CC BY
16эффективная организация труда «удаленных» сотрудников: от функциональных задач
к программному обеспечению
EFFECTIVE LABOR ORGANIZATION «REMOTE» EMPLOYEES: FROM FUNCTIONAL TASKS TO SOFTWARE
ПОЛУЧЕНО 17.04.2019 ОДОБРЕНО 17.11.2020 ОПУБЛИКОВАНО 25.12.2020
НАГИБИНА Н.И.
Канд. экон. наук, доцент кафедры менеджмента и маркетинга, ФГБОУ ВО «Пермский национальный исследовательский политехнический университет», г. Пермь
NAGIBINA N.I.
Candidate of Economic Sciences, Associate Professor, Department of Management and Marketing, Perm National Research Polytechnic University, Perm
УДК 331 1 DOI 10 12737/2305-7807-2021-62-69
БЕСТУЖЕВ А.А.
Студент 3 курса, направления «Менеджмент» кафедры менеджмента и маркетинга, ФГБОУ ВО «Пермский национальный исследовательский политехнический университет», г. Пермь
BESTUZHEV A.A.
Student, Department of Management and marketing, Perm National Research Polytechnic University, Perm
e-mail: nagibinan@list ru
e-mail: bestuzhevalexandr@yandex ru
Аннотация
В новых реалиях мира, в том числе пандемии COVID-19, происходит смена парадигмы менеджмента и организации труда в компаниях. Промышленная революция и цифровизация «грозят» заменить человеческий труд автоматизацией, роботизацией и искусственным интеллектом. Возможно, пандемия и вынужденный переход на удаленную занятость в условиях необходимости предотвращения массового скопления людей только способствуют научно-техническому прогрессу. Кластер ИТ-компаний активно развивается. Менеджмент компаний принял вызов по молниеносному переводу офисных сотрудников на удаленный режим. В исследовании представлены рекомендации по применению программного обеспечения для решения функциональных задач по управлению сотрудниками и удаленными командами. На основе детального анализа характеристик, практики компаний и ценовых ориентиров сформирован перечень программного обеспечения для управления сотрудниками на удаленной занятости. Программное обеспечение представлено по функциональным задачам: обсуждение оперативных задач с применением видеосвязи, постановка и контроль долгосрочных задач, документооборот и онлайн бухгалтерия, быстрый доступ к сервисам и хранение данных. Поддержание здоровой и развитие цифровой корпоративной культуры является залогом успешности удаленной работы.
Ключевые слова: удаленная занятость, «удаленные» сотрудники, организация труда «удаленных» сотрудников, программное обеспечение, интегрирование программного обеспечения.
Abstract
In the new realities of the world, including the COVID-19 pandemic, the paradigm of management and work organization in companies is changing. The industrial revolution and digitalization are "threatening" to replace human labor with automation, robotics and artificial intelligence. The cluster of IT companies is actively developing. The management of the companies accepted the challenge of lightning fast transfer of office employees to the remote mode. The study provides recommendations on the use of software to solve functional tasks for managing employees and remote teams. Based on a detailed analysis of the characteristics, practices of companies and price guidelines, a list of software for managing employees on remote employment is formed. The software is presented for functional tasks: discussion of operational tasks using video communications, setting and monitoring long-term tasks, document management and online accounting, quick access to services and data storage. Maintaining a healthy and developing digital corporate culture is key to the success of remote work.
Keywords: remote employment, "remote" employees, organization of work of "remote" employees, software, software integration.
введение
Реалии современного мира, в том числе пандемия COVГО-19, предъявляют к бизнесу новые требования, сменяя парадигмы менеджмента и организации труда в компаниях. Все активнее наблюдается переход от жесткой иерархии в классическом менеджменте к проектной работе и кросс-функциональному взаимодействию. На смену физическому пришел «гибридный офис» с 30% наличием «удаленных» сотрудников, и он является уже не делом следующего десятилетия, а действительной реальностью. Удаленные рабочие места превращаются в норму: напри-
мер, в исследовании [19] говорится о том, что в первом квартале 2018 г. по всему миру минимум раз в неделю удаленно работало 70% квалифицированных специалистов, и при этом 53% работали от половины недели. На начало 2019 г. по данным исследования HeadHunter [10] в России 85% офисных сотрудников не против перейти на удаленную работу. 2020 год привнес стремительные изменения: по результатам июньского опроса «Gartner Inc.» 127 руководителей, выявлено, что 82% респондентов намерены разрешить сотрудникам удаленную работу в некоторых случаях; 47% готовы в будущем разрешить сотрудникам работать удаленно полный рабочий день; для 43% респондентов гибкий график
станет нормой и выразится в предоставлении гибких дней и для 42% будет предложен гибкий график1.
Трудовая жизнь людей нарушена, беспрецедентные ограничения вынудили компании изменять методы и способы организации своей работы. Организационные изменения, на которые ранее требовалось продолжительное количество времени, сегодня произошли молниеносно. У руководителей уже нет времени на SWOT-анализ удаленной работы и «спокойное» принятие решений по плановому и частичному переходу в онлайн [7]. Вопрос стоит иначе: «Как можно быстрее и с наименьшим стрессом перевести сотрудников на дистанционный труд?»
