CC BY
18автоматизации финансовой модели бюджетирования на предприятиях апк, как фактор экономичности производства
COMPUTERIZATION OF THE BUDGETING FINANCIAL MODELS IN THE AGRO-INDUSTRY ENTERPRISES AS A FACTOR OF ECONOMY PRODUCTIONS
А.И. ГОЛУБЕВА,
доктор экономических наук, профессор, Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Ярославская государственная сельскохозяйственная академия».
А.В. ЗАБЕЛКИН,
ассистент, кафедра учета, анализа и аудита, Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Ярославская государственная сельскохозяйственная академия».
A.I. GoLuBEvA,
doctor of economic sciences, professor, Federal state budget institution of higher education "Yaroslavl State Academy of Agriculture".
A.v. ZABELKIN,
assistant professor, department of accounting, analysis and audit, Federal state budget institution of higher education "Yaroslavl State Academy of Agriculture".
Аннотация
в статье рассмотрены вопросы, связанные с автоматизацией финансовой модели бюджетирования в свиноводческих предприятиях. конечно же, методологические вопросы финансового моделирования являются очень важными при внедрении и использовании системы бюджетного управления в сегменте агропромышленного производства. Но конечным решением является автоматизированная система, позволяющая максимально облегчить
техническую работу, которой может быть достаточно много как на этапе планирования бюджетов, так и на этапе сбора фактической информации об исполнении бюджетов. Поэтому автоматизация финансовой модели бюджетирования является также очень важной составляющей успешного функционирования системы бюджетирования.
Abstract
This article is devoted to the problems, connected with the computerization of the budgeting financial models in pig enterprises. It goes without saying, that the methodological questions of the financial modelling are the most important ones in the process of the adoption and the usage of the budget management system in the sphere of the agro-industry. But the final decision is given to the computerized system, permitting to facilitate in the highest possible way the technical work, which will be enough both on the stage of the budget planning and on the stage of the data information compilation of the budget implementation. Therefore the computerization of the budgeting financial models is also a very important component of the successful budgeting system functioning.
Ключевые слова
1. Свиноводство,
2. сельское хозяйство,
3. бюджетирование,
4. автоматизация,
5. программное обеспечение.
Keywords
1. Pig,
2. agriculture,
3. budgeting,
4. automation function,
5. the software.
В современной практике внедрения и использования автоматизированных систем бюджетирования на предприятиях АПК, используется два подхода к автоматизации бюджетирования и, в частности, финансовой модели, с помощью которой рассчитываются бюджеты. Самый распространенный подход заключается в том, что постановку бюджетирования нужно сразу начинать с автоматизации. То есть согласно этой концепции необходимо сначала выбрать программный продукт, который можно будет настроить на конкретное предприятие.
Второй подход к автоматизации финансовой модели предполагает сначала разработку методологии и регламентов бюджетиро-
вания. Причем эту методологию и регламент нужно будет в течение определенного времени отработать на предприятии. При этом финансовая модель планирования может вестись в электронных таблицах. И только после того, как модель будет опробована на практике, компания переходит к решению задачи автоматизации. Оформленная методика бюджетирования может использоваться при подготовке технического задания (далее - ТЗ) для автоматизации. После подготовки ТЗ компания делает выбор: либо ищет уже готовую, наиболее подходящую, информационную систему, либо разрабатывает систему под себя собственными силами или с привлечением сторонней компании.
Схематично эти две основные классические стратегии автоматизации бюджетирования представлены на рисунке 1.
Вариант 1
Внедрение н автомат и зацня от про-гпаммЕюпо продукта
Вариант 2
От мегоаилоги! к автоматизации
Этап !. Выбор программного продукта (ПП)
Самостоятельна Выбор С ПОМОЩЬЮ
выбор консультщгтов
"7
Этап 2. Настройка и внедрение ПП {автоматизация)
Автоматизация собственными силами Автоматизация с пояошыо консультантов
Примечание: на схемах не показан инап
планирования проекта
Этап I. 1*а-эрабогтка и обработка методологии н регламента
Саиоетад тепьи зя раз- Разработка с помощью
ряоотяа консультантов
Этап 3. Разработка тсхынчоспого задания
X
Самостоятельная раз- Разработка с помощью
шбетка консультантов
Этап 3. Автоматизация
Выбор н настройка ПП нз 11 меюии 1хся на рынке
]*азрабоп;а ПП под комнанню
Выбор и настройка Выбор И настройка Разработка 11П Разработка ПП с
ПП собственными ПП с помощью кон- собственными помощью внешнем
силами сультантов силами компании
Рисунок 1 - Два классических варианта реализации стратегии автоматизации бюджетирования
Основные плюсы и минусы рассмотренных подходов представ лены в таблице.
