CC BY
107
ОПЫТ РАЗРАБОТКИ И ВНЕДРЕНИЯ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ СИСТЕМ БЮДЖЕТНОГО УПРАВЛЕНИЯ. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПРОГРАММНЫХ ПРОДУКТОВ SAP
Аннотация. В статье рассматриваются вопросы разработки и внедрения автоматизированных систем бюджетного управления, приведены характеристики программных продуктов компании SAP, c помощью которых можно реализовать системы этого класса, обобщен личный опыт участия авторов в проектах автоматизации бюджетных процессов в российских компаниях.
Ключевые слова: автоматизированная система, бюджетирование, бюджетное управление, территориально-распределенная корпорация, информационные технологии, программный продукт, SAP.
DEVELOPMENT AND APPLICATION OF AUTOMATED BUDGET MANAGEMENT SYSTEMS. SAP SOLUTIONS IMPLEMENTATION
Annotation. The article discusses development and implementation of automated budget management .systems; the characteristics of variety of SAP software solutions which can be implemented as such a system of its class are provided; the authors personal experience in the budget process automation projects in Russian companies is described.
Keywords: automated management system, budgeting, budget management, geographically distributed corporation, information systems, information technologies, SAP.
На современном этапе развития экономики большинство крупных компаний стремятся повысить эффективность производственной деятельности и оказываемых услуг, что, в частности, может быть достигнуто посредством усовершенствования процесса бюджетного управления. Грамотно организованное бюджетирование позволяет эффективно управлять финансами, контролировать издержки и принимать своевременные взвешенные в финансовом отношении управленческие решения. Это свидетельствует об актуальности темы данной статьи, посвященной разработке функциональности формирования сводных бюджетов автоматизированной системы бюджетного управления, в частности, этапу выбора программного продукта.
Как мы говорили в [4], важной составляющей системы бюджетирования любого предприятия является ее автоматизация, что обусловлено, в частности, сложностью современных финансовых моделей бюджетирования. Разработка и внедрение подобных автоматизированных систем, особенно для крупных территориально-распределенных компаний, превращается в большой и сложный проект, который имеет свои проблемы и особенности [8; 9]. Данная статья посвящена одному из критичных для успеха проекта этапов - выбору программного продукта. Теперь остановимся на характеристике программных продуктов, доступных сейчас для разработки систем такого класса. Отметим, что выбранный программный продукт должен обладать достаточной функциональностью для соответствия требованиям, приведенным в [4], и при этом, что немаловажно, — удобством работы пользователей, простотой в настройке и невысокой стоимостью технической поддержки системы.
Сегодня рынок автоматизированных систем для поддержки процесса бюджетирования достаточно широк. Так, из зарубежных систем широко известны Oracle Hyperion Planning (Oracle) (Семейство eBusiness Suite: Финансы, Управление материальными потоками, Управление эффективностью бизнеса и др.), SAS (Бюджетирование и финансовое планирование — Управление эффективностью организации (Performance Management)), IBM Cognos Planning (IBM), Cognos Business Intelligenceand
УДК 519.68:657 Т.А. Година А.Е. Терехова
Tatiana Godina Anna Terekhova
© Година Т.А., Терехова А.Е., 2015
Financial Performance Management (Financial Performance Management), Corporate Planner (Corporate Planning), Prophix (Profix Software), SAP R/3 CO. Из российских разработок можно отметить «1С: Бюджетирование», «Инталев: Корпоративные финансы», «ИТАН: Управленческий баланс», «КИС: Бюджетирование», Bplan, PlanDesigner, «ГМ: Оперативный финансовый учет». Приведенный список не претендует на абсолютную полноту, но дает представление о многообразии данного рынка программных продуктов.
Формат статьи не позволяет привести подробную характеристику всех указанных программных продуктов, поэтому остановимся только на продуктах компании SAP AG, выпускающей целый комплекс решений, направленных на автоматизацию различных областей деятельности компании, в частности, финансового управления [6]. Подобный выбор обусловлен опытом авторов, принимавших участие в нескольких проектах с использованием программных продуктов компании SAP AG.
