CC BY
25
УДК 004.02:004.5:004.9
Курилкова М.А. студент магистратуры
3 курс, факультет «Государственное и муниципальное управление»
Факультет экономики и процессов управления
Россия, г. Сочи
ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ КАК ПУТЬ ПОВЫШЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ РАБОТЫ ОРГАНИЗАЦИИ
Аннотация: В настоящей статье рассмотрено понятие документооборота и ее принципы.
Ключевые слова: документооборот, защита информации, системы, документ, эффективность.
Kurilkova M.A. master student
3 course, faculty "State and Municipal Administration " Faculty of Economics and Management Processes
Russia, Sochi
ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT AS A WAY TO IMPROVE THE EFFICIENCY OF THE ORGANIZATION
Annotation: This article discusses the concept of document management and its principles.
Key words: document management, information security, systems, document, efficiency.
Современное учебное заведение, шагающее в ногу со временем невозможно представить без внедрения различных современных технологий. Еще в 90-х годах прошлого столетия невозможно было поверить в реализацию технологий проекции изображения в лекционных аудиториях, компьютерные классы для практических занятий, электронные библиотеки для студентов и многое другое.
Вышеуказанные технологии не просто дань времени, но и инструменты повышения эффективности управления и процессов обучения. Для повышения эффективности управления именно организационной структуры необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами.
Мы остановим свое внимание на работе с документами, так как любое управленческое решение базируется на информации, а служебном документе является источником такой информации.
Рационализация системы обработки документов приводит к росту продуктивности работы сотрудников, облегчению доступа к информации
для принятия управленческих решений, улучшению исполнительской дисциплины и, следовательно, общему повышению качества управления.
Необходимо отметить, что время документов, созданных только на бумажном носителе уже прошло и в сегодняшних реалиях любой документ имеет электронный образ, создается с помощью компьютера и пересылается зачастую по электронной почте. А это значит, что документ исполненный только на бумаге теряет свою актуальность.
Четко выстроенная организация работы с электронными документами оказывает положительный эффект на качество работы всей структуры управления, организацию и культуру труда.
Важнейшими условиями реализации управленческой информации является своевременность ее получения и передачи. Как бы полна и достоверна ни была информация, если она получена с опозданием, трудно, а иногда и невозможно ее использовать.
Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и обеспечивают юридической силой.
Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения, исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение1.
Термин «документооборот» появился в литературе в 1920-е гг. В работах таких крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, как З. К. Дрезен, Д. Р. Покровский, П. М. Керженцев и др. были сформулированы основные положения его организации, которая и в то время связывалась с рациональным построением структуры управления, с четким распределением функций между различными службами и исполнителями.
Необходимо отметить, что в определении термина основное внимание следует уделить именно «движению документа», то есть передвижению документа от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом.
В качестве примера можно рассмотреть ситуацию, в которой руководитель ставит задачу, чтобы все входящие документы попадали сначала к нему, а он уже будет определять исполнителя и расписывать ему документ. При таком движении документа «сверху вниз», его путь будет много ступенчатым, следовательно исполнитель получит в работу документ через продолжительное количество времени.
Существует и другая структура организации, в которой обязанности четко разделены между структурными подразделениями и документ после прохождения регистрации сразу же направится в подразделение в соответствии с его функциями.
Точно также от структуры организации зависит процесс движения документа при согласовании и подписании.
1 И.К.Корнеев В.А.Машурцев Информационные технологии в управлении М: Издательство ИНФРА-М, 2001, С. 22
Несмотря на вторичность порядка движения документов по отношению к целям и задачам организации, документооборот рекомендуется нормировать и регулировать.
Предлагается закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах.
В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:
- прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;
- регистрация документов;
- предварительное рассмотрение и распределение документов;
- контроль за исполнением;
- исполнение документов, их составление, согласование, оформление;
- отправка или направление в дело.
Кроме того, в каждой организации можно выделить следующие потоки документов:
- поток входящей документации;
- поток внутренней документации;
- поток исходящей документации.
Необходимо отметить, что у каждого документа имеется свой жизненный цикл, который приведен в Рисунке№12'
Рисунок №1- Жизненный цикл документа: основные стадии
На этапе «Создание» информация, изложенная в документе приобретает форму и структуру. Этап «Обращение» представляет собой обработку, регистрацию и направление на исполнение документа. Параллельно с вышеуказанным этапом документ попадает в архив, т.е. остается на этапе «Хранения». После отработки документа и принятия по нему всех необходимых управленческих решений, документ отправляется на «Уничтожение», кроме тех документов срок хранения которых установлен приказом организации или нормой законодательства. В случае отсутствия актуальности в документе после его создания, он сразу же отправляется на уничтожение.
Содержание документопотока характеризуется наполнением документов и составом информации, содержащейся в этих документах.
Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован
2 М.П.Бобылева Управленческий документооборот от бумажного к электронному, Издательство «ТЕРМИКА», 2016, С.56
или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.
Величина документооборота необходима для просчета эффективности применения автоматизированных информационных технологий; расчета необходимой численности делопроизводителей; определения загруженности персонала организации. В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата организации, так как все административные работники сталкиваются с работой над документами.
