CC BY
165
© С.Н. Иванов, С.А. Кузьменко, А.В. Харьковский, 2GG7
УДК 622.333
С.Н. Иванов, С.А. Кузьменко, А.В. Харьковский
АВТОМАТИЗАЦИЯ ЗАЯВОК НА МАТЕРИАЛЬНОЕ СНАБЖЕНИЕ В ОАО ХК «ЯКУТУГОЛЬ
Общая характеристика ERP-системы внедряемой в ОАО ХК «Якутуголь». Актуальная задача холдинговой компании «Якутуголь» на сегодняшний день состоит в том, что она находимся в самом разгаре внедрение ERP-системы MBS «Axapta». Если сказать, что мы встретились с большим количеством проблем, это практически ничего не сказать. Перенести данные с такого большого количества разношерстных задач в одну большую - дело святое и необходимое для такой компании как «Якутуголь», но в то же время и не легкое. Трудности, с которыми столкнулись на этапах, внедрения заключаются в том, что ХК «Якутуголь» - компания со своей спецификой, люди которые делали сбор информации (AND Project) еще не сталкивались с этой специфичностью и многообразием: добыча и обогащение угля, автомобильные перевозки, ремонт и изготовление запчастей, обеспечение связью и др. (хотя у них и был опыт внедрения в ОАО «ОУК «Южкузбассуголь»). Практика показывает, что внедрение ERP-систем всегда сопровождается трудностями, т.к. это не стандартный набор функций, это своя учетная политика, свои особенности ведения бухгалтерского учета. Что касается кадрового модуля, то во всех предприятиях он примерно схож и особых проблем не вызывает, судя по всему, эта схема уже «обкатана». Еще один трудный момент заключается в том, что компания состоит из 11 филиалов + управление, приходиться учиться «ходить в ногу», т.к. у каждого филиала были свои особенности ведения бухучета, сначала приходилось подгонять приложения 1С к общему плану счетов, который затем будет един в ИСУП MBS «Axapta». Выражение «первый блин комом» будет
21G
тут неуместно, надеемся, он будет первым и последним, хотя если смотреть практику внедрения таких проектов, то есть случаи неоднократного провала, и даже не двукратного.
На суд пользователей было предоставлено несколько систем ERP-класса - выбор пал на MBS «Axapta».
Перед компанией внедряющей MBS «Axapta» ОАО ХК «Якутуголь» поставлена задача реализации следующих модулей:
1) «Логистика и Финансы»
должны быть реализованы следующие задачи:
- Учет материальных ценностей в разрезе номенклатурных единиц, местонахождений, материально-ответственных лиц, партий;
- Возможность ведения всех операций по учету ТМЦ и формирования необходимых первичных документов по учету;
- Учет списания на затраты спецодежды и спецоснастки с учетом требований законодательства РФ;
- Формирование в системе запросов по учету запасов в разрезе любых аналитических признаков, введенных в систему;
- Автоматизация сбыта:
1. Формирование отпускных цен на угольную продукцию.
2. Заключение и ведение договоров на поставку продукции (подготовка и оформление, согласование и контроль исполнения договоров);
3. Учёт и формирование первичных документов по реализации продукции, в том числе на экспорт;
4. Учет отгруженной продукции.
- Автоматизации управления снабжением и складом:
1. Ведение договоров: состояние договора; реестры на оплату и поставку, анализ факта оплаты и поставки.
2. Закупка товарно-материальных ценностей:
о Лимиты ТМЦ: по временным интервалам и по направлениям; корректировка лимитов (с учетом исполнения заявок); анализ исполнения;
о Заявки на ТМЦ: формирование сводного плана снабжения на основе поданных заявок (заявочная компания) и выделенных лимитов; анализ исполнения заявок; оперативная корректировка.
- Бухгалтерский учет и налоговый учёт:
1. Бухгалтерский и налоговый учет в соответствии с законодательством РФ;
2. Формирование книг покупок и продаж с возможностью реализации на их основе бухгалтерских проводок по начислению налогов;
3. Расчеты с налоговыми органами;
4. Формирование стандартных отчетов по Главной книге и аналитическим модулям - карточка счета, анализ счета, оборотносальдовая ведомость.
- Управленческий учёт:
1. Анализ доходов и расходов предприятия во всех необходимых разрезах;
2. Учет и распределение затрат, гибкий механизм закрытия затратных счетов;
3. Оперативность получения данных о хозяйственном и финансовом состоянии по всему предприятию в целом и по отдельным подразделениям;
4. Калькуляция реальной себестоимости продукции в соответствии с методикой, установленной на предприятии Заказчика;
5. Возможность отражения хозяйственных операций всеми филиалами по единой методологии ведения учета, использование всеми подразделениями унифицированных справочников и кодификаторов.
- Учёт денежных средств и финансовых вложений:
1. Учет денежных средств и денежных документов;
2. Формирование и контроль исходящих платежей;
3. Формирование первичных банковских и кассовых документов;
4. Ведение истории операций, текущего сальдо и сальдо на дату по всем денежным счетам;
5. Интерфейс с системами банк-клиент;
6. Учет ценных бумаг и финансовых вложений.
- Ведение расчётов с контрагентами:
1. Автоматизации процесса согласования, заключения и ведения договоров в соответствии с внутренними стандартами;
2. Учет всех операций по расчетам с контрагентами в разрезе первичных документов;
3. Учет расчетов с покупателями и прочими дебиторами;
4. Учет расчетов с поставщиками, подрядчиками и прочими кредиторами;
5. Учет расчетов с подотчетными лицами;
6. Учет внутрихолдинговых и внутрихозяйственных расчетов;
7. Автоматический учет суммовых и курсовых разниц;
8. Формирование в системе запросов по расчетам с контрагентами в разрезе любых аналитических признаков, введенных в систему.