Таблица - Сравнение двух основных подходов к автоматизации финансовой модели бюджетирования
От программы к методологии и регламенту
• нацеленность на конечный автоматизированный результат
з • если модель, заложенная в * программе, подходит компании, 2 то упрощается процедура внедрения за счет экономии времени при сборе данных
• модель, заложенная в программе, может не подойти сельскохозяйственному производителю
• большие надежды на програм-^ му часто оказываются завышен-^ ными, что приводит к увеличению сроков и затрат
• искусственно занижается сложность проекта по постановке бюджетирования
От методологии и регламента к программе
• компания четко знает, что нужно автоматизировать, т.к. разработано ТЗ
• в целом проект по внедрению и автоматизации бюджетирования занимает меньше времени и стоит дешевле
• ручной или полуручной (электронные таблицы) ввод данных на этапе внедрения увеличивает нагрузку на сотрудников, участвующих в проекте по постановке бюджетирования
• после разработки ТЗ может оказаться так, что ни одна из готовых программ не подходит
Таким образом, и сам процесс разработки плановой и учетной модели, и процесс автоматизации этих моделей, в принципе, можно реализовывать параллельно (см. рисунок 2).
Программисты л про-гра«и> л,™ агтоминзэник ирш№ии ишлолии МОДе.НЕ планирована
г\
Ф1Г|[ЗКииБйЛ Л5|рСКНЕ1Я (вСП-
мевюю. при щтчоиш системного шмииистряиз^а) осуществляет наслроту модели плипе-аовшка
Мшет. иснкг-руктара планирования
£
Авгтоматизш пчя финансовой модели бюджетирования
Программисты иро-|"рамму .лен агтамяшзални! иршюсса ивстойки мидели утла
екгнровзште ат очагпзнрован ной сн«1 ечш бюджетирования
Модель конструктора уче-1а
Эш фуи^нин (созаанис нифгтимиион-ноЛ системы > кпмпзяия иожст яыпел-1нт> либо еаиостоятеляк», либо вос-нялыоватьс! готовый ((Софтом», либо тэ*авп> 110
Вручает и и не прсаксса йкиактировэтЕия гволят не-обхолиные дишые в иолгль плаиЕтровяния для пстлуч^-тм бк^лжетов
СП 00
Финансовая дт^Еектни (яга-момм. при лолноыш системного имЕШнетрзшчн) осуществляя настрой« модйи. учета
Констриктор (мзетер) для настройки модели учета
"Эти функщЕ1Е [иастроГгеа вннфорчя-лиршгои «сстеме модели планирования н учета) йоите¿ния ипкет выполнить самоетоят^дьно.
чшякчно кл1! полиехтьш их МОЖЕТ выец>лп1етъ УомЕзляття-рэтрлоотан; ПО
Модель планирования
Уйряыеячвсив! 6>чтао-геры-ан питии вводят звоодшимые лвшис я чолеаь учета ллн зим учен и »Алчет в
Модель ^е-
Фуикиин гн> позгатавяе бюджетов и отчетов В .1ЕССКЕ V случае лалжил осуществлять сэуа мншанш Ми игр-вш П1'.-'>л пехемщъ ктостайяятъ ^жцжты жгут вимвшге консул ътаЕнтъ* Ратрзбэтку "полелей плвнн-
рОМДЕНЯ Н уЧСТЯ ИИЕЧ1ВН1ЕТ ОсуЕЗТГСШЕТЪ сэив-
СТОЯТеТЬЕШ ИЛИ С ЕТОМЕННЬЮ консультантов
Рисунок 2 - Проектирование и автоматизация финансовой модели бюджетирования
концептуальная схема автоматизации финансовой модели бюджетирования (см. рисунок 2) позволяет сделать следующий вывод в отношении решения о целесообразности использования готового программного продукта или разработки нового. Модель фактической управленческой отчетности. Итак, рассмотрим сначала информационную модель получения фактической управленческой отчетности. Она устроена следующим образом (см. рисунок 3).
