CC BY
152
УДК 338.001.36 : 004.9
В. I. ШИНКАРЕНКО, О. Ю. ГРЕСОВА (ДПТ), е. Г. ГРЕСОВА (Укрзалiзниця, Ки!в)
АНАЛ1З СУЧАСНОГО СТАНУ 1НФОРМАЦ1ЙНО-АНАЛ1ТИЧНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ВНУТР1ШНЬОГО Ф1НАНСОВОГО КОНТРОЛЮ НА ЗАЛ1ЗНИЧНОМУ ТРАНСПОРТ1 УКРА1НИ
Розглядаються оргашзацшш питання внутршнього фшансового контролю, вимоги та юнуюч! можливосп його шформацшного забезпечення. Видшено вимоги, особливосп, проблеми розробки аналогично! складово! шформацшних систем внутршнього фшансового контролю. Розроблено рекомендаци щодо вдосконалення контрольно-рев!зшно! роботи на основ! шформацшно-аналггачного забезпечення.
Ключовi слова: внутршнш фшансовий контроль, шформацшно-аналггачне забезпечення, контрольно-рев1зшна робота
Вступ
Укрзал1зниця (УЗ) на даний час поеднуе у сво!й д!яльносп функци державного 1 госпо-дарського управлшня, що не забезпечуе доста-тню прозорють фшансово-господарсько! д1яль-ност галуз! 1 не вщповщае вимогам базових законодавчих акпв щодо розвитку { функцюну-вання економши в Укра!ш.
Процес кер1вництва тдприемствами зал1з-нично! галуз!, як { будь-яким шшим об'ектом господарювання, потребуе максимально висо-кого р1вня контролю над д1яльшстю, який пе-редбачае необхщнють отримання I анал1зу великого обсягу шформаци. Частина функцш з контролю виконуеться силами рев1зор1в влас-ного контрольно-рев!зшного апарату. Перева-жна бшьшють шформаци, що перев1ряеться ними, пов'язана з фшансовими показниками д!яльносп тдприемств.
Можливють отримання повних, достов1рних та своечасних даних безпосередньо впливае на ефектившсть фшансового контролю, 1 це ставить задачу пошуку шлях1в полшшення оргаш-зацп опрацювання та анал1зу фшансово! шформаци.
Методи та засоби шформацшного забезпечення фшансового контролю, яю достатньо по-вно висв1тлеш у вщомих роботах [1-3], не вра-ховують особливостей шформацшних систем, яю функцюнують на шдприемствах зал1знично! галуз!. Бшьшють шформацшних систем не мю-тять анал1тично! складово! [2, 4].
Постановка задачi
Метою дано! роботи е висвплення юную-чих проблем реал!заци внутршнього фшансо-вого контролю на шдприемствах зал1знично! галуз! в аспект! шформацшно-анал!тичного за-
безпечення та формування пропозиц!й щодо !х виршення.
Результати дослiджень
Структура контролю на залiзничному
транспортi Внутршнш ф!нансовий контроль (ВФК) на шдприемствах зал!зничного транспорту Укра!-ни зд!йснюеться силами рев!зор!в з контролю та аудитор!в. На зал!зницях вони об'еднан! в окрем! служби контролю та внутр!шнього аудиту (загальноприйняте скорочення - НКРС), як! здшснюють контроль над р!внем доход!в в!д перевезень ! фшансово-господарською д1яльш-стю структурних п!дрозд!л!в зал!зниць (рис. 1).
Рис. 1. Основш !нформац!йн! потоки ВФК
© Шинкаренко В. I., Гресова О. Ю., Гресова е. Г., 2012
Керiвництво над НКРС здшснюе Головне управлшня контролю i внутрiшнього аудиту Укрзалiзницi (ЦКРУ УЗ), одним i3 основних завдань якого е проведення внутршнього аудиту та контролю фшансово-господарсько! дiяль-ностi залiзниць, !х структурних пiдроздiлiв, а також пiдприемств, установ, оргатзацш, що входять до сфери управлшня УЗ.
