Внутренний контроль управления дебиторской задолженностью, совершенствование системы Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

Закиева Г.И.1, Ахтамова Г.А.2 ©

12

Магистрант, доцент, кафедра бухгалтерского учета, анализ и статистики, Федеральное

государственное образовательное бюджетное учреждение высшего профессионального

образования Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации,

Уфимский филиал

ВНУТРЕННИЙ КОНТРОЛЬ УПРАВЛЕНИЯ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТЬЮ,

СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ

Аннотация

Статья освещает вопрос внутреннего контроля, связанный с современным подходом к развитию и контролю в области бухгалтерского учета и отчетности в РФ на основе МСФО. В статье раскрыта практическая значимость внутреннего контроля управления дебиторской задолженностью, предложены коммерческим организациям к внедрению организационно-распорядительные документы, которые позволят усовершенствовать внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни, и минимизируют значение дебиторской задолженности.

Ключевые слова: внутренний контроль, дебиторская задолженность, факт хозяйственной жизни.

Keywords: internal control, receivables, fact of economic life.

Для эффективного управления хозяйственной жизнью экономическому субъекту необходимо осуществлять внутренний контроль. Внутренний контроль взаимосвязан с достижением поставленных целей, предупреждает нарушения и искажения, оценивает степень рисков, тем самым управляет ими. В бухгалтерском (финансовом) учете внутренний контроль помогает улучшить качество предоставленной учетной информации. В настоящее время внутреннему контролю уделяется много внимания.

С 2013 года новый закон №402-ФЗ ч.1 ст.19 обязал руководителей всех организаций без исключений к контролированию совершаемых фактов хозяйственной жизни [1].

Министерство финансов РФ разработало и опубликовало План по развитию бухгалтерского учета и отчетности в РФ на основе МСФО на 2013 - 2015 года, утвержденный Приказом Минфина России от 30.11.2011 г. № 440 [2]. В задачах совершенствования системы регулирования бухгалтерского учета и контроля качества бухгалтерской (финансовой) отчетности под номером (№) 16 запланировано мероприятие «Разработка рекомендаций для хозяйствующих субъектов по организации и осуществлению ими внутреннего контроля бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности» сроком исполнения в 2014 году. Данный ПРОЕКТ Рекомендаций в области бухгалтерского учета был опубликован 19 сентября 2013 года на официальном сайте Министерства Финансов Российской Федерации [3].

Одним из фактов хозяйственной жизни п.8 ст.3 №402-ФЗ [1], который оказывает влияние на всю хозяйственную деятельность, на финансовое положение организации, а так же на финансовый результат является такое экономическое явление как дебиторская задолженность.

Дебиторская задолженность представляется в виде суммы долга, задолженности от других лиц со стороны: юридических лиц, физических лиц, в том числе работников. Это соответствует и международным стандартам финансовой отчетности и российским стандартами бухгалтерского учета. Отражение задолженности в бухгалтерском учете находится в виде имущества организации и относится к оборотным активам организации.

В последнее время многие организации в рамках системы внутреннего контроля создают систему управления дебиторской задолженностью [7,42].

© Закиева Г.И., Ахтамова Г.А., 2013 г.

Внутренний контроль над дебиторской задолженностью как экономический инструмент заключается в работе с контрагентами, которые являются источниками возникновения задолженности. Данная работа с контрагентами включает формирование политики организации в выдаче товарных кредитов, организацию работы по заключению договоров и контроль за долговыми обязательствами контрагентов. Тем самым достигается основная цель организации -увеличение прибыли за счет эффективного использования суммы дебиторской задолженности.

Путем своевременного учета обязательств контрагентов организации можно привести к устойчивости финансов организации, что для каждого хозяйствующего субъекта является целевой необходимостью. Риск неплатежа исходит из неуверенности, что клиент выполнит свои обязательства по договору, а значит, может возникнуть риск просроченной или безнадежной дебиторской задолженности. А данная задолженность считается как высоколиквидный актив организаций, который обладает повышенным риском. А значит, к этому риску надо подойти с должным вниманием и строгим контролем.

Дебиторская задолженность в коммерческой организации может возникнуть в результате сбытовой деятельности. Высокая доля дебиторской задолженности в общей структуре может снизить ликвидность и финансовую устойчивость, тем самым повысит риск финансовых потерь, но разумное ее использование как средство коммерческого кредита будет способствовать росту продаж, что положительно скажется на финансовом результате организации. Просроченная дебиторская задолженность может возникнуть от технических ошибок работников, возможно и с преднамеренным искажением информации в целях мошенничества или злоупотребления полномочиями (гл 23 ст.201,204 УК РФ), сотрудничества с фирмами-однодневками или «с пользой для своего кармана» в части завышении продаж, с которого есть возможность получить процент к окладу.

Внутренний контроль - это процесс на уровне конкретных процедур, которые минимизируют и устраняют риски нарушения правильной работы; обеспечивают получение уверенности в эффективности и результативности своей деятельности, в достоверности и своевременности финансовой, бухгалтерской отчетности с соблюдением законодательства.

Внутренний контроль дебиторской задолженности - это определенный набор контрольных процедур, которые минимизируют и устраняют доли безнадежной дебиторской задолженности в общем ее объеме, а так же риск ее возникновения.