- Учёт ОС, НМА и объектов капитального строительства:
1. Ведение картотеки инвентарных объектов ОС и объектов капитального строительства с необходимой аналитикой (местоположение, материально-ответственные лица, технические характеристики, даты ввода в эксплуатацию и т.п.);
2. Учет всех операций по движению объектов ОС: ввод в эксплуатацию, расчет амортизации (в т. ч. с учетом норм выпуска продукции), переоценка, кап. ремонт, ликвидация, выбытие, аренда, внутреннее перемещение и др.;
3. Ведение нескольких моделей учета (бухгалтерская, налоговая, забалансовая и т. п.);
4. Учет драгоценных металлов;
5. Формирование запросов в разрезе любых введенных в систему аналитических признаков;
6. Расчет налога на прибыль и налога на имущество с учетом филиальной структуры.
2) «Бюджетирование»
должны быть реализованы следующие задачи:
- Возможность ведения различных бюджетов в рамках гибких бюджетных моделей и подмоделей (бюджет продаж, бюджет доходов и расходов, бюджет движения денежных средств, бюджет инвестиций и т. п.);
- Формирование плановых значений бюджетных показателей на основании утвержденных на предприятии методик;
- Финансовое планирование в разрезах различных типов ЦФО;
- Возможность использования при планировании и контроле натуральных показателей, натуральных нормативов, нормативов зависимости, нормативов роста и др.;
- Ведение платежного календаря как средства генерации и контроля исходящих платежей;
- Гибкий механизм финансово-управленческой отчетности;
- Построение отчетности по МСФО на основании данных бухгалтерского учета.
3) «Кадровый учёт»
должны быть реализованы следующие задачи:
- Ведение личных карточек сотрудников, воинский учет, аттестация;
- Расчеты с налоговыми органами и экспорт в ПФ;
- Ведение штатного расписания;
- Ведение кадрового учета в части ведения кадровых приказов по кадровому движению;
- Ведение табеля учета рабочего времени;
- Расчет среднесписочной численности.
4) «Производственный учет»
должны быть реализованы следующие задачи:
- АРМы НУР:
о горный диспетчер; о приемосдатчик ВПП; о диспетчер погрузки на автотранспорт; о диспетчер АТЦБ;
- АРМы аппарата управления:
о Производственный диспетчер; о Транспортный диспетчер;
- АРМы обогатительной фабрики: о Производственный диспетчер;
- АРМы АТА:
о Транспортный диспетчер в поле разреза; о Диспетчер КПП; о Диспетчер отдела эксплуатации; о Диспетчер авторемонтных мастерских;
- АРМы ПТУ:
о Производственный диспетчер; о Приемосдатчик по углю; о Приемосдатчик груза.
5) «Заработная плата»
должны быть реализованы следующие задачи:
- Расчет заработной платы с учетом специфики отрасли;
- Формирование установленных законодательством первичных документов по оплате труда и налогов.
Снабжения сырьем, материалами, полуфабрикатами и оборудованием подразделений предприятия осуществляется главным образом централизовано через Управление материально техническим снабжением (УМТС) по заявкам филиалов, при этом весь импорт,
все закупки дорогостоящего оборудования осуществляются исключительно через УМТС.
Филиалы имеют право заключать договора на поставку ТМЦ от своего имени, минуя УМТС. Как правило, филиалы самостоятельно закупают канцелярские товары, расходные материалы, отдельные виды оргтехники и т.д. Относительно большую свободу в плане осуществления самостоятельных закупок имеет РМЗ, которые может самостоятельно приобретать необходимые в производстве сырье, материалы и полуфабрикаты.
УМТС осуществляет снабжение филиалов в следующих основных направлениях:
- Обеспечение производственных потребностей - эксплуатационные нужды;
- Обеспечение капитального ремонта оборудования и механизмов;
- Обеспечение капитального ремонта зданий и сооружений;
- Обеспечение капитального строительства и технического перевооружения;
- Обеспечение подготовки к зиме.
Рассмотрим особенности выше названных направлений снабжения:
Обеспечение производственных потребностей - эксплуатационные нужды.
Снабжение в данном направлении направлено на обеспечение текущего производственного процесса сырьем, материалами и полуфабрикатами. По данному направлению осуществляется снабжение для нужд основного и вспомогательного производств, при этом значительная часть поставляемых ТМЦ по данной программе ложатся, как переменные затраты, на счета учета затрат.
Приобретение ТМЦ по программе «Эксплуатационные нужды» определяется планируемым объемом производства. В связи с чем по этой программе открываются большие возможности по нормированию и установлению лимитов со стороны финансовых и экономических служб управления.
Ответственными за подготовку и предоставления заявок на приобретение соответствующих ТМЦ по данной программе снабжения лежит на производственных подразделениях и энергомеханических службах филиалов.
Обеспечение капитального ремонта оборудования и механизмов;
Снабжение в данном направлении направлено на обеспечение капитального ремонта оборудования и механизмов. По данному направлению или программе осуществляется снабжение материалами, запасными частями, узлами и агрегатами с целью осуществления капитального ремонта.
Приобретение ТМЦ по программе «Капитальный ремонт оборудования и механизмов» определяется планами по капитальному ремонту оборудования.
Ответственными за подготовку и предоставления заявок на приобретение соответствующих ТМЦ по данной программе снабжения лежит на производственных и технических подразделениях филиалов.
Обеспечение капитального ремонта зданий и сооружений
Снабжение в данном направлении направлено на обеспечение капитального ремонта зданий и сооружений. По данному направлению или программе осуществляется снабжение материалами с целью осуществления капитального ремонта зданий и сооружений.
