CC BY
41Автоматизация бизнес-процессов при взаимодействии предприятий авиастроения с контрагентами
Ефимова Наталья Сергеевна,
кандидат экономических наук, доцент, заместитель заведующего кафедрой «Управление высокотехнологичными предприятиями», ФГБОУ ВО «Московский авиационный институт» (национальный исследовательский университет),
Новиков Александр Николаевич,
кандидат экономических наук, доцент, доцент кафедры «Управление высокотехнологичными предприятиями», ФГБОУ ВО «Московский авиационный институт» (национальный исследовательский университет), [email protected].
Олейникова Мария Владимировна,
аспирант кафедры «Управление высокотехнологичными предприятиями», ФГБОУ ВО «Московский авиационный институт» (национальный исследовательский университет), [email protected].
В настоящей статье обосновывается целесообразность внедрения в авиакомпаниях автоматизированных систем управления взаимодействием с контрагентами в форме CRM-системы, которая может быть использована не только для управления клиентской базой, но и договорами с поставщиками и сервисными организациями.
Проанализированы бизнес-процессы взаимодействия с авиакомпании с контрагентами в части заключения договоров и оплаты счетов; выявлены недостатки стандартной схемы организации бизнес-процессов; предложены способы автоматизации отдельных задач, позволяющие повысить оперативность принятия решений и снизить затраты и трудоемкость данных задач.
Приводится разработка рекомендаций по решению изучаемой проблемы в авиакомпаниях, основные концептуальные решения по задаче (бизнес-процессы до и после информатизации), описание метода реализации, построена информационная модель, которая включает внешнее обеспечение (характеристика входных и выходных документов) и внутреннее обеспечение (концептуальная и логическая модели). Ключевые слова: автоматизация, информационная система, бизнес-процессы, взаимодействие с контрагентами, авиакомпания.
В современных условиях ведения бизнеса, где предложение превышает спрос, главную роль играют взаимоотношения предприятий с контрагентами: в первую очередь, с клиентами, потребляющими его продукцию или услуги, а также поставщиками, своевременно обеспечивающими производственные процессы всем необходимым. В значительной мере успех многих крупных биз-несов сегодня основан на правильных взаимоотношениях с контрагентами.
В конкурентном бизнесе гражданских авиаперевозок удобство оформления отношений между авиакомпанией и контрагентом, качество управления и использования авиакомпанией своей клиентской базы, доступность услуг для удаленных пользователей — одни из главных критериев выбора авиакомпании как контрагента.
Для автоматизации взаимоотношений с контрагентами авиакомпаниям необходимо внедрять современные CRM-системы, которые представляет собой инструмент управления единой базой контрагентов. Данные системы помогают упорядочить работу сотрудников с документами, обеспечить прозрачность бизнес-процессов, сократить время на обмен информацией между участниками бизнес-процесса, контролировать процесс согласования документов, избежать потери документов, повысить оперативность доступа к информации.
Качественная, отвечающая современным требованиям CRM-система повышает объем продаж, качество обслуживания клиентов, оперативность оформления договоров с поставщиками. Пользователи CRM концентрируются в первую очередь на взаимодействии с контрагентами и меньше тратят времени на организационные работы.
Необходимость автоматизации взаимодействия с контрагентами в авиакомпаниях заключается в том, что на большинстве предприятий-авиаперевозчиков существуют централизованные базы данных (БД), но работа с информацией, содержащейся в БД, не автоматизирована (в основ-
х
X
о
го А с.
X
го m
о
ю 8
М О
to
О)
о
сч
00 OI
о ш m
X
3
<
m О X X
ном, используется только программа Ехсе1), а также нет единой системы учета и управления ими.
Перечень требований к информационной системе взаимодействия с контрагентами в авиакомпании представлен в таблице 1.
Таблица 1
Требования к решению задачи по разработке информационной системы взаимодействия с контрагентами в авиакомпании
Группа требований Описание требований
Требования компании Соотношение цены и качества должно быть адекватным
Система должна быть доступна как в центральном офисе предприятия, так и в его территориальных подразделениях
Хранение неформализованной информации о контрагентах
Система автоматически выявляет дублирование информации
Система должна обеспечивать сбор и хранение данных о бухгалтерских счетах, проводках, контрагентах, сделках
Система должна поддерживать режим планирования на основе генерации потоков платежей" по заключенным и планируемым сделкам
Функциональные требования Система должна быть рассчитана на расширение объемов введения информации
Система должна иметь техническую поддержку системы.
