CC BY
17цифровая трансформация управления адаптацией и вовлеченностью персонала после глобальной
пандемии
DIGITAL TRANSFORMATION OF ADAPTATION AND PERSONNEL INVOLVEMENT MANAGEMENT AFTER THE GLOBAL PANDEMIC
ПОЛУЧЕНО 15.11.2021 ОДОБРЕНО 17.11.2021 ОПУБЛИКОВАНО 28.12.2021 УДК 331.108.26 DOI 10.12737/2305-7807-2022-10-6-13-16 МАСЛЕННИКОВ И.А.
Канд. экон. наук, доцент кафедры управления персоналом, ФГБОУ ВО «Государственный университет управления», г. Москва
MASLENNIKOV I.A.
Candidate of Economic Sciences, Associate Professor, Department of Personnel Management, State University of Management, Moscow
e-mail: ia_maslennikov@guu .ru
Аннотация
Проблема, описанная в статье, стала одной из самых острых и важных в первые месяцы пандемии 2020 года. Новые условия работы стали сложной задачей для компаний практически всех отраслей и требовали изменения всех рабочих процессов для сохранения бизнеса. Кроме того, даже в этот кризисный период компаниям приходилось нанимать новый персонал, и, что особенно важно, не только нанимать, но и адаптировать людей для работы и в новой компании, и в новых удаленных или частично удаленных условиях.
В статье рассматривается процесс адаптации менеджера и управления его вовлеченностью в условиях ограниченных способов коммуникации. Использование подходов теории управления проектами рассматривается как инструмент, который может улучшить и обеспечить адаптационный аспект управления человеческими ресурсами.
Ключевые слова: адаптация, удаленная работа, коммуникации, Scrum. Abstract
The problem that is described in the article has become one of the most crucial and important during first pandemic months of2020. All new working conditions were a tough challenge for companies that should change all their process to keep the business alive. But even in that crisis times companies have to hire the new personnel and especially crucial not only hire but to adapt people to work both in new company and new remote or partly remote conditions. In this article the manager's adaptation and involvement management process is reviewed from the point of view of restricted communication methods. The implementation of project management theory approach is described as a tool that could improve and secure the adaptation aspect of human resource management.
Keywords: adaptation, remote work, communication, scrum.
Адаптация — одна из самых интересных для изучения и обобщения опыта областей управления человеческими ресурсами, поскольку данный аспект включает не только конкретные методы работы с человеческими ресурсами, но и аспекты совместной работы с линейными руководителями сотрудников других отделов организации. В целом, основная функция кадровой службы предприятия — уделять должное внимание развитию компетенций и навыков сотрудников, их профессиональному продвижению и поддержанию в соответствующих сферах деятельности [2].
Это означает, что, начиная с этапа найма и подбора, менеджеры по персоналу в сотрудничестве с другими отделами пытаются описать и смоделировать вакансию и необходимые особенности потенциального соискателя, чтобы впоследствии выявить наиболее соответствующих кандидатов. К сожалению, такое сотрудничество часто не выходит за рамки простого сбора списка конкретных требований, и только в период адаптации новый работник наконец сталкивается с реальностью и узнает, что компания на самом деле от него требует.
Процесс адаптации и управления вовлеченностью во время пандемии и после нее стал одним из наиболее важных аспектов управления человеческими ресурсами,
а также всей теории управления. Даже в список номинированных на «Оскар» фильмов 2020 г. вошла картина «Звук металла», сценарий которой посвящен процессу адаптации барабанщика, внезапно потерявшего слух и испытывающего очевидные трудности в новых условиях. Это можно считать хорошей аллегорией ситуации, сложившейся в компаниях в 2020 г. Так же, как герой потерял одно из важнейших чувств для своей работы — слух, отдел кадров потерял возможность заниматься адаптацией новых сотрудников в привычном режиме офлайн.
Эта проблема особенно остро проявляется для руководящих должностей, когда новички обычно более возрастные и, при прочих равных условиях, не могут уследить за всеми онлайн-трендами так же просто, как представители поколения «зумеров». Другая проблема адаптации и управления вовлеченностью руководителя любого отдела заключается в том, что обычно никто не хочет брать на себя ответственность за эти действия: у топ-менеджеров есть свои дела, а у подчиненных нет соответствующей мотивации тратить свое время на обучение нового начальника. Тем не менее, обычно офлайн-процесс протекает гладко, и уже через несколько недель новый менеджер знакомится со всеми необходимыми людьми и процедурами и показывает достаточный уровень вовлеченности в дела компании и своего
отдела. Удаленный формат работы кроме создания помех самому процессу адаптации может быть и причиной быстрого эмоционального выгорания. На нового работника могут повлиять все три фазы эмоционального выгорания: напряжение, сопротивление и истощение [1].
