CC BY
108
Всё для бухгалтера
ДОКУМЕНТООБОРОТ В БЮДЖЕТНОМ УЧРЕЖДЕНИИ
А.С. БАЗАРОВА,
консультант по налогам ЗАО «ВКК-Интерком-Аудит»
Статьей 4 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 129-ФЗ) установлено, что сфера его действия распространяется на все организации, находящиеся на территории России, а также на филиалы и представительства иностранных организаций, если иное не предусмотрено международными договорами Российской Федерации. Следовательно, бюджетные учреждения обязаны вести бухгалтерский учет в порядке, установленном Законом № 129-ФЗ.
Как следует из ст. 6 Закона № 129-ФЗ, ответственность за организацию бухгалтерского учета в бюджетном учреждении несет его руководитель. Он же своим приказом утверждает принятую учреждением учетную политику (п. 3 ст. 6 Закона № 129-ФЗ).
Некоторые специалисты полагают, что организации, финансируемые из бюджета, не должны составлять такого документа, как учетная политика, объясняя это тем, что нормы Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/98» (далее — ПБУ 1/98), утвержденного приказом Минфина России от 09.12.1998 № 60н, устанавливающие принципы формирования учетной политики для целей бухгалтерского учета, не распространяются на бюджетные учреждения. Однако, по мнению автора, такая точка зрения является ошибочной.
Да, действительно, бюджетники не обязаны применять нормы ПБУ 1/98. Единый порядок ведения бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях установлен Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина России от 10.02.2006 № 25н «Об утверждении Инструкции по бюджетному учету» (далее — Инструкция № 25н). Однако Инструкция № 25н, как и бухгалтерские стандарты, применяемые коммерческими организациями, допускает использование нескольких
вариантов учета, например списание материальных запасов в учреждении может производиться либо по фактической стоимости каждой единицы, либо по средней фактической стоимости. Кроме того, Инструкция № 25н предусматривает ведение учета и по операциям кассового обслуживания бюджетов, и по операциям исполнения бюджета бюджетными учреждениями. Поэтому организации, финансируемые из бюджета, как и любые другие организации, должны составлять свою учетную политику, утверждаемую руководителем учреждения, тем более что это прямо предусмотрено Законом № 129-ФЗ.
Напомним, что вместе с учетной политикой утверждаются формы первичных учетных документов, применяемых в бюджетном учреждении, а также график документооборота и технология обработки учетной информации. Правила своего документооборота бюджетное учреждение определяет самостоятельно, при этом оно может воспользоваться Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном приказомМинфинаСССР29.07.1983№ 105 (далее — Положение о документообороте).
В соответствии сп. 5.1 указанного документа под документооборотом понимается движение первичных бухгалтерских документов от момента их создания (принятия к учету учреждением от других организаций), обработки и передачи в архив.
В соответствии с требованиями п. 1 ст. 9 Закона № 129-ФЗ любая хозяйственная операция, осуществляемая бюджетным учреждением, отражается в бюджетном учете на основании первичного бухгалтерского документа.
Хозяйственные операции, не оформленные первичными учетными документами, не принимаются к учету и не подлежат отражению в регистрах бухгалтерского учета.
Напомним, что бухгалтерское законодательство допускает использование следующих первичных документов:
1) первичных бухгалтерских документов, составленных по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Как указано в п. 3 Инструкции № 25н, бюджетники используют формы первичных учетных документов, приведенных в приложении № 2 к Инструкции № 25н. Перечень рекомендуемых к использованию регистров бюджетного учета с указанием обязательных реквизитов и показателей содержится в приложении №3к Инструкции № 25н;
2) самостоятельно разработанных учреждением форм первичных документов, в случае отсутствия типовой унифицированной формы. Самостоятельно разработанные формы первичных бухгалтерских документов принимаются учреждением к учету при наличии следующих обязательных реквизитов (п. 2ст. 9 Закона № 129-ФЗ):
а) наименование документа;
б) дата составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
Формы самостоятельно разработанных первичных бухгалтерских документов, как правило, оформляются в виде приложения к учетной политике учреждения.
Первичные учетные документы составляются учреждением в момент совершения хозяйственной операции, если же это не представляется возможным, то непосредственно после ее окончания.
За своевременность и качественное оформление первичных учетных документов, достоверность информации, содержащейся в них, а также передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете отвечают лица, составившие и подписавшие указанные документы.
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель бюджетного учреждения по согласованию с главным бухгалтером.
Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем учреждения и
главным бухгалтером или уполномоченными ими нато лицами.
