Автоматизация системы бюджетирования и управленческого учета Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

Шароватова Е.А., Самарская А.В.

АВТОМАТИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ БЮДЖЕТИРОВАНИЯ И УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА

Автоматизация управленческого учета в мире началась с конца 70-х гг. В России этот процесс зародился лишь в конце 90-х гг. Внедрение управленческого учета и бюджетирования на предприятии подразделяется на ряд этапов. Автоматизация системы бюджетирования и управленческого учета — это завершающий этап построения системы управленческого учета и бюджетирования на предприятии, однако он возможен только при условии успешного завершения предыдущих этапов.

На первом этапе происходит диагностика текущего состояния системы бюджетирования и управленческого учета. Основной задачей первого этапа является анализ бизнес схемы Компании, определение текущего состояния системы бюджетирования и управленческого учета, а также среды функционирования системы (позиция менеджмента относительно системы учета и планирования ее развития, стиль управления, уровень компетенции менеджмента). Последнее крайне важно для постановки системы

бюджетирования и управленческого учета — даже самая лучшая (методологически и технически) система не будет работать в среде, которая ей не соответствует. Данный этап может включать следующие работы:

• Сбор информации путем интервьюирования менеджеров и ее анализ, изучение документов, регламентирующих систему учета и планирования, изучение документов дающих понимание бизнеса компании, анкетирование;

• Анализ существующей автоматизированной системы учета и планирования;

• Презентация результатов диагностики системы менеджменту и специалистам компании (проектной группе со стороны заказчика);

• Результатами первого этапа является Отчет о результатах диагностики системы бюджетирования и управленческого учета.

На втором этапе осуществляется разработка системы управленческого учета. Основной задачей второго этапа является разработка всех материалов, необходимых для успешного внедрения системы управленческого учета. В данном случае рассматриваются только материалы, связанные с учетной функцией. Данный этап может включать в себя следующие работы:

^ Определение и формализация ключевых показателей эффективности (КПЭ) Компании, исходя из ее миссии, стратегических планов и ключевых факторов успеха;

Определение пользователей управленческой отчетности и их информационных потребностей;

Определение возможностей и ограничений существующей учетной автоматизированной системы;

Формирование Концепции будущей системы управленческого учета и ее согласование у высшего менеджмента компании;

Разработка финансовой структуры для целей учета — иерархия Центров

Финансового Учета (ЦФУ) (места возникновения затрат, доходов и пр.);

Формирование управленческого плана счетов;

Формирование аналитики (аналитических справочников) управленческого учета;

Формирование управленческой учетной политики Компании;

Формирование набора форматов управленческих отчетов для различных уровней управления;

Формирование регламентирующих документов по системе управленческого учета (например, положения по системе управленческого учета, регламент подготовки периодической управленческой отчетности).

Результатом второго этапа являются следующие документы: список КПЭ компании по уровням управления; список пользователей управленческой отчетности по уровням управления; согласованная Концепция системы управленческого учета Компании; структура Центров финансового учета (ЦФУ) Компании; план счетов управленческого учета с набором аналитических справочников; управленческая учетная политика Компании; набор форм управленческих отчетов Компании; пакет документов, регламентирующих систему управленческого учета.

Третий этап предполагает разработку материалов для постановки системы бюджетирования. Данный этап может быть выполнен отдельно без предварительной постановки системы управленческого учета, в случае если учетная система компании достаточно качественна с позиции пользователей управленческой отчетности. При необходимости корректировки системы учета для более эффективной работы системы бюджетирования могут быть осуществлены некоторые работы второго этапа. Данный этап может включать в себя следующие работы:

Разработка Концепции системы бюджетирования и ее согласование у высшего менеджмента компании;

Разработка финансовой структуры Компании (иерархии центров финансовой ответственности (ЦФО));

Разработка бюджетной структуры Компании (набора и иерархии бюджетов, схемы консолидации бюджетов компании);

Проектирование бизнес-процессов планирования, контроля и анализа;

Формирование регламентирующих документов по системе бюджетирования (например, положение по системе бюджетирования, регламент подготовки контрольных и основных показателей работы компании, регламент подготовки основного бюджета, регламент подготовки отчетов об исполнении бюджета).

Результатом третьего этапа являются следующие документы: согласованная Концепция системы бюджетирования Компании; финансовая структура Компании (структура ЦФО); набор бюджетов компании и схема их консолидации; пакет регламентирующих документов по системе бюджетного управления.

