CC BY
85
лгттт^ г: гшгтш;ггггггт/ЩЧ
-4 (63), 2011/ IUU
The basic approaches of automation of purchase planning on the basis of the system SAP R/3 for RUP «BMZ» are considered.
е. в. осадчая, е. ф. терлецкая, руп «бмз»
УДК 669.
основные подходы автоматизации планирования закупки на базе системы SAP R/3 применительно к условиям работы руп «бмз»
Планирование закупки - это один из ключевых элементов жизнедеятельности современного предприятия. Особенно остро эта проблема стоит на металлургических заводах, где в любой момент времени необходимо иметь доступ к оперативной информации о потребностях подразделений завода в сырье, оборудовании, материально-техническом оснащении и т. д., а также по остаткам товарно-материальных ценностей (ТМЦ) на складах. Без внедрения бизнес-процесса планирования закупки в единой информационной системе процесс формирования заявок на закупку получается достаточно трудоемким и отнимает много времени, поскольку заявки формируются вручную на бумажных носителях. Зачастую процессы согласования заявки недопустимо затягиваются из-за отсутствия на рабочем месте уполномоченных лиц либо их загруженности, а также невозможности параллельного выполнения несвязанных задач; часть заявок утрачивается в процессе рассмотрения и планирования. Это приводит к коммерческим рискам, неплановым простоям, непроизводительным потерям времени руководителей и исполнителей, увеличивает затраты на обработку и хранение заявок. Как следствие, снижается эффективность деятельности компании в целом. Кроме того, на этапе закупки того или иного вида материалов невозможно контролировать приобретение избыточных запасов. В результате возникает ситуация, которая приводит к скоплению достаточно большого количества неликвидов на складах и перерасходу денежных средств, а также несвоевременной поставки требующихся ТМЦ. Данная проблема возникает, в первую очередь, из-за отсутствия единого информационного пространства.
С целью более оперативного управления процесса планирования закупок было принято реше-
ние о внедрении программы «Заявочной кампании» в единой информационной системе на базе системы SAP R/3. Стандартная функциональность создания заявок при этом бы обеспечивала полную поддержку процесса централизованного планирования закупок. В связи с этим были применены два основных подхода решения проблемы:
• автоматическая генерация заявок в системе -заявки на основании плана производства;
• ручное формирование заявок в системе с использованием статусов - заявки на основании ремонтных работ, приказов, на реконструкцию, модернизацию и т. д.
Кроме того, для удобства работы с заявками была разработана программа «диспетчер заявок» (см. рисунок), которая содержит все необходимые инструменты ввода статусов согласований, корректировки и обработки информации по заявкам в разрезе служб снабжения и подразделений завода. Диспетчер позволяет определять и контролировать лимиты по подразделениям завода и направлениям расходования денежных средств, формировать различные графики и отслеживать выполнение принятых заявок.
Рассмотрим основные подходы решения вопроса более подробно.
Заявки на основании плана производства
На основании норм расхода материалов и утвержденного годового и месячного планов производства в модуле PP (планирование и управление производством) системы SAP R/3, определяемых линейным персоналом цеха, автоматически формируются годовые и соответственно месячные заявки на закупку сырья и материалов в системе SAP R/3. На основании пакета сформированных годовых заявок заводские службы могут планировать выделение денежных средств для соответствующего
106
it«n м г: гтгтгтггтг ггггг
4 (63), 2011-
«Диспетчер заявок»
подразделения на следующий год. На основании пакета месячных заявок специалисты служб снабжения планируют закупку сырья и материалов на следующий месяц. Кроме того, есть возможность формировать дополнительные заявки, которые создаются автоматически на основании версии плана производства с последующей возможностью ручной корректировки при помощи «диспетчера заявок». Данный подход обеспечивает бесперебойное функционирование производственного процесса предприятия: обеспечения основным сырьем производства и поддержания страховых сырьевых запасов.
Заявки на основании ремонтных работ
Заявки подразделяются на плановые, подаваемые в соответствии с утвержденными планами ремонта и испытаний, и срочные для проведения непланового ремонта в целях предупреждения повреждений оборудования. Вся информация о необходимом оборудовании и запасных частях для текущих и капитальных ремонтов передается мастерами в технические бюро цехов, где затем формируются заявки в системе SAP R/3. Плановый пакет заявок на следующий год формируется в системе с обязательным указанием номенклатуры, объемов поставки, плановой даты поставки, цеха-заявителя, основанием для закупки, направлением расходования денежных средств, финансовой позицией и соответствующей закупочной организацией. Созданным заявкам автоматически присваивается статус «создана» и они передаются в электронном виде с помощью SAP-офиса в управление комплектации оборудования (УКО) или управления материально-технического снабжения (УМТС) на расценку, согласование и дальнейшую проработку. После расценки заявке присваивается статус «расценена» и она вносится в проект основного или дополнительного графика поставки. Выбор вида графика возможен при условии, что сумма
основного и дополнительного графиков, а также проекта основного и дополнительного графиков не превышает лимита денежных средств, выделенного для соответствующего цеха. Все остальные заявки попадают в раздел «Заявки вне графика», в том числе и срочные заявки. В случае дополнительного финансирования заявки вне графика можно внести в график поставки. Далее заявка направляется специалистам служб главных специалистов, которые осуществляют контроль за объемами заказываемых позиций и плановых сроках закупки и при необходимости вносят изменения. На этом этапе анализируются текущие запасы на заводе заявленных товарно-материальных ценностей. Сотрудник службы главного специалиста, курирующий заявки, принимает решение о необходимости закупки и в системе по позициям заявки проставляется статус «согласовано Гс». Завизированные в службах главных специалистов заявки ответственные работники цехов передают в управление организации ремонтов и технической диагностики (УОРиТД) для их согласования и выполнения в пределах выделенных лимитов денежных средств. Согласованные в УОРиТД заявки ответственные работники цехов передают в УКО или УМТС для последующей закупки заявленных материалов или оборудования. Специалисты УКО/УМТС при получении утвержденной заявки на бумажном носителе регистрируют ее в системе SAP R/3, присваивая номер и дату регистрации. После этого заявка попадает в график поставок и принимается для исполнения.
