CC BY
577
УДК 651.011.42
Внедрение информационных систем управления проектами в строительство
Д-р экон.наук, проф. Грахов В.П. [email protected] канд. пед. наук Кислякова Ю.Г. [email protected] Калинина О.Ф. [email protected] ФГБОУ ВПО Ижевский государственный технический университет имени
М.Т. Калашникова 426069, г. Ижевск, ул. Студенческая, д. 7
В статье рассмотрены различные подходы к трактовке сущности информационных систем управления проектами. Сформировано определение информационной системы управления проектами и выделены ее элементы. Проанализированы информационные технологии и их задачи как инструментов реализации функций информационных систем управления.Произведен обзор и выявлены достоинства и недостатки наиболее популярных систем электронного документооборота. На примере внедрения электронного делопроизводства в Объединение работодателей «Союз Строителей Удмуртии» выявлены специальные показатели эффективности.
Ключевые слова: Информационные системы управления проектами, эффективность, делопроизводство, системы электронного документооборота, автоматизация, достижение результатов, информация, контроль.
The implementation of the project management information system in construction
D.Sc. Grahov V.P. Ph.D. Kislyakova Y.G.
KalininaO.F. [email protected], Kalashnikov Izhevsk State Technical University 426069, Izhevsk, Studencheskayast., 7
The article considers the various approaches to the interpretation of the essence of project management information systems. Definition of project management information system are formed and its elements are highlighted. Information technologies and their task as a tool for implementing the functions of management information systems are analyzed. The analysis has determined the advantages and disadvantages of the most popular electronic document flow systems. As exemplified by the records management implementing in the Employer Union "The Union of Builders of Udmurt Republic" the special performance indicators were discovered.
Keywords: Information systems project management, efficiency, paperwork, electronic document management system, automation, achievement of results, information, control.
Информационная система управления проектами (далее-ИСУП) предназначена для автоматизации процессов проектного управления компании и представляет собой настроенное под нужды компании программное обеспечение для управления проектами.
Управление проектом представляет собой методологиюорганизации, планирования, руководства, координации человеческих и материальных ресурсов на протяжении жизненного цикла проекта (проектного цикла), направленную на эффективное достижение его целей путем применения системы современных методов, техники и технологий управления для достижения в проекте определенных результатов по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству.
Функции управления проектом осуществляются на всех этапах и фазах управления проектом и включают: планирование, контроль проекта, анализ, принятие решений, составление и сопровождение бюджета проекта, организацию осуществления, мониторинг, оценку, отчетность, экспертизу, проверку и приемку, бухгалтерский учет, администрирование. [1].
Информационная1системауправления1проектами1позволяетповыситыэффективностыуправления1про ектами1в1компании1засчетподдержки1процессов1управления1проектом1напротяжении1всего1его1жизненного цикла,|в|том|числе:
■ автоматизации|задач|по|планированию|иконтролю|проекта;
■ предоставления|«единой|картины»1всех1проектов1компании1для1взвешенного1принятия1управленческих решений;
■ сокращения|временинакоммуникации|между|участниками|проектной|деятельности;
■ управления ресурсами;
■ обеспечениярокументооборотапортроектнойреятельности;
■ ведения|архивапроектной|информации.
С|помощьюИСУП,|процессы|работыс!документами^начительно|упрощаются!и!становятся!управляем ыми,|предсказуемыми|и|контролируемыми.|Бизнес-
решениеюбеспечиваетповышениерффективностиЬаботыюрганизацииприртолномюоответствииотечестве ннымгградициямистандартамшелопроизводства.рсерозможностибизнес-
решения|могутиспользоваться|в|различн^1х|комбинациях|«бумажных»|и|«электронн^1х»ртапов|работыс|док ументами.При^томтрадиционное|«бумажное»|делопроизводство|гармонично|вписывается|врлектронный документообороторганизации|с|развитыми|горизонтальными|связями.|В|итоге|достигается положительный эффектаагадля|организациив|целом,такЫдля| сотрудников разных уровней: [2,8] На уровне высшего|руководства:
■ Повышение|контроля|исполнения|резолюций|и|поручений.