ПРЕДСТАВЛЕНИЕ ПРОЦЕССА АДАПТАЦИИ СОТРУДНИКА КАК ПРОЕКТА
Активное исследование темы адаптации началось уже после первых волн ограничений, вызванных пандемией COVID-19, кроме того, данные негативные обстоятельства стали в какой-то степени ускорителем развития новых подходов и методов. Таким образом, уже сейчас можно обобщить опыт компаний в исследуемой сфере, которые успешно прошли через эти ограничения.
Поиск и исследование лучших практик показывает, что некоторые организации были лучше подготовлены к новым условиям по всем аспектам управления. Метод аналогии дает возможность найти общие проблемы и решения в схожих областях управления, которые больше подходят для онлайн и удаленной работы. В результате было выявлено, что концепция управления проектами была наиболее жизнеспособной во время пандемии благодаря характерной гибкости.
Во-первых, следует отметить, что выполнение удаленных адаптационных действий без привлечения кадровых служб практически невозможно. Приоритетными задачами управления персоналом в контексте любых организационных изменений являются повышение квалификации и обучение сотрудников с учетом особенностей их трудовой деятельности [3].
Поскольку для решения рассматриваемой проблемы был использован метод аналогии, были рассмотрены примеры работы организаций, области деятельности которых были готовы к вызовам удаленной работы уже много лет. Эта сфера — управление проектной командой. Существует множество примеров многофункциональных команд, которые работают и успешно коммуницируют с сотрудниками по всему миру. Особенно этот аспект характерен для IT-проектов. В рамках подобных команд, состоящих из разработчиков, находящихся в разных уголках мира, вполне удается координировать выполнение конкретных общих задач и достигать общих целей.
Эта область управления была первооткрывателем внедрения не только удаленной работы, но и теории гибкой работы, которая дает возможность сделать координацию более четкой и эффективной в подобных условиях. Всемирно известная идеология «scrum» предполагает, что весь проект можно разделить на простейшие задачи с конкретными целями и явной ценностью.
Выполнение каждой задачи следует рассматривать как ограниченную по времени работу, которая называется спринтом. Этот термин описывает ограниченное по времени событие до одного месяца или меньше, включающее определенное количество работ. Спринты обычно проходят последовательно, без промежуточных перерывов [7]. Конечно, методы scrum-технологии за более чем 30 лет разработки выявили множество ограничений и недостатков, но идея рассмотрения удаленной адаптации в качестве подобного IT-проекта является перспективным подходом.
Итак, второй вывод заключается в том, что мы можем использовать эту методологию для процесса адаптации. Внедрение scrum-технологии в процесс удаленной адаптации может дать отличные результаты и повысить вовлеченность сотрудника. С одной точки зрения, мы просто про-
должаем использовать те же методы, что уже распространены в аспекте удаленного найма и процессах оценки. С другой стороны, мы воплощаем их в жизнь, используя более практичный подход. Концептуальными направлениями HR-разработки любых организационных стандартов и процессов являются построение индивидуальной образовательной траектории и непрерывное обучение, позволяющее выявить «пробелы» в компетенциях [9]. Следовательно, первым шагом, который позволит преобразовать адаптацию в проект, является составление списка этих пробелов адаптации, которые затем следует трансформировать в соответствующие цели для «спринтов».
В соответствии с данным подходом, процесс адаптации может быть представлен в виде следующих этапов.
1. Менеджер по персоналу вместе с руководителем и подчиненными нового сотрудника составляют список потенциальных функций или видов деятельности, которые необходимо изучить в процессе адаптации. Этот список должен иметь наивысший приоритет.
2. Ознакомительные встречи с другими отделами и другими заинтересованными сторонами (клиентами, контрагентами, собственниками и т.д.) должны быть собраны в качестве второго списка приоритетов для целей «спринтов».
3. Каждый пункт этого списка должен быть целью для scram-команды проекта, в которую включаются сотрудник, менеджер по персоналу и человек, который отвечает за эту область бизнеса и может помочь в достижении цели.
4. Цель каждого спринта — адаптировать сотрудника к текущему процессу посредством удаленного общения и под контролем менеджера по персоналу.
5. Менеджер по персоналу должен оценить прогресс сотрудника и решить, проведен конкретный спринт или нет.
6. Процесс адаптации завершается, когда все необходимые пункты списков считаются выполненными.
