CC BY
10АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА БЮДЖЕТИРОВАНИЯ КАК ИНСТРУМЕНТ УПРАВЛЕНИЯ ПРОИЗВОДСТВЕННЫМ ПРЕДПРИЯТИЕМ
A.В. ДРОГИН,
аспирант кафедры «Проектирование вычислительных комплексов»
B.В. ШИЛОВ,
к.т.н., зав. кафедрой «Проектирование вычислительных комплексов»,
«МАТИ» - РГТУ имени К.Э. Циолковского
Планирование - одна из важнейших функций управления предприятием, задачами которого являются определение оперативных и стратегических целей деятельности предприятия и методов их достижения. Эффективно решать перечисленные задачи может бюджетирование [1, 2]. Его определяют как "прогнозирование будущих финансовых показателей, денежных потоков, потребности в финансовых средствах, базирующееся на модели функционирования предприятия, с целью формирования планов различного уровня" [2]. Оно помогает руководителю предприятия не только прогнозировать финансовые показатели деятельности предприятия, но и постоянно контролировать исполнение плана. Однако бюджетирование является сложным инструментом и предполагает аккуратный и квалифицированный подход при использовании. В частности, бюджетирование запасов готовой продукции требует точного прогнозирования многих параметров производственного процесса, в числе которых спрос на продукцию, время поставки материалов, доступность производственных мощностей и т.д.
Наличие на предприятии информационной системы (ИС) упрощает процедуру составления и анализа бюджетов. Однако общий недостаток существующих ИС - возможность получения данных для бюджетирования только с плана счетов, тогда как большие объёмы информации, необходимой для планирования, должны собираться из других источников. В статье предлагается система бюджетирования производственного предприятия, объединяющая финансовое планирование и планирование производства в единый инструмент управления. Описанная разработка позволила фактически устранить промежуточный этап сбора разрозненных данных, объединение которых должно быть произведено в процессе финансового планирования.
Средства автоматизации бюджетирования представлены на российском рынке систем управления предприятиями достаточно широко (например, специализированные программные продукты компании "Инталев" [3], предлагающие наиболее широкий выбор инструментов бюджетного управления). Однако специализированные средства бюджетирования, как правило, слабо интегрированы в корпоративные информационные системы, прочие же программные продукты, реализованные на общей с рассматриваемой системой платформе, предлагают недостаточный для решения поставленных задач функционал и не отражают специфики производственного предприятия.
Удобные в использовании средства бюджетирования представлены в программных продуктах компании 1С. Помимо удобства преимущество продуктов 1С заключается в глубокой интеграции с широко распространённой в России системой 1С:Предприятие. Но продукты 1С имеют значительные ограничения по масштабируемости: производительность системы приемлема, если число пользовательских сессий не превышает двадцати (для версии ПО 7.7) [4, 5].
Место бюджетной подсистемы в общей структуре АСУП. Автоматизированная система управления предприятием Microsoft Navision предназначена для управления предприятиями малого и среднего бизнеса. Она позволяет автоматизировать различные направления деятельности предприятия: финансовый учёт, закупки, продажи, складскую логистику, учёт основных средств, планирование производства и т.д. В число автоматизируемых направлений попадает и бюджетирование. Однако подсистема бюджетирования Navision не удовлетворяет потребностям планирования, поскольку реализует крайне упрощённую схему бюджетного процесса: в принятой ее разработчиками схеме бюджет представляет собой запланированные обороты по финансовым счетам, что ограничивает возможности планирования.
Разработанный модуль финансового планирования интегрирован в систему Navision. Он имеет тесную взаимосвязь с блоками финансового учёта, управления закупками и продажами, производственного планирования. Общая структура разработанной системы приведена на рис. 1. Прямоугольниками на схеме показаны справочники системы, с которыми работают пользователи, кружками - внутренние справочники, в которые собираются используемые для формирования бюджетов промежуточные данные.
В блоке управления производством функции планирования реализованы посредством составления планов выпуска готовой продукции и полуфабрикатов, плана закупок сырья и плана загрузки производственных мощностей. План производства продукции формируется на основе прогнозов продаж, включающих как уже заключённые контракты на поставку продукции, так и перспективные заказы. На первом этапе планирования
формируется план MPS, который затем может быть детализирован в соответствии с концепцией MRP II [6]. Помимо плана производства, исходными данными для составления плана MRP служат спецификации продукции, описывающие состав каждой единицы номенклатуры, и производственные маршруты, детализирующие требования к производственным мощностям, необходимым для выпуска единицы продукции.
Рис. 1. Схема передачи данных при интеграции.
Учёт в производственном модуле подразумевает отслеживание состояния каждого производственного заказа (заказ может быть запланирован, утверждён, запущен на выполнение, завершён, отменён); учёт операций расхода сырья и выхода готовой продукции (в том числе формирование соответствующих бухгалтерских проводок); поддержка актуальности данных по наличию доступных производственных мощностей.
В блоке финансового планирования перечисленные выше функции планирования, учёта, анализа и регулирования реализуются посредством составления бюджетов, сбора фактических данных, план-фактного анализа и корректирования бюджетов на основании фактических данных. Схематично структура модуля показана на рис. 2.
Формирование бюджетов. В первую очередь перед формированием бюджетов строится модель финансовой структуры компании - центры
финансовой ответственности (структурные подразделения предприятия, несущие ответственность за финансовые показатели в рамках своей области деятельности), различные их типы и иерархия подчинённости. На основании модели финансовой структуры разрабатываются бюджеты подразделений различных уровней и консолидированные бюджеты предприятия.