Приобретение ТМЦ по программе «Капитальный ремонт зданий и сооружений» определяется планами по капитальному ремонту зданий и сооружений.
Ответственными за подготовку и предоставления заявок на приобретение соответствующих данной программе снабжения лежит на отвечающих за капитальный ремонт подразделениях.
Обеспечение капитального строительства и технического перевооружения.
Снабжение в данном направлении направлено на обеспечение капитального строительства и технического перевооружения. По данному направлению или программе осуществляется снабжение материалами, оборудованием с целью осуществления капитального строительства и технического перевооружения.
Приобретение ТМЦ по программе «Капитальное строительство и техническое перевооружение» определяется планами по капитальному строительству и техническому пере-вооружению.
Ответственными за подготовку и предоставления заявок на приобретение соответствующих данной программе снабжения лежит на управлении по капитальному строительству.
Обеспечение подготовки к зиме
Снабжение в данном направлении направлено на обеспечение подготовки к зиме. По данному направлению или программе осуществляется приобретение сырья, материалов, запасных частей и оборудованием.
Приобретение ТМЦ по программе «Подготовка к зиме» определяется планами по подготовке к зиме.
Ответственными за подготовку и предоставления заявок на приобретение соответствующих ТМЦ по данной программе снабжения лежит на производственных подразделениях филиалов. Особенность программы «Подготовка к зиме» заключается в том, что по ней могут приобретаться практически любые группы номенклатуры: сырье, материалы и т.д., а также то, что она составляется на нестандартный период.
Принципы организации снабжения
Снабжение филиалов осуществляется в соответствие с утвержденными лимитами финансирования, планами производства, капитального ремонта и капитального строительства, а также в соответствии с оперативными, неотложными нуждами филиалов. Лимиты финансирования могут устанавливаться как в целом на программы снабжения, так и на ее части, вплоть до конкретных номенклатурных групп и номенклатурных единиц.
Организационно снабжение филиалов через УМТС реализуется по средствам заявочной компании. Выделяют несколько типов заявок в зависимости от направления использования заявляемых ТМЦ и оборудования, а также от условий и периода формирования заявки.
Самостоятельные закупки филиалов осуществляются в пределах лимита установленного аппаратом управления ОАО ХК «Якутуголь», что фактически позволяет подвести самостоятельное снабжение филиалов к методологии заявочной компании, с тем исключением, что исполнителем этих заявок является сам филиал, а не УМТС.
По периоду формирования заявки делятся на годовые, квартальные и месячные. Основными или базовыми заявками снабжениями являются квартальные заявки, на основе которых осуществляются основные поставки ТМЦ. Годовая заявка служит ориентиром для формирования квартальных заявок, она используется для нужд планирования. Месячные заявки относятся к так называемым
текущим заявкам, которые предназначены для приобретения ТМЦ, не предусмотренных в рамках квартальных заявок, необходимость в которых возникла в результате действия непредвиденных и непрогнозируемых факторов.
По направлению использования сырья, материалов и оборудования заявки классифицируются согласно представленной выше классификации направлениям снабжения филиалов через УМТС.
Заявки на снабжение в обязательном порядке проходят процедуру согласования и утверждения в стоимостном выражении в ответственных дирекциях, в результате чего они могут быть скорректированы. Порядок согласования определяется типом заявки.
Формирование заявок на снабжение определяется производственной программой, нормативами остатков на складах, сметами капитального строительства и ремонтов. С точки зрения функциональности системы формирование и утверждение заявки будет сопряжено с ведением лимитов на снабжение и проверки соответствия лимитов и заявки. Схема бизнес-процесса заявочной компании показана на рис. 1.
Описания процесса подготовки годовых заявок на снабжение.
В срок до первого августа все филиалы предприятия готовят и предоставляют в Управление Предприятия годовые заявки на снабжения. Филиалы предоставляют в Департамент по обеспечению ресурсами и транспортом следующие годовые заявки:
Эксплуатация. Данная заявка оформляется для приобретения ТМЦ для обеспечения эксплуатационных потребностей производства. По этой заявки заявляются ТМЦ и не может быть заявлено оборудование.
Капитальный ремонт оборудования. В этой заявке планируется приобретение ТМЦ и запасных частей, необходимых для проведения капитального ремонта оборудования.
Капитальный ремонт зданий и сооружений. В этой заявке планируется приобретение ТМЦ, необходимых для осуществления ремонта зданий и сооружений. По этой заявке не может приобретаться оборудование.
Управление по экономике
Рис. 1. Схема бизнес-процесса заявочной компании
Капитальное строительство. В этой заявке планируется приобретение ТМЦ для осуществления капитального строительства, а также нового оборудования на объекты в рамках программ технического перевооружения, переоборудования производств и замены изношенного оборудования.
Годовая заявка оформляется без детализации, по укрупненным номенклатурным группам. Детализации подвергаются только стратегические материалы, а также топливо. Годовая заявка делается с разбивкой по кварталам. Годовая заявка допускает указания только ориентировочных финансовых сумм, которые планируется потратить на номенклатурные группы, указание количества при планировании на уровне номенклатурных групп не обязательно.
Годовая заявка является ориентиром, позволяющим приблизительно ценить средства, необходимые для обеспечения снабжения на должном уровне.
Описания процесса подготовки квартальных заявок на снабжение
За 60 дней до начала следующего квартала управление по экономике ОАО ХК «Якутуголь» доводит до филиалов лимит затрат на ТМЦ, в пределах которых филиалы готовят и предоставляют в УМТС квартальные заявки на снабжения.
Квартальная заявка делается с разбивкой по месяцам, при этом квартальная заявка детализирована до уровня конкретных номенклатурных единиц, в ней нельзя указать номенклатурную группу. При формировании квартальной заявки плановая сумма по номенклатурной единице получается путем умножения плановой цены и планового количества, в этой заявке указание финансовой суммы без количества не допустимо.
Проведения сравнения плановых значений за квартал по годовой заявке и по квартальной будет осуществляться с помощью отчетов, в которых можно будет сравнить плановое значение из годовой заявки по номенклатурной группе и плановое значение из квартальной заявке по номенклатурной группе, полученное суммированием элементов, включенных в заявку и относящихся к соответствующей номенклатурной группе.
Описания процесса подготовки заявки на снабжение по программе «Подготовка к зиме».
К первому апреля каждого года филиалы обязаны представить заявки на снабжение в рамках программы «Подготовка к зиме», в которых предусматривается поставка ТМЦ в течение мая, июня, июля, августа и сентября.
Заявка на снабжение «Подготовка к зиме» делается с разбивкой по месяцам детализировано по номенклатурным единицам. С точки зрения структуры данная заявка не отличается от квартальной. За исключением того, что в ней предусмотрено большее число периодов, чем в квартальной заявке.
Описания процесса подготовки текущих заявок на снабжение.
В дополнение к квартальным заявкам, по которым осуществляется основное снабжение, филиалы по мере необходимости готовят текущие заявки для приобретения ТМЦ, не предусмотренных в рамках квартальной заявки, но остро необходимые для производства. Приобретения ТМЦ по текущим заявкам осуществляется в рамках лимита затрат на материалы или же данный лимит может быть скорректирован за счет следующего квартала.
Порядок утверждение заявок на снабжение.
В зависимости от типа заявки проходят утверждения через различные департаменты:
1. Заявка «Эксплуатация» утверждается Департаментом по обеспечению ресурсами и транспорту.
2. Заявка «Капитальный ремонт оборудования» сначала утверждается в Энерго-механическом управлении, а затем в Департаменте по обеспечению ресурсами и транспорту.
3. Заявка «Капитальный ремонт зданий и сооружений» сначала утверждается в Управлении по капитальному строительству, а затем в Департаменте по обеспечению ресурсами и транспорту.
4. Заявка «Капитальное строительство» сначала утверждается в Управлении по капитальному строительству, а затем в Департаменте по обеспечению ресурсами и транспорту.
5. Заявка «Подготовка к зиме» утверждается в Управлении в Департаменте по обеспечению ресурсами и транспорту.
6. Текущая заявка. Утверждается в Управлении в Департаменте по обеспечению ресурсами и транспорту.
Последней стадией утверждения заявки является утверждение заявки в Управлении по экономике. Управление по экономике может установить лимиты на снабжение для филиалов в рамках, выделенных направлений снабжения: эксплуатация, капитальный ремонт оборудования, капитальный ремонт зданий, капитальное строительство. Управление по экономике указывает лимит в виде финансовой суммы по заявке, в результате, если сумма по заявке превосходит лимит, она не может быть утверждена.
Общая схема осуществления закупок и снабжения филиалов с использованием функциональности заявок на снабжение.
Снабжение через УМТС.
Подготовленные и утвержденные заявки исполнителем, по которым является УМТС, образуют сводную заявку, по которой работает УМТС. В сводную заявку попадают ТМЦ, которые еще не перенесены в закупку и которые еще не поставлены. Сводную заявку можно группировать по номенклатуре и сортировать по номенклатуре, при этом сохраняется возможность разворачивать сводную заявку по заявкам ее формирующим. Сводная заявка получается с помощью отчетности.
Сводная заявка на снабжения УМТС анализируется на дату или на период. В сводную заявку попадают все строки заявок, пе-
риод которых превосходит или включает в себя дату или период построения сводной заявки. Для управления фильтрацией заявок целесообразно указывать период в шапке закупки, за который будут отбираться заявки.
При осуществлении закупок необходимо указать заявку, по которой осуществляется закупка, а также строку заявки на снабжение. Предполагается, что в закупке можно будет указать заявку, далее выбирается номенклатура из доступной по заявке. Другими словами, не разрешается приобретение номенклатуры, не определенной в заявке.
В случае если к договору, по которому осуществляется закупка, в системе определена спецификация, аналитика номера заявки и ее строки автоматически подставятся в строки закупки. Соответственно строки спецификации к договору можно будет привязывать к заявкам на снабжение.
Номенклатура приобретается с обязательным указанием складской аналитики «Номера заявки» и «Строка заявка», при этом номенклатура попадает на склад, хранится и перемещается между подразделениями и филиалами с той же самой аналитикой. При необходимости аналитика может быть принудительного изменена, например, когда номенклатура, пришедшая по заявке одного филиала, должна быть передана в другой филиала по другой заявке.
Пополнение запасов в УМТС.
В случае если УМТС приобретает ТМЦ для пополнения запаса или создания резерва используется месячная заявка специального типа «Резерв». Эта заявка проходит утверждение в Департаменте по обеспечению ресурсами и транспорту. Для пополнения резерва также могут быть установлены лимиты.
При принятии решения о передачи номенклатуры, находящейся в резерве в филиалы, предварительно осуществляется операция смены складской аналитики заявка «Резерв» на конкретную заявку филиала.
Собственные закупки филиалов.
Собственные закупки филиалы осуществляют с использованием заявок специального типа, которые не попадают в сводную заявку УМТС, в пределах установленного лимита. Для данного типа заявки можно будет определить группу пользователей в Управлении, которые будут иметь возможность утверждать данные заявки.
Приобретение номенклатуры на фиктивные заявки.