НКРС в процес контрольних заходiв здшс-нюе аудит фшансово-господарсько! дiяльностi структурних пiдроздiлiв. Пюля детального ана-лiзу узагальненi доповщш за результатами пе-ревiрок щодо виявлених недолiкiв та порушень надаються до вiдома керiвництву залiзницi та до ЦКРУ УЗ. Пщприемства, яю знаходяться у безпосередньому пiдпорядкуваннi Укрзатзни-цi, перевiряються фахiвцями ЦКРУ УЗ.
Багаторiвнева система фiнансового контролю галузi мае за мету забезпечення високого рiвня виконавчо! дисциплiни, тдвищення до-стовiрностi фшансово! звiтностi та надежно! ефективносп на стадi! реадiзацi! матерiадiв контрольних заходiв, полшшення якостi докумен-тування ревiзi! та !! результатiв.
1нформацшне забезпечення контрольних 3axodie
За традицшними технологiями ревiзорами НКРС та ЦКРУ УЗ виконуеться локальна обро-бка фiнансово! шформаци. Безпосередне засто-сування обчислювально! техшки у процесi проведення аудиту чи контрольного заходу, фшан-совий аналiз отриманих даних (комп'ютерний аудит) супроводжуеться здебiльшого викорис-танням тшьки програмних систем MS Word та Excel [9]. Таким чином збираеться, ощнюеться та аналiзуеться значна частка шформаци.
Сдино! iнформацiйно-анадiтично! бази ВФК, яка б надавала можливють використання ревiзорами iнформацi! з рiзноманiтних джерел, та вщповщала вимогам повноти даних, не ю-нуе. Даний факт створюе значнi перешкоди в контрольно-ревiзiйнiй робот^ наприклад, вщ-буваеться дублювання функцiй, частина контрольних заходiв проводиться за формами та методами, як не вiдповiдають сучасним вимогам та ш.
На тепершнш час в системi УЗ впроваджеш спецiадiзованi програмнi й довiдково-пошуковi системи, а також системи управлшня основною дiяльнiстю.
Основно! спецiадiзованою системою з шфо-рмацiйного забезпечення ВФК на затзничному транспортi е iнформацiйна система ЗАЛП (1С ЗАЛП). Використання 1С ЗАЛП сприяе форму-
ванню едино! системи контролю та внутрш-нього аудиту галуз^ вжиттю заходiв щодо тдвищення фшансово! дисциплiни, запоб^ання та попередження фiнансових правопорушень; опрацюванню матерiалiв контрольних заходiв, що здшснюються пiдроздiлами ЦКРУ УЗ, мо-шторингу щодо !х повноти та якостц узагаль-ненню та опрацюванню шформаци щодо стану внутршнього контролю галузь
Iснуючi 1С не мають i не передбачають ана-лiтично! складово!. Впровадження 1С забезпечення контролю фшансово-господарсько! дiя-льностi вiдкривае новi можливостi для автома-тизацi! анаттично! обробки iнформацi!.
Використання автоматизованих шформа-цiйних технологiй пiд час проведення контрольних заходiв сприяе тдвищенню методичного рiвня фiнансового контролю i створенню його оптимально! органiзацiйно! модель При цьому аналггична обробка шформаци надае можливо-стi зменшення трудовитрат та тдвищення опе-ративностi отримання результапв.
Впровадження автоматизованих систем ф> нансового контролю сприяе:
- тдвищенню системносп, формалiзацi! аналiтичних завдань;
- анатзу впливу широкого кола внутршшх i зовнiшнiх факторiв;
- тдвищенню достовiрностi та надiйностi отриманих результапв фiнансового контролю;
- розширенню реалiзацi! аналiтичних до-слiджень у режимi реального часу;
- створенню умов для проведення компле-ксних анал^ичних дослiджень, пов'язаних з оперативним обробленням великих масивiв аналiтично! iнформацi!.
