CC BY
6
АНАЛИЗ КАК ФУНКЦИОНАЛЬНЫЙ ЭЛЕМЕНТ УПРАВЛЕНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ В ОРГАНИЗАЦИИ
С.Н. Гагарина, канд. экон. наук, доцент В.О. Шитов, студент
Калужский государственный университет им. К.Э. Циолковского (Россия, г. Калуга)
DOI:10.24412/2411-0450-2024-8-44-48
Аннотация. В статье показано, что в современных условиях функционирования экономических субъектов наблюдается изменение управленческой парадигмы от функциональной к процессной. На основе анализа научной литературы дано определение понятия «бизнес-процесс». Рассмотрение бизнес-процессов в качестве объекта управления обусловливает значимость их описания и анализа с целью повышения эффективности и устойчивого функционирования организации на основе улучшения существующих бизнес-процессов. Представлены наиболее часто используемые качественные и количественные методы анализа бизнес-процессов организаций, реализующих процессную модель управления.
Ключевые слова: управление, организация, процессный подход, анализ, бизнес-процессы.
Управление деятельностью любой организации основано на применении различных подходов, которые способствуют более быстрому и эффективному достижению целей экономического субъекта. В условиях динамично развивающейся внешней и внутренней среды функционирования организаций наблюдается изменение управленческой парадигмы от функциональной (формируется вокруг функций управления) к процессной (формируется вокруг ценности для клиента), соответствующей и способствующей быстрой адаптации к постоянно меняющимся условиям.
В соответствии с процессным подходом основным элементом организации является процесс (распространенное определение процесса приведено в стандартах ISO). Основываясь на определении М. Хаммера, «бизнес-процесс представляет собой комплекс действий, в котором на основе одного или более видов исходных данных создается ценный для клиента результат» [1]. Американский ученый У.Э. Деминг подчеркивал, что потребители субъективно определяют ценность продукции, полученной на выходе процесса. В связи с этим можно заключить, что основной целью
любого процесса является удовлетворение требований потребителя [2].
Анализ научной литературы позволяет сделать вывод о том, что основополагающим признаком бизнес-процесса является ориентация на конкретного потребителя, так как клиентские потребности должны быть учтены как на выходе процесса, так и при организации выполнения работ, иначе может возникнуть ситуация, когда в силу неудовлетворения определенных запросов клиента ценность произведенной продукции снижается, что в итоге может привести к отказу от выходного продукта процесса.
На основании вышеизложенного можно определить процессный подход, как деятельность, имеющую определённую ценность для потребителя, в рамках которой поступающий от поставщика ресурс на «вход» процесса, в результате взаимодействия между звеньями цепи, приобретает дополнительную ценность, и преобразуется в ожидаемый результат на «выходе».
Представляется важным отметить отсутствие единого мнения об оптимальной конфигурации и количестве процессов. Это объясняется тем, что каждый процесс - это субъективное представление разработчика о его внутреннем содержании.
Вместе с тем по мнению экспертного сообщества и профессиональных организаций, процессный подход представляется удобным для описания того, что происходит или что должно происходить в организации. В общем виде процессный подход представляет собой управление бизнес-процессами как совокупностью видов деятельности, преобразующей по определенной технологии входы в выходы, представляющие ценность для потребителя.
В системе управления, ориентированной на управление процессами, целесообразно рассматривать три элемента: подсистему стратегического управления (включается в процесс управления организацией, владельцем которого является руководитель); подсистему (процесс) процессного управления (строится для сети процессов организации); подсистему (персонал) мотивации, ориентированную на улучшение показателей процессов (интегрируется в процессы) управления.
Таблица 1. Методы качественного анализа бизнес-процессов
Методы анализа бизнес-процессов Содержание методов анализа бизнес-процессов
Методы качественного анализа бизнес-процессов
Качественный анализ процессов на основе субъективных оценок SWOT-анализ Основной инструмент аналитики бизнес-процессов -анкетирование сотрудников. Результаты анкетирования обрабатываются, составляется рейтинг ответов. По каждому бизнес-процессу формируется матрица, на основе которой можно выявить причины низкой эффективности процесса и принять обоснованное решение по его совершенствованию.
Выделение проблемных областей Ключевой источник получения качественной информации, основной инструмент коммуникации - интервьюирование сотрудников организации, принимающих участие в бизнес-процессе. На основе интервьюирования осуществляется моделирование схемы процесса, на которой отображаются исполнители и основные группы выполняемых функций. Далее на схеме выделяются проблемные области и для каждой создается краткое описание с целью определения направлений для дальнейшего более детального анализа бизнес-процессов и их совершенствования.