К контрольным процедурам можно отнести следующее:

* правовая оценка договора с контрагентом (наличие подписанного с обеих сторон договора, соглашения, контракта и дополнительных соглашений к ним);

* достоверное документальное оформление на основе первичной учетной информации (правильность указания корреспонденция счетов, наименование контрагента и суммы при оприходовании денежных средств на расчетный счет на основании платежных поручений, банковской выписки);

* проверка оперативности при регистрации и оформлении учетных документов к принятию в бухгалтерском учете на соответствие требованиям законодательства (правильность оформления товарной накладной, счет -фактуры, акт приема-передачи)

* правомочность совершения хозяйственной операции (разграничение полномочий: право подписи при оформлении, право авторизации в программе бухгалтерского учета);

* сверка данных на реальность задолженности (акт сверки взаимной задолженности контрагентов);

* логическая и арифметическая проверка данных в ходе компьютерной обработки (контроль введенных сумм прихода, расхода и сумма налогов с помощью пересчета)

При возникновении проблемы нужен путь ее решения. Для принятия квалифицированного решения в управлении дебиторской задолженностью в коммерческой организации руководству предстоит решение ряд вопросов:

* Установление факта образования задолженности на отчетную дату. Установить факт образования задолженности на отчетную дату можно с помощью акта сверки с контрагентом. Для составления достоверной бухгалтерской (финансовой) отчетности

необходимо четкие размеры дебиторской и кредиторской задолженности организации, определив при этом, есть ли признаки сомнительной задолженности.

• Анализ диагностики состояния и причин образования задолженности. Анализ диагностики состояния и причин образования задолженности должен начинаться с проверки реальности возникновения дебиторской задолженности с определением:

а) объекта исследования; б) источника информации; в) методические приемы исследования; г) обобщение и реализация результата исследования.

Процедура реальности как дебиторской, так и кредиторской задолженности при расчетах за ТМЦ - это уверенность в том, что все расчеты числятся на счетах учета в реальном значении.

• Выявление предпринятых мер по взысканию задолженности. Мерами по взысканию задолженности могут быть любые действия, направленные на признание должником своего обязательства и возврата суммы долга.

• Разработка и внедрение в практику организации современных методов внутреннего контроля и управления дебиторской задолженностью. Возникновение дебиторской задолженности может быть представлено как способ увеличения продаж. Ведь чем больше мы заключим договоров поставки товара/услуг, тем стремительней вырастет объема продаж. Тем самым, мы запланировали на будущий период поступление денежных средств на сумму дебиторской задолженности.

Одним из методов минимизации рисков возникновения дебиторской задолженности - это предложение взаимовыгодных условий договорных отношений с контрагентом.

Система управления «дебиторкой» и долгами создается путем регламентации всех процессов, связанных с формированием дебиторской задолженности и взысканием долгов [6,19].

Организационно-распорядительные документы, такие как регламенты, инструкции по осуществлению внутреннего контроля в коммерческой организации должны быть документально оформлены Положением «О контроле за состоянием дебиторской задолженности», Инструкцией «По управлению расчетами дебиторской задолженности» и т.д.

Положение «О внутреннем контроле за состоянием дебиторской задолженности» должен описывать регламент работы, информацию о правах и обязанностях сотрудников, участвующих в процесс управления и анализа состояния клиентов, контроля, продаж, отгрузок. Цель Положения - формирование кредитной политики предприятия и организация договорной работы, управление рисками в отношении дебиторской задолженности, возникающей при отгрузке товаров контрагентам на договорных условиях с отсрочкой платежа.

Инструкция «По управлению расчетами дебиторской задолженности» должна содержать механизм контроля управления с помощью проверки на реальность возникновения задолженности и поэтапное проведение досудебной работы с контрагентами по погашению задолженности. Цель Инструкции - минимизация предпринимательского риска и убытков организации, возникших в связи с нарушением договорных обязательств контрагента -Дебитора.

Предложенные регламенты внутреннего контроля по уменьшению дебиторской задолженности в коммерческой организации позволят усовершенствовать внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. А также минимизирует значение дебиторской задолженности, тем самым минимизирует риски финансовых потерь; обеспечит прогнозные значения финансовых документов, высокий имидж организации развития и повышения эффективной деятельности организации.

1. 2.

Литература

Федеральный закон от 6 декабря 2011г № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".- [Электронный ресурс].- Режим доступа: http://www1.minfin.ru

План по развитию бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации на основе Международных стандартов финансовой отчетности на 2013 - 2015 года, утвержденный Приказом Минфина России от 30.11.2011 г. № 440. - [Электронный ресурс].- Режим доступа: http://www 1 .minfin.ru

3. ПРОЕКТ Рекомендаций в области бухгалтерского учета «Организация и осуществление экономическим субъектом внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни, ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности». -[Электронный ресурс].- Режим доступа: http://www.minfin.ru

4. Гражданский кодекс Российской Федерации от 30.11.1994 N 51-ФЗ в редакции Федерального Закона от 02.07.2013 №142-ФЗ. - [Электронный ресурс].- Режим доступа: http://www.consultant.ru

5. Постановление от 18 августа 1998 г. N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» -[Электронный ресурс].- Режим доступа: http://www.consultant.ru

6. Дудин А. «Дебиторская задолженность. Методы возврата, которые работают»: Питер; Санкт-Петербург; 2012

7. Н.Н. Парасоцкая - Управленческие решения в области долговых обязательств организации// Экономические системы. - 2013. № 1. - С. 41-45.