Вынужденный массовый и быстрый переход на удаленную работу требует от руководителей новых компетенций, как hard, так и soft skills. Вопрос эффективной организации труда сотрудников на удаленной работе является крайне важным — из-за неготовности организационных механизмов, технологий и инструментов менеджмент компании может потерять формируемую годами систему менеджмента: начиная от постановки задач и заканчивая подведением итогов работы за период. Важным фактором в условиях удаленной работы является оперативное поддержание коммуникаций с сотрудниками, обеспечение их вовлеченности в работу и сохранение особенной корпоративной культуры компании.
Воспользовавшись внешними условиями, рынок компаний разработчиков программного обеспечения начал активизироваться, предлагая как новые функции, так и новые продукты. Задача менеджмента — среди широкой линейки программного обеспечения для поддержания удаленного взаимодействия выбрать оптимальное для применения в своей компании, ввести его в пользование и научить всех сотрудников работать по новым правилам и стандартам.
постановка цели и задач
исследования
Целью исследования является формирование оптимального перечня программного обеспечения по функциональным задачам для его интеграции в практику компаний при переходе на удаленную работу. Мы ограничили круг нашего исследования сервисами, которые могут быть доступны предприятиям малого и среднего бизнеса. Мы не рассматривали фундаментальные дорогостоящие продукты и программное обеспечение, требующее серьезного обслуживания специалистами в области информационных технологий.
Для достижения цели определим задачи.
1. Изучим потребности сотрудников компаний в программном обеспечении для наилучшего выполнения работы.
2. Проведем анализ успешных практик применения программного обеспечения в компаниях.
3. Исследуем возможности программного обеспечения под функциональные задачи в компании.
4. Представим пакетное деление программного обеспечения по ценовым категориям.
5. Сформируем пошаговое интегрирование программного обеспечения (ПО) в процессы деятельности компании.
Реализация задач успешно достигнута благодаря проведенному опросу руководителей и сотрудников исследуемых компаний; изучению программных продуктов и их тестированию по функциональным задачам; бенчмаркингу — изучению рекомендаций экспертов в области менеджмента путем персонального присутствия на вебинарах по изучаемому вопросу.
1 https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2020-07-14-gartner-survey-reveals-82-percent-of-company-leaders-plan-to-allow-employees-to-work-remotely-some-of-the-time
1. результаты исследования: потребности сотрудников компаний для эффективной организации работы
Для актуализации потребностей руководителей в необходимом для удаленной работы ПО было проведено исследование в формате анкетирования через «Google-forms», участие в котором приняли HR-руководители из 4 крупных компаний в нишах разработки ПО, сети розничных магазинов, оказания клининговых услуг и услуг в области информационных технологий. Таким образом, общая численность сотрудников исследуемых компаний более 2000 человек. При анкетировании заданы вопросы, направленные на выявление потребности в эффективной организации труда и требований к использованию ПО в компаниях респондентах.
По результатам исследования выявлена повышенная потребность руководителей в организации эффективной работы «удаленных» сотрудников: а) безопасной онлайн отправке документов и фото; б) хранении данных типов файлов в облачном хранилище со свободным моментальным доступом и обеспечении их конфиденциальности; в) оперативном управлении персоналом: постановке задач, осуществлении контроля над текущей деятельностью, подведении индивидуальных и командных итогов по результатам труда; г) обмене мнениями в моментальном времени для принятия управленческих решений; д) повышении эффективности и производительности труда на удаленных рабочих местах; е) обеспечении вовлеченности персонала в дела компании и сохранении уникальной организационной культуры. Требования к ПО: сохранение безопасности и конфиденциальности; удобство пользования — простой и понятный интерфейс, техническая возможность использования ПО в отдаленных от города районах; не высокая стоимость функционирования и обслуживания 1 рабочего места.
Данная информация легла в основу формирования итогового набора ПО для эффективной организации труда «удаленных» сотрудников.
2. обзор успешных практик применения по в компаниях
По результатам бенчмаркинга представим обзор ПО, зарекомендовавшего себя с положительной стороны. Обратим внимание, что в данном исследовании мы не ориентируемся на глобальные, дорогостоящие программные продукты, требующие специальной установки и обслуживания.
Сводный перечень ПО под разные задачи.
- «Buffer» разрабатывает одноименный сервис для планирования публикаций в социальных сетях. Их блог посещает более миллиона пользователей в месяц, а офиса у компании нет вообще.
- Платформа «Zapier» интегрирует сервисы, программы и приложения. Например, ее можно настроить так, что каждое вложение из письма электронной почты Gmail попадет в Dropbox, о чем пользователь получит уведомление в Slack.
Изучив опыт использования ПО двумя, перечисленными выше компаниями [11], составим перечень программных продуктов и их функциональную составляющую для организаций.
- Slack является хорошей альтернативой виртуального офиса, подтверждая, что сотрудник находится на работе. Инструмент интегрируется с большим количеством приложений, позволяет обмениваться файлами внутри, а также создавать тематические каналы по направлениям, например, #маркетинг, #design.
- Trello является системой для управления проектами. Программа унаследовала принципы японской системы канбан и построена на карточках.
Trello позволяет видеть ход реализации одновременно нескольких проектов и отслеживать их дорожную карту. Кроме Trello, по проектному менеджменту имеется большое количество других удобных инструментов.
- LastPass Enterprise. Так как во время работы сотрудникам приходится авторизовываться в большом количестве сервисов, очень полезно иметь моментальный доступ без необходимости отправлять сообщение коллегам или ждать ответа на письмо.
- Google Docs и Dropbox Paper применяются в создании и хранении документации и рабочих материалов, а также для легкого распространения и обновления информации.