Возможность осуществления поиска документов по определенным критериям
Простота перехода на новую систему
Получение отчетности в стандартных редакторах
Управление доступом к документам
Возможность удаленного доступа
Защита информации в системе от разрушения при сбоях и отказах оборудования (резервное копирование и т.п.), и защита информации от несанкционированного доступа с целью злоупотреблений или деструктивных воздействий
Личные требования Возможность адаптации системы под нужды организации доступными средствами без участия разработчика
Доработка системы под работников фирмы
Возможность обучения по методическим материалам
В большинстве авиакомпаний бизнес-процесс «Взаимодействие с контрагентами» представлен следующим образом. Контрагент отправляет компании договор на подписание либо курьером, либо почтой. После получения договора, его должен рассмотреть договорной отдел и внести в базу данных (Excel). Специалист по договорной работе составляет «Лист согласований» и направляет пакет документов с курьером во все отделы, а затем департаменты авиакомпании.
Если договор не устраивает хотя бы одного руководителя отдела или департамента, он воз-
вращается с курьером обратно специалисту по договорам, который составляет требования и замечания в листе согласования.
Возможна потеря договора у одного из руководителей департамента или отдела. В этом случае происходит запрос нового договора. Либо специалисту по договорной работе следует снять сначала несколько копий для руководителей.
Также возможен вариант, что договор в итоге не подписывают, а составляют протокол разногласий и отправляют его с изменениями в договоре контрагенту на рассмотрение. Если контрагент соглашается с замечаниями, то договор подписывается, если нет, то составляется протокол согласования разногласий, который отправляется обратно авиакомпании на рассмотрение и подписание.
После всех согласований и изменений договор подписывается и заносится в архив. Копии хранятся у контрагента и специалиста по договорной работе или юриста авиакомпании.
Наглядно данный бизнес-процесс представлен на рисунке 1.
В данной статье будет рассмотрена конкретная задача, входящая в структуру бизнес-процесса «Взаимодействие с контрагентами» — задача автоматизации процесса согласования договорной документации.
Рассмотрим процесс корректировки договора или получения почты от контрагентов на рис. 2.
Рассмотрев данные бизнес-процессы, можно выделить ряд проблем:
• документы теряются;
• тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;
• создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;
• накапливается множество документов;
• документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;
• на подготовку и согласование документов тратится много времени.
Информационная модель подсистемы управления взаимодействием с контрагентами в авиакомпании представлена на рисунке 4.
Основное назначение автоматизации процессов взаимодействия с контрагентами - формирование данных по поставщикам (контрагентам) и ценам на их услуги и оборудование, а также создание системы отчетности организации для получения счета за предоставленные услуги, автоматизация процесса согласования договорной документации и создание единого электронного хранилища данных.
X X
о
го А с.
X
го т
о
Рисунок 1 - Стандартный бизнес-процесс взаимодействия с контрагентами в авиакомпании до внедрения комплексной ОЯМ-системы
ю 8
М О
О)
о
см
00 О!
о ш т
X
3
<
т О X X
Рисунок 2 - Бизнес-процесс «Получение корреспонденции» в авиакомпании до автоматизации
X X
о
го А с.
X
го т
о
Рисунок 3 - Бизнес-процесс оплаты счетов в авиакомпании до автоматизации
ю 8
М О
Рисунок 4 - Информационная модель подсистемы управления взаимодействием с контрагентами в авиакомпании
о>
о
см
00 О!
О Ш
т
X
3
<
т О X X
Таким образом, можно назвать задачи, стоящие перед авиакомпанией, которые необходимо решить путем автоматизации подсистемы оформления договорной документации:
• систематизация данных о поставщиках (контрагентах) оборудования, сбор в единую БД данных о контрагентах, о договорах с ними на предоставление услуг и прочее;
• создание единой типовой отчетности перед контрагентами, включающей ввод реквизитов компании и поставщиков;
• автоматическое составление таблиц учета расходов по оборудованию и затратам за текущий и плановый период, для выявления отклонений;
• обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения;
• обеспечение возможности коллективной (параллельной) работы над документами;
• обеспечение ускорения поиска и выборки документов (по различным атрибутам);
• повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на одном сервере;
• создание системы контроля за исполнением документов;
• исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов в головном офисе авиакомпании;
• упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.
При решении задачи автоматизации взаимодействия с контрагентами используется следующая входная информация:
• наименование контрагента, реквизиты;
• номер договора;
• дополнительное соглашение;
• лист согласования, протокол разногласия;
• заказ;
• расходы на услуги.
Выходной информацией будет являться следующая информация:
• данные о контрагенте по номеру договора;
• согласованное дополнительное соглашение;
• заполненный лист согласования или протокол разногласия;
• согласованные заказы;
• перечень расходов, расставленных по приоритету.
Схема входной и выходной информации базы данных информационной системы управления взаимодействием с контрагентами представлена на рисунке 5.
Рассмотрим основные концептуальные решения по задаче автоматизации управления взаимодействием с контрагентами в авиакомпании. Для решения задачи автоматизации подсистемы взаимодействия с контрагентами предлагается
внедрить систему CRM, которая позволит ликвидировать все недостатки существующего стандартного бизнес-процесса. После применения автоматизации типовой бизнес-процесс заключения договора с контрагентом авиакомпании будет выглядеть следующим образом (рисунок 6).