В отдельных случаях может возникнуть ситуация, когда необходимо срочно отразить факт приобретения ТМЦ, а установить принадлежность к заявке не представляется возможным. В этом случае используются фиктивные заявки, по которым не установлено контроля заявки и закупки.
В течение периода можно будет проводить анализ, какая номенклатура закупается на фиктивные заявки и соответственно выяснять причины таких закупок.
В дальнейшем по мере передачи номенклатуры в филиалы или после определения принадлежности закупки к конкретной заявки фиктивная аналитика заменяется на реальную аналитику.
Требования к заявкам в системе.
Технические параметры заявок.
Рассмотрим основные технические параметры заявок на снабжения:
1. Заявки разделены между филиалами: каждый филиал сможет создавать свои собственные заявки на снабжение. В процессе закупок филиалы, за исключением УМТС, смогут закупать только на те заявки, по которым исполнителем является сам филиал, а не УМТС.
2. Заявка контролируется на соответствие лимиту
3. По заявке контролируется количество перенесенное в спецификации по договору, количество, перенесенное в закупку, количество закупленное, количество, поступившее на склад филиала.
4. УМТС имеет возможность приобретать на свои собственные заявки, а также на заявки филиалов, так как исполнителем по этим заявкам выступает УМТС.
5. Заявка привязана к периоду, что позволяет при осуществлении операций накладывать фильтры на предлагаемые в операции заявки.
Типы и классификация заявок на снабжение в системе.
Ранее мы рассмотрели типы заявок, которые используется в ОАО ХК «Якутуголь» для организации заявочной компании. Для того, чтобы обеспечить гибкость системы, ее адаптацию к будущим изменениям в процессе организации заявочной компании, предполагается, что функциональность заявок на снабжение будет позволять создавать нужное количество типов заявок, строить их на разные периоды.
Для задания в системе заявок, имеющих различное назначение и период, например, заявка «Эксплуатация» или заявка «Капитальный ремонт оборудования», в системе будет присутствовать справочник типов заявок, в котором можно будет задать неограниченное количество типов заявок.
Кроме того, планируется ведения заявки специального типа «заявка-расчет» (например годовая), в которой можно будет указывать не только номенклатурные единицы справочника, но и номенклатурные группы, то есть осуществлять составление заявки на более высоком уровне. Заявки такого типа будут использоваться для осуществления прогноза потребности в ТМЦ. В дальнейшем такие заявки могут служить для составления лимитов на снабжение. На такие заявки нельзя осуществлять приобретение номенклатуры, к их строкам нельзя привязать складские остатки. Предполагается, что заявки данного типа будут использованы для подготовки квартальных заявок на ТМЦ.
В результате, ответственные специалисты получат возможность составлять различные заявки, необходимый период, различных исполнителей, а также различный практический смысл.
Особенности заявок на приобретение оборудования, материалов для СМР.
Заявки на приобретение оборудования, материалов для СМР и капитального строительства предполагают приобретение ценностей, которые в будущем сами станут инвентарным объектами ОС или войдут в состав этих объектов. Следовательно, в строках таких заявок возможно должна быть заполнена аналитика «Объект». Для обеспечения контроля заполнения аналитики объект заявки на приобретение оборудования и материалов для СМР должны иметь тип, в котором задан контроль объекта.
Далее в строках заявки указывается созданная аналитика «Объект». В процессе внедрения системы предлагается отказаться от создания инвентарных карточек ОС в УМТС и перейти на их создание по месту составления заявки.
Для обеспечения корректного указания аналитики объект при приобретении оборудования и техники, необходимо, чтобы в строках заявки, а в дальнейшем и в строках закупки одна единица оборудования или техники указывалась одной строкой, чтобы несколько единиц оборудования не закупались на одну аналитику инвентарной карточки. Для предотвращения подобной ситуации в
справочнике номенклатуры оборудование и техника будут отнесены к особому типу номенклатуры, что позволит обеспечить необходимый контроль.
В дальнейшем при переносе строк заявки в спецификацию к договору или в закупку аналитика объект будет автоматически подставляться, что позволит облегчить процедуру приобретения.
Формирование заявок по подразделениям филиалов.
Состав приобретаемых филиалом товарно-материальных ценностей определяется потребностью различных подразделений и служб филиала и возможностью ОАО ХК «Якутуголь».
Для того чтобы можно было разложить сумму заявки филиала на заявки отдельных подразделений предполагается использовать следующий механизм:
Заявка будет иметь несколько вкладок. На первой вкладке можно будет указать общее количество номенклатуры, необходимое филиалу, при необходимости детализации данного количества по заявляющим его подразделениям (цехам, участкам) на второй вкладке строки заявке можно в несколько строк ввести частные требования подразделений, из которых складывается сумма по строке заявки. При указании частных требований существует возможность указания подразделения (цеха, участка).
Таким образом, заявка филиала может формироваться путем внесения каждым подразделением необходимого ему количества номенклатуры в соответствующей строке заявки.
Жизненный цикл заявки.
Жизненный цикл заявки состоит из следующих этапов:
1. Составление. На данном этапе сотрудники филиалов подготавливают проект заявки, набивая номенклатуру, проставляя количество и цену.
2. Утверждение. На данном этапе ответственное лицо утверждает заявку, после чего она не доступна для редактирования без согласования с УМТС.
3. Обработка заявки. Этот этап, по сути, представляет собой еще один этап утверждения, после выполнения обработки заявка доступна для использования.
4. Корректировки утвержденных заявок(с разрешения УМТС). Корректировки осуществляются путем создания заявки с тем же номером, что и корректируемая заявка, в которую вносятся положительные или отрицательные строки. Отрицательные сроки пред-
назначены для уменьшения количества номенклатуры по заявке. Отрицательные строки создаются на основе имеющихся в заявке строк, что позволяет в точности повторить всю аналитику в строке заявки.