- Paper синхронизируется со Slack и дает возможность одновременно работать над одним документом нескольким пользователям, также имеет функцию импорта видео в рабочий файл.
- GoToMeeting является удобным сервисом для проведения групповых видеоконференций в компаниях с большой численностью персонала.
- Slack, Zoom и Google Hangouts целесообразно использовать для звонков один на один.
- HeltoSign автоматизирует процесс подписания десятков документов, перенося в электронный формат.
Возможно, это один из практически эталонных примеров компоновки ПО для решения задач по организации удаленной работы сотрудников.
ПО, предоставляющее возможность оценивать у сотрудников их затраченное время на выполнение работы.
В офисной жизни составление ежедневных и еженедельных отчетов является нормой, удаленная работа не позволяет оценить действительное положение дел, следовательно, ПО приходит на помощь и обеспечивает объективность оценки.
Руководитель может держать связь с сотрудниками посредством чата, isq, skype.
Для подсчета количества затраченных на работу часов можно использовать:
- Trello,
- Asana,
- Do.com,
- Rule.fm,
- Basecamp.
А также имеются системы контроля времени:
- CrocoTime,
- TrackingTime,
- Большой Брат,
- Офис-Метрика.
Данное ПО поможет в оценке эффективности рабочего времени удаленных сотрудников, но не стоит забывать, что для его установки на домашние компьютеры необходимо письменное согласие со стороны сотрудников в случае, когда работодатель не предоставил «офисный» десктоп.
Клиентоцентричный контроль качества выполнения задач.
Интересным представляется опыт компании «Maxilect» [14] с применением принципов концепции гибких технологий Agile. Основным инструментом контроля решения задач является получение обратной связи от заказчиков, чьи проекты реализуют сотрудники. Общаясь с клиентами каждые 2 недели (спринт в Agile подходе), аккаунт-менеджеры посредством моментальных опросов получают обратную связь о качестве работы сотрудников: насколько качественно и вовремя выполняется работа; какие недоработки имеются; что понравилось или не понравилось в работе за последнее
время и что необходимо улучшить в работе конкретного специалиста и команды.
Такой подход демонстрирует нетипичный для большинства компаний подход к контролю над качеством выполнения задач. Этот метод интересен тем, что его можно использовать независимо от выбранного ПО.
3. выбор по под функциональные
задачи
Опираясь на функциональные задачи, нами сформирован набор ПО, обеспечивающий эффективную организацию труда «удаленных» сотрудников, рис. 1.
Рис. 1. Функциональные задачи и ПО под них
Составлено авторами.
Рассмотрим каждую функциональную задачу и ПО более подробно.
1. Обсуждение оперативных задач
В случае большого штата и наличия свободного бюджета на оплату тарифов за обслуживание приложения для данной задачи идеально подойдет программа виртуального офиса, например, Slack [13]. Удобство данного приложения в объединении многих функций, таких, как групповые звонки до 15 человек, неограниченное количество создаваемых чатов для обсуждений, возможность интеграции со многими офисными приложениями, например, Trello, Zoom, Google docs и т.д. Zoom, кстати говоря, нивелирует ограничение 15 человек при звонке.
Для обсуждения оперативных задач переходим в наш тематический канал, например, «#hrbi», и выносим проблему на обсуждение. Если в чате уже идет оживленная дискуссия на другую тему, вы можете создать тред на сообщение человека с проблемой и у вас появится ветка сообщений прямо внутри данного сообщения, что очень удобно при высокой загруженности чата, рис. 2, 2.1.
Рис. 2. Создание треда
Thread
^general
bestuzhevalexandr Today at 9:эоам
ф Hi team!
1 neply
bestuzhevalexandr 2 minutes ago hello
Reply.,.
9 I Ъ Ф <? 5= := - © fl
Рис. 2.1. Создание треда
Из минусов данного ПО следует отметить отсутствие русского языка, а также необходимость ежемесячной оплаты тарифа — 6.67$ в месяц на одного сотрудника для малого и среднего бизнеса и 12.50$ для крупного бизнеса.
Если данные минусы не устраивают, то для обсуждения используем стандартные мессенджеры, Viber, WhatsApp. Создаем корпоративный чат, где можем выносить на общее обсуждение какие-либо вопросы, создавать опросы либо обращаться к какому-то из сотрудников напрямую.
Удобным сервисом для совместной работы — проведения мозговых штурмов, анализа проблем, кластеризации решений, построения карты потока создания ценности, визуализации и других, является программа Miro, позволяющая организовывать командное взаимодействие. Преимуществ у Miro много, из минусов — интерфейс на английском языке, к которому быстро адаптируешься при систематической работе. ПО позволяет сохранять оформленные доски и переносить их в другие документы.
2. Постановка долгосрочных задач и их контроль
Для данного функционала также подойдет сервис Slack, где можно в соответствующих чатах создавать сообщение с поставленной внутри задачей и закреплять его, чтобы каждый смог в любой момент к нему вернуться.
А также помимо мессенджеров для постановки и контроля задач целесообразно использовать Excel-таблицы [12]. Лучшим способом реализации данной идеи и одним из самых простых является использование Google-таблиц, где можно дать доступ нескольким сотрудникам и чтобы те в свою очередь в установленный период времени оставляли «комментарий» о данном этапе работы, рис. 3.