Для ввода фактической информации используется план счетов, на которых отражаются данные о всех элементах финансовой отчетности. Кроме того, у каждого счета может быть свой набор аналитик, которые позволяют получать более детальные отчеты. Все операции отражаются с использованием плана счетов и аналитик.
Журнал проводок
Ввод данных о произошедших операциях
С
Формирование фактической управленческой отчетности
Фактические управленческие отчеты
Большая часть операций, отражаемых в учетной системе может быть стандартизирована.
На основе заранее определенного алгоритма из журнала проводок получаются статьи управленческих отчетов. Любую статью управленческих отчетов можно представить либо как оборот, либо как сальдо по определенному счету с определенными аналити-
Рисунок 3 - Концептуальная модель формирования фактической управленческой отчетности
По-крупному, концептуальная модель учета состоит всего из двух этапов: ввод данных о свершившихся операциях и формирование отчетов на основе заполненного журнала проводок. Существует универсальный язык описания хозяйственных операций и их отражения в учете. Для этого используется план счетов. Каждая операция отражается в учете одной или несколькими проводками, в результате которых значения счетов изменяются (по дебету или по кредиту). Кроме того, по каждому счету может быть определен набор дополнительных аналитик, который позволит получать управленческие отчеты с требуемой детализацией. Такими аналитиками могут быть продукция свиноводства, половозрастные группы, контрагенты, подразделения, каналы сбыта и т.д. Чем больше аналитик используется в учетной системе, тем более детальные отчеты можно будет получать, но при этом будет уходить больше времени на ввод фактических данных. По-крупному, концептуальная модель учета состоит всего из двух этапов: ввод данных о свершившихся операциях и формирование отчетов на основе заполненного журнала проводок. Существует универсальный язык описания хозяйственных операций и их отражения в учете. Для этого используется план счетов. Каждая операция отражается в учете одной или несколькими проводками, в результате которых значения счетов изменяются (по дебету или по кредиту). Кроме того, по каждому счету может быть определен набор дополнительных аналитик, который позволит получать управленческие отчеты с требуемой детализацией. Такими аналитиками могут быть продукты и услуги, материалы, контрагенты, подразделения, каналы сбыта и т.д. Далее рассмотрим, создание универсального конструктора для разработки модели планирования, представленной на рисунке 4. Эта модель достаточно подробно рассматривается в современной литературе. Сейчас основное внимание нужно уделить принципиальным отличиям модели учета и модели планирования.
Информационное поле
Определение граничных значений стратегических показателей
Система Система ог- Ограничивающие Гипотезы и
норм и раничений факторы (узкие предполо-
нормативов т; (лимитов) Л места) жения
При планировании учитываются взаимосвязи бюджетных показателей. Часть таких связей определяется системой нормативов. Значение некоторых показателей ограничивается системой лимитов. Для планирования ряда показателей приходится учитывать ограничивающие факторы и строить гипотезы об их влиянии на бюджеты
Плановые управленческие отчеты (бюджеты)
Рисунок 4 - Концептуальная модель формирования плановой отчетности
В заключение мы рассмотрим пример комбинированного варианта стратегии автоматизации финансовой модели бюджетирования предприятия АПК занимающегося производством свинины. Логика его заключается в разделении задач автоматизации планировании и учета, поскольку они должны основываться на принципиально разных моделях. Но при этом необходимо добиться того, чтобы форматы плановых и фактических бюджетов совпадали.
Применение комбинированной стратегии автоматизации финансовой модели бюджетирования позволяет использовать плюсы обоих классических подходов и частично избавиться от их минусов (см. таблицу).
Схематично комбинированная стратегия автоматизации бюджетирования представлена на рисунке 5. Как видно из рисунка, данная стратегия предполагает реализацию трех этапов.
