CC BY
126
ФАКТОРЫ, ВЛИЯЮЩИЕ НА ЭФФЕКТИВНОСТЬ ПРОЕКТИРОВАНИЯ И ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
УДК 004.01
Николай Сергеевич Веремей,
Аспирант, Санкт-Петербургский государственный инженерно-экономический университет Тел.: (911) 817-48-98 Эл. почта: [email protected]
Статья посвящена исследованию факторов, на которые следует обратить внимание при внедрении системы электронного документооборота в корпорации. В ходе практического опыта внедрения данных систем были выявлены факторы, препятствующие успешному внедрению систем, и предложены пути их преодоления.
Ключевые слова: электронный документооборот, внедрение, препятствия, документ.
Nikolay S. Veremey,
Post-graduate student, Saint-Petersburg State University of Engineering and Economics Те!.: (911) 817-48-98 E-mail: [email protected]
FACTORS AFFECTING THE EFFICIENCY OF DESIGN AND IMPLEMENTATION OF ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM
The factors which are necessary to implement the electronic document management system in a corporation are investigated in the article. The factors impeding successful system implementation were revealed in the course of practical experience. The author gives ways to overcome such factors.
Keywords: electronic document management, implementation, impediments, document.
1. Введение
Бурное развитие Российской экономики в последние 10-15 лет ставит вопрос о создании соответствующих современным условиям единых норм и требований к системе документационного обеспечения управленческой деятельности. Многие компании внедряют системы электронного документооборота, но не всегда проекты заканчиваются успешным использованием внедренного продукта. Существует небольшое количество факторов, влияющих на успех внедрения, независимо от продукта. Важной задачей является минимизировать риски влияния этих факторов на успешное внедрение системы электронного документооборота.
2. Анализ факторов, влияющих на успешность внедрения системы электронного документооборота
В ходе обширного опыта внедрения системы электронного документооборота были выявлены факторы, оказывающие негативное влияние на успех внедрения системы, независимо от самой системы. И даже тогда, когда новая система уже запущена в действие, некоторые из несоответствий настойчиво проявляются снова и снова.
Предложим список несоответствий, на которые необходимо обратить внимание при разработке СЭД:
- Оцифровка бумажных архивов
- Недисциплинированность
- Неподготовленность
- Децентрализованное^
- Неоднородность
- Упрощение ведения дел
- Потеря корпоративной памяти
- Поддержка со стороны руководства
- Отчётность
- Информационные технологии
Рассмотрим влияние этих факторов на внедрение СЭД.
Оцифровка бумажных архивов. Корпорации, где ежедневно выпускаются сотни документов, должны решить, что делать с уже существующими архивами, при этом, не переставая пополнять их всё новыми документами. Хотя всего 15 процентов отработанных документов будут ещё когда-то востребованы, СЭД должна давать возможность найти любой архивный документ. В настоящее время существуют поточные сканеры позволяющие за быстрый срок перевести бумажную документацию в электронный вид, с её индексацией и классификацией
СЭД представляет собой оптимальную среду для того, чтобы свести к минимуму психологические затруднения, возникающие в связи с необходимостью принятия этих важных решений. Если документы в традиционном представлении часто оказываются необходимыми для работы, их можно оцифровать и предоставить доступ к ним по компьютерной сети. После бумажная версия документа может быть уничтожена, если её хранение не предусмотрено законодательством или внутренними стандартами.
Недисциплинированность. Во многих организациях дисциплина не дотягивает до необходимого уровня, когда дело доходит до управления документацией. Одна из причин — обыкновенная халатность, но нередко истина заключается и в том, что сотрудникам фирмы просто не хватает знаний относительно методов хранения информации и обеспечения безопасности документации. Нет стандартов при работе с документами, и в результате на создание их дополнительных копий уходит много времени и ресурсов.
СЭД дисциплинирует сотрудников, поскольку она даёт организации возможность закодировать документ, обеспечить его надёжную защиту и проследить все попытки его просмотра. Более того, экземпляры документа можно
№6, 2012
178
распространять по электронной почте или по локальной сети, что позволит упростить работу с документацией на предприятии.