Но для большего удобства, чтобы автоматизировать процесс контроля выполнения задач, целесообразно использовать любые сервисы Task-менеджеров, например, Trello [1] или Asana. Как они работают.
- Для начала руководителю следует прописать задачи для сотрудника.
Рис. 3. Постановка задач в Google-таблицах
- Когда список задач с описаниями готов, руководитель указывает имя исполнителя. Программа сама разошлет указания сотруднику и далее будет присылать отчеты о текущих состояниях задач.
- Имеется функция «указать время выполнения задачи». Таск-менеджер проследит за сроками выполнения сотрудниками своей работы и сообщит, если срок истек, а работа не закончена.
Также помимо мессенджеров необходима установка корпоративной почты [9] — главного канала по отправке файлов и отчетов. Но корпоративная почта все еще уступает платным сервисам по удобству и функционалу.
Для данных задач лучше подойдет Яндекс-почта [5], так как она наиболее привычна для отечественных пользователей. Яндекс дает возможность бесплатного использования 1000 корпоративных аккаунтов и 10 Гб хранилища. Также можно работать с несколькими аккаунтами одновременно: удобная функция — распределение пользователей корпоративной почты по различным отделам. Стоимость использования — 209 рублей/месяц за одного сотрудника со штатом от 11 до 100 человек.
3. Видеосвязь для поддержания оперативных коммуникаций
Для групповых видеоконференций целесообразен сервис Zoom [6], который в связи с особой востребованностью расширяет свои возможности по сервису. Он удобен в использовании для постановки задач, подведения итогов и проведения утренних планерок. Также он замечательно интегрируется в Slack, что дает возможность данному сервису быть всегда под рукой. Большой плюс данного приложения в наличии бесплатной версии с ограничением групповых звонков на 40 минут и 100 человек, но всегда можно приобрести платную версию за 19.99$ в месяц, где эти ограничения будут сняты, либо переподключаться каждые 40 минут. Но никто не исключает и другие сервисы, например, Skype.
4. Документооборот в условиях удаленной работы
Никто не отменял отправку документов по почте, но, если есть необходимость частично перевести данную функцию в онлайн, а это получится сделать именно частично только потому, что далеко не все контрагенты используют электронные подписи, то может подойти один из сервисов
электронного документооборота, например, Контур. Ди-адок [9]. Его преимущества в: гибкой ценовой политике, рис. 4; хранении документов в облачном пространстве, куда можно дать доступ нужным сотрудникам, что существенно ускорит работу с документами и повысит удобство; наличии функции электронной подписи; обмене текстовыми сообщениями. Цена сертификата электронной подписи варьирует от 1000 до 3000 рублей [3], что в сочетании с гибкими тарифами дает существенное ценовое преимущество перед стандартной почтовой отправкой документов. Например, почтовая отправка одного заказного документа Почтой России может обойтись в более чем 50 рублей. А электронное письмо будет отправлено примерно за 7 рублей. Также есть бесплатный тариф на отправку до 70 писем.
5. Онлайн бухгалтерия при удаленной работе
В данном функционале также полезным является семейство «Контур», а именно — Контур. Бухгалтерия [4]. Яркими плюсами данного сервиса являются:
- автоматическое обновление всех стандартов, ведь заполнение любой документации и отправка в контролирующие органы — это процесс строго регламентированный и свои изменения здесь вносить нельзя. Онлайн-бухгалтерия избавляет менеджмент от необходимости следить за изменениями стандартов, она автоматически подстроится под них;
- все данные находятся в облачном хранилище, что делает их намного более мобильными и повышает уровень безопасности, ведь украсть данные, хранящиеся на сервере, куда сложнее;
- стоимость сопровождения составляет в среднем 1500 рублей/месяц, что дешевле других сторонних программ, ведь разработчикам проще обслуживать сайт, чем полновесное программное обеспечение, требующее скачивания и установки.
Использование данного сервиса автоматизирует многие бухгалтерские процессы и сделает работу руководителя или бухгалтера более эффективной.
6. Как обеспечить быстрый доступ ко всем сервисам
Для того чтобы у сотрудника был моментальный доступ ко всем сервисам и почтам, необходимо установить сервис LastPass Enterprise [16]. Это повысит уровень удобства на рабочем месте, снизит уровень стресса, что даст прирост в производительности труда. Стоимость данного сервиса составит 1440$ в год на 30 сотрудников или 120$ в месяц, но нужно понимать, что данный сервис достаточно опционален и пароли можно хранить в более консервативных местах, а также при отсутствии большого количества приложений в пользовании сотрудников в принципе отпадает проблема хранения доступа на таком уровне.
7. Хранение данных при удаленной работе
Для данной функции эксперты рекомендуют Яндекс-диск, чтобы в дальнейшем упростить работу с Яндекс-коннект [2],
а именно корпоративной почтой. Использование для хранения облачных хранилищ дает более оперативный доступ к файлам сотрудникам, что ведет к повышению скорости и эффективности их работы. Хранилище можно использовать как для размещения в нем необходимых документов, так и для видео и прочих материалов. Также имеется возможность бесплатно получить 200 ГБ места на Диске для каждого сотрудника. Для этого необходимо подключить тариф на 200 ГБ.
4. пакетное деление программного обеспечения по ценовым категориям
В условиях ужесточающейся конкуренции принятие управленческого решения должно опираться на эконмичес-кие составляющие, цена имеет значение. Причем значение имеет не столько стоимость самого продукта, сколько в том числе затраты на его последующее обслуживание и поддержание работоспособности.