Ранжирование процессов Применяется на подготовительной стадии принятия решения об улучшении процессов на совещаниях, семинарах и др. мероприятиях для быстрого анализа ситуации. В основе метода ранжирования процессов - принцип приоритетности. На основе составленного перечня и характеристики процессов организации осуществляется ранжирование бизнес-процессов по степени приоритетности их совершенствования посредством построения матрицы, включающей три цветовых блока: красный (процесс, находящийся в данной области, требует срочного улучшения), жёлтый (процесс рекомендован к улучшению после совершенствования процессов красной области), зелёный (процесс не требует срочного улучшения).
качественный анализ графических схем Анализ входов и выходов бизнес-процесса Метод основывается на принципе первичности/вторичности входов и выходов бизнес-процесса с целью упрощения, ускорения, повышения качества работ при описании окружения бизнес-процесса, и, как следствие оптимизации деятельности организации. Первичный вход представляет собой поток объектов, инициирующий начало бизнес-процесса. Первичный выход определяется целью бизнес-процесса и
В рамках процессно-ориентированной системы управления бизнес-процесс представляет собой объект управления, который обладает ресурсами для функционирования, унифицированными правилами достижения заданного результата и механизмом управления. В свою очередь важным функциональным элементом управления бизнес-процессами является анализ.
В научной литературе выделяют два вида анализа бизнес-процессов: качественный (основывается на субъективных оценках посредством визуализации графических схем процессов) и количественный (основывается на объективных оценках и предполагает детальный сбор, обработку и анализ показателей: процесса, продукта и удовлетворенности клиентов).
По результатам анализа научной литературы можно выделить наиболее часто используемые методы качественного анализа бизнес-процессов (таблица) [3,4].
представляет собой основной результат, ради которого существует бизнес-процесс. Вторичный вход - потоки объектов, обеспечивающие нормальную реализацию бизнес-процесса (стандарты, правила, механизмы выполнения действий, оборудование и пр.). Вторичный выход не является основной целью бизнес-процесса, представляет собой побочный продукт бизнес-процесса, который может быть востребован вторичными клиентами. При описании окружения бизнес-процесса следует сделать акцент на описание его первичных входов и выходов. В свою очередь вторичные входы и выходы будут описаны автоматически в результате дальнейшей детализации процесса, при обнаружении подпроцессов, для которых эти входы и выходы являются первичными.
Анализ функций Графический анализ функций процесса позволяет выявить отсутствие необходимых, наличие излишних и дублирование функций. Анализ отсутствия необходимых функций проводится на основе знаний эксперта о том, как должен быть организован процесс для обеспечения его эффективного функционирования. Анализ наличия излишних функций предполагает последовательное рассмотрение всех функций процесса. Задается вопрос: «Что будет, если исключить данную функцию из процесса?» Возможны ситуации, когда в процессе существуют функции, в которых нет необходимости. В этом случае эти функции следует исключить. Для выявления дублирования функций необходимо провести анализ выходов этих функций по следующим направлениям: анализ информации, содержащейся в каждом документе; анализ потребителей каждого документа; решения, принимаемые на основе информации, содержащейся в документах. На практике для выявления функций, «подозреваемых» в дублировании, целесообразно интервьюирование сотрудников и руководителей подразделений. Аналитик, работающий с процессами достаточно долгое время, должен иметь предварительную информацию о возможном дублировании функций.
Анализ ресурсов Ресурс - материальный или информационный объект, необходимый для выполнения процесса. Ресурсы процесса бывают: преобразуемые (сырье, материалы, информация); преобразованные (добавлена стоимость); обеспечивающие (не трансформируются - персонал, инфраструктура, ПО и т.д.); управленческий ресурс. Методика анализа по материальным входам, персоналу, инфраструктуре аналогична проведению анализа входов и выходов процесса.
Анализ состояния процессов по отношению к типовым требованиям и нормативным актам Типовой процесс должен удовлетворять следующим группам требований: регламентация всех составляющих процесса; использование цикла постоянного улучшения процесса PDCA. Методы данной группы основаны на соответствии работы бизнес-процесса локальным документам и стандартам качества ИСО 9000:2000, 9001:2000, главным образом использованию цикла PDCA. Процесс должен быть подвергнут анализу с точки зрения наличия цикла управления по отклонениям. Этот цикл включает пять групп функций процесса (планирование, выполнение, учет, контроль и принятие решений). Учитывая рекомендации стандарта ИСО 9001 выделяют следующие требования к организации процесса []: требования к владельцу процесса; границы процесса; регламентирующие документы; выходы процесса; входы процесса; ресурсы; показатели процесса.