Одним из способов повышения эффективности работы с документа в организации является внедрение электронного документооборота. Внедрение обусловлено явными преимуществами в скорости обработки и регистрации информации, ее хранении и поиске.
В пользу вышеизложенного способа можно привести несколько аргументов:
- за счет автоматизации резко сократится время обработки и регистрации документов;
- ускорение информационного потока движения документов внутри организации;
- обеспечение быстрого и эффективного поиска нужного документа в любой момент времени;
- прозрачность работы с документами и эффективный контроль исполнительской дисциплины;
- уменьшение затрат на хранение документов за счет их сокращения на бумажных носителях.
- сокращение затрат на бумажные носители информации.
С учетом изложенного нельзя не затронуть вопрос защиты информации при ведении электронного документооборота в организации. Вопрос безопасности информации, содержащейся на электронных носителях и имеющей только электронный вид, один из самых обсуждаемых в современном мире.
Под информационной безопасностью будем понимать защищенность информации и поддерживающей инфраструктуры (совокупности программных и аппаратных средств, обеспечивающих хранение, обработку и передачу информации) от случайных или преднамеренных воздействий естественного или искусственного характера, которые могут нанести неприемлемый ущерб субъектам информационных отношений, в том числе владельцам и пользователям информации и поддерживающей инфраструктуры.
Защита информации - это комплекс мероприятий, направленных на обеспечение информационной безопасности.3
Таким образом, информационная безопасность - состояние защищенности жизненно важных интересов личности, общества,
3 Д.Н. Лясин, С.Г. Саньков, А.В. Степанова Защита информации (часть I), Изд-во: ВПИ (филиал) ВолгГТУ, 2016, С.7
государства в информационной сфере от внешних и внутренних угроз, обеспечивающее ее формирование, использование и развитие. Рассматривая это определение, необходимо отметить, что одним из важнейших аспектов информационной безопасности является определение и классификация возможных угроз безопасности.4
Документы, передаваемые в электронном виде имеют различную степень конфиденциальности, некоторые из них могут содержать сведения, являющиеся коммерческой тайной самой организации, а также персональные данные как сотрудников, так и клиентов.
Для того, чтобы обеспечить безопасность при ведении электронного документооборота необходимо изначально принять некоторые организационные меры, которые заключаются во введении этапов протоколирования действий в электронной системе (электронный журнал операций). Указанный журнал должен быть ограничен в доступе пользователей.
Следующей организационной мерой можно считать введение логинов и паролей для сотрудников допущенных к ведению делопроизводства, а также обеспечение их компьютерами изолированными от общего доступа (по мере необходимости).
В настоящие время на рынке существует большое разнообразие систем электронного документооборота и потенциальному пользователю данных систем следует особо тщательно подбирать информационную систему, учитывая особенности конкретной организационной структуры.
Исходя из этого, мы делаем вывод, что внедрения электронного документооборота повышает эффективность работы организации как с точки зрения уменьшения финансовых и временных затрат, так и делает процесс обработки и хранения данных более структурированным и доступным.
Кроме того, внедрение выше указанной системы позволяет безошибочно определить исполнителя в соответствии с организационной структурой и в кротчайшие сроки направить документ на исполнение. Это может стать объектом дальнейших исследований.
Использованные источники:
1. Андреева, В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ) / В.И. Андреева. - М.: Бизнес-школа Интел-Синтез; Издание 2-е, перераб. и доп., 2016. - 222 с
2. Барихин А.Б. Делопроизводство и документооборот. М.: Книжный мир, 2008 - 416 с.
3. Бобылева М. П. Управленческий документооборот. От бумажного к электронному / М. П. Бобылева — «ТЕРМИКА», 2016.С.56
4. Блинов А.М. Информационная безопасность: Учебное пособие. Часть 1., Изд-во: СПбГУЭФ, 2010. С.17
4 Блинов А.М. Информационная безопасность: Учебное пособие. Часть 1., Изд-во: СПбГУЭФ, 2010. С.17
5. Даниленко, А. Ю. Безопасность систем электронного документооборота. Технология защиты электронных документов / А.Ю. Даниленко. - М.: Ленанд, 2015. - 232 с.
6. Корнеев И.К.,Машурцев В.А.,Информационные технологии в управлении М: Издательство ИНФРА-М, 2001, С. 22
7. Кузнецов С. Л.Современные технологии документационного обеспечения управления / С. Л. Кузнецов — «ТЕРМИКА», 2017
8. Лясин Д.Н., Саньков С.Г. , Степанова А.В., Защита информации (часть I), Изд-во: ВПИ (филиал) ВолгГТУ, 2016, С.7
9. Романов Д. А., Ильина Т. Н., Логинова А. Ю.,Р69 Правда об электронном документообороте. - М.: ДМК Пресс. - 224 с.:ил. (Серия "БизнесПРО").
10. Саттон Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения / Саттон, М.Д.Д.. - М.: СПб: Азбука, 2013. - 448 с.
11. Усманова, Н.Р. Документооборот предприятия / Н.Р. Усманова. - М.: Приор, 2015. - 400 с.
12. https://ru.wikipedia.org/wiki/делопроизводство#докYментооборот
13. https://utmagazine.ru/posts/9798-zaschita-informacii