Представим пакетное деление программного обеспечения по ценовым категориям, разбив итоговую стоимость для наглядности в табл. 1. Создадим категории. «Максимальный», где будет присутствовать полный пакет приложения. «Оптимальный», где будет сохранен комфорт и удобство использования, но сервис по хранению паролей и платную версию таск-менеджера мы исключим за ненадобностью. «Минимальный», где мы по максимуму отказываемся от платного ПО, заменяя его на стандартные мессенджеры, почту и другие сервисы.
Таблица 1
Итоговая стоимость ПО
Максимальный Оптимальный Минимальный
LastPass Enterprise 8400 р . Х Х
Контур .бухгалтерия 1500 р . 1500 р . 1500 р .
Контур.диадок 2700 р . 2700 р . 2700 р .
Zoom 1400 р . 1400 р . 0 (урезанная версия)
Trello 21 000 р . 0 (урезанная версия) 0 (урезанная версия)
Яндекс-коннект (корпоративная почта) 6 270 р . 6 270 р . 0 (используем обычную почту)
Яндекс-диск 300 р . 0 (акция) 0 (акция)
Slack 14 000 р . 14 000 р . Х
Итого 55 570 р . 25 870 р . 4200 р .
Ниже для лучшего понимания продемонстрируем пример стоимости внедрения — «максимальная комплектация»: LastPass Enterprise — примерно 8400 рублей/месяц; Контур. Бухгалтерия — примерно 1500 рублей/месяц; Контур. Диадок — примерно 2000 рублей за цифровую подпись и около 700 рублей за 100 отправленных документов; Zoom — примерно 1400 рублей в месяц;
Рис. 4. Ценовая политика Контур. Диадок
Trello — примерно 21 000 рублей в месяц из расчета на 30 сотрудников, но можно приспособиться и к бесплатной версии с ограниченным функционалом;
Яндекс-коннект (корпоративная почта) — 6270 рублей/месяц для штата в 30 человек;
Яндекс-диск — 1 тб — 300 рублей/месяц. По акции — бесплатно.
Slack — примерно 14 000 рублей/месяц.
В итоге стоимость «максимальной комплектации» составляет 55 570 рублей/месяц.
5. интеграция по в деятельность компании и жизнь сотрудников
Составим пошаговое внедрение ПО в процесс работы сотрудников.
Шаг № 1 — Составление бюджета на организацию труда «удаленных» сотрудников
Для начала собственнику компании необходимо рассчитать свободные денежные средства, которые может выделить для перехода на удаленную работу. От этой суммы будет зависеть возможность приобретения ПО.
Отчасти данные расходы покрывает экономия на офисном помещении и соответствующих принадлежностях, если, конечно, переход на «удаленный» режим работы — это не временная мера, а постоянный формат работы организации. В настоящее время в части компаний, где нет возможности перевести 100% численность персонала на удаленный режим работы, реализуется «Гибридный офис». По мнению экспертов, таким называется офис, если 30% и более численности персонала компании работает удаленно.
Шаг № 2 — Обсуждение с командой
Рассчитав свободные средства, собираем членов команды, в полномочия которых входит принятие управленческих решений, и обсуждаем нюансы предстоящей удаленной работы, интересуемся мнениями касательно необходимого ПО, например, отдельным специалистам могут понадобиться дополнительные приложения на домашнем рабочем месте, или наоборот, посовещавшись с командой, вы придете к выводу, что у вас нет нужды в электронной рассылке документов, так как у ваших контрагентов нет электронных печатей, а также может отпасть необходимость в онлайн-офисном пространстве Slack, если ваша команда не насчитывает 10 человек. Также необходимо обсудить, кому из сотрудников будет необходимо забрать с собой офисный ПК/ноутбук, а кому удобнее работать с домашнего компьютера, от этого будет зависеть будущий алгоритм действий по введению в эксплуатацию ПО для данного сотрудника. Придя к общему мнению в выборе требуемого ПО, переходим к установке его на десктопы сотрудников и ноутбуки.
Шаг № 3 — Установка и введение в эксплуатацию ПО
После покупки необходимого ПО переходим к его установке и введению в эксплуатацию. Для этого целесообразно разработать пошаговые памятки, в которых простым языком шаг за шагом с визуальным подтверждением продемонстрировать установку и введение в эксплуатацию ПО с учетом особенностей компьютерного обеспечения «домашних» офисов. Учитывая разную степень подготовленности сотрудников к работе с ПО, перед началом сложного процесса целесообразно провести корпоративный мастер-класс, на котором специалист продемонстрирует все нюансы и ответит на вопросы. Так же данный процесс можно организовать путем посещения «домашних офисов» сотрудниками из числа ИТ-специалистов и централизованного установления ПО.
Шаг № 4 — Установка алгоритмов взаимодействия на удаленной работе
Перед началом работы и установкой алгоритмов необходимо провести небольшой аудит рабочего места. На основе бенчмаркинга по переходу на удаленную работу [15], нами был составлен чек-лист, заточенный конкретно под рабочее место удаленных сотрудников, соответственно заполнить его должна каждая штатная единица:
- отсутствие отвлекающих факторов,
- существует возможность говорить вслух,
- есть возможность работать в назначенное время,
- скорость интернета позволяет видео переговоры + показ экрана,
- на десктопе присутствуют все необходимые для работы программы,
- есть возможность самостоятельной установки ПО, либо есть контакт с компетентными лицами,
- наличие наушников с шумоподавлением,
- наличие гарнитуры с хорошим микрофоном,
- наличие комфортного стула и стола,
- у семьи присутствует понимание, что вы на работе.