Неподготовленность. Пользователи быстро теряют всяческий энтузиазм по поводу внедрения новой системы, если руководство организации не выделило достаточных ресурсов для необходимого переобучения и повышения квалификации. Подход по принципу «Вы этому научитесь за пять минут» может привести совсем не к тем последствиям, которых ожидали, и повлечь за собой снижение деловой активности [1].
Столкнувшись с новой СЭД, пользователи могут полностью в ней разочароваться, если руководство компании не внушит каждому из сотрудников мысль о необходимости приоритетного использования это системы на местах.
Децентрализованное^. Децент-рапизованность компании приводит к возникновению такой проблемы, как недоступность документов. Например, главный офис компании иногда вступает в длительные дискуссии с расположенными в других городах филиалами для того, чтобы определить местонахождение того или иного документа, существующего только на бумаге. Пересылка документов туда и обратно между главным офисом фирмы и её региональными представительствами нередко сопровождается долгим предварительным общением посредством факсов, служебных записок и телефонных звонков.
СЭД позволяет организациям действовать, избегая сложностей, возникающих в связи с существованием географических рамок. Сотрудники главного офиса или филиалов могут подсоединиться к сети, найти нужный документ и просмотреть его или скопировать для дальнейшей работы с ним.
Упрощение ведения дел. Руководство организации, склонно не раздумывая сбрасывать управление документацией со счетов, относя его к категории дел, которыми должны заниматься исключительно мелкие клерки. Поэтому задача - выработать чёткую, выдерживающую любую критику рациональную основу проекта, из содержания которой ясно можно было бы заключить, каким образом система управления документацией связана с основными задачами компании.
Наиболее очевидное преимущество СЭД - это уменьшение объёма канцелярской работы. Поставив на поток распечатку документов, по мере необходимости и рационализировав работу с бумагами, предприятие оказывается в состоянии добиться гораздо большего меньшими усилиями. Ещё один плюс единой системы управления документацией с точки зрения непосредственного бизнеса компании - возможность слаженного взаимодействия сотрудников в офисе. Должным образом разработанные средства автоматизации офисной работы позволяют сотрудникам обеспечить более качественное обслуживание клиентов.
Потеря корпоративной информации. В большинстве организаций состав штата сотрудников изменяется за год на 10-25 процентов. Если не внедрить единую централизованную систему управления документацией, в течение нескольких лет фирма может потерять буквально всю имеющуюся в её распоряжении информацию. Переход на СЭД обеспечивает защиту информационных ресурсов организации независимо от перемен в штате.
Поддержка со стороны руко -водства. Переход на СЭД вносит настолько радикальные изменения в жизнь предприятия, что поиск среди руководителей компании того, кто будет готов оказать поддержку, может стать нелёгкой задачей.
Если не заручиться поддержкой представителя высшего руководства компании или не привлечь его к непосредственному участию в осуществлении проекта, преимущества СЭД могут оказаться недостаточно очевидными для того, чтобы её внедрение на предприятии прошло успешно. В крупной организации разработка СЭД может занять от одного до двух лет.
Руководство многих организаций по-прежнему не желает признать того факта, что от управления документацией зависит выживание фирмы на рынке, и что разработка документации - это отдельная область деятельности, а не просто набор заданий, которые можно убрать в дальний угол и спокойно дожидаться, пока у программистов дойдут до них руки. Бытует убеждение, что администрацию предприятия не должны волновать проблемы управления деловыми бумагами [2]. Переход организации на электронную систему управления документацией, снабжённую всей свойственной системе такого
уровня атрибутикой - электронными подписями, электронными бланками, разрешением доступа посредством сканирования сетчатки глаза, серверами автоматизации работы с факсами, - без предварительных действий по подготовке персонала к работе в новых условиях вне всяческих сомнений приведёт к провалу всего проекта. Также не имеет смысла внедрять СЭД в организации, которая уже вошла в период значительных изменений.