Этот процесс может показаться слишком сложным и трудоемким, но на самом деле вся дополнительная трудоемкость должна быть распределена между обозначенными сотрудниками и, соответственно, занимать меньше времени и ресурсов, чем обычное обучение или наставничество.
МЕТОДЫ КОММУНИКАЦИИ В ПРОЦЕССЕ УДАЛЕННОЙ АДАПТАЦИИ
Третий результат этого исследования заключается в том, что успешный процесс удаленной адаптации должен обеспечивать регулярное и стабильное онлайн-общение. Традиционное общение по электронной почте обычно отвечает всем требованиям офисной работы, но чаще всего только вместе с телефонными звонками и личными встречами. Без этой дополнительной помощи этот метод вряд ли сможет сам по себе способствовать адаптации и вовлеченности нового сотрудника.
Теория управления проектами и scrum-команд также послужила источником вдохновения для ряда коммуникационных приложений, нацеленных на поддержание успешной коммуникации во время спринтов и целых проектов. Подобные приложения обычно предоставляют собой онлайн-доску. Этот вариант является отличным способом визуализации информации о прогрессе проекта и спринтов для совместной работы команды [8].
Тем не менее, рассмотренный опыт показывает, что не все коммуникационные приложения удобно использовать для удаленного формата адаптации. Следует выделить два аспекта: приложение для совместной работы и приложение для общения. Ключевые особенности обоих типов прило-
жений имеют некоторые отличия по сравнению с общими потребностями управления проектами.
Приложения для совместной работы служат в основном для наблюдения за ходом выполнения задачи. В этом случае они должны поддерживать в основном список спринтов адаптации, который был описан выше. Большинство специальных приложений scrum-досок слишком сложны, чтобы использовать их для хранения и мониторинга выполнения задач адаптации. Примерами таких программ могут быть Jira, Wrike, Zoho Projects и др. [5].
Для целей адаптации и управления вовлеченностью удобнее использовать более простые приложения для совместной работы: Trello или приложения «интеллектуальные-карты» (также известные как «ассоциативные карты»), такие как MindMup, Lucidchart, Coggle и другие. Сами по себе подобные приложения предоставляют способ сотрудничества и помогают проводить мозговые штурмы и находить связи между идеями. В рамках удаленной адаптации оцифровка этого процесса может сделать его более удобным и гибким.
Коммуникационные приложения во время адаптации следует использовать для двух целей:
- для специальных видеоконференций во время специальных встреч, посвященных теме каждого адаптационного спринта;
- для обмена сообщениями и, возможно, голосовой связи для имитации обычного офисного общения.
В эпоху пандемии сервисы видеосвязи значительно улучшили качество и стабильность передачи изображения и данных. Самые популярными приложениями оказались Zoom, Discord, Google meet и MS Teams [5]. Так, MS Teams популярно благодаря интеграции в офисный пакет Microsoft office и отличной поддержке со стороны Microsoft. Все эти приложения удобно использовать во время сеансов адаптации.
С организацией регулярного текстового общения также позволяет справиться ряд представленных на рынке приложений. Для адаптации и роста вовлеченности нового сотрудника данный аспект даже более важен, чем упомянутый ранее. Мировые практики в большей степени советуют использовать приложение Slack, но оно не популярно в России. Опыт российских компаний показывает, что удобнее пользоваться такими сервисами, как Skype, WhatsApp или даже многими забытый сервис ICQ. Также необходимо отметить сервис Telegram как одно из самых популярных приложений для общения.
У последнего есть одно полезное преимущество, которое должно помочь в процессе адаптации. Это возможность быстрого переключения на голосовой и видеочаты. 2020-й г. сделал популярным еще одну новую социальную сеть — Clubhouse. Главная особенность этой сети — возможность создать виртуальные комнаты для дискуссий и бесед в аудио-формате. К сожалению, сам по себе этот сервис вряд ли можно использовать в процессе адаптации, так как он имеет ограничения, связанные с платформой использования и созданием аккаунта. Но, с другой стороны, упомянутый выше Telegram практически клонировал эту функцию и сделал ее доступной для всех. В результате Telegram является одним из лучших приложений для коммуникации в рамках адаптационного процесса, поскольку может предоставлять сотрудникам как текстовую, так и голосовую поддержку в режиме онлайн во время адаптационных спринтов. Выводы относительно IT-поддержки процесса удаленной адаптации собраны в таблице.
