CC BY
118АДАПТАЦИЯ ПЕРСОНАЛА В ОРГАНИЗАЦИИ В УСЛОВИЯХ УДАЛЕННОЙ РАБОТЫ
DOI: 10.47581/2020/10.23.PS85/IE/7/49.027 Шкунова Анжелика Аркадьевна, к.п.н., доцент (e-mail: [email protected]) Прохорова Мария Петровна, к.п.н., доцент (e-mail: [email protected] ) Власов Владимир Олегович, студент (e-mail: [email protected] ) Гущин Александр Сергеевич, студент Нижегородский государственный педагогический университет им. К. Минина, г.Нижний Новгород, Россия (e-mail: [email protected])
Конкурентоспособность компании во многом определяется процессами организации и управления человеческими ресурсами. Эффективная работа компании зависит не только от подбора персонала, но и от организации процесса адаптации. В условиях работы удаленного доступа, процесс адаптации имеет свои особенности. В статье, рассмотрены цели, этапы, основные методы процесса адаптации в условиях работы удаленного доступа.
Ключевые слова: адаптация, персонал, компания.
Адаптация персонала - ключевая часть кадрового менеджмента.
За последние полгода привычная рабочая среда сильно переменилась. Пандемия внесла свой серьезный вклад в изменение условий работы сотрудников всех должностей. Основное изменение — это переход многих сотрудников из офисов на удаленную работу. Стоит уточнить, что по данным различных источников удаленно работают 29-30% от числа всех сотрудников. Но если в США этот показатель больше 30%, то в России эта форма занятости до сложившейся непростой ситуации c пандемией COVID-19 была не очень популярной. Процент сотрудников, работающих удаленно, был не более 4%», — констатирует Л. Иванова-Швец (эксперт, доцент базовой кафедры Торгово-промышленной палаты РФ РЭУ им. Плеханова).
К сожалению, даже сейчас во многих компаниях некоторые сотрудники вынуждены работать в офисе. Это происходит из-за того, что в России нет правительственных программ, которые помогают создавать удаленные рабочие места. Как например программа во Франции. Вот одна из мер, например, включают предоставление пострадавшим компаниям грантов в размере до 10 тыс. евро, а также 2,2 млрд евро бюджетных средств на финансирование отсрочки уплаты социальных взносов для предприятий малого и среднего бизнеса в туристическом секторе, и дополнительные 6,5 млрд евро в форме государственных гарантий по кредитам туристических
предприятий. А также из-за отношения бизнеса. Многие работодатели считают, что могут платить сотрудникам на удаленке меньше, ведь они не тратятся на проезд и прочее. С другой стороны, по результатам некоторых исследований было выявлено, что около 67 - 70% сотрудников, работающих удаленно, трудятся эффективнее. Сами сотрудники согласны с этим тезисом. По данным исследования OnePoll, 69% сотрудников считают себя более эффективными на удаленной работе, а 83% полагают, что такой формат работы позволит им лучше сочетать работу и личную жизнь. По данным компании NordVPN рабочий день у удаленных сотрудников начинается раньше. По многим признакам удаленная работа — это очень успешный формат труда, и он будет развивать и после конца пандемии. К сожалению не все профессии могут перейти на удаленную работу, например, грузчики, водители, строители, рабочие на конвейерных линиях.
Сфера образования Область продаж ^-Менеджмент Маркетинг
Рисунок 1 - Занятость сотрудников на удаленной работе (Составлено авторами)
По данным отечественных сайтов количество вакансий удаленной работы выросло на 71%. Самый большой прирост наблюдается в: сфере образования (74%), области продаж (14%), HR (6%), маркетинге (6%) [1].
В современных тяжелых условиях многие сотрудники остаются работать в комфортных домашних условиях. Проблемы адаптации сотрудников к работе остается прежней. Адаптация - внедрение личности в новую для нее социальную и предметно-вещевую среду. [2] Несомненно, новичку необходимо принять организационные требования предприятия: должностные инструкции, рабочая система распределения времени на труд и отдых, распоряжения и приказы начальства. Еще необходимо ознакомиться с предоставляемыми организацией социально-экономическими условиями. Новичок должен будет изменить свое поведение, чтобы соответствовать коллективу. Возможно ему придется изменить свои взгляды и нормы, чтобы их можно было сопоставить с правилами поведения в коллективе, устоявшимися традициями и целями организации. Возможно придется отказаться от некоторых привычек или сформировать новые, для тех же целей. Глав-
ной проблемой нового сотрудника становится «информационный пузырь». Новичок не понимает, что именно, как и с кем он должен делать. Ему уже объяснили его обязанности, но как ознакомить его с конкретным процессом работы, если рядом нет более опытных коллег в качестве примера.
Все еще необходимо создавать систему адаптации, но она будет несколько отличаться от стандартной. Некоторая базовая основа подобной системы может выглядеть примерно так:
• чтобы определить полномочия и ответственность за процесс адаптации на удаленном доступе, необходимо договориться с непосредственным руководителем нового сотрудника. Желательно отразить эти аспекты во внутреннем документе.
• необходимо записать дату и время дистанционных совещаний, а также митингов. Формат и технические аспекты обязательно должны быть продуманы заранее: способ их проведения, цель, которую эти встречи преследуют.
• специфика отдела куда устраивается новый сотрудник может оказать сильное влияние на план адаптации. Так же важно помнить и учитывать психотип и квалификацию уже имеющихся служащих [3].
Необходимо понимать, что в процессе адаптации будут использоваться дистанционные средства коммуникации и работы. Р. Кумар основатель Qmarketing Academy считал, что необходимость в офисах отпадет, когда сотрудники смогут коммуницировать между собой в дистанционном формате. Он говорил, что можно быстро организовать дистанционную работу и измерять занятость людей с помощью набора из современных инструментов для совместной работы, корпоративных мессенджеров и различных способов контроля выполненных задач. Сейчас часто используются различные приложения для связи и мессенджеры для работы. Конференции, совещания и митинги проходят в приложениях по типу Zoom. А быстрые текстовые сообщения передаются с помощью мессенджеров по типу WhatsApp. Но многие компании используют свои собственные разработки, так называемые закрытые социальные сети. Например в Сбербанке существует несколько программ для поддержки рабочего процесса среди сотрудников. «СберДруг» и «КУРС» позволяют быстро разобраться в необходимой задаче, выполнить запрос или задать вопрос коллегам.
В начале процесса адаптации на удаленном доступе необходимо обеспечить сотрудника возможностями для работы. Некоторые компании полностью предоставляют оборудование с необходимым программным обеспечением. Но большинство ограничивается лишь необходимыми для удаленной работы программами. Очень важно, чтобы сотрудник сразу мог включиться в процесс работы.
Вторым шагом можно считать составление методических рекомендаций, инструкций в работе. На удаленной работе, это даже удобнее, так как документ отправляется в электронном формате и его сложнее потерять. Так же очень важно организовать сотруднику его первый рабочий день.
Новичок должен почувствовать искреннюю заинтересованность в нем, понять, что его ждали. Это придаст человеку уверенности и мотивации, даже несмотря на необычное начало работы вне офиса.
Для этого необходимо:
• обозначить ему план на день, выйдя с ним на видеосвязь;
• обозначить к кому он может обратиться по тем или иным вопросам;
• собрать все необходимые для работы ресурсы и обеспечьте доступ к ним новому сотруднику. Отсутствие проблем с доступом к информации очень важно для любого работника, в особенности для новичка;
• необходимо гарантировать установку оборудования или специфического программного обеспечения.
Мероприятия, которые посещает новый сотрудник, среди которых общение с наставником и приветственный тренинг, а также необходимые для ознакомления документы, являются неотъемлемыми частями системы адаптации [4].
Главные методы адаптации персонала - наставничество и коучинг.
Наставничество зародилось еще в древности, но даже сейчас данный метод не теряет своей актуальности. Он до сих пор используется чтобы разгрузить руководителя, который получает в свой отдел нового работника, и для благополучного прохождения этапа адаптации новичком. Эффективнее получать знания и навыки от наставника, чем добывать их самостоятельно [5].
Для быстрой и качественной адаптации персонала подойдет метод наставничества. Данный метод предоставляет следующие преимущества:
• предоставляет вновь принятым на работу сотрудникам перенимать знания и умения у квалифицированных кадров, которые давно работают в компании;
• ускоряет принятие новичком корпоративных ценностей и способов общения в коллективе;
• улучшает отношение наставника к своим обязанностям по обучению.
Даже в кризисном положении, где множество работников выполняют
свои обязанности из дома, наставничество остается актуальным. Да, задача наставника при таких условиях сильно усложняется. Необходимо продолжать общаться каждый день. Необходимо завезти чаты там, где удобно ученику, и созваниваться по видеосвязи. Делать это нужно в заранее оговоренное время. Даже на удаленной работе необходимо контролировать прогресс и выполнение заданий новичком. Все так же созваниваясь нужно обсуждать с ним эти вопросы и давать свои советы.
Более современный способ адаптации персонала - коучинг. Он зародился в Америке в 80-х годах. В данном методе важно не самообучение работника, а раскрытие своего внутреннего потенциала и получение большей мотивации к труду [6].
Экономия рабочего времени является одним из неоспоримых преимуществ коучинга. Правила, регламенты, инструкции, указания и памятки
отнимают катастрофическое количество времени на свое прочтение и изучение. А при использовании данного метода работнику достаточно просто применять основные принципы метода при работе с новым коллегой, Ко-учинг отличается тем, что тренер здесь не отвечает на вопросы, а сам их задает. Человек должен сам найти в себе ответ.
Коучинг бывает:
• личный (проводится для одного человека, по его инициативе);
• корпоративный (проводится для менеджеров компании или для команды, по инициативе руководства).
Одни компании заказывают корпоративный коучинг строго для решения рабочих проблем, другие — и для личных тоже. Коучинг сейчас остается таким же популярным, как и в период до пандемии. Все дело в том, что даже тогда коучинг очень часто проводился в онлайн формате. Так что большинство тренеров заметило приход пандемии только по увеличению собственных гонораров.
