CC BY
5
5. http://www.ladyexpo.ru/karera/271 -prodvizhenie-tovarov-i-uslug-na-rynok
6. В.И. Беляев. Маркетинг: основы теории и практики : учебник / М.: КНОРУС,2010-385, 292с.
7. http://cyberleninka.ru/
8. Бенько Е.В., Великанова Ю.А.Экономика России в условиях ВТО: проблемы и перспективы. Всероссийская научно-практическая конференция: Сборник научных трудов. «Влияние рекламы на потребителя». УлГТУ 2014, с. 23-24.
Романова М.С. студент 2 курса специальность «Таможенное дело» Институт сервиса, туризма и дизайна Северо- Кавказский федеральный университет
Россия, г. Пятигорск ЭКОНОМИЧЕСКИЕ И ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ПРЕИМУЩЕСТВА ПРИМЕНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ СИСТЕМ ДОКУМЕНТООБОРОТА Аннотация: В статье анализируются преимущества и недостатки использования в деятельности организаций традиционного и электронного документооборота.
Ключевые слова: документооборот, системы электронного документооборота, делопроизводств.
Контроль учет, и сбор оперативных данных - являются одной из важных составляющих сегодняшнего бизнеса: на основе собранной информации принимаются управленческие решения организации, поддерживается трудовая дисциплина, осуществляется планирование.
Современные технологии вошли в нашу жизнь, и представить на сегодняшний день работу без средств электронной обработки документов, различных баз данных, не представляется возможным. Однако при всех плюсах использования персонального компьютера, пока невозможно полностью обойтись без документов в бумажном виде.
В рамках статьи целесообразно проанализировать необходимость использования традиционного документооборота в век высоких технологий. Начнем с того, в чем электронные документы, уступают бумажным:
1) Доступность и простота. При всем удобстве у электронных документов есть большой минус - их использование предполагает знание и наличие навыков обращения с компьютером у работников. Для населения нашей страны свойственен невысокий уровень компьютерной грамотности, особенно для людей в возрасте 45 и выше лет. При этом они остаются отличными специалистами. Особенно остро эта проблема возникает там, где постоянно сохраняется высокая текучка кадров: курьеры, охрана, сотрудники мелкорозничной торговли и заведений общественного питания. В таких организациях использование традиционных бланков позволяет
сократить расходы на обучение персонала и, следовательно, снизить расходы предприятия.
2) Дешевизна. Для документов в электронном виде, кроме трат на обучение персонала, требуется закупить компьютеры, лицензионное программное обеспечение, оплатить установку и обслуживание программного комплекса, регулярно обновлять технику и программное обеспечение. Большим складам, торговым предприятиям или терминалам рано или поздно придется пойти на такие расходы, но для малого бизнеса это нецелесообразно.
3) Современные электронные устройства не годятся для работы в плохих природных условиях. Их невозможно использовать в дождь или сильный снегопад. На морозе аккумуляторная батарея ноутбука или планшета быстро истощает свой ресурс, любое падение на землю может привести к неисправимой поломке, что повлечет дорогостоящий ремонт, и в любой момент работник может оказаться без инструмента учета.
4) Возможность редактирования. Данные, внесенные в пронумерованный, прошитый и правильно заполненный журнал, невозможно удалить, исправить или что-то вписать задним числом. Очень трудно будет незаконно воспользоваться подшитыми пронумерованными бланками квитанции или накладными с печатью. Так как электронно-цифровая подпись еще недостаточно распространена в России, подпись должностного, или же ответственного лица, в совокупности с печатью организации до сих пор остаются, одним из самых распространенных способов заверения документов.
Несмотря на все очевидные плюсы электронного документооборота, бумажный традиционный документооборот гораздо удобнее на многих участках организаций, где погодные условия или отсутствие экономической целесообразности препятствуют использованию технических средств. По этой причине, на сегодняшний день, на большинстве предприятий документооборот существует в бумажной форме. Однако, не стоит забывать и о существенных минусах ведения документации в таком виде, которые существенно перекрывают достоинство его привычности.
Минусы бумажного документооборота связаны с медленным поиском нужных документов; сложностью отслеживания пути документа на всех этапах его жизненного цикла; неудобством организации эффективного контроля и отчетности по исполнению резолюций; большими временными затратами на подготовку и согласование документов; сложностью предоставления разграниченного одновременного доступа, если с одними и теми же документами работает два и более пользователей; трудоемкостью или невозможностью получения оперативных сводных отчетов и журналов.