5. Создание спецификации к договору. В отчетности для соответствующей заявки отражается факт перенесения номенклатуры по заявке в спецификацию. Спецификация согласовывается с филиалом, после чего корректировка заявки невозможна.
6. Создание закупки. Сотрудники отделов снабжения филиалов осуществляют приобретение номенклатуры в БКР-системе, привязывая строки закупки к строкам заявки. В отчетности для соответствующей заявки отражается факт перенесения номенклатуры в строки закупки.
7. Обработка закупки. В отчетности для соответствующей заявки отражается факт приобретения номенклатуры. При этом необходимо контролировать склад, на котором находится номенклатура, так как она может быть закуплена, но находиться в пути или на таможенном складе, то есть не быть доступной для передачи в филиалы.
8. Статус заявки - закуплено все. После полного исполнения заявки в части приобретения номенклатуры сотрудники с соответствующими правами изменяют статус заявки на «Закуплено», либо после истечения срока ее использования изменяют статус заявки на «Отработано». Заявка как складская аналитика перестает быть доступной для выбора в закупках.
9. Складское перемещение. Товар, приобретенный по заявке, передается в филиал, при этой операции номер заявки сохраняется. При перемещении в филиал, инициатор заявки, в отчетности отражается факт передачи для передающего филиала, а для получающего факт поступления номенклатуры по заявке.
10. Статус заявки - поставлено все. После полного исполнения заявки в части приобретения номенклатуры сотрудники с соответствующими правами изменяют статус заявки на «Закуплено», либо после истечения срока ее использования изменяют статус заявки на «Отработано». Заявка как складская аналитика перестает быть доступной для выбора в закупках.
Утверждение заявки.
Утверждать можно как всю заявку, так и отдельные строки заявки. Для этих целей в журнале заявки в каждой строке будет пре-
дусмотрен флаг «Утверждено». У лица осуществляющего утверждение заявки будет возможность отметить все или часть строк в заявки для утверждения.
После утверждения строка заявки не доступна для редактирования. Заявка не может быть переведена в статус «Утверждена», пока не будут утверждены все входящие в нее строки.
Для обеспечения удобства механизма утверждения и согласования заявок предполагается вести поле «Комментарий», как для самой заявки, так и для ее строк, куда ответственный за утверждение заявки сотрудник сможет писать, почему он не утверждает заявку или строку заявки.
Для обеспечения эффективного механизма итерационного утверждения в журнале заявок будет возможность осуществлять несколько действий:
1. Перевести заявку в состояние «Готова к утверждению». Данный статус заявке присваивает сотрудник, ответственный за создание заявки, после того, как он подготовил или внес исправления в заявку. Ответственный за утверждение заявок сотрудник изучает заявки со статусом «Готова к утверждению» и производит действия по утверждению или не утверждению заявки.
2. Утвердить заявку. Если в заявке отмечены все строки и она утверждается, то ее статус переходит в состояние «Утверждена». Если у заявки хотя бы одна строка не отмечена она переходит в состояние «Частично утверждена». Если не отмечена ни одно поле - выдается сообщение об ошибке.
3. Отменить утверждение. Действие обратное утверждению
4. Отклонить заявку. После выполнения соответствующей функции заявка переходит в состояние отклонена.
Сотрудник, ответственный за подготовку заявки анализирует, какие заявки переведены в статус «Частично утверждена» или «Отклонена», после чего вносит соответствующие исправления, затем может снова перевести заявку в состояние «Готова к утверждение».
Предполагается, что отклоненные заявки не удаляются, а переводятся в состояние «Архив», в случае, если их дальнейшее утверждение не производится.
На этапе утверждения производится проверка соответствия заявки лимиту.
Проверка соответствия заявки лимиту.
Заявка должна соответствовать установленному по данной заявке лимиту на снабжение. Проверка на соответствие лимиту на снабжение осуществляется в момент утверждения заявки или нажатия кнопки «Проверка лимита». В случае превышения лимита строка заявки или вся заявка не могут быть переведены в статус «Утверждено». Кроме того, напротив соответствующих строк появляется признак превышения лимита.
Лимиты задаются для типов заявок пофилиально и по периодам. Кроме того, возможно задание лимита с привязкой к классификатору номенклатуры. Лимит задается путем указания в таблице лимитов маски классификатора номенклатуры. Например, если позиция в классификаторе выглядит следующим образом 020104 (02
- группа, 01 - подгруппа, 04 - вид), то лимит можно задать на вид или более укрупнено на подгруппу или группу. Например, 020104, или 0201*, или 02*.
Структура справочника лимитов
- Тип заявки
- Код периода*
- Маска номенклатуры
- Сумма в рублях
* размерность периода должна соотноситься с размерностью заявки, т.е. нельзя для заявки на месяц поставить лимит на квартал.
Создание закупки на основе заявки на снабжение.
Закупка может быть создана на основе спецификации к договору, строки которой уже привязана к строкам заявок, либо путем непосредственного ввода строк с привязкой к строкам заявок. В одной закупке может закупаться номенклатура из нескольких заявок.
По нефиктивным заявкам установлен контроль количества, который не позволяет перенести в закупку больше номенклатуры, чем это указано в строке заявки.
Занесение строк закупки может осуществляться в двух направлениях.
1. Первоначально вносится единица номенклатуры из справочника номенклатуры, после чего указывается номер заявки, что позволяет при выборе строк заявки осуществлять манипуляции только с теми строками заявки, в которых внесена выбранная номенклатура.
2. Первоначально выбирается номер заявки, в дальнейшем выбирается строка заявки, которая приводит к автоматическому проставлению номенклатуры в строку закупки.