При заполнении сотрудниками менее 6 пунктов эффективно организовать работу «удаленных» сотрудников весьма сложно.
При большом штате сотрудников имеет смысл передать алгоритмизацию на аутсорсинг экспертам в данной области, чтобы вы вместе с вашими сотрудниками прошли обучение по работе на удаленном рабочем месте.
Если же у вас маленький штат или такой возможности нет, то ниже будет представлен свод некоторых правил и рекомендаций по взаимодействию, составленных благодаря полученным данным в ходе интервью с представителем одной из крупных компаний.
Организация труда «гибридного офиса» будет эффективной, если система менеджмента компании трансформируется от жестко иерархичного подхода в сторону менеджмента 2.0. — самоорганизации и саморазвития. Компаниям предстоит непростой путь актуализации организационной культуры, где центром является человек и его потребности, а чело-веко-центричность является новой парадигмой управления персоналом.
Некоторые аксиомы при организации труда «удаленных» сотрудников
- Коллегам в онлайн режиме не хватает общения и информации, именно поэтому они периодически будут отвлекаться: листать ленту в социальных сетях и заниматься домашними делами. К этому просто нужно привыкнуть: скорее всего, руководителям не представляется возможным повлиять на отвлечения, которые, с другой стороны, снимают стресс у сотрудников. Качественная проработка составляющих Well-being и реализация этой концепции в компании поможет актуализировать заботу о сотруднике, не чувствующем «физическое плечо» коллег.
- Опоздания на встречи в онлайн пространстве намного более ощутимы, чем в реальной жизни, поэтому следует установить правило «5 минут» — подключаемся к эфиру за 5 минут до его начала. Тайм-менеджмент и эмоциональный интеллект — составляющие, которые наравне с техническим обеспечением должны быть проработаны с персоналом в новых условиях.
- «Хорошим» интернетом должны быть обеспечены и «удаленные» и офисные сотрудники. Именно интернет в условиях «гибридного» офиса является ключевым фактором обеспечения производительности труда и поддержания уровня стресса на нормальном значении. Оплата интернета сотрудникам будет, возможно,
новым элементом для некоторых компаний в системе Total Rewards, при формировании EVP и в работе над повышением вовлеченности персонала.
- Комфортные условия труда являются базовым элементом, особенно остро востребованным в новых реалиях. Некоторые компании помимо оплаты интернета обеспечивают сотрудников компьютерами и гаджетами, помогают актуализировать домашнее пространство, оплачивая дизайнеров и организуя мастер-классы по организации «домашнего» офиса.
Общим можно выделить такой лозунг: «Не "удаленка" подстраивается под офис, а офис адаптируется под сотрудников, работающих удаленно».
Для эффективной организации труда «гибридного офиса» следует учитывать тонкости в работе с людьми.
- У всей команды, работающей и удаленно и в офисе, должно быть единое рабочее время. Должно быть начало и окончание рабочего дня, не перетекающего в ночную смену, в ненормированный рабочий день [17].
- Время и сроки ежедневных планерок должны быть четко регламентированы и соблюдаться так же, как, например, в концепции бережливого производства ежедневные совещания проводятся по 15 минут стоя. Такая организация планерок ориентирована на обсуждение производственных задач быстро и по делу.
- В конце онлайн встречи должно быть выделено 5—7 минут на обсуждение личных тем.
- Должна быть обязательная видео-встреча руководителя с подчиненными один на один — ее продолжительность устанавливается регламентом компании.
- Подведение итогов за период и планирование на следующий период должны быть организованы с эмоционально положительным подкреплением для коллектива, сопровождаться визуальной информацией и конструктивным анализом результатов.
- Эмоциональная поддержка сотрудников является в том числе и залогом их физического здоровья, придется составить план работы по его обеспечению: мастер-классы, обмен мнениями, совместные тренировки и другие активности помогут обеспечивать контакты между людьми.
Полезные деловые рекомендации для организации встреч в режиме онлайн.
- Для лучшего восприятия человека следует использовать невербальные коммуникации, а именно нахождение в кадре по пояс с возможностью демонстрации рук.
- Стараться выходить на связь с десктопа или ноутбука, чтобы при необходимости включить демонстрацию экрана.
- Необходимо ввести корпоративную систему реакций, например, на согласие отвечаем пальцем вверх, на отрицание скрещенными руками на груди.
- После завершения выступления спикер должен произносить кодовую фразу в корпоративном формате, например, «У меня все».
- Перебивать спикера категорически запрещено, желаю -щие высказаться поднимают руку в камеру, после чего это одобряет модератор встречи.
- Берем за правило отключать микрофон во время выступления коллег.
Также хотелось бы отметить один невероятно важный совет из книги Эммы Сильверман по организации своего рабочего места [18]: «Сотрудники не должны находиться на своем рабочем месте в пижамах и нижнем белье, лучше всего надевать деловую одежду, так как это запускает в нашем головном мозге триггер, отвечающий за рабочее на-
строение». Данный совет может серьезно повысить производительность труда на рабочем месте.
Безусловно, интеграция программного обеспечения для поддержания командного взаимодействия при удаленной работе будет зависеть от размера компании, сферы деятельности и многих других факторов.