Обобщая содержание методов качественного анализа бизнес-процессов, можно сделать вывод о том, что качественный анализ дает структурированную характеристику бизнес-процесса: особенности хода реализации процесса, «узких» мест, неиспользуемых или ненужных функций процесса. При этом качественный анализ является основой для последующего про-
ведения количественного анализа на основе объективных индикаторов. В свою очередь, количественный анализ позволяет получить числовые величины - финансовые, технические и временные показатели (показатели бизнес-процесса; показатели продукта; показатели удовлетворенности клиентов процесса).
В настоящее время широкое распространение получили такие методы количественного анализа, как имитационное моделирование процессов и АВС-анализ процессов (операционный анализ затрат), которые достаточно хорошо проработаны в мировой практике. Представляется важным отметить, что практическая реализация этих методов сопровождается большими затратами, в том числе и временными. Данное обстоятельство накладывает определенные ограничения на их использование в организациях, не имеющих четкой регламентации процессов и средств измерения показателей процессов. Вместе с тем количественный анализ дает возможность измерить степень эффективности бизнес-процесса, рассчитать рентабельность, определить его временные характеристики. По результатам количе-
нормативов, корректировка стратегических целей, прогнозирование показателей развития организации в условиях неопределенности [5].
Таким образом, неотъемлемым элементом комплексного подхода к разработке системы управления организацией, ориентированной на процессы, является описание и анализ бизнес-процессов, осуществляемые на постоянной основе с учетом особенностей конкретной организации. Это позволит выявить причины нарушений, спрогнозировать потенциальные угрозы, разработать план оптимизации процессов, повысить степень обоснованности принимаемых управленческих решений [6], нацеленных на укрепление, масштабирование конкурентных преимуществ и устойчивое функционирование организации.
ственного анализа возможно установление
Библиографический список:
1. Хаммер, М., Чампи, Дж. Реинжиниринг корпорации. Манифест революции в бизнесе [Электронный ресурс] - Режим доступа: https://business-oppurtunities.com/wp-content/uploads/files/Reinzhiniring%20korporacii%20Manifest%20revoljucii%20v%20biznese. pdf
2. Бардаков, А.А. Совершенствование инструментария реинжиниринга бизнес-процессов в управлении организацией [Электронный ресурс] - Режим доступа: https://diss.unn.ru/files/2019/1000/diss-Bardakov-1000.pdf
3. Методики анализа бизнес-процессов [Электронный ресурс] - Режим доступа: https://www.cfin.ru/management/controlling/fsa/bp.shtml?ysclid=m072fx6eru484323809
4. Анализ бизнес-процессов [Электронный ресурс] - Режим доступа: https://elma365.com/ru/articles/analiz-biznes-processov/
5. Гагарин, Ю. Е. Прогнозирование показателей деятельности предприятий с учетом неопределенности исходных данных / Ю. Е. Гагарин, С. Н. Гагарина // Вестник университета. - 2019. - № 1. - С. 94-99. - DOI 10.26425/1816-4277-2019-1-94-99. - EDN YZESOL.
6. Гагарина, С. Н. Экономико-статистическая оценка как инструмент управления качеством жизни населения в целях устойчивого развития региона / С. Н. Гагарина, Н. Ю. Ча-усов // Вестник университета. - 2016. - № 12. - С. 5-11. - EDN XHNICB.
ANALYSIS AS A FUNCTIONAL ELEMENT OF BUSINESS PROCESS MANAGEMENT IN AN ORGANIZATION
S.N. Gagarin, Candidate of Economic Sciences, Associate Professor V.O. Shitov, Student
Kaluga State University named after K.E. Tsiolkovsky (Russia, Kaluga)
Abstract. The article shows that in modern conditions of functioning of economic entities, there is a change in the management paradigm from functional to process. Based on the analysis of scientific literature, the definition of the concept of "business process" is given. Consideration of business processes as an object of management determines the importance of their description and analysis in order to increase the efficiency and sustainable functioning of the organization based on the improvement of existing business processes. The most frequently used qualitative and quantitative methods of analyzing business processes of organizations implementing a process management model are presented.
Keywords: management, organization, process approach, analysis, business processes.