■ Упрощение|подготовки|отчетности|по|исполнительской|дисциплине.
■ Ускорение|передачи|документов|наюассмотрение/исполнение.
■ Ускорение|получения|информации|об|исполнениидокументов.
■ Организация|безопасной|работы|с|конфиденциальными|документами.
■ Сокращение|расходов|нарасходные|материалы.
На уровне службы|делопроизводства|(канцелярии):
■ Упорядочивание|работы|с|документами|в|организации.
■ Упорядочивание|регистрации|документов|в|организации.
■ Упрощение|контроля|исполнения|резолюцийЫпоручений.
■ Упрощение|отслеживания|переписки|(соблюдение|сроков|ответов,|запрашиваемой|информации).
■ Повышение|сохранности|и исключение|потери|документов.
■ Ускорение|поискфарегистрированных|документов.
■ Ускорение|поискфарегистрированных|документов|и|информациию|местонахождении.
■ Минимизация!количествабумажнь1х|копийдокументов.
■ Упрощение1формирования1стандартн^1х1форми1журналов1(наклейкинаконверты,рКК,1журналы,1номен клатура|ипр.).
■ Ускорение|и^прощение|подготовки|отчетности|по|документообороту|и|исполнению|документов|для|ру ководства.
На уровне секретарей-референтов!(помощников)!руководителей:
■ Упрощение|контроля|исполнения|порученийи|резолюцийруководителя.
■ Упрощение|и^скорение|подготовки|отчетности|для|руководителя|об|исполнении|порученийи|резолюци й.
■ Упорядочивание1регистрации1документов1(факсов,Ьлектронн^1х1официальн^1х1писем)1и1упроститыконт роль|местонахождения|оригинала.
■ Ускорение|поискашокументов|по|запросу|руководителя.
На уровне руководителей!подразделений:
■ Сокращение|длительности!подготовки|и|согласования|исходящих!и|внутренних!документов.
■ Повышение|оперативности|получения|поручений|от|руководства.
■ Упрощение|контроля|исполнения!вьщаннь1х|резолюцийи|поручений.
■ Ускорение|процесса|согласования,|рассмотренияЫрегистрации|документов.
На уровне ответственных!за!делопроизводство!в!подразделениях:
■ Минимизация|количествашотерь|документов.
■ Упорядочивание|регистрации|документов|в|подразделениях.
В| современной организации системы| электронного| документооборота (далее-СЭД)| становятся обязательным| элементом| ИТ-инфраструктуры. С| их| помощью| повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением.
Автоматизация! документооборота возникла в| результате! необходимости! обрабатывать! и учитывать огромное количество документов, сопровождающих деятельность современных организаций.! Массовое] применение! автоматизации! в! России! началось! в! 90-х! годах.! С! того! времени сферы ее! применения постоянно! расширяются, а методы совершенствуются.[3,4].
На примере внедрения электронного делопроизводства в Объединение работодателей «Союз Строителей Удмуртии» видно, что эффективность деятельности организации значительно возрасла. Дляоценкиэффективностибизнес-
решенияворганизации,привнедренииэлектронногоделопроизводствавыделяютсяспециальныепоказатели эффективности:
Таблица 1
Показатели эффективности внедрения электронного делопроизводства
Показатель|эффективности Результат|после ^Н внедрения
Процентвыполненных|поручений/резолюций,%|от|общего|кол-ва Увеличение|на 20%
Средняя|длительность|поискапо|известным|параметрам,|мин. Сокращение|в| 12| раз
Средняя|длительность|подготовки|и|согласования|письма,часы Сокращением |2| раза
Количество|случаев|утраты|документов, |%| от!общего|числашокументов Сокращение с| 30% |до| 0 %
Средняя длительность подготовки|отчетности|по|документооборотуЫисполнению|документов|для|руков одства Сокращение в 2 раза
Повышение контроля|исполнения|выданных|резолюций|и|поручений Увеличение на 30%
Автоматизация|документооборота|обеспечивает:
■ Ускорение|рабочих|процессов;
■ Больший контроль;
■ Надежность|и|безопасность;
■ Сокращение|издержек.
