CC BY
31
Савотченко Сергей Евгеньевич Акапьев Виктор Львович
Адаптивная трансформация подхода к понятию и свойствам электронного документа
Осуществлена попытка систематизации подходов к определению понятия и основных признаков электронного документа. Проведен анализ правового регулирования применения электронных документов, особенностей электронного документооборота в деятельности ОВД. Исследованы виды электронных документов.
Ключевые слова: электронный документ, электронный документооборот, цифровизация, электронная подпись, информационные технологии.
Adaptive transformation of the approach to the concept and properties of an electronic document
An attempt has been made to systematize approaches to the definition of the concept and the main features of an electronic document. An analysis of the legal regulation of the use of electronic documents, features of electronic document management in the activities of the Department of Internal Affairs was carried out. The types of electronic documents are investigated.
Keywords: electronic document, electronic document management, digitalization, electronic signature, information technology.
Работа с документами - неотъемлемая и достаточно трудозатратная составляющая деятельности любой современной организации, что в первую очередь объясняется ее функциональным разнообразием: переписка с различными организациями, работа с обращениями граждан, исполнение указаний вышестоящих органов и многое другое.
В Министерстве внутренних дел РФ работа с документами является ведущим направлением в реализации его полномочий, при этом необходимо обеспечение качественной обработки и создания служебных документов, контроля за их оборотом, исполнением и последующим хранением.
Динамика развития современного общества приводит к тому, что все чаще на смену бумажному документообороту приходит его электронный эквивалент, осуществляемый в особых формах и специальными средствами [1]. В качестве основного инструмента реализации электронного документооборота выступают электронные документы, которые считаются надежной и удобной формой обмена информацией.
В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» электронный документ - «документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригод-
ном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах» [2]. Согласно ГОСТу Р 7.0.8-2013 документы могут создаваться «рукописным, машинописным, компьютерным или типографским письмом» [3]. Статья 11.1 указанного выше Федерального закона предоставляет гражданину, учреждению, организации право выбора той формы документа, которую они хотят получить в ответ от государственных учреждений, министерств, должностных лиц и других институтов государственной власти, обладающих публичными полномочиями [2]. Таким образом, любая информация в результате ее документирования может быть включена в правовой оборот, а форма документа может быть как бумажной, так и электронной.
Объединение электронных документов в рамках автоматизированной системы помогает создать электронный документооборот [4]. Причем важным условием его функционирования считается использование специализированной системы. Благодаря признанию легитимности документов будет возможна организация электронного документооборота.
Система электронного документооборота в ОВД обеспечивает организацию работы с документами в структурных подразделениях, что позволяет сотрудникам регистрировать, прово-
82
дить определенные операции, подписывать их в одной программе.
Следует отметить, что основной целью системы электронного документооборота является создание функционального и эффективного управления в рамках организации или учреждения. Помимо этого, данная система выполняет функции снижения коррупционной составляющей и повышает уровень информационной безопасности [5].
Таким образом, правовую основу применения электронных документов в профессиональной деятельности составляет совокупность законов, нормативных правовых актов и документов, которые регламентируют технологию создания электронных документов, порядок обмена информацией в электронном виде, понятие и виды электронных подписей, основы электронного документооборота и меры по реализации самого процесса создания, редактирования и отправки электронных документов, т.е. системы электронного документооборота.
К таким документам относят:
- нормативные правовые акты, а именно федеральные законы, которые непосредственно раскрывают понятие и сущность электронных документов;
- различные национальные стандарты (ГОСТы);
- постановления федеральных органов исполнительной власти.
Указанные правовые акты закрепляют основы организации делопроизводства в Российской Федерации, ее применение в профессиональной деятельности сотрудниками органов внутренних дел, а также документирование информации, редактирование и отправку электронных документов другим министерствам и ведомствам для реализации служебных задач.
Какими признаками должен обладать документ, чтобы он мог называться электронным? Существенным признаком является двойная форма представления документа: внутренняя и внешняя. Так, к внутренней относится кодированная информация, которая воспринимается техническими средствами. А внешнее представление - это данные, с помощью которых человек воспринимает информацию в удобной для него форме.
Содержание и форма - следующие отличительные признаки, по которым можно охарактеризовать документ как электронный, так как при его создании используются электронные технические средства фиксации и обработки информации. А сведения, хранящиеся в нем, не имеют письменной формы.
Следовательно, основной формой представления электронного цифрового документа является файл, который позволяет осуществлять пе-
редачу данных по электронным каналам связи.