График документооборота разрабатывается непосредственно главным бухгалтером учреждения и утверждается приказом руководителя. Этот документ может представлять собой либо схему движения документов, либо таблицу в виде перечня работ по созданию, проверке, обработке документов и передаче их в архив с указанием исполнителей и сроков представления.
Пример графика документооборота приведен в приложении к Положению о документообороте.
Все сотрудники учреждения, выступающие в соответствии с графиком движения документов исполнителями, должны быть с ним ознакомлены. Как правило, обязанности по представлению документов закрепляются либо в должностной инструкции, либо сотруднику «под роспись» вручается выписка из графика документооборота, где перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности сотрудника, сроки их представления и подразделения учреждения, в которые представляются указанные документы.
Контроль за соблюдением сотрудниками графика документооборота осуществляет главный бухгалтер учреждения.
Принятые к учету первичные документы проверяются и систематизируются по датам совершения операций, затем их данные накопительным способом отражаются в регистрах бюджетного учета.
Инструкцией № 25н предусмотрены следующие регистры бюджетного учета:
1) Журнал операций по счету «Касса»;
2) Журнал операций с безналичными денежными средствами;
Журнал операций расчетов с подотчетными лицами;
Журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками;
Журнал операций расчетов с дебиторами по
доходам;
6) Журнал операций расчетов по оплате труда;
7) Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов;
Журнал по прочим операциям;
Главная книга.
Формы перечисленных регистров бюджетного учета вместе с рекомендациями по их заполнению утверждены приказом Минфина России от 23.09.2005 № 123н «Об утверждении форм регистров бюджетного учета».
Внесение записей в перечисленные журналы операций осуществляется по мере совершения
операций, причем сделать это нужно в срок не позднее следующего дня после получения первичного учетного документа. Записи в журналах операций осуществляются как на основании отдельных документов, так и на основании группы однородных документов.
Корреспонденция счетов в журнале операций записывается в зависимости от характера операций по дебету одного счета и кредиту другого счета.
Журналы операций подписываются главным бухгалтером учреждения и бухгалтером, составившим журнал.
По истечении месяцаданные оборотов по счетам из журналов операций переносятся в Главную книгу.
По окончании каждого отчетного месяца все первичные документы, относящиеся к соответствующему журналу операций, подбираются в хронологическом порядке и подшиваются непосредственно кжурналу. Если число первичныхдокументов незначительно, то брошюровка первичных документов может производиться за несколько месяцев в одной папке (деле). При этом на папке следует указать наименование учреждения, название и порядковый номер папки (дела), отчетный период — год и месяц, начальный и последний номера журналов операций, а также количество листов в папке.
В соответствии сп. 1ст. 17 Закона №1 29-ФЗ учреждение обязано хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
Пунктом 150 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных Росархивом 06.10.2003, установлено, что сроки хранения первичных документов и приложений к ним, зафиксировавших факт совершения хозяйственной операции и являющихся основанием для бухгалтерских записей при условии завершения проверки (ревизии), составляет пять лет, а в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — до вынесения окончательного решения.
Как следует из п. 2.9 Указаний по применению данного перечня: «Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством».
Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2007 г., начинается с 1 января 2008 г.
Обращаем внимание, что нарушение правил документооборота в учреждении может привести к неблагоприятным последствиям для учреждения.
Напомним, что ст. 18 Закона № 129-ФЗ установлена ответственность за нарушение законодательства Российской Федерации о бухгалтерском учете: «Руководители организаций и другие лица, ответственные за организацию и ведение бухгалтерского учета, в случае уклонения от ведения бухгалтерского учета в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и нормативными актами органов, осуществляющих регулирование бухгалтерского учета, искажения бухгалтерской отчетности и несоблюдения сроков ее представления и публикации привлекаются к административной или уголовной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации».
Так, в соответствии со ст. 15.11 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух до трех тысяч рублей.
Литература
1. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ (вред, от06.12.2007).
2. Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 03.11.2006).
3. Приказ Минфина России от 10.02.2006 № 25н «Об утверждении Инструкции по бюджетному учету»),
4. Приказ Минфина России от 09.12.1998 № 60н «Об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/98» (в ред. от 30.12.1999).
5. Приказ Минфина России от 23.09.2005 № 123н «Об утверждении форм регистров бюджетного учета».
6. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29.07.1983 № 105.
7. Перечень типовыхуправленческихдокументов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000 (в ред. от27.10.2003).
8. Книга авторов «Бюджетные учреждения» ЗАО «ВКК-Интерком-Аудит».