Для конкретного примера системы адаптации сотрудников на удаленной работе авторы рассмотрели компанию YOTA. Удаленный формат ограничивает сотрудников данной компании так же и большинства других. Соответственно и новому человеку в команде может быть очень сложно влиться в коллектив и рабочий процесс. Новому сотруднику заранее высылают документ с необходимой информацией и ответы на популярные вопросы. Новобранец приглашают в корпоративную рабочую сеть. В закрытой группе публикуется приветственный пост. Здесь новичок может почитать новости компании и обсуждение этих новостей, что поможет ему быстрее понять суть. Компания YOTA полностью обеспечивает рабочее место с необходимыми доступами. Ноутбук, роутер и возможно дополнительный монитор доставляет курьер, чтобы новый сотрудник сразу мог приступить к работе и почувствовать себя нужным. В первом рабочем дне принимает участие не только HR-специалист, но и непосредственный руководитель сотрудника. Именно он организовывает online встречу с командой и добавление в рабочие чаты. Новичку рекомендуется еще до начала работы рассказать о себе в общем, но это не обязательно ведь некоторые люди могут быть очень стеснительными и такой шаг может их отпугнуть. Первый день невозможен без официальной части: подписание документов, инструктажи и т.д. С учетом работы вне офиса все подобные процедуры перенесены в онлайн-режим. В разных подразделениях компании проводятся разные мероприятия для адаптации. Так же новоприбывшему назначается наставник, который помогает в рабочих вопросах, делится своим опытом, а также помогает войти в коллектив. Немаловажной практикой в компании YOTA являются ежегодные проекты для сотрудников, к ним часто присоединяют новичков. Примерами таких мероприятий являются YotaБежит, YotaAir [7].
В компании считают, что ничто так не способствуют сближению с командой как, общее дело, выходящее за рамки рабочего процесса.
В заключение хочется сказать, что затраты на адаптацию сотрудников в компании стоит воспринимать как долгосрочные инвестиции в потенциал сотрудников, ведь от эффективности процесса адаптации зависят дальнейшие успехи работника. Совершенствование адаптации положительно отразится на производительности труда, что в свою очередь положительно отразится в финансовых результатах компании. И тяжелая ситуация, из-за которой многие сотрудники работают из дома хоть и осложняет данную практику, но не делает ее невозможной. А важность такой практики только повышается. Все так же нужно проводить встречи с HR и непосредственными коллегами. Создавать планы адаптации с конкретными целями, задачами, этапы и результаты. Компании используют старые методы в модифицированном формате. Новым сотрудникам вручаются «To do list», чтобы они понимали базовые аспекты своей работы. Большинство корпоративных мероприятий сейчас невозможно, но некоторые все же проводятся в онлайн формате или иной форме. Адаптация новичка - необходимый процесс, который нужно систематизировать.
Список литературы
1. Число "удаленных" вакансий в России выросло на 71% / URL: https://стопкоронавирус.рф/news/20200423-1002.html (дата обращения: 12.11.2020).
2. Кисляков Г.В. Менеджмент. Основные термины и понятия. Словарь / Г.В. Кисля -ков, Н.А. Кислякова. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2019. - 176с.
3. Кибанов А.Я. Управление персоналом организации: Учебник / ред. А.Я. Кибанов, И.Е. Ворожейкин, И. А. Баткаева. - 4-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2020. -695с.
4. Веснин В.Р. Управление человеческими ресурсами. Теория и практика: Учебник / В. Р. Веснин. - М.: Проспект, 2018. - 688с.
5. Игорь Вагин Уроки наставничества. Как быстро и эффективно обучать сотрудников, 2017. - 120 с.
6. Джон Уитмор Коучинг. Основные принципы и практики коучинга и лидерства, 2018. - 320 с.
7. Как адаптировать новых сотрудников во время удаленной работы / URL: https://vc.ru/hr/149723-kak-adaptirovat-novyh-sotrudnikov-vo-vremya-udalennoy-raboty (дата обращения: 11.11.2020).
Vlasov Vladimir Olegovich, student (e-mail: [email protected] Gushchin Alexander Sergeevich,undergraduate (e-mail: [email protected])
Shkunova Angelika Arkadievna, Cand.Pedag.Sci., associate professor (e-mail: [email protected])
Minin Nizhny Novgorod State Pedagogical University, Nizhny Novgorod, Russia Prokhorova Maria Petrovna, Cand.Pedag.Sci., associate professor (e-mail: [email protected])
Minin Nizhny Novgorod State Pedagogical University, Nizhny Novgorod, Russia
ADAPTATION OF PERSONNEL IN THE ORGANIZATION IN THE CONDITIONS OF REMOTE WORK
Abstract. The competitiveness of a company is largely determined by the processes of organization and human resource management. The effective work of the company depends not only on the selection of personnel, but also on the organization of the adaptation process. In a remote access environment, the adaptation process has its own characteristics. The article discusses the goals, stages, main methods of the adaptation process in the conditions of remote access.
Keywords. adaptation, staff, company.