Рис. 2. Структура блока финансового планирования.
Сбор фактических данных. Сбор фактических данных в статьи бюджетов осуществляется со счетов и аналитических разрезов "Главной книги". Все хозяйственные операции в системе регистрируются в "Главной книге", следовательно, существует возможность автоматического текущего контроля исполнения планов.
Отчетность. Система содержит встроенные средства формирования отчетности. Структура отчетности может определяться как структурой бюджета, так и определенными пользователем аналитическими разрезами. Данные из системы могут быть выгружены в MS Excel. Дополнительно имеется возможность получения информации в графическом виде - система позволяет строить графики план-фактного анализа в MS Excel.
Контроль исполнения бюджета. Система позволяет контролировать исполнение бюджета путем сравнения плановых и фактических показателей. Расчет отклонений производится с учетом аналитики, определенной при настройке бюджетной модели. В системе можно проводить анализ как по компании в целом, так и по ее различным филиалам и подразделениям. Дополнительно можно проводить сравнение различных версий бюджетов.
Объединение двух программных модулей в единую интегрированную систему позволило значительно расширить их функциональные возможности за счёт более широкой интерпретации массивов данных (например, план загрузки производственных мощностей может рассматриваться в
качестве бюджета производственного отдела, в свою очередь являющегося частью бюджета доходов и расходов предприятия; бюджет продаж может служить отправной точной для формирования плана MPS и т.д.).
Результаты разработки и апробация. Реализация описанных в статье изменений позволила расширить функциональность системы, дополнив её следующими возможностями:
• формирование бюджетов закупок сырья и материалов (вручную и на основе планов MPS и MRP);
• формирование бюджета продаж готовой продукции (вручную и на основе планов MPS и MRP);
• сбор фактических данных об объёмах закупок, производства и продаж непосредственно из блоков управления закупками/продажами и производством без вмешательства пользователя;
• анализ исполнения производственных планов в натуральном и денежном исчислении;
• возможность оперативного анализа изменения финансовых показателей при внесении изменений в производственные планы;
• выгрузка/загрузка производственных бюджетов в файлы MS Excel для обмена данными с сотрудниками компании и контрагентами.
Формирование плана закупок сырья. Пользователи имеют возможность сформировать план закупок сырья на основе существующего плана производства. При этом план закупок формируется в двух вариантах: "точно в срок" (just-in-time), рассчитываемый в предположении, что сырьё должно быть (и может быть) доставлено точно к тому моменту, когда оно потребуется в производстве [7]; а также логистический план, учитывающий размер минимальной партии товара, минимальное тарное место (минимальное количество товара, которое может быть размещено на складе) и наличие складского запаса сырья, достаточного для обеспечения бесперебойного производства в случае возникновения проблем с доставкой.
Формирование плана продаж готовой продукции. На основании составленного прогноза производства создаётся план продаж готовой продукции, в который включается график исходящих платежей с учётом возможных отсрочек платежа за различные категории продукции. В отличие от заказов покупки, в которых сроки отгрузки и оплаты зависят от договорённости с конкретным поставщиком, соответствующие сроки заказов продажи зависят только от категории продукции.
Объединение функциональных модулей производственного планирования и бюджетирования позволило сократить время формирования плановых показателей бюджетов и сбора фактических данных. Механизм настройки бюджетов, связывающий бюджетные показатели с данными производственного модуля (такими как объёмы выпуска готовой продукции и полуфабрикатов, объёмы закупок сырья, количество продукции в
НЗП и т. д.), позволяет более оперативно формировать бюджеты, исключая необходимость сбора разрозненных данных производственного планирования. Кроме того, достигается возможность оперативного изменения источников данных бюджетов в случае изменения требований к ним.
В настоящее время блок финансового планирования в составе АСУ внедрён в промышленную эксплуатацию, выполняется сбор статистических данных о его применении для определения эффективности системы. Кроме того, подсистема финансового планирования АСУП Navision значительно расширена. В её рамках реализована методология роллинг-бюджетирования, позволяющая корректировать бюджеты на основании полученных фактических данных; выполняются начальные этапы внедрения в эксплуатацию доработанной подсистемы.
Литература
1. Гительман Л.Д. Организация бизнес-планирования на предприятии [Электронный ресурс] // Электронная библиотека Института экономических преобразований и управления рынком: [статья] <http://www.socioego.ru/practica/organiz/planir/ch_1.html> (01.02.07).
2. Кляшторная О. Бюджетирование: старое понятие в новых формах // Директор ИС. № 3. 2006.
3. www.intalev.ru [Электронный ресурс] // web-сайт компании Инта-
лев.
4. Глинских А. Особенности выбора ERP-системы [Электронный ресурс] // Информационный бюллетень Jet Info Online: [статья] <http://www.jetinfo.ru/2002/2/1/article1.2.2002245.html> (01.06.07)
5. Колесов А. Оценка масштабируемости и производительности "1С:Предприятие 8.0" // PC Week. № 9. 2004.
6. Гаврилов Д. Управление производством на базе стандарта MRP II. СПб: Питер, 2002.
7. Сергеев В.И. Менеджмент в бизнес-логистике. М.: Информационный издательский дом "Филинъ", 1997.