Таким образом, эффективность привычного документооборота, на поверку, оказывается довольно низкой. Все эти минусы устраняются с введением систем электронного документооборота, которая становится жизненно важной для организаций, где количество документов и сложность
их ведения велики.
Ведение документации в электронном виде, предоставляет организации следующие преимущества:
- время на поиск документов существенно сокращается, документы одновременно доступны всем сотрудникам, которые наделены соответствующими полномочиями;
- процесс согласования и утверждения документов становится прозрачным и происходит в режиме реального времени;
- время на передачу документов между подразделениями не тратится вообще - файлы документов доступны в режиме реального времени всем, кто имеет к ним право доступа;
- подготовка стандартных отчетов о движении документов делается одним нажатием кнопки;
- возможность сдачи отчетной документации в контролирующие органы, а также получения различных услуг в электронном виде, ведет к уменьшению времени обработки и передачи информации, а следствие уменьшение очереди и нагрузки в большинстве государственных учреждениях;
- отсутствие сотрудников в офисе не останавливает работу с документами, так как система электронного документооборота обеспечивает возможность удаленной работы через web-интерфейс, или по e-mail;
- организуется единое корпоративное информационное пространство;
- повышается эффективность принятия решений по управлению компанией.
Внедрение системы электронного документооборота ведет не только к экономическим плюсам (таким как, снижение финансовых затрат на расходные материалы, экономии рабочего времени сотрудников), но и к повышению качества управления организацией (принимать решения можно быстрее, наглядно видеть ход выполнения работ над документами).
На сегодняшний день, законодательство России не устанавливает рамок ведения формы документооборота, однако, с каждым годом, все больше организаций переходит на электронный вид документаций, и это прежде всего государственные организации, а так же компании работающие с заграничными партнерами. В соответствии с современными тенденциями, полный переход на ведение документации в электронном виде, всего лишь вопрос времени. С учетом вышеописанных плюсов и минусов, многие организации могут вести документацию, как в электронном, так и на бумажных носителях одновременно. И пока отсутствует четкая законодательная регламентация форм ведения документооборота, любая организация будет использовать тот вид, который ей наиболее удобен и выгоден.
Использованные источники:
1. Баласанян В.Э. Электронный документооборот глазами профессионала // Банки и технологии. - 2002. - N 1. - С. 17-20.
2. Элова Г.В., Какорина М.В. Совершенствование управленческих процессов в таможенных органах России посредством внедрения автоматизированной системы электронного документооборота. //Экономические науки. - 2014.- №117. - С. 181-188.
Рязанова Я.В. студент 2 курса Институт экономики и управления
Овчинникова И.В. научный руководитель, старший преподаватель Кузбасский государственный технический университет
имени Т. Ф. Горбачева Россия, г. Кемерово ЭФФЕКТИВНЫЕ МЕТОДЫ МОТИВАЦИИ И СТИМУЛИРОВАНИЯ
ПЕРСОНАЛА
В данной статье мы рассмотрели типовые и индивидуальные разновидности методов стимулирования и мотивации работников.
Ключевые слова. Мотивация персонала, стимулы, организация, эффективность.
Такая тема как мотивация и стимулирование персонала в наше время является одной из актуальных. От правильно подобранных и применяемых в организации методов мотивации зависит эффективность работы сотрудников.
Для начала разберемся в понятиях, что такое мотивация и стимулирование. Мотивация - это побуждение к действию; психофизиологический процесс, управляющий поведением человека, задающий его направленность, организацию, активность и устойчивость; способность человека деятельно удовлетворять свои потребности [1]. Стимулирование представляет собой процесс внешнего воздействия на работника для получения от него успешного выполнения задачи или эффективной работы в целом [2]. Различие между этими понятиями в том, что мотивация - это внутреннее побуждение работников, а стимулирование - внешнее. Но только в совокупности они будут создавать необходимый эффект.
Все стимулы можно разделить на типовые (то есть присущие всем организациям) и индивидуальные (идущие в дополнение к типовым).
К типовым стимулам относят: выплата денежных премий, продвижение по карьерной лестнице, оплата медицинских услуг, внеочередной оплачиваемый отпуск, устная благодарность начальства в присутствии коллег, предоставление ссуд с пониженной ставкой на обучение и другие.
Но у каждой организации не могут присутствовать только стандартные стимулы. К наиболее эффективным, индивидуальным методам стимулирования относятся [3]:
