CC BY
28
УПРАВЛЕНЧЕСКий УЧЕТ
ВОПРОСЫ УЧЕТА КАДРОВ, ТРУДА И РАСЧЕТАЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ
М. А. КЛИМОВА,
кандидат экономических наук, доцент, независимый консультант по налогообложению
Обязательным атрибутом трудовых отношений является трудовой договор, к которому желательно прилагать должностную инструкцию и инструкцию по охране труда сотрудника. Кроме того, организация составляет положение об оплате труда, о премировании, о надбавках, правила внутреннего распорядка, может быть заключен коллективный договор. Эти документы состав-
Документация по учету кадров, рабочего I
ляют первооснову отношений в области труда и его оплаты в организации, они же помогут учесть специфику оплаты труда в отрасли.
Первичная документация по кадрам, учету труда, расчетам по заработной плате имеет унифицированные формы, применение которых является обязательным условием признания расходов на оплатутруда(табл. 1).
Таблица 1
мени и расчетов с персоналом по оплате труда
Форма документа Наименование документа
По учету кадров
Т-1 Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу
Т-1а Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу
Т-2 Личная карточка работника
Т-2ГС (МС) Личная карточка государственного (муниципального) служащего
Т-3 Штатное расписание
Т-4 Учетная карточка научного, научно-педагогического работника
Т-5 Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу
Т-5а Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу
Т-6 Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику
Т-ба Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам
Т-7 График отпусков
Т-8 Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)
Т-8а Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)
Т-9 Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку
Т-9а Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку
Т-10 Командировочное удостоверение
Т-10а Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении
Т-11 Приказ (распоряжение) о поощрении работника
Т-11а Приказ (распоряжение) о поощрении работников
По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда
Т-12 Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда
Т-13 Табель учета рабочего времени
Т-49 Расчетно-платежная ведомость
Т-51 Расчетная ведомость
Т-53 Платежная ведомость
Окончание табл. 1
Форма документа Наименование документа
Т-53а Журнал регистрации платежных ведомостей
Т-54 Лицевой счет
Т-54а Лицевой счет (СВТ)
Т-60 Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику
Т-61 Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)
Т-73 Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы
Названные унифицированные формы утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1:
Формы № Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу» и № Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу» используются для оформления приема сотрудника (сотрудников) на работу на основании заключенного трудового договора (договоров).
Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.
Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. При оформлении приказа (распоряжения) о приеме работника (работников) на работу указываются наименование структурного подразделения, должность (специальность, профессия), срок испытания, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). При заключении с работником (работниками) трудового договора на неопределенный срок в реквизитах «Дата» (форма № Т-1) или «Период работы» (форма № Т-1а) строка (графа) «по» не заполняется.
Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляется работнику (работникам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) работником кадровой службы вносится запись в трудовую книжку о приеме работника на работу и заполняются соответствующие сведения в личной карточке (форма № Т-2 или № Т-2ГС (МС), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма № Т-54 или № Т-54а).
Формы № Т-2 «Личная карточка работника» и № Т-2ГС (МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего» заполняются ра-
ботником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании:
— приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма№ Т-1 или № Т-1а);
— паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
— трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж;
— страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
— документов воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
— документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником.
В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством РФ может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.
Форма № Т-2ГС (МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего» применяется для учета лиц, замещающих государственные (муниципальные) должности государственной службы.
При заполнении п. 5 «Знание иностранного языка» раздела 1 форм указывается степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».
Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации, и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаждокументов.
При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.
Основными документами, на основании которых заполняется раздел II «Сведения о воинском учете», являются:
• военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) — на граждан, пребывающих в запасе;
• удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, — на граждан, подлежащих призыву на военную службу.
На граждан, пребывающих в запасе:
• п. 1 «Категория запаса» — на офицеров запаса не заполняется;
• п. 3 «Состав (профиль)» — заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы» и т. п.);
• п. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» — записывается полное обозначение (шесть цифр, например, «021101» или шесть цифр и буквенный знак, например, «113194А»);
• п. 5 «Категория годности к военной службе»
— записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория «А»;
• в п. 7 «Состоит на воинском учете» заполняется (простым карандашом):
— строка а) — в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;
— строка б) — на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.
На граждан, подлежащих призыву на военную службу:
• пункты: п. 1 «Категория запаса», п. 3 «Состав (профиль)», п. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» и п. 7 «Состоит на воинском учете» — не заполняются;
• п. 2 «Воинское звание» — делается запись «подлежит призыву»;
• п. 5 «Категория годности к военной службе»
— записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (негодные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу. Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Инструкции, производится на основании информации из перечисленныхдокументов.
В пункте 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пре-
бывания в запасе, или гражданина, признанного негодным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка «снят с воинского учета по возрасту» или «снят с воинского учета по состоянию здоровья».
В разделе «Прием на работу, переводы на другую работу» с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-1а) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма № Т-5), администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 6 форм.
В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.
Раздел «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и др.
Форма № Т-3 «Штатное расписание» применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений (наименование и код подразделения — графы 1 и 2), наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации (графа 3), сведения о количестве штатных единиц.
При заполнении графы 4 «Количество штатных единиц» по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству, указывается в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 0,75 и пр.
В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.» указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством РФ, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации.
Если оклады (ставки) в организации определены в иностранной валюте или условных единицах, графу 5 следует заполнить прочерками и дополнить форму соответствующей графой, в которой и указать оклады. По мнению автора, нарушения в использовании валютного измерителя или условных единиц при определении окладов нет. Ведь требования действующего законодательства в этой области
сводятся к выплате заработной платы работникам — резидентам РФ в рублях и учету заработной платы в рублевом эквиваленте (ст. 8 Федерального закона «О бухгалтерском учете», ст. 252 НК РФ, ст. 9 Федерального закона «О валютном регулировании и валютном контроле» от 10.12.2003 № 173-ФЭ). В то же время следует напомнить, что, по мнению Федеральной службы по труду и занятости, заработная плата должна быть установлена в рублях (письмо от 10.10.2006 № 1688-6-1).
В любом случае следует исключить в форме № Т-3 так называемые «вилки окладов», т. е. интервалы окладов по одной и той же должности в одном подразделении. Графа 5 очевидно требует указания конкретной суммы. Выйти из положения можно, введя категории работников (обычно это делается в положении по аттестации) и установив свою ставку каждой категории работников, занимающих одну и ту же должность в одном отделе. Количество и характеристики категорий определяются работодателем самостоятельно — никакого нормативного регулирования не предусмотрено.
В графах 6 — 8 «Надбавки» показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством РФ (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).
При невозможности заполнения организацией граф 5 — 9 в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством РФ иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.) указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.).
Штатное расписание подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер, а утверждается оно приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.
Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица.
Минфин России своим письмом от 19.05.2005 № 07-05-04/11 особо подчеркнул, что в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах,
должны содержать установленные законом обязательные реквизиты.
В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций. Таким образом, если штатное расписание составлено с нарушением упомянутых требований и подписано главным бухгалтером, именно он будет нести ответственность за допущенные нарушения. Если руководитель своим решением утверждает штатное расписание, не отвечающее установленным требованиям, главный бухгалтер обязан письменно информировать его о существующих проблемах.
Формы № Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу» и № Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу» применяются для оформления и учета перевода работника (работников) на другую работу, в другое структурное подразделение в той же организации или в другую местность вместе с организацией.
Под структурными подразделениями следует понимать как филиалы, представительства, так и отделы, цеха, участки и т. д., а под другой местностью — местность за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта (п. 16 постановления ВС РФ от 17.03.2004 № 2 в ред. постановления Пленума ВС РФ от 28.12.2006 № 63).
Формы заполняются работником кадровой службы с учетом письменного согласия работника, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику (работникам) под расписку. Если трудовой договор с работником не заключался (работник принят на работу до 06.10.1992) и его прием на работу оформлен приказом, при заполнении унифицированной формы № Т-5 по строке «Основание» указываются конкретные документы, на основании которых работник будет переведен на другую работу (заявление, медицинское заключение, служебная записка и др.), а реквизит «Изменение к трудовому договору» не заполняется. На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу делаются отметки в личной карточке работника (форма № Т-2 или № Т-2ГС (МС), лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а) и вносится соответствующая запись в трудовую книжку.
По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копию
приказа о переводе на другую работу (ст. 62 ТК РФ). Копия должна быть заверена надлежащим образом и предоставлена работнику безвозмездно.
Формы № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику» и Т-ба «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпусков работникам» применяются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику (работникам) в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором.
Приказы составляются работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке (форма № Т-2 или № Т-2ГС (МС)), лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».
Форма № Т-7 «График отпусков» на следующий календарный год утверждается руководителем не позднее 15 декабря предыдущего года с учетом режима производственно-хозяйственной деятельности организации (ст. 125 ТК РФ). Если в организации есть профсоюзный орган, администрации надлежит согласовать график с профсоюзом в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ.
С работниками очередность предоставления отпусков не согласовывается, так как при составлении графика руководитель исходит из производственной необходимости.
Отдельным категориям работников ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время (подросткам, инвалидам, ветеранам, донорам, Героям Советского Союза, Героям России и др.). По желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы у данного работодателя.
Форма графика применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков — сводный график. При его составлении учитываются положения действующего законодательства РФ, специфика деятельности организации и пожелания работников.
График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им
на это лицом с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации об очередности предоставления оплачиваемых отпусков.
При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством РФ, на основании документа, составленного в произвольной форме.
Если работник идет в отпуск вне графика, от него потребуется письменное заявление не менее чем за две недели. Причем при отсутствии уважительных причин работнику может быть отказано во внеочередном предоставлении отпуска или его части.
В других случаях написание заявления не требуется — достаточно приказа (распоряжения) руководителя, выпущенного на основании графика отпусков. Работника необходимо предупредить под роспись о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала.
Формы № Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)» и № Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)» составляются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику (работникам) под расписку в порядке, установленном законодательством РФ.
В строке (графе) «Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)» форм № Т-8 и Т-8а производится запись в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства РФ со ссылкой на соответствующую статью (ТК РФ, п. 15-18 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225) (табл. 2).
В строке (графе) «Документ, номер и дата» делается ссылка на документ, на основании которого готовится приказ и прекращается действие трудового договора с указанием его даты и номера (заявление работника, медицинское заключение, служебная записка, повестка в военкомат и другие документы).
При увольнении материально ответственного лица к приказу (распоряжению) прилагается документ об отсутствии материальных претензий к работнику.
Таблица 2
Заполнение строки (графы) «Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)» форм № Т-8 и Т-8а
Основание прекращения трудового договора Ссылка на статью в форме №Т-8и трудовой книжке
Соглашение сторон П. 1 ст. 77 ТК РФ
Истечение срока трудового договора П. 2 ст. 77 ТК РФ
Нарушение установленных ТК РФ или иным федеральным законом правил заключения трудового договора, если это нарушение исключает возможность продолжения работы П. Ист. 77 ТК РФ
Ликвидация организации либо прекращение деятельности индивидуальным предпринимателем П. 1ст. 81 ТКРФ
Сокращение численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя П. 2 ст. 81 ТКРФ
Несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации П. 13ст. 81 ТКРФ
Смена собственника имущества организации (в отношении руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера) П. 4ст. 81 ТКРФ
Неоднократное неисполнение работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеетдисциплинарное взыскание П. 5ст. 81 ТКРФ
Однократное грубое нарушение работником трудовых обязанностей: а) прогул; б) появление работника на работе (на своем рабочем месте либо на территории организации-работодателя или объекта, где по поручению работодателя работникдолжен выполнять трудовую функцию) в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения; в) разглашение охраняемой законом тайны (государственной, коммерческой, служебной и иной), ставшей известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей, в том числе разглашение персональных данных другого работника; г) совершение по месту работы хищения (в том числе мелкого) чужого имущества, растраты, умышленного его уничтожения или повреждения, установленных вступившим в законную силу приговором суда или постановлением судьи, органа, должностного лица, уполномоченных рассматривать дела об административных правонарушениях; д) установленное комиссией по охране труда или уполномоченным по охране труда нарушение работником требований охраны труда, если это нарушение повлекло за собой тяжкие последствия (несчастный случай на производстве, авария, катастрофа) либо заведомо создавало реальную угрозу наступления таких последствий П. бет. 81 ТКРФ
Совершение виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные или товарные ценности, если эти действия дают основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя П. 7ст. 81 ТКРФ
Принятие необоснованного решения руководителем организации (филиала, представительства), его заместителями и главным бухгалтером, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества, неправомерное его использование или иной ущерб имуществу организации П. 9ст. 81 ТКРФ
Однократное грубое нарушение руководителем организации (филиала, представительства), его заместителями своихтрудовых обязанностей П. Юст. 81 ТКРФ
Представление работником работодателю подложныхдокументов при заключении трудового договора П. Ист. 81 ТКРФ
Основание увольнения, предусмотренное трудовым договором с руководителем организации, членами коллегиального исполнительного органа организации П. 13ст. 81 ТКРФ
Призыв работника на военную службу или направление его на заменяющую ее альтернативную гражданскую службу П. 1 ст. 83 ТКРФ
Восстановление на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда П. 2ст. 83 ТКРФ
Осуждение работника к наказанию, исключающему продолжение прежней работы, в соответствии с приговором суда, вступившим в законную силу П. 4ст. 83 ТКРФ
Признание работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ П. 5 ст. 83 ТК РФ
Окончание табл. 2
Основание прекращения трудового договора Ссылка на статью в форме №Т-8и трудовой книжке
Смерть работника либо работодателя — физического лица, а также признание судом работника либо работодателя — физического лица умершим или безвестно отсутствующим П. бет. 83 ТК РФ
Дисквалификация или иное административное наказание, исключающее возможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору П. 8 ст. 83 ТК РФ
Истечение срока действия, приостановление действия на срок более двух месяцев или лишение работника специального права (лицензии, права на управление транспортным средством, права на ношение оружия, другого специального права) в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, если это влечет за собой невозможность исполнения работником обязанностей по трудовомудоговору П. 9 ст. 83 ТК РФ
При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в случаях, определенных действующим законодательством РФ, к приказу (распоряжению) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (работниками) (увольнении) прилагается в письменной форме мотивированное мнение выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации.
На основании приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (работниками) (увольнении) делается запись в личной карточке (форма № Т-2 или № Т-2ГС (МС), лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а), трудовой книжке, производится расчет с работником по форме № Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)».
Формы № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку» и Т-9а «Приказ о направлении работников в командировку» применяются для оформления и учета направления работника (работников) в командировку. Заполняются они работником кадровой службы на основании служебного задания, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилия (фамилии) и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого (командируемых), а также цель, время и место (места) командировки.
При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.
Форма № Т-10 «Командировочное удостоверение» является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт (пункты) назначения и время убытия из него (них).
В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.
Выписывается форма № Т-10 в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма № Т-9).
Если при загранкомандировке отсутствует командировочное удостоверение с отметками о дате прибытия и выбытия, факт пребывания в командировке подтверждают отметки в загранпаспорте о датах пересечения границ иностранного государства, если нет и их, то документами, служащими основанием для учета командировки, будут являться приказ руководителя организации о командировании работника, билеты, посадочные талоны, счета за проживание в гостинице (письмо Минфина России от 08.09.2006 № 03-03-04/1/660).
После возвращения из командировки в организацию работником (подотчетным лицом) составляется авансовый отчет (форма № АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.
Форма № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении» применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении.
Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма № Т-9 или № Т-9а).
Работником, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма № Т-10) и авансовым отчетом (форма № АО-1).
Формы Т-11 «Приказ о поощрении работника» и Т-11а «Приказ о поощрении работников» применяются для оформления и учета поощрений
за успехи в работе. Они составляются на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором работает работник, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику (работникам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в личную карточку работника (форма № Т-2 или № Т-2ГС (МС) и трудовую книжку работника. По мнению Минфина и ФНС России, документальным обоснованием расходов на установленные премии в налоговом учете могут и должны быть именно приказы установленных форм Т-11 и Т-11а (письмо Минфина России от 22.05.2007 № 03-03-06/1/288, УФНС России по г. Москве от 13.04.2007 № 20-12/034132).
Формы № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» и № Т-13 «Табель учета рабочего времени» применяются для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду. При раздельном ведении учета рабочего времени и расчета с персоналом по оплате труда допускается применение раздела 1 «Учет рабочего времени» табеля по форме № Т-12 в качестве самостоятельного документа без заполнения раздела 2 «Расчет с персоналом по оплате труда». Форма № Т-13 применяется для учета рабочего времени.
Табели составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передаются в бухгалтерию.
Табель может заполняться на бумажном или машинном носителе (ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ, постановление Правительства РФ «О первичных учетных документах» от 08.07.1997 № 835, постановление Госкомстата России от 24.03.1999 № 20).
Отметки в табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согла-
сие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).
Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведено:
в форме № Т-12 (графы 4, 6) — две строки;
в форме № Т-13 (графа 4) — четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16).
В формах № Т-12 и № Т-13 (в графах 4, 6) верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя
— для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату. При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных.
При заполнении граф 5 и 7 табеля по форме № Т-12 в верхних строках проставляется количество отработанных дней, в нижних строках — количество часов, отработанных каждым работником за учетный период.
Затраты рабочего времени учитываются в табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов ит. п.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т. д.), в табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.
При составлении табеля по форме № Т-12 в разделе 2 на один для всех работников вид оплаты и корреспондирующий счет заполняются графы 18
— 22, при расчете разных по каждому работнику видов оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы 18 — 34.
Форма № Т-13 «Табель учета рабочего времени» применяется при автоматизированной обработке учетных данных. При составлении табеля по форме №Т-13:
при записи учетных данных для начисления заработной платы только по одному виду оплаты и корреспондирующему счету общим для всех работников, включенных в табель, заполняются реквизиты «код вида оплаты», «корреспондирующий счет» над таблицей с графами 7 — 9 и графа 9 без заполнения граф 7и8;
при записи учетных данных для начисления заработной платы по нескольким (от двух до четырех) видам оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы 7 — 9. Дополнительный блок с идентичными номерами граф предусмотрен для заполнения данных по видам оплаты, если их количество превышает четыре.
Отметки в табеле о работе за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника (например, работа по совместительству) производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (в данном случае — заявление о совместительстве). Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведено (графа 4) четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16).
Верхняя строка в табеле применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя — для записи продолжительности отработанного по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату. При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных (см. письмо Роструда от 18.03.2008 № 660-6-0).
Затраты рабочего времени учитываются в табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (например, часов работы по совместительству).
Бланки табеля по форме № Т-13 с частично заполненными реквизитами могут быть изготовлены с применением средств вычислительной техники. К таким реквизитам относятся: структурное подразделение, фамилия, имя, отчество, должность (специальность, профессия), табельный номер и т. п., т. е. данные, содержащиеся в справочниках условно-постоянной информации организации. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки учетныхданных.
По правилам бухгалтерского учета и Росархива (Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения от 06.10.2000) табели учета рабочего времени хранятся 1 год, а табели на работников вредных профессий — 75 лет.
Формы № Т-49 «Расчетно-платежная ведомость», № Т-51 «Расчетная ведомость» и № Т-53 «Платежная ведомость» применяются для расчета и выплаты заработной платы работникам организации.
При применении расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49) другие расчетные и платежные документы по формам № Т-51 и № Т-53 не составляются.
На работников, получающих заработную плату с применением платежных карт, составляется только расчетная ведомость, а расчетно-платежная и платежная ведомости не составляются.
Ведомости составляются в одном экземпляре в бухгалтерии.
Начисление заработной платы (формы № Т-49 и № Т-51) производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени идругихдокументов.
В графах «Начислено» проставляются суммы по видам оплат из фонда заработной платы, а также другие доходы в виде различных социальных и материальных благ, предоставленных работнику, оплаченных за счет прибыли организации и подлежащих включению в налоговую базу. Одновременно производится расчет всех удержаний из суммы заработной платы и определяется сумма, подлежащая выплате работнику.
На титульном листе расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49) и платежной ведомости (форма № Т-53) указывается общая сумма, подлежащая выплате. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В конце ведомости указываются суммы выплаченной и депонированной заработной платы.
В расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49) и платежной ведомости (форма № Т-53) по истечении срока выплаты против фамилий работников, не получивших заработную плату, соответственно в графах 23 и 5 делается отметка «Депонировано». При необходимости в графе «Примечание» формы № Т-53 указывается номер предъявленного документа.
В конце платежной ведомости после последней записи проводится итоговая строчка для проставления общей суммы ведомости. На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер (форма № КО-2), номер и дата которого проставляются на последней странице платежной ведомости.
В расчетных ведомостях, составляемых на машинных носителях информации, состав реквизитов и их расположение определяются в зависимости от принятой технологии обработки информации. При этом форма документа должна содержать все реквизиты унифицированной формы.
Форма № Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей» ведется в бухгалтерии для учета и
регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам работникам организации.
Формы № Т-54 «Лицевой счет» и Т-54а ««Лицевой счет (СВТ)» применяются для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику в течение календарного года.
Форма № Т-54 применяется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы работника на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплаты.
Форма № Т-54а применяется при автоматизированной обработке учетных данных средствами вычислительной техники с использованием специальных программ и содержит условно-постоянные реквизиты, необходимые для расчета заработной платы. Экземпляр распечатки расчетного листка, содержащий данные о составных частях заработной платы, размерах и основаниях произведенных удержаний, об общей денежной сумме, подлежащей выплате, вкладывается (вклеивается) ежемесячно в лицевой счет работника на бумажном носителе.
На оборотной стороне формы или вкладном листе дается расшифровка кодов (по системе кодирования, принятой в организации) различных видов выплат и удержаний.
Форма № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» применяется для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска.
При расчете среднего заработка для оплаты отпуска в графе 3 в разделе В показывается общая сумма выплат, начисленных работнику за расчетный период согласно правилам исчисления среднего заработка. В графе 4 указывается количество календарных дней, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде. Графа 5 «Количество часов расчетного периода» не заполняется, так как всем сотрудникам следует исчислять среднедневной заработок для оплаты отпуска.
При осуществлении расчета руководствуются постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы».
Рассмотрим пример заполнения записки-расчета о предоставлении отпускаработнику.
Код
Форма по ОКУД |0301051
_ по окпо |253450
наименование организации 1-
| Номер | Дата | \документа\составления\
ЗАПИСКА-РАСЧЕТ 175 25.06.2008
о предоставлении отпуска работнику
I-1
\Табелвныи номер|
I-1
Самойлова Вероника Мироновна | 096 \ _I__I
фамилия, имя, отчество
отдел продаж структурное подразделение
_монтажист_
должноств (специалвноств, профессия), разряд, класс (категория) квалификации
А. Предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск
за период работы с «19» июля 2007 г. по «18» июля 2008 г.
на | 28 | календарных дней с «29» июня 2008 г. по «2 6» июля 2008 г.
Б. и (или) ежегодный дополнительный \ - \ календарных дней (другой) отпуск на '-'
Ежегодный дополнительный (другой) отпуск Количество календарных дней Д Гата Основание предоставления ежегодного дополнительного (другого) отпуска
начала отпуска окончания отпуска
Вид Код
1 2 3 4 5 6
- - - - - -
- - - - - -
- - - - - -
В. Всего отпуск на
28 | календарных дней _I
с «29» июня 2008 г. по «2 6» июля 2008 г.
Работник кадровой службы Инспектор Серафимович
должность личная
подпись
Серафимович А.А. расшифровка подписи
Оборотная сторона формы № Т-60 Расчет оплаты отпуска
1 |Расчетный период 1 Выплаты, учитыва-\
1 емые при исчисле-\
| Год | Месяц нии среднего за-
| работка, руб.
| 1 1 1 2 | 3
| 2007 1 | Июнь I 8 ООО
| 2007 1 | Июль I 8 ООО
| 2007 1 |Август I 8 ООО |
| 2007 1 |Сентябрь I 8 ООО
| 2007 1 |Октябрь I 8 ООО
| 2007 1 \Ноябрь I 8 ООО
| 2007 1 | Декабрь | 8 ООО
| 2008 1 |Январь I 10 ООО |
| 2008 1 | Февраль | 10 ООО
| 2008 1 | Март | 10 ООО |
Количество
т
календарных. дней расчетного периода
352,8
часов расчетного периода
I-1
Средний
дневной (часовой) заработок, руб.
300,45
| 2008 |Апрелв | 10 ООО
| 2008 | | Май | | | 10 ООО
Итого | 1_ 106 ООО
Начислено
т
за
июнь _
текущий
месяц
Количество календарных, дней отпуска
1-Г
Сумма за отпуск, руб.
т
из фонда оплаты труда
Другие начисления
за июль
месяц
будущий
Количество календарных дней отпуска
1-Г
Сумма за отпуск, руб.
т
из фонда оплаты труда
Другие начисления
всего, руб.
7
10
11
12
13
15
600,90 \_I
26
7 811,70 \_I
8 412,60 1_I
Удержано, руб. Причитается к выплате сумма, руб.
налог на доход всего
16 17 18 19 20 21 22 23
1 094 - - - - - 1 094 7 318,60
К выплате сумма Семв тысяч триста восемнадцатв_
прописвю
_ руб. 60 коп.
по платежной ведомости (расходному ордеру) № 19__
от «25 » июня 2008 г.
Бухгалтер Кораблева Кораблева Е.М.
личная расшифровка подписи
подписв
Форма № Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)» используется для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора. Составляется работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом. Расчет причитающейся заработной платы и других выплат производится работником бухгалтерии.
При расчете среднего заработка для выплаты компенсации за неиспользованный отпуск, а также удержания за использованный авансом отпуск в графе 3 показывается общая сумма выплат, начисленных работнику за расчетный период согласно правилам исчисления среднего заработка. В графах
4,5 указывается количество календарных (рабочих) дней, часов, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде. Графа «Количество часов расчетного периода» не используется в соответствии с действующим законодательством.
Форма № Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы» применяется для оформления и учета приема-сдачи работ, выполненных работником по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.
Акт является основанием для окончательного или поэтапного расчета сумм оплаты выполненных работ.
Акт составляется работником, ответственным за прием выполненных работ, утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в бухгалтерию для расчета и выплаты исполнителю работ причитающейся суммы.
Неприменение перечисленных форм учетной документации в названных в статье случаях влечет невозможность признания расходов на оплату труда для целей налогообложения прибыли, кроме того, организации может быть инкриминировано нарушение по ст. 120 НК РФ «Грубое нарушение правил
учета доходов и расходов и объектов налогообложения», которой предусмотрен штраф не менее 5 ООО руб. за отсутствие первичныхдокументов.
Литература
1. О бухгалтерском учете: Федеральный закон от21.11.1996 №129-ФЗ.
2. Налоговый кодекс РФ (часть первая): Федеральный закон от 31.07.1998 № 146-ФЗ.
3. О первичных учетных документах: постановление Правительства РФ от 08.07.97 № 835.
* * *