На четвертом этапе происходит внедрение автоматизации систем бюджетирования и управленческого учета;

Проведение конкурса по выбору программного продукта, функциональное тестирование и сравнение продукта на соответствие бизнес-целям, предъявляемым системой бюджетирования;

Разработка технического задания для формирования модели (настройки) системы автоматизации бюджетирования;

Осуществлена настройка автоматизированной системы бухгалтерского учета Компании в соответствии с аналитическими справочниками (их структурой), разработанными на предыдущих этапах;

Осуществлена настройка и тестирование системы бюджетирования на базе выбранного продукта в соответствии с документами, разработанными на предыдущих этапах (финансовой и бюджетной структурой, справочником счетов и набором аналитических справочников и т. д.);

Проведено обучение пользователей программному продукту;

Подготовка документации на автоматизированную систему;

Проведена опытная эксплуатация.

Четвертый этап необходим для автоматизации разработок предыдущих этапов. Здесь существуют два варианта выполнения этапа. Первый — использование знаний в области автоматизации управленческого учета и бюджетирования на основе «1С: Предприятие». Второй вариант — автоматизация на другом программном продукте. Как правило, в случае автоматизации на основе «1С: Предприятие» используется программный продукт «Инталев: Корпоративные Финансы». Он зарекомендовал себя на рынке как простой, очень гибкий, не дорогой и удобный продукт. Он идеально подходит для компаний любых размеров и сложности, которые ведут учет в «1 С: Предприятие».

В случае автоматизации в системе «Инталев: Корпоративные Финансы» выполняются следующие работы:

^ Детальное обследование суще -ствующей автоматизированной системы учета и планирования в компании;

Разработка концепции автоматизации и демонстрация программного продукта «Инталев: Корпоративные Финансы» высшему менеджменту компании и членам проектной команды заказчика;

^ Разработка технического задания;

^ Настройка программного продукта и его тестирование;

Обучение специалистов и менеджеров заказчика работе с программным продуктом. При необходимости может быть проведено обучение по теории бюджетного управления (с учетом специфики конкретной компании);

Сопровождение опытной эксплуатации программного продукта.

Результатами данного этапа являются:

Концепция автоматизации управленческого учета и бюджетирования;

Техническое задание на автоматизацию управленческого учета и бюджетного управления;

Настроенный и протестированный программный продукт «Инталев: Корпоративные Финансы», готовый для эксплуатации.

Второй вариант необходим в случае, если автоматизация системы бюджетирования и управленческого учета проводится с применением программных продуктов, отличных от «1С: Предприятие». В этом случае автоматизация системы бюджетирования предполагает следующие работы:

Формулирование требования к программному продукту;

Формирование приглашения на конкурс по выбору 1Т-компании;

Производится отбор программного продукта и 1Т-компании;

Формируется техническое задание на автоматизацию управленческого учета и бюджетирования;

Осуществляется контроль разработки системы и ее внедрения;

Проводится тестирование программного продукта.

Преимущества именно такого подхода в том, что:

Существует собственный департамент информационных технологий, специалисты которого могут независимо тестировать программный продукт;

^ Специалисты, разрабатывавшие систему бюджетирования и управленческого учета, более качественно ставят техническое задание, осуществят контроль за ходом автоматизации и взаимодействие с компанией, автоматизирующей бюджетирование и управленческий учет, по методологическим вопросам.

Роль и место автоматизированных систем бюджетирования (АСБ) в общей схеме управления достаточно полно характеризуются функциями, которые она поддерживает. Прежде всего, это полный цикл управления, включающий в себя процессы планирования, оперативного контроля, учёта в формате бюджетов и анализ бюджетных отклонений. Под функцией планирования в бюджетировании понимается процесс получения бюджетной информации на будущие перио-

ды, представленной с определённой степенью вероятности. Функция контроля необходима для отслеживания исполнения утверждённых планов и предупреждения нарушений бюджетной дисциплины на основе данных о предполагаемых хозяйственных операциях непосредственно перед их совершением. Учёт традиционно заключается в отслеживании исполнения утверждённых планов на основе данных о совершённых хозяйственных операциях. На стадии анализа осуществляется сравнение бюджетной информации и интерпретация полученных отклонений (в том числе анализ план/план, план/контроль, план/факт).

Выполнять данные функции могут как отдельные модули бюджетирования в рамках интегрированной КИС, так и специализированные программные продукты, разработанные специально для бюджетирования. Однако на практике АСБ либо ограниченно поддерживает основные этапы, полностью реализуя поддержку одного из них, либо какие-то из этапов бюджетного цикла не поддерживаются вообще. С точки зрения функциональной ориентации, АСБ можно выделить системы следующих типов:

АСБ, ориентированные на управленческий учёт (в основном это те бюджетные системы, которые выросли из российских систем бухгалтерского учёта) («У»);

План-ориентированные АСБ, т.е. системы, предназначенные для разработки планов и анализа выполнения планов («П»);

АСБ, ориентированные на контроль исполнения бюджетов, где задачи бюджетирования тесно связаны с функциями документооборота, контролем исполнения лимитов и ограничений на использование бюджетных средств («К»);

АСБ, ориентированные на проведение многомерного ОЬЛР-анализа бюджетных данных («А»).