Рынок|СЭДв|последние|год^1|является|одним|из|сам^1х|динамично|развивающихся|сегментов|отечеств енной|ИТ-индустрии.В|20091году,|по|данным| ШC, |нафоне|практически| 50-
процентного|сокращения|объемов|общего|рынкапрограммного|обеспечения|вроссии,|данный|сегмент|пока залвысокуюкстойчивость.КгоюпадртошаннымЫ20091год|составил|не|более| 20—
25%. В|численном|выражении|объем|рынкаСЭДна|сегодня,|по|данным| CNewslAnalytics, |составляет|около| 22 0—2501млн.|долл.
Потребителямитехнологийрлектронного|документооборотаявляются|различные|по|масштабу|и|спец ифике|деятельности|организации.|Традиционно|ключевымпотребителемСЭДостается|государственный|се ктор.|По|даннымркспертов,|порядка| 30%| проектов|по|внедрению|технологийэлектронного|документооборо таприходится|нагосударственные|учреждения.Приртом|важно,|что|именно|интерес|со|стороны|государства стал|основойустойчивости|рынкаСЭД,|которыйдаже|в|условиях|кризисаполучил|существенный|импульс|р азвития.рлектронныйдокументооборотбыл|назван|ключевымрлементом|концепциик<электронного|прави тельства»,|реализация|которой|должнаспособствовать|устранению|бюрократических|препон|при|взаимоде йствии|государства,|населения|и|бизнеса,|а^акже|снижению|коррупции.В|качестве|особенности|реализации проектов|в|органах|государственной|властиикрупных|государственных|институтах|стоит|отметить|повыше нные|требованияЫинформационной|безопасности.речь|идето|построении(разработке)|набазе|тиражируем ьгапрограммных|продуктов|защищенных|системэлектронного|документооборота.[5]
ВюбзорерассмотреньппятынаиболеераспространенньшвРоссииСЭД: |В1гес1:ит,|РауВох,| 1С:Докуме нтооборот,Босс-
референт,ДЕЛО. |Для|подготовки|обзораиспользовалась|информация|из|открь1ть1х|источников:|информац ионные|материалыидемонстрационные|версиипрограммных|продуктов.|Представленный|взгляд|наСЭД попыткаоценитывозможностиУготовностыпрограммныхртродуктовЬешатыактуальныерадачиюрганизаци ирлектронного|документооборота|нашредприятии.
Критерии,|выделенные|в|обзоре,|помогутпроанализировать|возможности|рассматриваемых|решений сточки|зрения[гехнической|реализации[гех|илииных|задач|СЭД.Все|возможности|разбитынат льных|контура[6]:
■ регистрация|и|ввод|документов;
■ управление|потоками|работЫконтроль;
■ поддержка|бумажного|документооборота.
В|обзоре|приводится|ряд|очевидных|критериев,|присущих|всем|рассматриваемым|системам,|и|критери и,lкоторыеlпозволяюГотличатьlрешения|друпоГдруга.Вlцелом,lфункциональныеlвозможностиlсистемlсовпа дают,Улишь|подробная|детализация|некотор^1х|принципиальн^1х|задач|документооборотаи|особенностии хlреализацииlпозволяюГсделатысравнениеlразличн^Iх|решений.lСтоиГотметить,lчтоlпоlвсемlприведеннымlв
обзоре1системам1имеется1достаточно1большая1практика1внедрений.1ЭтИсистемы1используются1сотнямиюрга низаций1для1автоматизации1документооборота.1Кроме1указанныхЬешений,1нарынке1присутствуеТеще1боле е| 501 программнь1х1продуктов,1не|получивших|большого|распространения.