Рисунок 5 - Перечень входной и выходной информации при решении задачи «Информатизация подсистемы управления взаимодействием с контрагентами» в авиакомпании
Данный бизнес-процесс показывает подготовку проекта, начиная с оформления и заканчивая за ключенным договором:
• подготовка договора;
• внесение договора в систему;
• одновременный просмотр договора всеми отделами и департаментами;
• обработка замечаний по договору;
• параллельное согласование и заключение договора;
• учет (регистрация) договора;
• авансирование договора;
• учет и контроль выполнения работ по дого-
вору; ров;
оплата работ; завершение договора
распределение происходят автоматически в программе. Теперь директор производства и сотрудники отдела работают с программой, которая автоматически предоставляет планы, задания, нормативы на производство, составляет отчеты по готовой продукции, информации для склада, что существенно уменьшает бумажный документооборот и время на передачу, и распределение всей информации.
В данном бизнес-процессе никакие его звенья не убираются, но многие операции будет выполнять не человек, а автоматизированная система, например: запуск процесса согласования в системе, согласование договора между департаментами, регистрация договора, учет договора, оплата договора, подача результатов в бухгалтерию предприятия, закрытие договора, занесение договора в базу данных.
Программное обеспечение задачи автоматизации подсистемы взаимодействия с контрагентами в авиакомпании
В настоящее время на рынке много различных систем СRM, которые содержат подсистемы договорной документации. Наиболее известные и широко используемые из них Microsoft Dynamics CRM, DocsVision, DIRECTUM.
Сравним названные системы по функциональным требованиям. Рассмотрим только те требования, соответствие которым у систем отличается.
Таблица 2 Сравнение CRM-ваний к системе авиакомпании
систем по степени выполнения требо-взаимодействия с контрагентами в
и хранение догово-
• бухгалтерская сверка.
После внедрения информационной системы, данные о подрядчиках и заключенных с ними договорах автоматически заносятся в базу данных, тем самым позволяя сотрудникам отслеживать этапы работы над заказом. Также в систему заносится информация о потенциальных контрагентах, которые в последствии могут стать нужными предприятию. Теперь сотрудник может составлять себе список заданий в информационной системе, там он сможет помечать, сколько времени ушло на выполнение того или иного поручения. Также руководство сможет отслеживать работу всех сотрудников. После внедрения значительно сократится время выполнения заданий, расчеты и
Microsoft Dynamics CRM DocsVision DIRECTUM
Стоимость внедрения Стоимость лицензии 5000$ Стоимость сервера + 50 лицензий, 9200$ Средняя стоимость составляет $14800 тыс.
Сроки внедрения 2-4 месяца 2 месяца 2-5 месяца
Гибкость системы - + +
Создание документа на основе существующего + + -
Регистрация из электронной почты + + +
Проверка документов на дублирование при регистрации + - +
Встроенные средства просмотра прикрепленных файлов - + -
Подготовка бумажных документов по шаблону + + +
Возможность изменения интерфейса - + +
х
X
о
го А с.
X
го m
о
ю 8
M О
to
О)
о
см
00 О!
о ш
В
X
3
<
В
О X X
Рисунок 6 - Бизнес-процесс: подготовка проекта «Заключение договора о закупке оборудования у контрагентов на поддержание летной годности» после внедрения системы автоматизации
Таким образом, на наш взгляд, наилучшим для авиакомпании решением задачи автоматизации подсистемы взаимодействия с контрагентами является внедрение системы DocsVision.
Программное обеспечение DocsVision состоит из серверной и клиентской частей. Под лицензированием DocsVision понимается передача заказчику права на использование функциональности системы определённым количеством пользователей, одновременно работающих с одним сервером (так называемая конкурентная лицензия). При этом количество рабочих мест, на которых будет установлена система, никак не ограничено. Не ограничено также и количество пользователей в справочнике системы. Возможное превышение количества пользователей системы над количеством приобретенных клиентских лицензий будет зависеть только от того, насколько интенсивно пользователи будут обращаться к серверу системы. При средних параметрах интенсивности работы пользователей статистически обоснованным является приобретение конкурентных лицензий в количестве 70% от общего числа пользователей.
Целесообразность информатизации задачи управления взаимодействием с контрагентами посредством внедрения CRM-системы подтверждается соответствующими экономическими показателями. Расчёт экономической эффективности от автоматизации управления контролем качества показывает, что внедрение на предприятии модуля информационной системы не только упростит и улучшит процесс контроля качества, но и принесет предприятию экономический эффект, следовательно, проект автоматизации выгоден.