При создании строк закупки на основе заявки осуществляется простановка количества номенклатуры, переносимой из заявки в закупку, что позволяет отразить факт переноса строк заявки в закупку.
Кроме того, для того чтобы облегчить выбор строк заявок в шапке закупки может быть указан период, за который должны отбираться заявки.
Заявки и строки заявки, которые переведены в статус «Отработано» или полностью закуплено не предлагаются для выбора в операциях закупки и в спецификациях.
Отражение цены и стоимости в заявке.
Заявка в обязательном порядке должны иметь финансовое выражение, чтобы проверить ее на соответствие лимиту на снабжение. Формирование цены в строках заявки предлагается осуществлять в полуавтоматическом режиме.
Цена номенклатуры в заявке должна включать накладные расходы, но, как правило цена в закупке не включает все необходимые накладные расходы, которые добавляются в дальнейшем.
Номенклатурная карточка содержит поле: «Последняя цена закупки», которая обновляется после каждой закупки. Кроме того, в специальных полях в карточке будет содержаться процент и фиксированная величина накладных расходов для заявки. Сотрудники, отвечающее за ведение номенклатурного справочника обеспечивают поддержания этих данных в актуальном состоянии.
При формировании строк заявки в поле цена будет подставляться последняя цена закупки, в поле накладные расходы значение накладных расходов, в дальнейшем эти поля доступны для редактирования. Произведение цены на количество по строке заявки позволяет рассчитать стоимость по строке и в конечном счете сумму всей заявки.
Привязка строк заявки к спецификации договора осуществляется в том же порядке, что и строк закупки. В дальнейшем при создании строк закупки на основании спецификации в строки закупки аналитика заявки проставляется автоматически.
Перечень выполняемых операций по заявочной кампании.
Операции по заявочной кампании ведут службы снабжения филиалов, УМТС, управление по капитальному строительству, энергомеханическое управление, управление по экономике, департамент по обеспечению ресурсами и транспортом. В их функции входит:
Службы снабжения филиалов:
- Формирование годовых, квартальных заявок и текущих заявок на снабжение в разрезе направлений.
- Согласование заявок с ответственными подразделениями управления
- Учет фактического выполнения заявок, по которым исполнителем является филиал.
Управления по направлениям (Управление по капитальному строительству и т.д.):
- Участвуют в составлении соответствующих типов (годовых и квартальных).
- Участвуют в утверждении заявок
- Устанавливают лимиты УМТС:
- Утверждение заявок на снабжение филиалов, исполнителем по которым является УМТС
- Составление сводного плана материально-технического снабжения на основании полученных заявок на снабжение филиалов.
• Формирование прайс-листов для составления заявок службами снабжения филиалов.
• Учет фактического выполнения заявок на снабжение.
• Контроль за своевременной выборкой филиалами приобретенных для них ТМЦ.
При осуществлении заявочной кампании требуется возможность получения следующей информации:
• Заявка на снабжение годовая
• Заявка на снабжение квартальная
• Заявка на снабжение текущая
• Заявка на снабжение создание резерва
• Текущий прайс-лист для составления заявок
• Выполнение заявок на снабжении
• Складские остатки в разрезе заявок на снабжение
Полученные на основании введенной информации отчеты позволяют менеджеру провести анализ исходных данных и принять следующие решения:
- Заявка на снабжение годовая позволяет рассчитать необходимые затраты на материалы при различных вариантах развития производства (увеличение-снижение выпуска продукции), а также в случае установления годовой суммы прибыли;
- Заявка на снабжение квартальная позволяет увидеть затраты в натуральном и денежном выражении для выполнения конкретных видов работ и на конкретные объекты и скоррек-тировать их для эффективного использования денежных средств предприятия, например, филиал заявляет запчастей на автомобиль с инвентарным № N на сумму 400 т.р. при этом цена подобного нового автомобиля составляет 450 т.р. ме-неджер может принять решение, что приобретение нового автомобиля возможно эффективнее, чем его ремонт. Кроме того выявить затраты на ремонт по различным основным средствам и оценить эффективность работы оборудования, что позволяет принять решения для приобретения надежного оборудования;
- Заявка на снабжение создание резерва позволяет определить необходимое количество денежных средств, которые необходимо направить на создание резерва на дату. Размер резерва в денежном выражении зависит от изменения цен и позволяет менеджеру обосновать выше указанные затраты;
- Текущий прайс-лист для составления заявок позволяет рассчитать актуальный страховой запас, установленный в натуральных единицах, в денежном выражении на требуемую дату и довести его до филиалов, в результате чего появляется возможность избежать необоснованного увеличения (уменьшения) страхового запаса, например, страховой запас в филиала N входят электродвигатели в количестве 2х штук по цене 700 т.р. за штуку, через год цена выше указанного двигателя составляет 1 млн. рублей, соответственно лимит страхового запаса филиала N должен увеличиться на 600 т.р.;
- Выполнение заявок на снабжении позволяет видеть сколько необходимо средств для приобретения запланированных ТМЦ и в случае изменения суммы, выделяемой на снабжение, дать указание соответствующим службам филиалов скорректировать свои потребности. Например, в последний месяц квартала поступление
финансовых средств оказалось ниже запланированного, в результате чего филиалам предлагается расставить приоритеты при приобретении тех или иных ТМЦ;
- Складские остатки в разрезе заявок на снабжение позволяют при составлении заявок учитывать имеющиеся запасы у себя в филиале и излишки других подразделений предприятия, что способствует снижению затрат на приобретение ТМЦ.
Внедрение блока ERP-системы «Заявки на снабжение» дает возможность менеджерам более оперативно, эффективно и обоснованно использовать денежные средства.