Этап I. Автоматизация управленческого учета
Этап 2. Автоматизация финансо-тмкономи ч еского планирования
разработка (или уточнение) форматов управленческой отчетности; формирование плана счётов (вместе с аналитиками);
разработка системы справочников (на основе аналитик); создание(уточнение)методики учета;
настрой*» справочников; настройка отчетов (форматы н методики нк заполнения); ввод фактически:* данных я учетную систему;
внесение корректировок в настрой* ки учетной системы,
разработка (или уточнение) форматов планов;
СОЗДание (уточнение) методики планирования;
разработка модели планирования в электронных таблицах; составление бюджетов с использованием электронной Модели планирован ия;
внесение корректировок в методику и электронную модель планирования; разработка технического задания на автоматизацию модели пла нирования;
создание программного модуля для планирования оюдлетон.
Этап 3.
Создание единой автоматизированной системы бюджетирования
координация работ по настройке программного МОДУЛЯ (¡о управленческому учету и созданию модуля по планированию; отладка модели планирования учета.
Рисунок 5 - Пример комбинированной стратегии автоматизации бюджетирования
этап 1. Автоматизация управленческого учета. Итак, начинать автоматизацию бюджетирования можно с автоматизации управленческого учета. При этом необходимо внедрить четкий регламент сбора первичных документов и ввода их в информационную систему. Этот ввод должен осуществляться в соответствии с требуемой аналитикой. Набор этих аналитик, используемых в учете операций, может быть свой в зависимости от операций. Удобство учетной модели заключается в том, что сама учетная модель универсальна для любых операций. Ведь каждую операцию можно расписать по дебету и кредиту определенных счетов из плана счетов, затем определить для них соответствующие значения аналитических признаков, выбрав нужные элементы справочников (в зависимости от типа операции). Получается, что из одного и того же массива данных (журнал проводок) можно формировать различные отчеты. Таким образом, с помощью специального редактора отчетов специалисты по управленческому учету могут создавать сколько угодно отчетов. Для каждого отчета по бюджетам можно формировать перечень его статей. Для этого нужно выбирать элементы соответствующих справочников. Далее для каждой статьи каждого управленческого отчета можно сформировать методику. На основе этой методики осуществляется настройка модели учета с использованием специального редактора отчетов (см. рисунок 6).
В приведенном примере настраивается методика учета одной такой статьи, как выручка от реализации по продуктам (см. рисунок 6). Для этого сначала выбирается нужный счет из плана счетов. В данном случае это 90.1. Далее выбирается вид операции, который нужно будет осуществить над счетом 90.1. В представленном примере это оборот по кредиту этого счета. Потом выбирается столбец из журнала проводок, из которого нужно будет брать информацию. В рассматриваемом примере это сумма без НДС. В плане счетов к каждому счету привязываются аналитики, то есть справочники, элементы которых нужно будет выбирать при вводе информации в учетную базу. В данном примере у счета 90.1 пять аналитик. Поэтому они высвечиваются в редакторе отчетов при выборе счета 90.1.
Рисунок 6 - Пример формирования методики учета используя такой программный модуль, автоматизацию системы бюджетирования в агропромышленных предприятиях модели учета можно начинать достаточно быстро, поскольку он в себе уже содержит конструктор, позволяющий по ходу реализации этапа практически безболезненно менять методику учета. Этап 2. Автоматизация планирования. как уже было отмечено, к сожалению, не существует универсального конструктора для построения модели планирования бюджетов, в отличие от конструктора для разработки модели учета (см. рисунок 3). Плановые бюджеты не могут готовиться автономно, поскольку необходимо учитывать взаимосвязи между статьями разных бюджетов. Фактические же отчеты формируются абсолютно независимо друг от друга на основании данных, содержащихся в журнале проводок.
для решения задачи автоматизации модели планирования рекомендуется опробовать методологию в электронных таблицах. затраты (времени и денег) на внесение таких изменений будут значительно меньше, чем в случае с информационной системой. к тому же при отладке модели планирования может измениться и регламент ввода данных, а если компания уже использует автоматизированную систему, то такие изменения могут потребовать перенастройку форм для ввода данных, права доступа и т.д.