Литература
1. Питеркин С.В. Точно вовремя для России. Практика внедрения ERP-систем.: 2-е изд. - М.: Альпина Паблишер, 2003. - 368 с.
2. Мантуров Д.В., Ефимова Н.С. Внедрение систем информационной поддержки наукоемкой продукции при организации производства в авиастроении // Вооружение и экономика, 46 ЦНИИ Минобороны РФ , №3(19), 2012. - М.
3. CALS (непрерывная информационная поддержка жизненного цикла продукции) в авиастроении / Под ред. Братухина А.Г. М., изд. МАИ, 2002
4. ГОСТ Р ИСО_МЭК 13335-1-2006 ИТ. Методы и средства обеспечения безопасности. Часть 1. Концепция и модели менеджмента безопасности информационных и телекоммуникационных технологий
5. Калачанов В.Д., Ефимова Н.С., Калачанов В.В., Новиков С.Н. Экономическая безопасность деятельности организации. -М: ФГБНУ «Аналитический центр», 2015. -257с.
6. Ефимова Н.С. Формирование методов информационной поддержки процессов разработки
наукоемкой продукции в условиях информационной безопасности предприятия // Всероссийский научный журнал «Вестник московского авиационного института», 2015,т.22, №2, - М.: Изд-во «МАИ», 2015, с.214-220
7. Калачанов В.Д., Ефимова Н.С., Сорокин А.Е. Обоснование направлений информационной поддержки производства наукоемкой продукции (на примере авиационной промышленности) // Организатор производства, 2014, №1(60),- М.: Изд-во «Экономика и финансы», 2014, с.23-29
8. Калачанов В.Д., Мантуров Д.В. Экономическое обоснование основных направлений организации производства наукоемкой продукции в промышленности России (на примере авиационной промышленности) // Организатор производства, 2012, № 4(55),- М.: Изд-во «Экономика и финансы», 2012 , с .62-67
Automation control interaction of the enterprises of civilian
air traffic with contractors Efimova N.S., Novikov A.N., Oleynikova M.V.
State Scientific Research Institute of Civil Aviation, Moscow
Aviation Institute (national research university) This article substantiates the feasibility of the introduction of airlines automated systems for managing interaction with contractors in the form of CRM-system, which can be used not only to manage the customer base, but also contracts with suppliers and service organizations. The business processes of interaction with the airline with contractors in terms of contracts and payment of bills are analyzed; the shortcomings of the standard scheme of business processes are revealed; the ways of automation of individual tasks are proposed, allowing to increase the efficiency of decision-making and reduce the cost and complexity of these tasks. Development of recommendations for solving the studied problem in airlines, basic conceptual solutions to the problem (business processes before and after informatization), description of the method of implementation, built an information model that includes external support (characteristics of input and output documents) and internal support (conceptual and logical models). Keywords: automation, information system, business processes, interaction with contractors, airline.
References
1. Piterkin S.V. Precisely in time for Russia. Practice of introduction of ERP systems.: 2nd prod. - M.: Alpina Pablisher, 2003. - 368 pages.
2. Manturov D.V., Yefimova N.S. Introduction of systems of information support of the knowledge-intensive production for the organization of production in aircraft industry//Arms and economy, 46 Central Research Institute Russian Defense Ministry, No. 3(19), 2012. - M.
3. CALS (continuous information support of life cycle of
production) in aircraft industry / Under the editorship of Bratukhin A.G. M., prod. MAI, 2002.
4. GOST P ИСО_МЭК 13335-1-2006 IT. Methods and means of
ensuring of safety. Part 1. Concept and models of management of safety of information and telecommunication technologies
5. Kalachanov V. D., Yefimova N.S., Kalachanov V.V., Novikov
S.N. Economic security of activity of the organization. - М: FGBNU "Analytical center", 2015. - 257 pages.
6. Yefimova N.S. Formation of methods of information support of
processes of development of the knowledge-intensive production in the conditions of information security of the enterprise//the All-Russian scientific magazine "Vestnik Moskovskogo Aviatsionnogo Instituta", 2015, t.22, No. 2, - M.: MAI publishing house, 2015, pp. 214-220.
X X О го А С.
X
го m
о
ю 8
M О
to
7. Kalachanov V. D., Yefimova N.S., Sorokin A.E. Justification of the directions of information support of production of the knowledge-intensive production (on the example of the aviation industry)//the Organizer of production, 2014, No. 1(60), - M.: Economy and Finance publishing house, 2014, pp. 23-29.
8. Kalachanov V. D., Manturov D.V. Economic justification of the main directions of the organization of production of the knowledge-intensive production in the industry of Russia (on the example of the aviation industry)//the Organizer of production, 2012, No. 4(55), - M.: Economy and Finance publishing house, 2012, pp. 62-67.
0>
o
CS
00 Ol
O LU
m
X
<
m o x
X