Особенность электронного документа - его уникальный состав. Содержательная часть позволяет хранить в себе все виды информации: видео, аудио, текстовые данные, а атрибутивная часть представляет собой совокупность отдельных наборов реквизитов, которые индивидуальны для каждого файла. Такие части взаимодействуют друг с другом через технические средства. Также для хранения электронных документов используются специальные электронные носители.
Таким образом, выделяют следующие признаки электронного документа:
1) форма представления документа - электронная; состоит из двух частей - внутренней и внешней;
2) особое содержание: данные находятся на электронном носителе, письменной формы не имеют;
3) файл - основной способ представления электронной информации на устройствах;
4) уникальный состав: содержательные и атрибутивные части, которые оформляются в соответствии с национальными стандартами, закрепляющими основные виды и характеристики электронных документов.
В результате анализа понятия и признаков электронного документа можно сделать вывод о большом значении электронных документов в профессиональной деятельности сотрудников полиции.
Следует отметить, что в нормативных правовых актах, ГОСТах отсутствует единая классификация электронных документов. Рассмотрим некоторые классификации электронных документов в органах внутренних дел.
По мнению А.П. Вершинина, «исходным критерием классификации юридических документов, включая электронные, является цель создания документа» [б, с 66]. Поэтому они могут быть классифицированы по стадиям, субъекту, срокам реализации и т.д.
Иной является позиция А.Н. Яковлева, который считает, что классификация бумажных документов должна браться за основу при создании классификации электронных документов. Например, юридическая природа как один из ведущих критериев классификации разделяет документы на подлинные и поддельные, а признак дубликатности - на копии, оригиналы и дубликаты. Такое разделение используется для выделения видов печатных документов и может относиться и к электронным [7].
ГОСТ Р 7.0.100-2018 закрепляет понятие электронного документа, указывается несколько критериев классификации:
1) по природе основной информации (текстовые, изобразительные, аудио, мультимедийные);
83
2) по составу элементов (разнородные и однородные);
3) по динамическим характеристикам (динамичные и статичные);
4) по количеству элементов (составные и простые);
5) по происхождению контента (самостоятельный, копия аналога, редакция и версия электронных документов и др.) [8].
Т.Э. Кукарникова выделяет следующие критерии: по форме существования (материальные и виртуальные), по источнику существования (созданные самим пользователем и компьютерной системой), по степени защиты (открытые и закрытые) [9]. Однако перечисленные основания не раскрывают всего спектра управления электронными документами.
Исследуя специфику применения электронных документов, Г.М. Шаповалова предлагает следующие основания для классификации:
1) по типу носителя информации;
2) по способу документирования;
3) по возможности отделения носителя от компьютера [10, с. 6].
Такое предложение представляет собой совокупность независимых классификаций, которые были осуществлены по различным основаниям.
В результате можно сделать вывод, что существуют различные мнения по раскрытию специализации электронных документов для установки их соответствия выполняемым служебным функциям. Однако не все предложенные критерии со всей полнотой раскрывают суть использования и применения электронных документов сотрудниками органов внутренних дел. Поэтому в целях эффективного управления целесообразно обновить классификацию электронных документов.
Так, одним из первых оснований для деления документов может считаться их содержание. Электронные документы обладают внутренним содержанием (текстовая, фотоинформация, видеоматериалы и анимация).
Следующим основанием может выступать степень защищенности. К открытым документам стоит отнести информацию, доступ к которой открыт для всех, ее использование не влечет юридических последствий. За разглашение такой информации отсутствует наказание. К закрытым документам доступ ограничен, опубликование такой информации влечет за собой юридические последствия. Для обеспечения безопасности таких файлов используются системы защиты от несанкционированного доступа в сетях, устанавливаются специализированные пароли и т.д.
Категория срочности также является одним из важных критериев для классификации электронных документов в органах внутренних дел. В зависимости от содержания и срочности от-
правляемые документы доставляются адресатам средствами почтовой, фельдъегерской связи, спецсвязи, курьером, экспресс-почтой, а также передаются по каналам электросвязи (факсимильная связь, телеграф, телефон, электронная почта, МЭДО, СЭД).
Еще одним основанием для классификации электронных документов является юридическая сила. Выделяют подлинные и подложные документы. Подлинность определяется по электронной подписи, которая с 1990-х гг. стала массово использоваться как средство защиты документов.
По информационному статусу выделяют несколько видов электронных документов: опубликованный, неопубликованный и электронное издание. Такое деление позволяет оперативно определить статус документа, на какой стадии создания и оформления находится информация, сколько поправок нужно внести, какие данные изменить.