Компания SAP AG является одним из крупнейших в мире разработчиков программных решений для управления бизнесом, предназначенных для всех типов промышленности и для любого рынка. Компания имеет представительства в более чем 130 странах мира, представлена на нескольких биржах, включая Франкфуртскую фондовую биржу и Нью-Йоркскую фондовую биржу, под символом «SAP». Программные продукты компании широко распространены на рынке, на текущий момент компания имеет более 253 500 клиентов в 188 странах [10].
Отметим, что для организаций, в деятельности которых уже используются продукты какой-либо ИТ-компании, целесообразно сначала выполнить анализ продуктов того же вендора. Использование в ландшафте продуктов одной компании позволяет:
- оптимизировать процессы интеграции с другими системами компании;
- снизить затраты на приобретение лицензии;
- избежать дополнительных финансовых и временных расходов на интеграцию вновь создаваемой системы в существующий ИТ-ландшафт.
Кроме того, внедрение любой автоматизированной системы требует задействования ИТ-специалистов, знающих особенности ее настройки и умеющих с ней работать. Говоря о продуктах SAP, стоит отметить, что в настоящее время их изучение включено в процесс обучения студентов несколькими российскими вузами. В качестве примера одной из таких программ можно привести дисциплину «Корпоративные информационные системы на базе решений SAP» Государственного университета управления, в рамках которой реализован так называемый деятельностный метод обучения, рекомендуемый авторами и для обучения пользователей автоматизированных информационных систем [2; 3; 5].
Говоря о продуктах компании SAP AG, с помощью которых можно разрабатывать систему бюджетного управления, стоит остановиться на двух технологиях: SAP BI (SAP Business Intelligence) и SAP Business Planning and Consolidation (BPC).
SAP BI (SAP Business Intelligence) - это, по сути, не отдельное решение, а комплекс аналитических приложений, который предоставляет инструментарий для обеспечения хранения данных, выполнения многомерного анализа данных, планирования и прогнозирования результатов деятельности компании, создания отчетов различной сложности, в том числе интерактивных.Отметим, что проекты внедрения продуктов BI имеют свои специфические особенности [1], обзор которых может послужить темой отдельной статьи. В соответствии с нашей целью, скажем несколько слов о трех составляющих пакета - SAP Strategic Enterprise Management (SAP SEM), SAP BW/BI-IP и SAP Business Information Warehouse (BW).
SAP Strategic Enterprise Management (SAP SEM) состоит из пяти полностью интегрированных программных продуктов, поддерживающих функциональность стратегического планирования и управления компанией. В 2009 г. компания SAP прекратила развитие продуктов SAP-SEM, так как
был приобретен продукт Business Objects (BO), обладающий аналогичной функциональностью. SAP BW/BI-IP - решение для интегрированного планирования (в терминологии SAP), которое позволяет строить системы планирования и бюджетирования на базе хранилища данных SAP BW.
SAP Business Information Warehouse (BW) является открытым решениям, которое можно комбинировать практически с любым внешним или внутренним источником данных, системами анализа и отчетности других поставщиков или с приложениями планирования и оперативного управления. SAP BW обеспечивает оперативную аналитическую обработку (OLAP) для сбора данных из больших объемов оперативных и исторических данных. Технология OLAP позволяет получить многомерные аналитические отчеты согласно различным бизнес-перспективам. Таким образом, SAP BW обладает следующими характеристиками:
- возможность хранения больших объемов данных;
- удобная интеграция с другими продуктами SAP;
- возможность интеграции с хранилищами данных и транзакционными системами, основанными на других платформах.
Фактически, продукт SAP BW в автоматизированных системах бюджетного управления используется как инструмент для организации хранения данных, сама же функциональность бюджетирования должна быть реализована либо с использованием дополнительного инструментария, либо запрограммирована, например, на внутреннем языке программирования SAP-ABAP.
SAP Business Planning and Consolidation (BPC) - один из относительно новых продуктов компании SAP AG, надежное приложение планирования и консолидации, соответствующее всем требованиям бюджетирования, планирования, консолидации и отчетности. Данное приложение поддерживает весь спектр финансовых потребностей и потребностей операционного планирования сверху вниз и снизу вверх, а также процессы консолидации, требуемые для обеспечения беспрепятственного, своевременного и максимально успешного завершения финансового периода. Позиционируется компанией SAP AG как продукт, обеспечивающий идеальное соответствие жестким нормативам и требованиям к отчетности в любой точке земного шара.