Перелiченi переваги впровадження дозво-ляють усувати дублювання, сприяють ч^юшо-му визначенню обсягу та яюсного складу шфо-рмацiйно! бази ВФК; сприяють тдвищенню обгрунтованосп управлiнських рiшень, якi приймаються на пiдставi результатiв контрольних заходiв; дозволяють проводити оператив-ний та ситуацшний аналiз, багатоварiантний прогнозний аналiз та аудит.
Вимоги до тформацшно-аналтичноИ системи внутршнього фтансового контролю
Створення шформацшно-анаттично! системи ВФК (1АС ВФК) зумовлено прагненням до загально! реорганiзацi! контролю та до тдвищення якост дiлово! шформаци.
1нформацшна складова повинна забезпечу-вати повну iнформацiйну пiдтримку користува-
ча, тобто надавати доступ до шформаци в 6a3i даних i проводити ïï часткову обробку. Вона мае надавати можливють створення рiзних ви-дiв звiтiв: регулярних звiтiв, яю створюються вiдповiдно до встановленого графша (щомюяч-ний аналiз стану контрольно-ревiзiйноï роботи УЗ), i спецiальних звтв, якi створюються у в> дповщь на запити осiб, якi приймають рiшення (ОПР), або при позапланових потребах.
Процедури манiпулювання даними повинш забезпечувати можливостi: комбiнування даних, що одержуються з рiзних джерел та за рiз-нi перюди; швидкого додавання або виключен-ня того чи iншого джерела даних i автоматичного переключення джерел шд час пошуку даних; автоматичного вистежування потоку iнформацiï для наповнення баз даних та ш. [3].
Анаттична складова системи повинна надавати можливють своечасно отримувати певну аналiтичну iнформацiю в необхщних обсягах. Наприклад, на основi анатзу результатiв мину-лих перевiрок надавати висновки щодо фшан-сового контролю та фшансово-господарського стану пiдприемств.
Для ухвалення рiшень на рiвнi управлшсь-кого контролю iнформацiя в 1АС ВФК повинна бути представлена в агрегованому виглядi так, щоб були пом^ш тенденцiï змiни даних, причини вщхилень i можливi ршення.
1АС ВФК е пiдrрунтям для створення системи управлшня. Вимоги, що висуваються до 1АС ВФК з боку системи управлшня, таю: пов-нота, своечаснють i регулярнють надходження та оброблення iнформацiï, а також достовiр-нiсть i точнють останньог Передбачаеться, що розмiри шформацшно1' бази ВФК УЗ мають бути мшмальними, але достатнiми для прийняття управлiнських рiшень, оскiльки надмiрна шфо-рмацiя не сприяе ефективному ïï використанню й ускладнюе процес управлiння.
Oco6Mueocmi застосування 1АС ВФК
В ^CT^i оброблення iнформацiï можна ви-рiзнити зовнiшне та внутршне забезпечення, якi входять до складу шформацшного забезпечення системи 1АС ВФК.
Зовнiшне iнформацiйне забезпечення — це сукупнють вхвдних i вихщних iнформацiйних повiдомлень. Входи та виходи розглядаються щодо системи ВФК в щлому або до ïï локаль-них, вщносно самостiйних, елементiв. До вхщ-них повiдомлень системи вщносяться: зведенi звiти залiзниць, органiзацiй; акти, контрольш показники; штати, контингент тощо. Вихщни-ми повiдомленнями системи е: шформащя про
окремi порушення за функщональною структурою, довiдки та тлн.
Для автоматизованого розв'язування комплексу задач, ^м використання первинних документiв, мае бути реалiзована використання НД1 загальнодержавних та галузевих класиф> каторiв; нормативно-довiдкових документiв.
Внутрiшня шформацшна база 1С - це бази даних, яю створюються i шдтримуються на р> внях галузевих служб та управлшь, де тдтри-муеться нормативно-довiдкова, оперативна та архiвна шформащя.