По технологии распространения электронные документы могут быть: локальными, сетевыми, комбинированного распространения.
В работе ОВД применяются следующие виды электронных документов: предписания, служебные записки, планы, справки, положения, распоряжения, протоколы к договорам, проекты, кадровые приказы, техническая документация, протоколы совещаний, акты, резюме, приказы по основной деятельности, уставы, приглашения и др.
Перечисленные документы можно сгруппировать в три базовые группы:
1) организационные электронные документы, необходимые для работы подразделений, ведомств и включающие уставы, инструкции, основные положения и т.д.;
2) распорядительные электронные документы, т.е. приказы и распоряжения;
3) справочно-информационные документы, которые дополняют и уточняют работу ведомства путем создания и применения в профессиональной деятельности справок, актов и писем.
Рассмотрев выделяемые основания, можно согласиться с мнением А.Н. Яковлева, который считал, что часть признаков бумажных документов используется в создании классификации электронных документов. А признаки, выделенные в результате создания классификации электронных файлов, относятся и к печатным документам [7].
Таким образом, в ходе анализа различных критериев была составлена новая классификация электронных документов органов внутренних дел по следующим основаниям: содержание, степень защищенности, степень гласности, срочность, юридическая сила, тип связей между компонентами, информационный статус, технологии распространения и др.
84
Благодаря классификации электронных документов деятельность органов внутренних дел будет характеризоваться более четким и упорядоченным исполнением указанных актов, эффективным рассмотрением дел.
К достоинствам электронного документооборота принято относить следующее:
1) однократная регистрация служебного документа, что позволяет экономить время;
2) возможность параллельного выполнения операций с электронным носителем;
3) единая база документов, возможность оперативного доступа;
4) установка системы отчетности по различным статусам документов.
Несмотря на многочисленные преимущества, электронный документооборот имеет некоторые недостатки, непосредственно влияющие на работу сотрудников и подразделений ОВД. При передаче документов могут возникнуть существенные различия между отправляемыми и полученными файлами, что связано с появлением ошибок на устройствах или каналах передачи данных. Чтобы сохранить надежность первоисточника и не нарушить схему электронного документооборота, необходимо обеспечивать целостность файлов путем перепроверки и заранее проведенного анализа устройств передачи данных.
По мнению М.В. Бородина, для хранения электронного документа на долговременной основе необходимо «ввести в правовой оборот определение «резервная копия электронного документа» с перечислением всех существенных признаков» [11], что повлечет за собой добавление нового вида в классификацию по признаку дубликатности документов.
1. Быкова Т. А. Российские и международные стандарты о технологии управления документами //Делопроизводство. 2017. № 3. С. 17-21.
2. Об информации, информационных технологиях и защите информации: федер. закон от 27 июля 2006 № 149-ФЗ. Доступ из справ. правовой системы «Консультант-Плюс» (дата обращения: 12.05.2022).
3. ГОСТР 7.0.8-2013. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 2019.
4. Каширина Е.И. Анализ документооборота // Политематический сетевой электронный научный журнал Кубанского государственного аграрного университета. 2017. № 129(05). С. 1-11.
5. Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота: постановление Правительства РФ от 22 сент. 2009 г. № 754. Доступ из справ. правовой системы «(Консультант-Плюс» (дата обращения: 12.05.2022).
Некоторые трудности возникают при формировании архивов электронных документов в ОВД, несмотря на то, что сервисы электронного документооборота обеспечивают оптимизированное ведение номенклатуры дел в отделах и управлениях, которое способствует ускоренному поиску необходимой информации и гарантированной отправке протоколов.
В первую очередь, это связано с отсутствием детальной нормативной регламентации. В связи с этим требуется усовершенствование правового регулирования формирования архивов в ОВД. Такое решение позволит поднять теоретический уровень в исследовании возникающих проблем, что позволит в дальнейшем на практике избежать их при хранении электронных документов.
По мнению А.Ю. Звонаревой, для разрешения данной проблемы необходимо:
- способствовать развитию теоретического и нормативного обеспечения управления документацией;
- массово внедрять в делопроизводство элементы цифровизации - информационные технологии;
- осуществлять подготовку высококвалифицированных специалистов;
- повышать надежность хранения архивных документов путем установки специальных защитных средств, паролей [12].
Предложенные меры помогут усовершенствовать архивное делопроизводство в органах внутренних дел. В процессе развития общества и информационных технологий необходимо улучшение системы хранения электронных документов в архивах структурных подразделений и обеспечение к ним доступа.