Необходимо помнить, что сотрудники должны понимать смысл своей деятельности, смысл командного взаимодействия для достижения общих целей компании, быть вовлеченными в процессы непрерывных улучшений труда в новых условиях организации. А это уже работа менеджмента компании по формированию новой цифровой организационной культуры.
заключение
Реалии современного мира предъявляют к бизнесу новые требования, сменяются парадигмы менеджмента и организации труда в компаниях. Вынужденный массовый и быстрый переход на удаленную работу, создание «гибридных» офисов требуют от руководителей новых hard и soft skills. В удаленной работе сложности возникают и с технологиями, и с людьми. Обеспечить высокую включенность людей и настроить на совместный созидательный труд, подобрать правильные инструменты и научиться их использовать — означает относиться к «удаленке» как к конкурентному преимуществу и новому способу развития. Кластер компаний по программному обеспечению активно развивается. Каждая компания, погрузившись и систематизируя свои потребности при удаленной работе, может сформировать перечень технологических решений под свои функциональные задачи стратегического и оперативного управления, выхода на связь в любое время и из любой точки, обмена и хранения материалов. Более того, представленный в исследовании обзор программного обеспечения с ценовыми характеристиками позволяет выбрать решения на любой бюджет. Но какие бы технологии не применялись — ими управляют люди, а в управлении людьми главное — здоровая корпоративная культура. Поддержание здоровой и развитие цифровой корпоративной культуры является залогом успешности удаленной работы.
литература
1. Воловик П. Что такое Trello и как им пользоваться. Медиа Нетологии, 15.06.2019. — URL: https://netology.ru/blog/ trello. (дата обращения: 05.04.2020)
2. Володькин В. Руководство по Яндекс-коннект. Quokka media, 05.12.2019. — URL: https://quokka.media/shpargalka/ rukovodstvo-po-yandex-connect/. (дата обращения: 05.04.2020)
3. Выберите электронную подпись. Контур.удостоверяющий центр, 2020. — URL: https://clck.ru/MxiaE. (дата обращения 05.04.2020)
4. Как работать в Бухгалтерии. Арс система, — URL: https:// www.kf4.ru/kontur/buchgalteria/kak-rabotat-v-kontur-bukhgalterii. (дата обращения: 05.04.2020)
5. Кириенко Е. Как создать корпоративную почту со своим доменом, SendPulseBlog, 29.05.2019. — URL: https://sendpulse. com/ru/blog/corporate-email-for-domain. (дата обращения: 05.04.2020)
6. Колоскова В. Zoom: полная инструкция по применению. Canva. — URL: https://www.canva.com/ru_ru/obuchenie/ zoom-instrukciya/. (дата обращения: 05.04.2020)
7. Нагибина Н. И., Имамутдинова О.Р., Дятлова А.А. Удаленная работа: эволюция, анализ, перспективы // Управление персоналом и интеллектуальными ресурсами в России. — 2019. — Т. 8. — № 4. — С. 50-59.
8. Новикова Т. Удаленный сотрудник: кто он и как его контролировать. Hr-media, 18.03.2020. — URL: https://hr-media. ru/udalyonnyj-sotrudnik-kto-on-i-kak-ego-kontrolirovat/. (дата обращения: 05.04.2020)
9. Руководство пользователя сервиса Диадок. Контур.диа-док, 2020. — URL: https://wiki.diadoc.ru/. (дата обращения: 05.04.2020)
10. Сколько у нас фрилансеров и где они работают: результаты опроса. Head Hunter, 06.02.2019. — URL: https://perm. hh.ru/article/24036. (дата обращения: 05.04.2020)
11. Швец С. Как устроены изнутри компании Zapier и Buffer, где все сотрудники работают удаленно. RDombase,
27.11.2017. — URL: https://rb.ru/opinion/zapier-and-buffer/. (дата обращения: 05.04.2020)
12. Konsultant. Как сделать планировщик в excel. Word-office,
17.10.2018. — URL: http://word-office.ru/kak-sdelat-planirovschik-v-excel.html. (дата обращения: 05.04.2020)
13. MarketNotes. Что такое slack и как с ним работать. Market Notes, 22.02.2017. — URL: http://marketnotes.ru/personal-growth/slack/. (дата обращения: 05.04.2020)
14. Maxilect. Как мы контролируем удаленных сотрудников. Хабр, 09.10.2018. — URL: https://habr.com/ru/company/ maxilect/blog/425773/. (дата обращения: 05.04.2020)
15. Maxilect. Чек-лист: как не потерять сотрудников, отправив их на удаленку, Хабр, 19.03.2020. — URL: https://habr.com/ ru/company/maxilect/blog/493056/. (дата обращения: 05.04.2020)
16. Sa. Руководство менеджера паролей LastPass. Vynesimozg, 27.04.2015. — URL : https://vynesimozg.com/rukovodstvo-lastpass/. (дата обращения: 05.04.2020)
17. Saunders E. How to Stay Focused When You're Working from Home. Harvard business review, 28.09.2017. — URL: https:// hbr.org/2017/09/how-to-stay-focused-when-youre-working-from-home. (дата обращения: 05.04.2020)
18. Silverman E. Office Zen: 101 Ways to Make Your Work Space Calm, Happy, and Productive. Simon and Schuster, 2017. — P. 128.