Большинство исследований по тематике удаленной адаптации описывают успешные примеры и опыт внедрения удаленной практики в целом или исследуют некоторые ас-
Таблица
Онлайн-инструменты и приложение для удаленной адаптации
Тип Цель Примеры
Приложения для совместной работы Приложения Scrum-доски Trello
Интеллектуальные карты MindMup, Lucidchart, Coggle
Приложения для общения Видеосвязь Zoom, Discord, встреча Google, команды MS
Текстовое общение Slack, Skype, WhatsApp, Telegram
Голосовая связь Telegram, Skype
пекты процесса адаптации. Во многих статьях раскрывается проблема возможного эмоционального выгорания из-за удаленной работы. Адаптация, направленная на преодоление сложной ситуации, такой как удаленная работа, или расширение возможностей личности в достижении благополучия без конкретной ситуации, требует больших ресурсов [4].
Другие исследователи отмечают, что адаптация должна помочь развить эффективный умственно-эмоциональный контроль и навыки преодоления стресса; со службой обучения, поддерживаемой службой последующего консультирования, чтобы помочь персоналу применить и продвинуть знания и навыки [6].
Практические кейсы содержат следующие советы по удаленной работе в целом.
1. Необходимо сначала протестировать удаленный процесс и лишь затем реализовывать его на практике.
2. Следует определить степень готовности к новым условиям.
3. Оценка психологической готовности является также важным этапом. Переход на «удаленку» — это скорее смена восприятия, чем изменение реальной ситуации.
4. Внедрение дополнительных мер контроля, которые могут помочь поддерживать атмосферу в офисе.
5. Назначение координатора, осуществляющего переход на удаленную работу.
6. Определение понятных и измеримых КР1.
7. Создание отдела контроля качества удаленной работы.
8. Создание подробного руководства по правилам общения [10].
В целом, все эти советы основаны на той же концепции, которая описана выше для процесса удаленной адаптации. Другие практические исследования указывают на следующие ключевые моменты удаленной работы в целом.
1. Недостаточно просто представить коммуникационные приложения для удаленной работы. Их следует интегрировать с приложениями для совместной работы.
2. Внесение необходимых корректировок в бизнес-процессы.
3. Следует проанализировать, что происходит внутри организации, но избегая чрезмерного контроля.
4. Необходимо соблюдать обычный порядок.
5. Поддержка рабочей атмосферы.
6. Следует гасить и сглаживать конфликты.
7. Поддержка командной работы и духа сотрудников.
8. Мониторинг выгорания, с одной стороны, и прокрас-тинации, с другой.
9. Планирование нагрузки на инфраструктуру.
10. Обучение людей навыкам удаленной работы и ежедневные консультации с ними [7].
В результате можно сделать вывод, что тема удаленной работы и адаптации более интересна авторам с практиче-
ской точки зрения. При возможном продолжении дистанционных адаптационных исследований также следует ориентироваться на практические советы. Дополнительные эксперименты и опросы могут помочь разработать более структурированную теорию удаленной адаптации с проектной точки зрения.
ЗАКЛюЧЕНИЕ
Сегодня люди беспокоятся о том, что мир никогда не вернется к прошлой жизни, существовавшей до COVID-19. Произойдет это когда-нибудь или нет, ответа пока нет. Поэтому компании должны адаптироваться ко всем возможным вызовам настоящего и ближайшего будущего. По крайней мере, с учетом уже накопленного большого опыт удаленной и смешанной форм работы.
Одним из таких важных аспектов является процесс удаленной адаптации и управления вовлеченностью сотрудников, которые были рассмотрены в этой статье. Основные выводы и результаты можно отметить следующие.
- Специалисты по персоналу должны участвовать на всех этапах процесса удаленной адаптации. Но это не означает, что они должны сами осуществлять весь процесс. Другие заинтересованные стороны также должны поддерживать процесс.
- Внедрение технологии управления проектами «scram» в процесс удаленной адаптации показывает отличные результаты.
- Этот метод должен поддерживаться соответствующими технологиями IT-коммуникации, такими как технологии совместной работы и коммуникации.
Самая важная проблема адаптации — сохранить баланс между чрезмерным контролем и возможной прокрастина-цией. Первый аспект может привести к эмоциональному выгоранию, второй — к недостаточной производительности нового сотрудника. Использование подхода к управлению проектами может помочь облегчить адаптацию в полностью или частично удаленном режиме даже в случае замещения им руководящих должностей.
ЛИТЕРАТУРА
1. Kiseleva M.V. Investigation of emotional burnout in bank employees working in «person-to-person» system // ROMJ. 2018. № 3. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/ investigation-of-emotional-burnout-in-bank-employees-working-in-person-to-person-system (дата обращения: 01.11.2021).
