Автоматизация внутрифирменного бюджетирования Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

АВТОМАТИЗАЦИЯ ВНУТРИФИРМЕННОГО БЮДЖЕТИРОВАНИЯ

АЛЕКСАНДРЕВГЕНЬЕВИЧ СУГЛОБОВ,

доктор экономических наук, профессор, Заслуженный экономист РФ;

БОТАГОЗ ТОЛЕБАЕВНА ЖАРЫЛГАСОВА, доктор экономических наук, профессор кафедры Анализа и аудита Российского государственного аграрного заочного университета Научная специальность: 08.00.12 — бухгалтерский учет, статистика

E-mail: a_suglobov@mail.ru

Аннотация. В статье раскрыты прогрессивные технологии учета и контроля, аккумулированные во внутрифирменном бюджетировании, способные стать действенным фактором улучшения результатов любого бизнеса.

Ключевые слова: внутрифирменное бюджетирование, бюджетирование, автоматизация внутрифирменного бюджетирования, программы для автоматизации бюджетирования.

AUTOMATION INTRA BUDGETING

ALEKSANDR EVGENYEVICH SUGLOBOV,

doctor of economics, professor, Honored economist of the Russian Federation;

BOTAGOZ TOLEBAEVNA ZHARYLGASOVA, doctor of economic sciences, professor of department «Analyze and audit» of Russian state budget agrarian correspondence university

Annotation. The article disclosed progressive accounting and control technologies accumulated during intra budgeting, able to become an effective factor in improving the results of any business.

Keywords: internal budgeting, budgeting, automation intra budgeting software to automate budgeting.

На развитие экономики страны, прежде всего, влияет результативность работы коммерческих организаций, которые, несмотря на современный гиперконкурентный характер предпринимательской деятельности, добиваются в ней определенных успехов.

Успех эффективно работающих организаций в том, что их руководители раньше других поняли могущество такого инструмента, как своевременная актуальная информация.

Однако, многие управленцы до сих при принятии решений, вместо оперативной информации, позволяющей влиять на результативные показатели, используют бесполезные для этих целей материалы отчетности.

Источником оперативной информации могут отлично служить формы внутрифирменного бюджетирования, суть которого в узком смысле означает составление бюджетных отчетов денежных потоков, прибылей и убытков, баланса, а в широком смысле — комплексный инструмент финансового менеджмента с элементами учета, планирования и регулирования бюджетов.

На практике действия руководителей организаций по внедрению внутрифирменного бюджетирова-

ния зачастую приводят к разочарованиям, ибо правильная последовательность осуществления соответствующих операций известна только профессионалам, занимающимся разработкой специальных программных продуктов.

Внутрифирменное бюджетирование позволяет руководителям:

♦ представить проектную картину финансовых результатов бизнеса на конкретный бюджетный период;

♦ составить сценарный анализ в виде ответа на вопрос: «Какие будут получены результаты, если осуществить....»;

♦ определить инструменты, способствующие исполнению бюджета.

Преимуществом внутрифирменного бюджетирования является обеспечение своевременного комплексного решения задач организации с учетом ее специализации, размеров и других особенностей.

При этом если малые организации могут автоматизировать процесс бюджетирования с помощью таблиц Excel, то средним и крупным рекомендуется приобрести готовые программные продукты, адапти-

рованные к особенностям их бизнеса и финансовой структуры.

Различают программы по бюджетированию, предназначенные для автоматизации по стандартам:

♦ международного уровня: <^АР/3», «Успех+», «Альтинвест», «Проджект Эксперт»;

♦ внутрифирменного уровня: «БИТ-ФИНАНС. Стандарт», «БИТ.ФИНАНС.ПРОФ», «Галактика».

Среди отечественных поставщиков программных решений следует особо отметить компанию «Первый БИТ», разрабатывающую для клиентов эффективные системы для решения задач бизнеса.