19. The workspace revolution: reaching the tipping point. IWG, 06.2018. — URL: https://clck.ru/Mxkhf. (дата обращения: 05.04.2020)
references
1. Volovik P. Chto takoe Trello i kak im pol'zovat'sya. Media Netolo-gii, 15.06.2019 [What is Trello and how to use it. Media Neto-logy, 15.06.2019]. Available at: https://netology.ru/blog/trello. (accessed 05 April 2020).
2. Volod'kin V. Rukovodstvo po Yandeks-konnekt. Quokka media, 05.12.2019 [Guide to Yandex-Connect. Quokka media, 05.12.2019]. Available at: https://quokka.media/shpargalka/ rukovodstvo-po-yandex-connect/. (accessed 05 April 2020).
3. Vyberite elektronnuyu podpis'. Kontur.udostoveryayushchij centr [Select an electronic signature. Kontur.certifying center, 2020]. 2020. Available at: https://clck.ru/MxiaE. (accessed 05 April 2020).
4. Kak rabotat' v Buhgalterii. Ars sistema [How to work in Accounting. Ars system]. Available at: https://www.kf4.ru/kontur/ buchgalteria/kak-rabotat-v-kontur-bukhgalterii. (accessed 05 April 2020).
5. Kirienko E. Kak sozdat' korporativnuyu pochtu so svoim dome-nom, SendPulseBlog, 29.05.2019 [How to create a corporate
mail with your own domain, SendPulseBlog, 05/29/2019]. Available at: https://sendpulse.com/ru/blog/corporate-email-for-domain. (accessed 05 April 2020).
6. Koloskova V. Zoom:polnaya instrukciyapoprimeneniyu. Canva [Zoom: complete instructions for use. Canva]. Available at: https://www.canva.com/ru_ru/obuchenie/zoom-instrukciya/. (accessed 05 April 2020).
7. Nagibina N. I., Imamutdinova O.R., Dyatlova A.A. Udalen-naya rabota: evolyuciya, analiz, perspektivy [Remote work: evolution, analysis, perspectives]. Upravlenie personalom i intellektual'nymi resursami v Rossii [Human Resources and Intellectual Resources Management in Russia]. 2019, V. 8, I. 4, INFRA-M Publ. 2019, pp. 50-59.
8. Novikova T. Udalyonnyj sotrudnik: kto on i kak ego kontroliro-vat'. Hr-media, 18.03.2020 [Remote employee: who he is and how to control him. Hr-media, 03/18/2020]. Available at: https://hr-media.ru/udalyonnyj-sotrudnik-kto-on-i-kak-ego-kontrolirovat/. (accessed 05 April 2020).
9. Rukovodstvopol'zovatelya servisa Diadok. Kontur.diadok [User manual for Diadoc service. Kontur.diadoc, 2020]. 2020. Available at: https://wiki.diadoc.ru/. (accessed 05 April 2020).
10. Skol'ko u nas frilanserov i gde oni rabotayut: rezul'taty oprosa. Head Hunter, 06.02.2019 [How many freelancers we have and where they work: survey results. Head Hunter, 06.02.2019]. Available at: https://perm.hh.ru/article/24036. (accessed 05 April 2020).
11. Shvec S. Kak ustroeny iznutri kompanii Zapier i Buffer, gde vse sotrudniki rabotayut udalenno. RDombase, 27.11.2017 [How Zapier and Buffer are arranged from within, where all employees work remotely. RDombase, 27.11.2017]. Available at: https:// rb.ru/opinion/zapier-and-buffer/. (accessed 05 April 2020).
12. Konsultant. Kak sdelat' planirovshchik v excel. Word-office, 17.10.2018 [Konsultant. How to make a planner in excel]. Available at: http://word-office.ru/kak-sdelat-planirovschik-v-excel.html. (accessed 05 April 2020).
13. MarketNotes. Chto takoe slack i kak s nim rabotat'. MarketNotes,
22.02.2017 [MarketNotes. What is slack and how to work with it. MarketNotes, 22.02.2017]. Available at: http://marketnotes. ru/personal-growth/slack/. (accessed 05 April 2020).
14. Maxilect. Kak my kontroliruem udalennyh sotrudnikov. Habr,
09.10.2018 [Maxilect. How we control remote employees. Habr, 09.10.2018]. Available at: https://habr.com/ru/company/ maxilect/blog/425773/. (accessed 05 April 2020).
15. Maxilect. Chek-list: kak nepoteryat' sotrudnikov, otpraviv ih na udalenku, Habr, 19.03.2020 [Maxilect. Checklist: how not to lose employees by sending them remotely, Habr, 03/19/2020]. Available at: https://habr.com/ru/company/maxilect/blog/493056/. (accessed 05 April 2020).
16. Sa. Rukovodstvo menedzhera parolej LastPass. Vynesimozg, 27.04.2015 [The LastPass Password Manager Guide. Vynesimozg, 04/27/2015]. Available at: https://vynesimozg.com/ru-kovodstvo-lastpass/. (accessed 05 April 2020).
17. Saunders E. How to Stay Focused When You're Working from Home. Harvard business review, 28.09.2017. Available at: https://hbr.org/2017/09/how-to-stay-focused-when-youre-working-from-home. (accessed 05 April 2020).
18. Silverman E. Office Zen: 101 Ways to Make Your Work Space Calm, Happy, and Productive. Simon and Schuster, 2017. — P. 128.
19. The workspace revolution: reaching the tipping point. IWG, 06.2018. Rezhim dostupa: https://clck.ru/Mxkhf. (accessed 05 April 2020).