У роздш законодавчих i нормативних акпв мають мiститься закони Укра!ни i змiни до них, нормативш акти, iнша довiдкова iнформацiя. Державш класифiкатори i вiдомчi довiдники мають тдтримуватися централiзовано, а лока-льш довiдники - створюватися в кожнш лока-льнiй системi. Оперативна шформащя повинна накопичуватися в центральних базах даних за-лiзниць, iнформацiйно-обчислювальних центрiв та Головному шформацшно-обчислювальному центрi. Тут мають компонуватися бази даних оперативно! шформаци за напрямами дiяльнос-тi НКРС: реестращя наказiв про перевiрки; об-лiк i контроль по виявлених порушеннях; реат-зацiя матерiалiв перевiрки; облiк i контроль; планування та облш документальних перевiрок; ведення реес^в та iнших файлiв.
Проблеми розробки 1АС ВФК
Одшею з основних проблем застосування 1АС ВФК е порушення термшв надходження та обробки шформаци, що унеможливлюе !! використання при прийнятп управлiнських р> шень. Крiм того, мае мiсце невисока стутнь достовiрностi i точностi, вщповщносп шфор-мацi! об'ективним показникам об'екта управлшня.
Другою проблемою е проблема ушфшаци форм докумеипв, що грунтуеться на таких принципах:
- скорочення кшькост форм первинних документiв з метою побудови ращонального документообiгу i спрощення !х обробки;
- застосування единих форм докумеипв на рiзних рiвнях управлiння: залiзниця, тдприем-ство;
- використання мшмально! кiлькостi даних, яю вводяться для розв'язування функщо-нальних задач, а також виключення iз докумен-тiв розрахункових показникiв, якi можна дюта-ти тд час машинно! обробки, i даних, якi е в системi (наприклад, норми витрат, тарифнi ставки, посадовi оклади тощо);
- одноразове введення даних i багаторазове !х використання;
- використання едино! термшологи для вс> е! системи первинно! документацi!, яка забез-печуе простоту i зручнiсть у робот користувача з документами.
Сутнiсть проблеми полягае у тому, що фор-ми юнуючих документiв не вщповщають наве-деним принципам. А змша форм потребуе великого обсягу анаттичних дослiджень. Крiм того, слщ враховувати вимоги до шформацш-но! бази: однозначний та формалiзований опис об'екпв i актiв виробничо-господарсько! дiяль-ностi.
Виникае необхiднiсть розробки та застосу-вання методiв, якi сприяють ефективному збо-ру, реестрацi!, передач^ накопиченню й збере-женню шформаци; вилученню дублюючих по-токiв шформаци; ушфшацл, спрощенню й усунення надмiрно! документацi!; забезпечен-ню ефективно! форми обм^ iнформацiею [4].
Надалi розглянемо проблеми, пов'язаш з iнформацiйними потоками. За юнуючою техно-логiею шформацшш потоки не досконалi, осю-льки не виключаеться: дублювання iнформацi!; втрата при пересилщ; необхiднiсть уточнення; несвоечаснють надходження документiв; вщсу-тнiсть вщповщальносп за документ в цiлому.
Звщси випливае необхiднiсть удосконален-ня системи шформацшних потоюв ВФК УЗ, змши алгоритму проходження документiв, ав-томатизаци передачi iнформацi!.
Для запобiгання протирiч у наявностi, пред-ставленнi та способах використання система шформацшних потоюв контрольно-ревiзiйно! роботи повинна бути оргашчно вбудована в загальну систему шформацшних потоюв УЗ.