В ее продуктовой линейке среди сервисов по автоматизации бюджетирования хорошо известны «БИТ.-ФИНАНС: Стандарт: платежный календарь, план-фактный анализ и БДДС» и «БИТ.ФИНАНС.ПРОФ: автоматизация бюджетирования и казначейства».

«БИТ.ФИНАНС: Стандарт» позволяет автоматизировать централизованное управление платежами организации, в частности построение динамики платежей, создание и хранение отсканированных документов: счетов, контрактов, актов. Будучи базовой в составе линейки продуктов компании «Первый БИТ», она быстро устанавливается и легко интегрируется с другими ее программами и продуктами фирмы «1С».

В качестве функциональных возможностей «БИТ.-ФИНАНС:Стандарт» разработчики предусмотрели:

♦ постановку и управление БДДС;

♦ контроль за соответствием заявок по расходам денежных средств утвержденному БДДС;

♦ постановку общей информационной базы по контрактам, обязательствам, контрагентам;

♦ ведение платежного календаря и отслеживание за графиками оплат по контрактам;

♦ получение детализированных бюджетных отчетов.

Для планирования бюджета денежных ресурсов и других бюджетов организаций больше подходит «БИТ.ФИНАНС.ПРОФ», имеющий функционал, обеспечивающий составление бюджетного баланса.

Еще большими функциональными возможностями располагает «БИТ.ФИНАНС. Управленческий учет», отлично интегрирующийся во все остальные решения системы «БИТ-ФИНАНС».

Таким образом, решения системы «БИТ-ФИНАНС» можно назвать эффективными продуктами, позволяющими внедрить бюджетирование, планировать инвестиции и контролировать процесс их освоения.

Решения «БИТ-ФИНАНС» хорошо интегрируются как дополнение с бухгалтерскими программами фирмы «1С».

Их функциональные свойства способствуют повышению эффективности операций по планированию:

♦ вспомогательных и операционных бюджетов;

♦ мастер-бюджетов по структурным подразделениям;

♦ проектов контрактов;

♦ единого управления платежами в сложных по структуре организациях;

♦ денежных поступлений;

♦ заявок по расходованию денежных средств;

♦ информирования сотрудников центров ответственности о текущем состоянии заявки с помощью формулировок: «в работе», «утверждено», «оплачено»;

♦ автоматизации формирования документов по утвержденным заявкам;

♦ платежного графика-календаря, позволяющего своевременно выявить риск плановых разрывов;

♦ бюджетных отчетов.

Решения системы «БИТ-ФИНАНС» располагают сервисными возможностями по:

♦ дистанционной работе с интерфейсом «1С: Предприятие»;

♦ предоставлению доступа к регистрам сведений без привлечения программистов;

♦ предоставления персональных прав каждому пользователю и/или центру ответственности;

♦ статьям бюджета;

♦ проектам и исполнителям.

Решениями системы «БИТ-ФИНАНС» созданы условия для постановки работы техподдержки для:

♦ приема, учета и классификации обращений пользователей;

♦ постановки обслуживания пользователей;

♦ организации взаимодействия между членами техподдержки и контроля качества их работы;

♦ оперативного устранения сложностей;

♦ информирования о поступивших запросах;

♦ оценки бюджетной информации и подготовки отчетности;

♦ переноса данных в систему из Excel.

В целях удобства пользователей в решениях, «БИТ-ФИНАНС» встроена справочная информация по вопросам использования, а доступ к документам системы осуществляется через «Панель функций».

