CC BY
366
Игнатовский А.Н.
СТРУКТУРА ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ПРИЕМНОЙ КОМИССИИ ВУЗа «АБИТУРИЕНТ»
В докладе рассмотрена автоматизированная информационная система «Абитуриент», успешно функционирующая в Московском Государственном институте электроники и математики (МИЭМ) с 2008 года. Описаны структурные компоненты и функциональные возможности АИС "Абитуриент".
Процесс проведения приемной компании с использованием ИС "Абитуриент" полностью соответствует требованиям, изложенным в соответствующих постановлениях Министерства образования РФ и правилах приема в МИЭМ.
Автоматизированная система «Абитуриент» включает в свой состав следующие подсистемы: Личный кабинет абитуриента, Прием документов, Экзамены, Зачисление, Статистика, Отчеты, №ЕБ-сайт, Безопасность и логирование, Интеграция.
Далее мы перечислим назначение каждой из подсистем и дадим краткую характеристику их возможностей.
Подсистема: Личный кабинет абитуриента
Назначение подсистемы: автоматизация процесса регистрации заявлений абитуриентов на все меро-
приятия приемной комиссии с использованием Интернет технологий. Информирование абитуриентов о их конкурсном положении.
При первом обращении к АИС "Абитуриент" абитуриенту необходимо зарегистрироваться, при этом вводятся базовые сведения необходимые для формирования личной карточки.
При регистрации каждому абитуриенту присваивается уникальный личный номер, по которому он в дальнейшем идентифицируется в АИС "Абитуриент". Этот номер также является логином для входа в личный кабинет.
В дальнейшем, в зависимости от мероприятий в которых участвует абитуриент вводятся следующие данные: сведения о курсах и кружках довузовской подготовки, сведения о родителях, сведения об
образовании, сведения о ЕГЭ, сведения о льготах, о трудовом стаже, дипломах и наградах абитуриента, другие предъявляемые результаты, засчитываемые при вступительных испытаниях.
После регистрации абитуриент может:
Выбрать специальность/группу специальностей на которые он хотел бы поступить с указанием приоритетов.
Подать заявку на участие в мероприятиях приемной комиссии (олимпиады, платные и бесплатные репетиционные экзамены, вступительные экзамены)
Личный кабинет необходим не только для ввода информации, в первую очередь он является информационной доской абитуриента. В личном кабинете отображается следующая информация: информация о предстоящих мероприятиях приемной комиссии; информация об оценках полученных абитуриентом; информация о рейтинге абитуриента; информация о зачислении.
Подсистема: Прием Документов
Назначение подсистемы: формирование личного дела абитуриента.
Основой личного дела являются личные карточки абитуриентов и их заявления. Одной личной карточке может соответствовать несколько заявлений. Личная карточка и заявление содержат все необходимые информационные поля и от корректности и полноты внесенных в них зависит функциональность системы в целом.
Каждая личная карточка состоит из ряда информационных полей сгруппированных по следующим категориям: личная информация, паспортные данные, адрес, информация о родителях, законченное учебное
заведение.
Ввод данных для личной карточки и заявлений абитуриента осуществятся через сеть интернет в Личном кабинете абитуриента.
Личная карточка абитуриента и его заявления представляют собой единой целое и содержат всю информацию необходимую как для работы приемной комиссии, так и для последующего использования в других информационных системах ВУЗа.
При приеме документов АИС "Абитуриент" предоставляет следующие возможности: поиск сведений об абитуриенте в базе данных (по ФИО или регистрационному номеру); ввод корректировка и удаление данных об абитуриенте; регистрация абитуриента на вступительные испытания распределение абитуриента в экзаменационные группы;
перераспределения абитуриента на другой факультет, специальность или направление; ссоздание Клонов абитуриентов (подача документов сразу на несколько специальностей).
АИС "Абитуриент" поддерживает работу с договорными (платными) формами обучения.
Подсистема позволяет формировать и печатать следующие документы: Заявление, экзаменационный
лист, договор, расписка сданных документов;
По итогам дня осуществляется печать регистрационных книг.
Подсистема: Экзамены
Назначение подсистемы: обеспечение проведения вступительных испытаний.
АИС "Абитуриент" предоставляет возможность задания различных наборов испытаний для различных направлений и специальностей. Например для технических специальностей это математика, физика, русский язык, а для специальности "Дизайн" - композиция, живопись, рисунок.
Подсистема позволяет разбить вступительные испытания на потоки по временному или какому-либо другому признаку. Возможно участие абитуриента во вступительных испытаниях в нескольких потоках таких как олимпиады, репетиционные экзамены, вступительные испытания.
Подсистема предоставляет следующие возможности:
Учет результатов ЕГЭ и автоматизированная проверка свидетельств ЕГЭ в АИС ФБС.
Выбор лучшей оценки по предмету из всех потоков по заданному алгоритму.
Пакетный ввод результатов вступительных испытаний.