Часть пользователей может на полном серьёзе испытывать страх перед перспективой постоянного наблюдения за их работой в связи с введением системы контроля. У кого-то из работников, возможно, уже есть самостоятельно отработанная схема хранения электронной документации, и они будут сопротивляться необходимости перехода к чему-то другому. Руководители предприятия должны быть готовы к тому, что от 5 до 8 процентов работников фирмы не примут перемен, не смогут их понять, и новые средства труда так и останутся чужими для них. Этих людей можно либо отнести к разряду безнадёжных случаев, либо предоставить им возможность пройти переобучение или курс повышения квалификации, если их мотивация и отношение к делу позволяют предположить, что вложение капитала не окажется напрасным.
Отчётность. Организация отчётности оказывается серьёзной проблемой при внедрении СЭД на предприятии.
СЭД, бесспорно, облегчает компании задачу присвоения или передачи ответственности за документ, делая этот процесс не таким трудоёмким, каким он обычно является, когда документы существуют лишь на бумаге. Более того, при внесении документа в систему и при его исключении из неё производится автоматическая проверка отчётности за все изменения, когда-либо вносившиеся в документ.
Очень важно, чтобы организация, планирующая перейти на СЭД, внимательно обследовала имеющиеся у неё технологии и чётко определила, какие требования и ограничения для них характерны, а также оценила обновления, которые потребуются в будущем. Решения, касающиеся технологии, должны приниматься параллельно с организационными решениями, связанными с внедрением СЭД; на самом деле, организационные и технические вопросы вообще тесно связаны друг с другом. Мощность и технические
Экономика, Статистика и Информатика
179
№6, 2012
характеристики аппаратного обеспечения, операционной системы и сети определяют, где именно организация разместит СЭД. Рассмотрим теперь технологические факторы, влияющие на внедрение СЭД.
Информационные технологии. Основная проблема, возникающая в связи с техническими ресурсами компании, состоит в том, что многие организации не успевают за технологическим прогрессом или обновляют свои компьютерные сети только посредством расширения канала, чтобы он выдерживал объёмы пересылки электронных документов внутри предприятия. Например, программное обеспечение подсистемы СЭД клиент/ сервер необходимо устанавливать в рамках очень мощной сети. Основное преимущество архитектуры клиент/ сервер состоит в снижении уровня пума в канале коммуникации, поскольку СЭД пересылает на компьютер пользователя только точный набор необходимых документов, а не все, скажем, двести документов, которые удовлетворяют условиям поиска.
Другой пример — документ, сохранённый в формате графического файла, загружается на машину пользователя в предельно сжатом виде, и в результате канал не оказывается перегружен многочисленными файлами с изображениями страниц.
При рассмотрении требований, которые СЭД предъявляет к техническим характеристикам сети, организациям обязательно нужно учитывать предстоящий рост объёма трафика, который влечёт за собой необходимость увеличения мощности локальной сети и её устойчивости к ошибкам.
Ещё один вопрос, который необходимо рассмотреть — общее количество документов в системе. Разбор старых файлов сети и их перевод в новую электронную систему может потребовать значительных вложений в дополнительные ресурсы.
3. Заключение
И наконец, планируя переход организации на СЭД, необходимо предусмотреть доступ к технической поддержке в объёме, необходимом для
того, чтобы сеть постоянно оставалась в рабочем состоянии. Разработчик должен дать гарантию того, что помощь будет оказана не позже, чем через четыре часа после возникновения каких-либо проблем. Cистема, у которой случаются перерывы в работе, может послужить причиной потери предприятием огромных сумм.
Литература
1. М. Дж. Cаттон Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения, Cанкт-Петербург, Азбука, 2006 448с
2. СЛ. Кузнецова «^временные технологии документационного обеспечения управления», Cанкт-Петер-бург, МЭИ, 2010, 316с
References
1. M.J. Sutton Corporate document. Principles, technology, implementation methodology, St. Petersburg, AZBUKA, 448p 2006
2. S.L Kuznetsov, "Modern technologies of document management", St. Petersburg, MEI, 2010, 316p
№6, 2012
1S0