Для того, чтобы начать работу с решениями «БИТ-ФИНАНС» следует в информационной базе:

№ 8 / 2014

Вестник Московского университета МВД России

219

1) настроить единицу измерения валюты учета;

2) установить контролирование показателей при проведении операций в списке «Настройки программы», например, запретить платежи без заявки;

3) автоматизировать визирование менеджерами, руководителями центров ответственности следующих документов: заявления на расход денежных активов; прогноза платежей; реестра платежей; проекта договора; заявки на затраты; версии отчета; отчета по расходованию денежных средств;

4) разграничить доступ к объектам конфигурации «1С: Предприятие», например, на следующие объекты системы: «Справочники», «Документы», «Отчеты», «Обработки», «Регистры сведений»;

5) ограничить доступ к информации по центрам ответственности, статьям, оборотам, проектам и исполнителям;

6) включить функции информирования пользователей при изменении статусов документов или при проведении объектов системы;

7) включить функции обмена данными Excel (загрузки и хранения настроек загрузок из файлов Excel).

Благодаря наличию справочника «Бюджеты» решения системы «БИТ-ФИНАНС» делают возможным введение неограниченного количества бюджетов:

♦ операционных (продаж, закупок и др.);

♦ основных (денежных потоков);

♦ вспомогательных (инвестиционных, кредитных).

Основным справочником подсистемы бюджетирования служит справочник «Статьи оборотов», детализирующий обороты организации при составлении плана и оценке фактической информации.

Инструментом осуществления дополнительной аналитики бюджетирования в «БИТ-ФИНАНС» выступает справочник «Проекты», позволяющий рассматривать в качестве проектов различные направления бизнеса и инвестиций.

К основным аналитикам бюджетирования относятся сценарии, центры финансовой ответственности, статьи оборотов, к которым система позволяет добавить до четырех произвольных аналитик через форму характеристик «Виды дополнительных аналитик».

В программных решениях системы «БИТ-ФИНАНС» бюджетирование начинают с составления «Формы ввода документа». Для этого на закладке «Данные бюджета» вводятся планируемые обороты в разрезе статей, центров ответственности и других аналитик бюджетирования.

Визирование документа по бюджету осуществляют на закладке «Согласование». Для этого ответственным сотрудникам — менеджерам или руководителям центров ответственности следует навести курсор на ячейку «Решение» и щелкнуть кнопкой мыши — по умолчанию подставляется решение «Согласовано» (или выбрать из справочника соответствующий вариант решения как результат согласования).

В программных продуктах «БИТ-ФИНАНС» предусмотрено внесение изменений в бюджеты, в частности исправление ошибок в документе «Корректировка бюджета», а также — не только формирование бюджета, но и его распределение с помощью справочника «Настройки распределения бюджета».

Контролировать расходы центров ответственности можно с помощью формы «Заявка на затраты», в которую ответственное лицо вносит аналитику: «Организация», «Сценарий», «ЦФО», «Статья оборотов», «Проект», «Контрагент», «Договор контрагента», «Физическое лицо (подотчет)».

После утверждения заявки на затраты формируют какой-либо документ, например: сопровождающий поступление товаров; авансовый отчет; сопровождающий поступление дополнительных расходов; отчет по регистру «планируемые затраты»; отчет по формированию проводок; оборотно-сальдовую ведомость.

Пользователи решений системы «БИТ-ФИНАНС» могут не только формировать отчеты по бюджетам, но и контролировать их исполнение с помощью функционала подсистемы «Казначейство».

Таким образом, основными преимуществами решений систем «БИТ-ФИНАНС», характеризующими их как мощный инструмент, рекомендуемый нами для внедрения бюджетирования в организациях, являются функциональные возможности, благодаря которым они на достаточно высоком уровне:

♦ формируют произвольные отчеты, графики платежей по финансовым договорам;

♦ создают отчеты: «График договоров», «Реестр договоров», «Механизм бизнес-процессов» и др.;

♦ описывают, создают и управляют выполнением бюджетов организации или группы организаций.

Литература

1. Асаул А.Н., Войнаренко М.П., Ерофеев П.Ю. Организация предпринимательской деятельности. СПб., 2004.

2. Хруцкий В.Е. Внутрифирменное бюджетирвоание. М., 2006.

3. Ясенев В.Н. Информационные системы и технологии в экономике. М., 2008.