Оценка статусов заявок позволяет контролировать процесс их согласования, оценить время обработки каждой заявки на каждом этапе, а также получить необходимые документы по прохождению заявок всех стадий согласования.
На основании созданных заявок в системе SAP R/3 существует возможность формирования:
• основного и дополнительного графиков поставки ТМЦ по службам УКО/УМТС для обеспечения ремонтов оборудования;
• проекта основного и дополнительного графиков поставки ТМЦ по УКО/УМТС для обеспечения ремонтов оборудования;
• графика поставки ТМЦ по УКО/УМТС для обеспечения ремонтов оборудования вне утвержденного графика.
В графике отражаются план и факт выполнения заявок на закупку ТМЦ с разбивкой по месяцам с указанием плановой и фактической стоимости закупки.
Такая последовательность контроля позволяет:
• проследить этапы согласования и выполнения заявок;
• получить полную информацию о наличии невыполненных и выполненных заявок по службам, подразделениям, основаниям для заявки, направлениям расходования средств;
• получить полную отчетность по исполнению заявок конкретными исполнителями закупочных организаций и поступлению ТМЦ на заводские склады;
• проследить соблюдение сроков закупки ТМЦ для обеспечения ремонтов;
• проследить закупку ТМЦ сотрудниками закупочных организаций без ссылки на заявку;
• проанализировать плановое и фактическое распределение финансов.
Заявки на основании приказов, на реконструкцию, модернизацию и т. д.
Данный тип заявок формируется в системе SAP R/3 по инициативе уполномоченных должностных лиц предприятия. Заявки создаются с обязательным указанием номенклатуры, объемов поставки, плановой даты поставки, цеха-заявителя, основанием для закупки, направлением расходования денежных средств, финансовой позицией и соответствующей закупочной организацией. Эти заявки фиксируются в системе и имеют статус «создана». Печатная форма заявки содержит информацию о запасах заявленных ТМЦ на заводе в целом и конкретно у цеха-заявителя. Далее заявка проходит процедуру соответствующих внутренних согласований на бумажном носителе. Завизированные заявки передаются в службы снабжения, где они регистрируются в системе SAP R/3 с указанием статуса «Зарегистрирована». Затем заявка передается для исполнения.
/гггтг ^ г: гсттмгпта /1П7
-4 (63), 2011 / IUI
На основании созданных заявок в системе SAP R/3 существует возможность формирования:
• ведомости зарегистрированных заявок;
• ведомости выполнения заявок;
• просроченные в выполнении заявки.
Формирование службами снабжения завода документа - заказа на поставку со ссылкой на заявку в системе SAP R/3 с последующим формированием приходного ордера является фактическим подтверждением частичного или полного выполнения заявок. Исходя из этого, цеха-заявители могут получить информацию о фактической стоимости материалов и их наличии на складе. Таким образом, связь «Заявка ^ Заказ ^ Приходный ордер» позволяет контролировать сроки и объемы выполнения заявок, а также дает возможность проанализировать плановые и фактические финансовые затраты.
Внедрение программы «Заявочная кампания» в структурных подразделениях завода позволило добиться следующих положительных результатов:
1) заметно сокращено время, затрачиваемое сотрудниками на оформление и обработку заявок, а также снижение сопутствующих расходов на организацию документооборота;
2) повысилась оперативность согласования заявок на закупку;
3) представилась возможность получения полной информации в виде отчета о наличии невыполненных и выполненных заявок по службам, подразделениям, основаниям для заявки, направлениям расходования денежных средств;
4) возможен анализ планового и фактического распределения финансов;
5) значительно возросла скорость принятия решений по формированию бюджета на закупку и распределения денежных средств между подразделениями завода;
6) появилась возможность анализа и контроля работы снабженческих структур по своевременному выполнению планов закупки;
7) появилась возможность контроля запасов на складах и в случае их скопления определять заявителя с его извещением о поступлении заявленных материалов на склад;
8) снизить запасы неликвидов на центральных складах;
9) обеспечить прозрачность закупочной деятельности, увеличить достоверность отчётности, выполнять мониторинг всего процесса от планирования закупки до получения материала заявителем.