При разработке модели планирования в электронных таблицах нужно придерживаться определенных правил. в частности, разрабатывая финансовую модель в электронных таблицах, нужно сразу добиться ее интегрированности. в противном случае ошибки будут только накапливаться в процессе усложнения модели. сделав первую версию пока еще не очень сложной, но интегрированной финансовой модели, ее можно будет постепенно детализировать.
Положительной стороной такого распараллеливания задач автоматизации планирования и учета, при котором сначала автоматизируется модель учета, является то, что это позволит делать попытки разработки методики проведения план-фактного анализа и уточнения модели планирования. ведь подготовив бюджеты в соответствии с моделью планирования, потом нужно будет собрать фактические данные и провести анализ. Поскольку управленческий учет уже будет автоматизирован, то не возникнет проблем со сбором нужных данных. кроме того, поработав с отчетными формами, пользователи уже могут сделать вывод о том, в каком виде им удобнее представлять информацию. Это может повлиять, в свою очередь, и на формы бюджетов, и на методики их составления.
этап 3. создание единой автоматизированной системы бюджетирования.
На самом деле, конечно же, при разработке программного модуля для автоматизации модели планирования и учета нужно сразу стараться делать интегрированную систему, а не два отдельных программных продукта. Поэтому данный этап начинается не после завершения автоматизации модели планирования, а параллельно с этим этапом (см. рисунок 6). к тому же не нужно забывать об одном из основных минусов такой комбинированной стратегии автоматизации бюджетирования. используя такую стратегию, необходимо обеспечить четкую координацию работ по настройке программного модуля по управленческому учету и созданию программного модуля для автоматизации модели планирования. возможно, при автоматизации модели планирования придется частично передать программный модуль по управленческому учету, то есть придется вернуться к первому этапу. Поэтому на практике может и не получиться такой четкой линейной последовательности действий.
таким образом, представленная комбинированная стратегия автоматизации финансовой модели бюджетирования позволит компании, так сказать, с минимальными потерями заполучить про-
граммный продукт, позволяющий подготавливать бюджеты и отчеты об их исполнении. только здесь еще раз нужно напомнить о том, что наличие разработанной, и даже автоматизированной финансовой модели, не гарантирует на 100%, что она будет эффективно работать в компании. Не нужно забывать о том, что без сотрудников компании эта модель работать не будет. Поэтому нужно еще обучить всех участников процесса бюджетирования тому, как нужно пользоваться финансовой моделью, причем уже в автоматизированном виде.
Библиографический список
1. Алферов С.С. Методическое пособие Бюджетирование в 1С Предприятие. - М: Инфостарт, 2011. - С. 44.
2. Бочкарев А., Кондратьев В., Краснова В., Матвеева А. и др. Семь нот менеджмента. Настольная книга руководителя. - М.: Эксмо, 2010. - С. 174.
3. Добровольский К., Карабанов Б., Боровков П., Глухов Е. Бюджетирование: шаг за шагом. - СПб. Питер, 2006. - С. 176
4. Клепцова О.Ю. Бюджетирование в «1С: Предприятии 8». Информационные технологии бюджетного управления. 1С-Пабли-шинг. - Питер, 2010. - С 56.
5. Мазур И., Шапиро В., Ольдерогге Н. Управление проектами. -М.: Омега-Л, 2009 - С 67.
Bibliographical list
1. Alferov, S.S. Budgeting Tool 1C. - M: Info-start 2011. - P. 44.
2. Bochkarev A., V. Kondratiev, V. Krasnov, A. Matveeva, etc. The seven notes of management. Handbook of leadership. - M.: Penguin Books, 2010. - P. 174.
3. Dobrowolski, K., B. Karabanov, Borovkov, P., E. Glukhov Budgeting: A Step-by-step. - St. Peter, 2006. - P. 176
4. Kleptsova, O. Budgeting in "1С: Enterprise 8." Information Technology Budget Office. 1С Publishing.-Peter, 2010. - P. 56.
5. Mazur, J., Shapiro, B., N. Olderogge Project Management. - M.: Omega-L, 2009. - P. 67.
Контактная информация
150042, г. Ярославль, Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Ярославская государственная сельскохозяйственная академия»
E-mail: zabelkinav@mail.ru Contacts links
150042, Yaroslavl, Federal state budget institution of higher education "Yaroslavl state agricultural academy" E-mail: zabelkinav@mail.ru
