CC BY
149
Игнатовский А.Н.
АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА ПРИЕМНОЙ КОМИССИИ ВУЗА НА БАЗЕ ПРИМЕНЕНИЯ СОВРЕМЕННЫХ
ИНТЕРНЕТ-ТЕХНОЛОГИЙ
В концепции информатизации высшей школы РФ говорится о необходимости создания эффективных средств анализа информации, связанной с деятельностью вузов, информационных банков данных, состоящих из нормативной, справочной, инструктивной и другой информации, а также необходимости разработки взаимоувязанных компьютерных систем, обеспечивающих автоматизацию функций управления учебным процессом, что позволит, кроме всего прочего, сократить накладные расходы на организацию управления учебным процессом в образовательном учреждении.
В силу этого одной из актуальных задач, стоящих перед высшим учебным заведением, является создание автоматизированных информационных систем, способных обеспечить принятие оперативных управленческих решений на различных уровнях управления ВУЗом и в первую очередь в ходе приемной компании.
В 2 0 0 8 г. в Московском институте электроники и математики была создана и успешно эксплуатируется информационная система поддержки процесса приема в ВУЗ "Абитуриент".
АИС "Абитуриент" содержит средства поддержки, контроля и анализа которые позволяют полностью автоматизировать процессы, связанные с поступлением и зачислением абитуриента в ВУЗ: подача необходимых документов, учет личных данных, формирование групп, учет полученных оценок, зачисление. Встроенная система отчетов, позволяет быстро и удобно генерировать необходимые выходные документы.
АИС "Абитуриент" предназначена для автоматизации следующих этапов проведения вступительных испытаний:
планирование приема (ввод списка членов приемной комиссии, формирование списка специальностей, ввод плана приема, составления расписания экзаменов);
прием документов (ввод и удаление данных об абитуриенте, распределение абитуриента в экзаменационные группы, печать экзаменационных листов, печать регистрационных книг, подготовка статистики);
обработка результатов Единого государственного экзамена (ЕГЭ); автоматизированная проверка подлинности свидетельств ЕГЭ в АИС ФБС;
обеспечение проведения испытаний (печать экзаменационных ведомостей, ввод результатов испытаний, подготовка статистики, печать сводных ведомостей);
обеспечение зачисления (установка проходного и непроходного баллов, зачисление абитуриентов, в автоматическом режиме, подготовка и печать проектов приказов, утверждение и печать утвержденных приказов);
статистическая обработка информации по результатам приема для анализа результатов приема с целью прогнозирования и подготовки процесса приема в вуз следующего года; подготовка отчетов для предоставления во внешние организации.
АИС "Абитуриент" предоставляет возможность печати документов, сопровождающих процесс приема абитуриентов, таких как:
заявления, договора, экзаменационные листы, расписки; регистрационные книги, экзаменационные и сводные ведомости; протоколы и приказы о зачислении; отчеты и статистические формы.
Использование данной системы значительно снижает трудоемкость процесса набора студентов и обеспечивает следующие преимущества:
одновременную работу большого числа пользователей с единой базой данных, снижает зависимость от печатных средств информации;
позволяет проводить углубленный анализ больших объемов информации, формирует необходимый набор отчетной документации;
повышает обоснованность принятия решений - информация для руководства формируется на основе фактических оперативных данных. За счет этого достигается высокая достоверность, надежность и доступность информации, что позволяет руководителю принимать обоснованные решения.
увеличивает эффективность использования ресурсов вычислительной техники и периферийного оборудования за счет использования сетевых технологий, общих принтеров, хранения информации в единой базе данных на сервере и т. д.;
обеспечивает организацию делопроизводства в университете на новом уровне и сокращение документооборота в бумажном виде.
Отличительной особенностью АИС "Абитуриент" является наличие подсистемы "Личный кабинет Абитуриента".
Подсистема обеспечивает:
Автоматизацию процесса регистрации абитуриентов и подачу заявления о поступлении с учетом приоритетов избранных абитуриентом специальностей через сеть Интернет; регистрацию абитуриентов на все мероприятия приемной комиссии; информирование абитуриентов об их конкурсном положении.
Личный кабинет необходим не только для ввода информации, в первую очередь он является информационной доской абитуриента.
Таким образом, личный кабинет вместе с №ЕВ-сайтом приемной комиссии предоставляет абитуриенту исчерпывающую информацию о ходе приема в ВУЗ и избавляет от необходимости лишний раз приезжать в приемную комиссию института, что позволяет сэкономить время и нервы абитуриента.
Ориентация на пользователей - на удовлетворение потребностей абитуриентов, сотрудников технического аппарата приемной комиссии и руководства вуза, вот что в конечном итоге существенно повысит конкурентоспособность ВУЗа.