В структуре продукта можно выделить следующие важные модули:
1) администрирование (Administration) Business Planning and Consolidation — инструмент, позволяющий администраторам выполнять задачи наладки и ведения клиентских приложений BPC.
2) BPC for Office сочетает функции BPC с богатыми функциональными возможностями Microsoft Excel, Word и Power Point. С помощью BPC for Office появляется возможность связывать рабочие листы, документы и презентации непосредственно с базой данных BPC, в которой хранится отчетная информация компании. BPC for Office позволяет собирать информацию, формировать и распространять отчеты, выполнять анализ в реальном времени и публиковать отчеты в различных форматах. После сохранения отчетов их можно использовать при отсутствии соединения с базой данных (оффлайн), таким образом, можно использовать отчеты в полностью автономном режиме и распространять их на основе прав доступа пользователя.
3) центр программного обеспечения клиента включает несколько функциональностей:
- диагностика клиентского компьютера;
- установка части BPC Administration;
- установка части BPC for Office.
4) BPC Web - клиентское программное обеспечение, не требующее установки, которое позволяет создавать и анализировать отчеты, публиковать отчеты и другие документы, просматривать основные показатели эффективности на инструментальной панели BPC и выполнять прогнозный анализ.
Представляется важным отметить следующие особенности SAP BPC, которые обеспечивают его сравнительное преимущество в ряду автоматизированных систем бюджетного управления.
Во-первых, ориентация на удобство бизнес-пользователя:
- привычные интерфейсы: Microsoft Excel, Word, PowerPoint. Интуитивно понятные интерфейсы знакомых офисных приложений способствуют более рациональному использованию рабочего времени и повышению производительности решения задач бюджетного управления;
- контекстно-зависимые панели действий;
- минимальная необходимость в обучении;
- простота сопровождения.
Во-вторых, ориентация на бизнес-процессы:
- преднастроенные шаблоны на основе лучших бизнес-практик. Эффективно применяя предварительно сформированные технологические схемы и последовательности операций, можно сократить время, затрачиваемое на усовершенствование существующих бизнес-процессов;
- в BPC реализована возможность четко регламентировать и ограничивать действия пользователей в зависимости от настроенных прав доступа (принадлежащих пользователю или группе пользователей). На случай одновременной работы с одним и тем же срезом данных предусмотрены параллельные блокировки.
В-третьих, наличие унифицированной платформы:
- открытая архитектура, совместимость с внешними системами;
- единое решение для автоматизации основных финансовых процессов.
Наконец, сокращение времени циклов планирования. Руководители финансовых и производственных отделов, используя SAP BPC, имеют возможность совместной работы в единой среде, благодаря чему процессы разработки и утверждения планов и бюджетов протекают без непроизводительных временных затрат.
В настоящий момент существуют реализации SAP BPC для Microsoft SQL Server и SAP NetWeaver [7].
Мы уделили достаточно много внимания именно продукту SAP BPC, так как, по мнению авторов, именно он позволяет выполнить разработку автоматизированной системы бюджетного управления (АСБУ), максимально соответствующей требованиям и наилучшим способом вписывающейся в общий системный ландшафт компании, использующей в своей деятельности продукты SAP. Такой выбор позволит вести разработку и дальнейшее сопровождение автоматизированной информационной системы с минимальными затратами, что, в конечном счете, будет способствовать росту результативности деятельности компании. Приведем несколько соображений, подтверждающих высказанное утверждение.
1. Как сказано в [4], для создания АСБУ необходима настройка последовательности операций в бизнес-процессе с возможностью отслеживания результатов выполнения каждого шага и ограничением уровня доступа к шагам бизнес-процесса и срезам данных в зависимости от полномочий участника бизнес-процесса. В SAP BPC поддерживается функционал настройки бизнес-процессов с ограничением прав доступа, установкой статусов на срез данных и ограничений на выполнение операций. Также выполнение шагов бизнес-процесса четко регламентировано и предполагает начало следующего шага только после завершения текущего.