1. Bykova T.A. Russian and international standards on document management technology // Paperwork. 2017. No. 3. P. 17-21.
2. On information, information technologies and information protection: fed. law d.d. July 27, 2006 No. 149- FL. Access from the legal reference system «ConsultantPlus» (date of access: 12.05.2022).
3. GOST R 7.0.8-2013. Office work and archiving. Terms and Definitions. Moscow, 2019.
4. Kashirina E.I. Document flow analysis // Polythematic network electronic scientific journal of the Kuban State Agrarian University. 2017. No. 129(05). P. 1-11.
5. On the approval of the Regulations on the system of interdepartmental electronic document management: Decree of the Government of the Russian Federation d.d. Sept. 22, 2009 No. 754. Access from the legal reference system «ConsultantPlus» (date of access: 12.05.2022).
85
6. Вершинин А. П. Электронный документ: правовая форма и доказательство в суде. М., 2000.
7. Яковлев А.Н. Правовой статус цифровой информации, извлекаемой из компьютерных и мобильных устройств // Вестник Воронежского института МВД России. 2014. № 4. С. 42-48.
8. ГОСТ Р 7.0.100-2018 «Системы стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись. Библиографическое описание». М., 2018.
9. Кукарникова Т.Э. Электронный документ как доказательство: проблема обеспечения достоверности // Актуальные проблемы правоведения. 2019. № 1(61). С. 24-30.
10. Шаповалова Г.М. Классификация «электронных документов», допускаемых в качестве доказательств по уголовным делам. URL: http://www.rusnauka.com/20_DNII_2012/ Pravo/11_114292.doc.htm (дата обращения: 24.02.2022)
11. Бородин М.В. К проблеме терминологии и принципов оборота документов в электронном виде // Вестник Челябинского государственного университета. 2015. № 13(368). С. 22-26.
12. Звонарева А.Ю. Проблемы формирования архивов электронных документов в органах внутренних дел Российской Федерации // Труды Академии управления МВД России. 2021. № 2(58). С. 67-74.
6. Vershinin A. P. Electronic document: legal form and evidence in court. Moscow, 2000.
7. Yakovlev A.N. Legal status of digital information extracted from computer and mobile devices // Bulletin of the Voronezh Institute of the Ministry of Internal Affairs of Russia. 2014. No. 4. P. 42-48.
8. GOSTR 7.0.100-2018 «Systems of standards for information, librarianship and publishing. Bibliographic record. Bibliographic description». Moscow, 2018.
9. Kukarnikova T.E. Electronic document as evidence: the problem of ensuring reliability // Actual problems of jurisprudence. 2019. No. 1(61). P. 24-30.
10. Shapovalova G.M. Classification of «electronic documents» admitted as evidence in criminal cases. URL: http://www.rusnauka. com/20_DNII_2012/Pravo/11_114292.doc.htm (date of access: 24.02.2022).
11. Borodin M.V. To the problem of terminology and principles of circulation of documents in electronic form // Bulletin of the Chelyabinsk State University. 2015. No. 13 (368). P. 22-26.
12. Zvonareva A.Yu. Problems of formation of archives of electronic documents in the internal affairs bodies of the Russian Federation // Proceedings of the Academy of Management of the Ministry of Internal Affairs of Russia. 2021. No. 2(58). P. 67-74.
СВЕДЕНИЯ ОБ АВТОРАХ
Савотченко Сергей Евгеньевич, доктор физико-математических наук, доцент, профессор кафедры информационно-компьютерных технологий в деятельности ОВД Белгородского юридического института МВД России им. И.Д. Путилина; e-mail: savotchenkose@yandex.ru;
Акапьев Виктор Львович, кандидат педагогических наук, доцент кафедры информационно-компьютерных технологий в деятельности ОВД Белгородского юридического института МВД России им. И.Д. Путилина; e-mail: akapevvl@yandex.ru
INFORMATION ABOUT AUTHORS
S.E. Savotchenko, Doctor of Physical and Mathematical Sciences, Associate Professor, Professor of the Department of Information and Computer Technologies in the Activities of the Department of Internal Affairs, Belgorod law institute of the Ministry of Internal Affairs of Russia named after I.D. Putilin; e-mail: savotchenkose@yandex.ru;
V.L. Akapev, Candidate of Pedagogical Sciences, Assistant Professor of the Department of Information and Computer Technologies in the Activities of the Department of Internal Affairs, Belgorod law institute of the Ministry of Internal Affairs of Russia named after I.D. Putilin; e-mail:savotchenkose@yandex.ru
86