Заходи та засоби полтшення якостi контрольно-ревiзшноi роботи
Використання шформацшних технологш при виконанш контрольних заходiв стало необ-хiдною передумовою якiсно! оперативно! роботи та основних оргашзацшних заходiв рефор-мування контрольно-ревiзiйно! роботи на залiз-ничному транспорт^ а саме:
- запровадження системи управлiння якю-тю (ISO 9001:2000);
- створення едино! 1АС ВФК УЗ, що мае забезпечити шформацшне та аналiтичне супро-водження контрольно-ревiзiйно! роботи на всiх стащях !! здiйснення та ефективне використання вшх iнформацiйних ресурсiв;
- розширення функцюнальних можливос-тей едино! шформацшно-анал1тично! системи ФК УЗ та !! штегращя з шформацшними ресурсами;
- створення системи оперативного обм1ну шформащею м1ж суб'ектами внутршнього ф1-нансового контролю та забезпечення ушверса-льного використання реестр1в { баз даних;
- гармошзащя внутршнього контролю та внутршнього аудиту;
- оргашзащя створення { шдтримки елект-ронно! бази даних з питань внутршнього контролю та внутршнього аудиту;
- сшвпраця та здшснення обмшу шформащею з шшими установами та оргашзащями з питань фшансового контролю.
Сучасш шформацшш системи дають можливють працювати по-новому, а отже, поро-джують новий тдхщ до проектування процес1в контрольно-рев1зшно! роботи. Вони дозволя-ють автоматизувати юнуючий процес, удоско-налити шструментарш проведення розрахунюв, анал1зу, цшком змшити технолопю обробки шформаци, використовувати нов1 технологи, вимагаючи радикально! змши контрольно-рев1зшно! роботи.
Засобами використання шформацшних систем у контрольно-рев1зшнш робот! е:
- един! бази даних УЗ, що дозволяють по-збутися деяких пром1жних еташв документоо-бшу;
- мережев! технолог!!, що забезпечують встановлення зв'язку з користувачами;
- експертш системи, що сприяють замш1 експерт1в ! фах1вщв вузько! спещал1заци фах1в-цями широкого профшю;
- системи шдтримки прийняття ршень.
Анал1з системи контрольно-рев1зшно! роботи виявляе недостатню ефективнють юнуючо! модел1 фшансового контролю та необхщнютю подальшого реформування само! стратеги системи управлшня фшансами. Лише тод1, коли перед прийняттям управлшського ршення { шд час його виконання застосовуватимуться адек-ватш процедури внутршнього контролю, бу-дуть створеш умови для переходу вщ рев1зи до внутршнього аудиту, вщ перев1рки кожно! го-сподарсько! операци - до контролю систем.
Полшшенню шформацшно-анал1тичного забезпечення ВФК можуть сприяти таю заходи:
- стандартизащя системи ВФК, формування системи единих процедур контролю для зовшш-нього, внутршнього фшансового контролю;
- впровадження сучасних шформацшних технологш;
- створення едино1' iнтегрованоï бази даних, пов'язано1' з паспортизацiею результапв контрольних заходiв;
- запровадження загального монiторингу ВФК зведених даних про виявлеш порушення фiнансовоï дисциплiни та вщшкодоваш збитки.
Отже, подальший розвиток ВФК вбачаеться у створенш едино1' системи, яка побудована на основi унiфiкованих оргашзацшно-методоло-гiчних принципiв i характеризуеться ч^кою цiлiснiстю. Новiтнi шформацшш технологiï документообiгу дозволяють оперативно нако-пичувати та використовувати вiдповiднi бази даних за шдсумками всiх форм фшансового контролю.
Висновки
Таким чином, тдвищення ефективносп проведення контролю вимагае зростання якост iнформацiйно-аналiтичноï роботи.
Основш рекомендацй' з полiпшення шформа-цшно-анаштично1' роботи з ВФК передбачають:
- розробку чггких методичних рекоменда-цш щодо проведення контролю iз визначенням методiв i принципiв основних аналггичних процедур, якi важливо здшснювати;
- розробку спецiального програмного за-безпечення, яке дозволить автоматизувати ана-лггичш процедури проведення економiчного аналiзу та адаптувати його до юнуючих автоматизованих робочих мiсць i баз даних, якими користуються НКРС та ЦКРУ УЗ;
- розширення аналггичних шдроздшв або зменшення навантаження шляхом лшвщацп контролю, який не мае змютовного навантаження та не впливае на ефектившсть прийняття управлiнських рiшень;
- покращення взаемодп пiдроздiлiв, тквща-цiя та розробка шлях1в усунення суперечностей та дублювання у сферi проведення контролю;
- розробку найбшьш доцiльноï схеми про-ведення галузевого контролю;
- покращення взаемоди мiж шдроздшами та створення едино1' циклiчноï системи шформаци.
Реатзащя визначених завдань повинна за-безпечити: змiцнення фшансово1' дисциплiни в галузi, оперативне реагування на виникнення або загрозу виникнення факпв неефективного використання державних ресуршв та фшансо-вих шахрайств; отримання обгрунтовано1' шфо-рмацiï щодо ефективносп та законностi використання державних ресуршв; розвиток про-грамно-технiчноï шфраструктури шформацш-но1' системи; вдосконалення дiяльностi, тдви-щення ефективностi управлiння ресурсами; оптимiзацiю фiнансових витрат на забезпечення функцюнування системи внутрiшнього ф> нансового контролю шляхом пiдвищення ефективносп використання наявних можливостей.
Б1БЛ1ОГРАФ1ЧНИЙ СПИСОК
1. Яковлев, Ю. П. Контролшг на баз1 шформацш-них технологш [Текст] / Ю. П. Яковлев. - К.: Центр навчально! лггератури, 2006. - 318 с.
2. 1ванюта, П. В. Управлшсьш шформацшш системи в анал1з1 та аудит [Текст] : навч. пос1б / П. В. 1ванюта. - К.: Центр учбово1 лггератури, 2007. - 180 с.
3. Белуха, Н. Т. Аудит [Текст] / Н. Т. Белуха. - К.: «Знання», 2000. - 769 с.
4. Каранфшов, М. С. ¡нформацшш системи в державному менеджмент! [Текст] : навч. поаб. / М. С. Каранфшов. - 2-е вид. - К.: КНЕУ,
2006. - 456 с.
5. Шконова, О. В. Системи СААТ - новий шстру-ментарш у проведенш аудиту [Текст] / О. В. Шконова // Фшансовий контроль. -
2007. - № 6 (41). - С.60-64.
Надшшла до редколегп 04.11.2011. Прийнята до друку 07.11.2011.
В. И. ШИНКАРЕНКО, О. Ю. ГРЕСОВА, Е. Г. ГРЕСОВА
АНАЛИЗ СОВРЕМЕННОГО СОСТОЯНИЯ ИНФОРМАЦИОННО-АНАЛИТИЧЕСКОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ВНУТРЕННЕГО ФИНАНСОВОГО КОНТРОЛЯ НА ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОМ ТРАНСПОРТЕ УКРАИНЫ
Рассматриваются организационные вопросы внутреннего финансового контроля, требования и существующие возможности его информационного обеспечения. Выделены требования, особенности, проблемы разработки аналитической составляющей информационных систем внутреннего финансового контроля. Раз-
работаны рекомендации по совершенствованию контрольно-ревизионной работы на основе информационно-аналитического обеспечения.
Ключевые слова: внутренний финансовый контроль, информационно-аналитическое обеспечение, контрольно-ревизионная работа
V. I. SHYNKARENKO, O. Yu. GRESOVA, Ye. G. GRESOVA
ANALYSIS OF THE MODERN STATE OF INFORMATION AND ANALYTICAL SUPPORT OF INTERNAL FINANCIAL MONITORING FOR THE RAILWAYS OF UKRAINE
Organizational matters of internal financial control requirements and existing capabilities to provide information are considered. Requirements were identified, features and problems of developing analytical component of the information systems of internal financial control. Recommendations are made to improve the control and audit work on the basis of information and analytical support.
Keywords: internal financial control, information and analytical support, control and audit work