2. Анализ процессов бюджетного управления ряда российских компаний показывает, что формирование бюджетных форм часто поддерживается при помощи табличного редактора MS Excel [4], поэтому одной из характеристик выбора программного продукта, говорящей в пользу SAP BPC, является сходство интерфейса с MS Excel. Продукт SAP BPC полностью интегрирован с Microsoft Excel, имеет сходный интерфейс, дополненный более гибкой и надежной функциональностью. Этот
факт облегчает процесс обучения пользователя. Сотрудник пользуется знакомыми ему возможностями MS Excel, а расширенная функциональность модуля позволяет хранить, консолидировать и представлять данные в необходимом формате.
3. Опыт авторов позволяет утверждать, что структура альбома бюджетных форм, на основании которого строится система, меняется из года в год (добавляются новые статьи и удаляются старые), поэтому процесс внесения изменений должен быть максимально простым и легким. Продукт SAP BPC обладает возможностью создавать гибкие шаблоны форм и отчетов, динамическая структура которых позволяет с легкостью добавлять новые показатели и категории данных.
4. Участники процесса бюджетного управления часто хотят иметь возможность построения новых шаблонов форм своими силами. Такой подход позволяет избежать или значительно сократить дополнительные финансовые расходы на привлечение внешних ИТ-специалистов для выполнения разработки. Продукт SAP BPC обладает интуитивно понятным интерфейсом для создания отчетов и форм ввода/вывода. В дополнение к сказанному, пользователям будет достаточно легко вносить коррективы в шаблон, так как они будут использовать знакомые им возможности MS Excel.
Исходя из приведенных выше рассуждений, авторы в нескольких проектах по разработке автоматизированных систем бюджетного управления для крупных российских компаний использовали следующий набор программных продуктов:
- SAP BPC в качестве продукта для реализации основной функциональности системы;
- SAP BW в качестве средства для организации единого хранилища данных бюджетного управления.
Указанные программные продукты позволяют реализовать автоматизированную систему, удовлетворяющую всем выделенным в [4] требованиям к разработке автоматизированной системы бюджетного управления.
Приведенное в статье описание программных продуктов не является абсолютно полным и не преследует цели дать обзор рынка программных продуктов для создания автоматизированных систем бюджетного управления. Авторы лишь показали простой и понятный практический подход к выбору варианта реализации подобных систем, доказавший свою целесообразность и практическую полезность на ряде успешно осуществленных ИТ-проектах создания АСБУ.
Библиографический список
1. Блинникова А.В. Особенности технологии BI и аспекты внедрения BI-проектов // Вестник Университета (Государственный университет управления). - 2012. - № 19. - С. 116-120.
2. Васильева Е.В., Терехова А.Е. ИТ-компетенции выпускника направления «Менеджмент» в соответствии с актуальными запросами рынка труда // Вестник Университета (Государственный университет управления). - 2013. - № 14. - С. 248-252.
3. Васильева Е.В., Терехова А.Е. Какие специалисты в области ИТ сегодня востребованы на рынке труда? // Вестник Университета (Государственный университет управления). - 2013. - № 16. - С. 13-21.
4. Година Т.А., Терехова А.Е. Опыт разработки и внедрения автоматизированных систем бюджетного управления. Разработка требований к системе // Вестник Университета (Государственный университет управления). - 2014. - № 2 - С. 31-37.
5. Година Т.А., Терехова А.Е. Реализация деятельного проекта обучения в вузе с участием бизнес-сообщества // Вестник Университета (Государственный университет управления). - 2013. - №3 -С. 24-31.
6. Година Т.А., Терехова А.Е. Современные информационные системы управления финансовой деятельностью предприятия // Промышленные АСУ и контроллеры. - 2005. - № 9. - С. 22-25.
7. Савкин М. Автоматизация процессов в SAP Business Objects Planning and Consolidation. Функциональные возможности - М., Эксперт РП, 2012 г. - С. 160.
8. Терехова А.Е., Верба Н.Ю. Обзор методологий управления проектами // Вестник Университета (Государственный университет управления). - 2014. - № 2. - С. 64-71.
9. Терехова А.Е., Верба Н.Ю. Проблемы управления большими и сложными проектами // Вестник Университета (Государственный университет управления). - 2013. - № 2. - С. 161-165.
10. О компании SAP SE [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.sap.com/cis/about.html (дата обращения: 25.12.2014).