Ниже представлена графическое изображение заявочной компании и ее реализация в ОАО ХК «Якутуголь» в настоящее время (рис. 2) и после автоматизации заявок в ERP-системе Axapta (рис.
З).
В схеме З подразумевается, что вся информация, вливаемая в систему, доступна всем участникам заявочной компании.
Положительными моментами заявочной компании реализованной в ERP-системе MBS Axapta являются:
1. Доступность к необходимой информации на всех этапах ее возникновения, от первоисточника до отчетов, сформированных ERP-системой;
2.Прозрачность ERP-системы позволяет избежать злоупотреблений и необоснованных расходов;
3. Возможность оперативно корректировать данные, соответственно изменившимся условиям;
4. Закупка ТМЦ в ERP- системе в сочетании с современными методами планирования ремонтов, такими как превентивное планирование и планирование по состоянию позволяет предприятию минимизировать простои оборудования и максимизировать прибыль;
Рис. 2. Схематическое изображение заявочной компании и ее реализация в ОАО ХК «Якутуголь» в настоящее время
5. БКР- система формирует единые унифицированные формы отчетности, позволяющие избежать двойственности в прочтении той или иной информации.
Использование информационных технологий для управления предприятием делает любую компанию более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры. Подобная автоматизация позволяет:
- Повысить эффективность управления компанией за счет обеспечения руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией на основе единого банка данных.
- Улучшить делопроизводство при помощи оптимизации и стандартизации документооборота, автоматизации наиболее трудоемких его процедур.
- Снизить расходы на ведение дел за счет автоматизации процессов обработки информации, регламентации и упрощения
Рис. 3. Схематическое изображение заявочной компании и ее реализация в ОАО ХК «Якутуголь» после автоматизации заявок на материальное снабжение в ЕЯР системе
- доступа сотрудников компании к нужной информации. Изменить характер труда сотрудников, избавляя их от выполнения рутинной работы и давая возможность сосредоточиться на профессионально важных обязанностях.
- Обеспечить надежный учет и контроль поступлений и расходования денежных средств на всех уровнях управления.
- Руководителям среднего и нижнего звеньев анализировать деятельность своих подразделений и оперативно готовить сводные и аналитические отчеты для руководства и смежных отделов.
- Повысить эффективность обмена данными между отдельными подразделениями, филиалами и центральным аппаратом.
- Гарантировать полную безопасность и целостность данных на всех этапах обработки информации. И многое другое.
Автоматизация дает значительно больший эффект при комплексном подходе. Частичная автоматизация отдельных рабочих мест или функций способна решить лишь очередную "горящую"
проблему. Однако при этом возникают и отрицательные эффекты: не снижаются, а порой даже увеличиваются трудоемкость и затраты на содержание персонала, не устраняется несогласованность работы подразделений.
Изменения, возникающие под влиянием информационных технологий, настолько всеобъемлющи, что возникает естественный вопрос: «Что же собственно происходит?» Совершенно очевидно, что информационные технологии при всей своей революционности не отменили производственного процесса, не ликвидировали конкурентов и не отняли у человека право принимать решения. Объект управления - фирма не перестала существовать, даже если она стала виртуальной, внешнее окружение продолжает существовать и даже возросло, необходимость находить решения слабоструктурированных задач осталось. Скорее можно говорить об интенсификации всех процессов в информационном веке. Изменился инструментарий в управлении фирмой, но зато настолько сильно изменился, что повлиял на все процессы, к которым имеют отношение менеджеры: планирование, организацию, руководство и контроль.
Предприятия производственного сектора России играют огромную роль в формировании финансового потенциала страны. Именно отечественные предприятия-производители в перспективе способны позитивно повлиять на развитие российской экономики. Кризис в России поставил предприятия в крайне затруднительное положение: недостаток финансовых ресурсов парализует деятельность многих из них. Изменить сложное финансовое положение предприятия можно двумя способами - привлечением внешних инвестиций и оптимизацией использования собственных ресурсов.
Выгода от разумной, обоснованной целевыми установками развития предприятия автоматизации бизнес-процессов определяется преимуществами, которые дает ему слаженно работающая совершенная, эффективная система управления: оперативная реакция, адекватная оценка ситуации, обеспечение условий для анализа ситуации с целью выработки оптимальных (рациональных) управленческих решений и т.д.
При решении вопроса о внедрении информационных технологий прежде всего необходимо определить:
I. Решение каких задач безусловно требует использования новых информационных технологий
II. Определить совокупную эффективность (затраты/выгоды) задач автоматизации
Из приведенного списка вопросов, которые можно рассматривать как последовательность действий следует, что определение выгоды от автоматизации управленческих процессов требует, прежде всего, ответа на вопросы «что дает улучшение системы управления» и «какие улучшения в ней должны быть достигнуты». Это в основном задача руководства и специалистов предприятия. Без ответа на эти вопросы, с учетом специфики конкретного предприятия, любые доказательства выгодности автоматизации будут недостаточно убедительны, а оценки экономического «эффекта» неправомочными.
— Коротко об авторах ---------------------------------------------
Иванов С.Н. - начальник отдела информационных технологий филиала ОАО ХК «Якутуголь» Обогатительная фабрика «Нерюнгринская»; Кузьменко С.А. - ведущий экономист филиала ОАО ХК «Якутуголь» Обогатительная фабрика «Нерюнгринская»;
Харьковский А.В. - ведущий инженер филиала ОАО ХК «Якутуголь» Обогатительная фабрика «Нерюнгринская».
А______________
------------------------------------ © Е.А. Медведева, К.В. Островой,
Е.В. Ядрихинская, 2007
УДК 622.333
