленной неквалифицированной электронной подписи предусмотрена только в трех случаях:
- заключение трудового договора;
- заключение ученического договора или договора на получение образование без отрыва или с отрывом от работы;
- заключение договора о материальной ответственности.
Во всех остальных случаях вид электронной подписи работника определяется локальным нормативным актом с учетом мнения профсоюза (в случае, если в организации действует первичная профсоюзная организация). Однако, если ведение кадрового учета осуществляется на платформе «Работа в России», работники могут использовать простую электронную подпись. Ключ к такой подписи любой работник может получить при обращении за получением государственных и муниципальных услуг в электронной форме.
Очевидно, что сам факт утверждения основных положений эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой осуществлен в форме Федерального закона, свидетельствует о том, что по мере развития экосистемы цифровой экономики и вовлечения в нее все большего числа экономических агентов, ведение электронного кадрового документооборота станет общей и обязательной практикой. Поэтому, можно с уверенностью предположить, что чем раньше работодатели начнут использование ЭКД, тем эффективней будет осуществляться кадровая работа.
Список литературы
1. О Концепции обеспечения жителей города Москвы телекоммуникационными услугами для получения социально значимой информации путем создания условий равного доступа к кабельному телевидению и Интернет-ресурсам: Распоряжение Правительства Москвы от 11.10.2010 № 2215-РП // Вестник Мэра и Правительства Москвы. - № 60. - 26.10.2010
2. О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой: Федеральный закон от 24.04.2020 № 122-ФЗ // Собрание законодательства РФ. -04.2020. - № 17. - Ст. 2700.
3. Об информационно-аналитической системе Общероссийская база вакансий «Работа в России»: Постановление Правительства Российской Федерации от 25 августа 2015 года № 885 // Собрание законодательства Российской Федерации. - 2015. - № - Ст. 5000; 2018. -№7. - Ст. 1028.
4. Об утверждении положения о порядке проведения эксперимента по использовании электронных документов, связанных с работой: Приказ Минтруда от 14 мая 2020 г. № 240н // Официальный интернет-портал правовой информации [Электронный ресурс] / Государственная система правовой информации. - Электрон. текст. данные. 2015-2020. -Режим доступа: http://www.pravo.gov.ru — 14.05.2020. - Загл. с экрана.
5. Программа «Цифровая экономика Российской Федерации»: Утверждена Распоряжением Правительства РФ от 28 июля 2017 г. № 1632-р // СПС КонсультантПлюс
6. Халин, В. Г. Цифровизация и ее влияние на российскую экономику и общество: преимущества, вызовы, угрозы и риски / В. Г. Халин, Г.В. Чернова // Управленческое консультирование. - 2018. - № 1. - С. 46-65.
7. Хомякова, С. С. Трансформация и закрепление термина «цифровизация» на законодательном уровне / С. С. Хомякова. - Текст: непосредственный // Молодой ученый. - - № 41 (279). - С. 9-12. - [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://moluch.ru/archive/279/62867/ (дата обращения: 21.09.2020).