Подсистема позволяет формировать и печатать следующие документы: списки групп, экзаменационные
ведомости, сводные ведомости.
Подсистема позволяет шифровать данные на этапе проведения испытаний, что обеспечивает анонимность процесса и исключает возможность злоупотребления со стороны лиц, участвующих в формировании результатов.
Подсистема: Зачисление
Назначение подсистемы: обеспечение процесса зачисления в ВУЗ.
Подсистема предоставляет следующие возможности:
предварительное ранжирование абитуриентов в соответствии с набранными баллами на едином государственном экзамене или на вступительных экзаменах и указанными в заявлении приоритетами специальностей;
учет льгот предоставляющий право на зачисление вне конкурса или на особых условиях
подсистема позволяет автоматизировать процесс зачисления абитуриентов путем задания параметров зачисления (проходного балла, плана приема) и отображения его предварительных результатов.
ИС "Абитуриент" позволяет проводить зачисление абитуриентов вручную.
Подсистема формирует следующие документы:
Сводные ведомости результатов сдачи вступительных испытаний по специальностям.
Списки групп с результатами ЕГЭ, результатами сдачи вступительных испытаний, льготами.
Рейтинг абитуриентов.
Предварительный список абитуриентов, рекомендованных к зачислению.
Протокол заседания приемной комиссии.
Приказ о зачислении.
Подсистема: Статистика
Назначение подсистемы: статистическая и аналитическая обработка информации о ходе приемной
компании.
Подсистема позволяет формировать отчеты по различным аспектам приемной компании.
Отчеты о ходе приема документов:
Количество/список абитуриентов зарегистрировавшихся в системе.
Количество/список абитуриентов подавших заявления на несколько специальностей.
Количество/список абитуриентов подавших заявку на участие в заданном потоке вступительных испытаний.
Количество/список абитуриентов сдавших документы в приемную комиссию по специальностям.
Количество/список абитуриентов сдавших подлинники аттестата, свидетельства ЕГЭ по специальностям.
Отчеты по результатам вступительных испытаний:
Распределение оценок абитуриентов по заданному предмету в заданном потоке по специальностям.
Текущий конкурс по специальностям.
Отчеты позволяющие оценить эффективность мероприятий приемной комиссии по привлечению абитуриентов:
Распределение заявлений абитуриентов посещавших кружки и курсы Факультета довузовской подготовки по специальностям.
Распределение заявлений абитуриентов победителей и призеров олимпиад по специальностям
Перекрестный отчет об участии абитуриентов в различных потоках вступительных испытаний
Следует отметить, что при генерации отчетов применяется гибкая, расширяемая система формирования отчетов. Использование данной системы позволяет в короткие сроки производить модификацию выходных форм.
Доступ к аналитической отчетности может осуществляться с использованием Web-интерфейса (через Internet Explorer или любой другой web-браузер), что позволяет сотрудникам вуза, наделенным соответствующими полномочиями в системе, получить доступ к своевременной и точной информации, находясь в любой точке где есть доступ к сети Интернет.
Также необходимая аналитическая отчетность может быть интегрирована в портал вуза, обеспечивая
его информационное наполнение в автоматическом режиме через подсистему WEB-сайт.
Подсистема: Отчеты
Назначение подсистемы: обеспечивать работу по предоставлению всей необходимой отчетной доку-
ментации в Министерство образования и науки РФ, Рособрнадзор и в другие государственные организации, помогать формировать, проверять, согласовывать, выверять отчетную документацию.
Кроме большого разнообразия внутренних документов, обеспечивающих деятельность института в собственном формате необходимо готовить большое количество отчетных документов в вышестоящие организации и государственные органы в регламентированной ими форме.
Здесь большое значение имеет возможность получения отчетов в формате общепринятых текстовых редакторов для их дальнейшей модификации и представления в электронном виде.
Подсистема позволяет формировать необходимый спектр отчетов и выходных документов с экспортом их в приложения Microsoft.
Подсистема: WEB-САЙТ
Назначение подсистемы: Данная подсистема предназначена для предоставления абитуриентам теку-
щей информации о факультетах, специальностях, правилах приема и т.д. и обеспечения гласности приемной кампании путем публикации текущего конкурса по специальностям, результатов испытаний, рейтинга абитуриентов после проведения испытаний и итогов зачисления на WEB-сайте Приемной комиссии МИЭМ.
Таким образом личный кабинет вместе с WEB-сайтом приемной комиссии предоставляет абитуриенту исчерпывающую информацию о ходе приема в ВУЗ и избавляет от необходимости лишний раз приезжать в приемную комиссию института, что позволяет сэкономить время и нервы абитуриента.
Подсистема: Интеграция
Назначение подсистемы: обеспечение связи с другими системами для создания единого информационного пространства института. Данные из АИС Абитуриент передаются в следующие системы:
Информационная система "Деканат".
Информационная система "Библиотека".
Информационная система контроля доступа в ВУЗ.