2. Malashenko N.N., Pechenaya L.T., Ivanova-Shvets L.N., Doronina I.I., Vaskov M.A. Management of business career personnel of a commercial enterprise // International Journal of Applied Business and Economic Research Volume 15, Issue 11, 2017, 165-173 4
3. Mironova M.Z. Features of innovative personnel management of service companies in the period of implementation of organizational changes // Eurasian Journal of Analytical Chemistry, 2017, 12(5), 793-802.
4. Salakhova V.T. Integration resources of the personality in the context of human existence modes. // Man in India, 2017, 97(9), 121-130.
5. The Best Business Messaging Apps for 2021 // PCmag URL: https: //www.pcmag.com/picks/the-best-business-messaging-apps (дата обращения: 01.11.2021).
6. Васякин Б.Б. Социально-психологический тренинг в современном медицинском психотехническом инструментарии для снятия стресса / / Теория и практика физической культуры. — 2018. — № 8. — С. 75-76.
7. Вне офиса: как повысить эффективность удаленной работы. (2020, 7 апреля). Получено 15 апреля 2021 г. из Forbes: https://www.forbes.ru/partnerskie-materialy/397103-vne-ofisa-kak-povysit-effektivnost-udalennoy-raboty
8. Глоссарий Scrum // Scrum.org URL: https://www.scrum.org/ resources/scrum-glossary (дата обращения: 01.11.2021).
9. Зайцева Н.Д. Современные «вызовы» в системе подготовки кадров: стандартизация и инновации // Международный журнал управления образованием. — 2017. — № 31 (4). — С. 497-504.
10. Кейс: как мы перевели сотрудников на удаленку без потери KPI // vc.ru. — URL: https://vc.ru/hr/138667-keys-kak-my-pereveli-sotrudnikov-na-udalenku-bez-poteri-kpi (дата обращения: 01.11.2021).
REFERENCES
1. Kiseleva M.V. Investigation of emotional burnout in bank employees working in «person-to-person» system // ROMJ. 2018. I. 3. Available at: https://cyberleninka.ru/article/n/investigation-of-emotional-burnout-in-bank-employees-working-in-person-to-person-system (accessed 01 November 2021).
2. Malashenko N.N., Pechenaya L.T., Ivanova-Shvets L.N., Doronina I.I., Vaskov M.A. Management of business career personnel of a commercial enterprise // International Journal of Applied Business and Economic Research Volume 15, Issue 11, 2017, 165-173 4
3. Mironova M.Z. Features of innovative personnel management of service companies in the period of implementation of organizational changes // Eurasian Journal of Analytical Chemistry, 2017, 12(5), 793-802.
4. Salakhova V.T. Integration resources of the personality in the context of human existence modes // Man in India, 2017, 97(9), pp. 121-130.
5. The Best Business Messaging Apps for 2021 // PCmag Available at: https://www.pcmag.com/picks/the-best-business-messaging-apps (accessed 01 November 2021).
6. Vasyakin B.B. Sotsial'no-psikhologicheskiy trening v sovre-mennom meditsinskom psikhotekhnicheskom instrumentarii dlya snyatiya stressa [Socio-psychological training in modern medical psychotechnical tools for stress relief]. Teoriya iprak-tika fizicheskoy kul'tury [Theory and practice of physical culture]. 2018, I. 8, pp. 75-76.
7. Vne ofisa: kak povysit' effektivnost' udalennoy raboty. (2020, 7 aprelya) [Outside the office: how to improve the efficiency of remote work. (2020, April 7)]. Available at: https://www. forbes.ru/partnerskie-materialy/397103-vne-ofisa-kak-povysit-effektivnost-udalennoy-raboty
8. Glossariy Scrum. Scrum.org Available at: https://www.scmm. org/resources/scrum-glossary (accessed 01 November 2021).
9. Zaytseva N.D. Sovremennye «vyzovy» v sisteme podgotovki kadrov: standartizatsiya i innovatsii [Modern "challenges" in the personnel training system: standardization and innovation]. Mezhdunarodnyy zhurnal upravleniya obrazovaniem [International Journal of Education Management]. 2017, I. 31 (4), pp. 497-504.
10. Keys: kak my pereveli sotrudnikov na udalenku bez poteri KPI [Case: how we transferred employees to remote work without losing KPI]. vc.ru [vc.ru]. Available at: https://vc.ru/hr/138667-keys-kak-my-pereveli-sotrudnikov-na-udalenku-bez-poteri-kpi (accessed 01 November 2021).