Сегодня на российском рынке представлено более двух десятков систем как иностранного, так и отечественного производства, предназначенных для автома-

тизации бюджетирования. Они разнообразны по своему построению, применяемым информационным технологиям, глу -бине проработки функций и ориентации на количество пользователей. Однако до сих пор не существует стройной системы классификации программ для бюджетирования, определяющей концепции их построения и позволяющей пользователю выделить из всего разнообразия две-три системы для более детального изучения их возможностей. Очевидно, что при отсутствии стройной системы классификации пользователи сталкиваются со значительными трудностями при выборе подходящего для них инструментального средства.

Одной из основных классификаций для выбора той или иной автоматизированной системы бюджетирования является потребность пользователя в обработке данных различной степени агрегации, что выразились в развитии ПО АСБ с принципиальным отличием структур хранимых и интерпретируемых данных. В классическом бюджетном управлении, оперирующем агрегированными данными, применяется бюджетная структура, основанная на табличном принципе построения информационных массивов. Такие системы бюджетирования по своей сути являются аналитическими инструментами, предназначенными для накопления и анализа управленческой информации, которая представляется в виде многомерных таблиц. При этом показатели таблиц связаны формулами, никакая финансовая логика (различие дебет/кредит, остатки, обороты по счетам) не поддерживается. Такие системы можно определить как «АСБ табличного типа». Решение задач финансового учёта в таких системах связано с определёнными сложностями, так как они не предусматривают непосредственной регистрации каждой хозяйственной операции. Поэтому данные о фактическом исполнении плана либо вводятся вручную в агрегированном виде (как сумма за определённый период по определённой бюджетной статье), либо необходимые данные извлека-

ются из учётной системы, агрегируются и импортируются в систему бюджетирования автоматизированными способами. После этого появляется возможность проведения сравнительного план-факт-ного анализа.

В ряде отечественных АСБ, которые разрабатывались на основе автоматизированных систем бухгалтерского учёта, применяется бюджетная структура, ориентированная на применение принципов двойной записи в финансовых планах счетов. В подавляющем большинстве случаев это российский план счетов, хотя уже появляется достаточно большой круг пользователей, которые используют специально разработанный для этих целей управленческий план счетов, в основу которого положены стандарты МСФО. Такие системы можно определить как «АСБ транзакционного типа». В таких системах данные отображаются в формате бюджетов только на уровне представления. Слой хранения данных основан на применении плана счетов. В системах транзакционного типа наиболее эффективно поддерживаются задачи управленческого учёта. Однако для планирования деятельности предприятия на достаточно продолжительный период (квартал и более) транзакционный механизм в ряде случаев непригоден.

В отличие от российских систем учёта западные традиционно не используют систему пар корреспондирующих счетов, а для регистрации операций применяют простые записи на счетах, получившие название «простых проводок». Такой подход позволяет, с одной стороны, использовать преимущества табличного представления данных в виде набора однородных записей на отдельном счёте, а с другой — регистрировать отдельные бюджетные операции с явной финансовой интерпретацией. Подобные системы бюджетирования можно определить как «АСБ с явной поддержкой финансовой логики».

С развитием рынка и повышением конкуренции, в том числе и со стороны западных компаний, российские фирмы

вынуждены искать новые инструменты, которые обладали бы не только учётными функциями, но и широкими возможностями проведения анализа и поддерживали процесс бюджетного управления. Так как значительная часть информации о хозяйственной деятельности предприятия уже была сосредоточена в существующих ЕКР-системах, то логичным стало появление отдельных бюджетных модулей, работающих с уже имеющейся базой учётных (бухгалтерских) данных. Однако внедрение и поддержка таких крупных систем требуют от пользователя не только затрат на приобретение лицензий, но и серьёзных дополнительных финансовых вложений — как капитальных (модерни-

зация компьютерного и коммуникационного оборудования), так и текущих (затраты на интеграцию модулей, содержание квалифицированных специалистов ИТ-службы, обучение пользователей и пр.). Кроме того, пользовательские лицензии на такие системы достаточно дороги, так как создание самого программного продукта требует больших затрат со стороны разработчиков. Поэтому окупиться ЕКР-системы могут только на крупных предприятиях, способных с их помощью повышать эффективность настолько, чтобы покрывать расходы на приобретение и содержание этих систем. Тем более что сроки внедрения ЕКР-систем нередко составляют два-три года.