Если1проанализироватыновые1версиИсистем,1занимающихшидирующие1позиции1наЬынке,То1стоиТот метить,|что|последние[гри1годаихЬазвитие1было1направлено1вюсновном1на1совершенствование1сервисн^1хр озможностей,ггаКкаКбазовые1возможности1вТойилИиной1форме1уже1былиЬеализованЫранее.[7]. Если|гово ригью|нов^1х[гехнических1возможносгях,[го1можноюгмегигыпогенциалЬазвигия1СЭДв1сгорону1^ различного1видаконтентом|(мультимедиа),|использованиерехнологийавтопроцессингаи|разборасодержан ия|документа.Нопока|подобная!функциональность|для|СЭДнеявляется|обязательной,|и|самое|гла^^— спрос|нанее|вроссии1до|конца|не|сформировался.
ПриюравнениифункциональньшвозможностейСЭДпринятьпследующиеюбозначения:
■ «+»|—|возможность|реализована;
■ «+/-»—
возможность1доступнавЬамкахюграниченной1функциональности1илиТребуется|приобретение1дополни тельногоПО; ■ «-»—возможность не реализована.
Таблица |2
Общие1характеристики1наиболее1популярных|СЭД
Directum 1C: Документообо рот PayDox Босс-референт ДЕЛО
Сервернаяюперационная|система Windows|Server|(20 00,2003,2008) Windows|Server|(20 00,2003,2008),|win dows|(XP,Vista,7),L inux Windows|Serve™ (2003,2008)Wi ndowsl(XP,Vist a,7) Windows Server (2000,2003)JLin ux,|Solaris Window s Server ( 2003,20 08) Unix
Клиентскаяюперационнаягсистема Windows|(XP,Vista, 7) Кросс| -^[платформенная Windows|(XP,V ista,7),|Linux Windows (2000, XP,Vista,7),Lin ux Window s|(2000,l XP,Vista )
Средства|работы|на|мобильных|ус тройствах|(КПК/телефон) есть нет нет Нет нет
ПоддержканесколькихБДнрамка ХраспределенныХхолдингов есть нет есть Есть нет
Возможностиинтеграции (1 C,MicrosofdOfíiceJOpenlOífice,B MSlSharepointjActivpirectory) 1 C,Microsoft|Office,| OpenOffice,Ms|sha repointjActivDirect ory 1С Microsoft Office ,|Open|Office 1C,Microsoft|Of fice, MS Sharepo int,ÍActivpirect ory 1C,Micr osoftOff ice
API есть есть есть Есть есть
Стоимость|лицензии|на|20/100|пол ьзователейбеЗучетастоимостиСУ БД,[дополнительныХмодулей!и|ск идок 112100/472000 137000/372000 98400/492000 348800/114200 0 182500/ 837500
Областиавтоматизации
Делопроизводство + + + + +
Общийдокументооборот + + + + +
Управление|договорной|деятельно стью + - + + -
Электронныфрхив + - - + +
Работфюбращениямфраждан + - - - +
Управление|проектами + - - - -
РаботфДокументациейСМК + - - - -
Таблица |3
Регистрация|и|ввод|документов
Б1гее1и т 1С: Документооб орот РауБ ох Босс-рефере нт ДЕЛ О
РегистрацияДокументов + + + + +
Присоединение|файлов + + + + +
СозданиешокументфоШаблону + + + - +
СозданиеДокумента|нфсновфуществующего - - - - -
Регистрация|ифлектронной|почты + + - + +
РегистрациЯизвеб-формы + + + + -
Регистрацияlдокументониз|MicrosoítOfficeJOpen|Office +/- - - - +/-
Регистрацифо|сканера + - - +/- -
Возможность|потокового|вводфокументов +/- - - +/- +/-
Работфо|словарями|фправочниками + +/- + + +
Кошроль|заполненифбязательныХполейв|РКК + + + + +
Автоматический|разбор|содержаниадокумента|(бумажного,Ьлектр онного,|формы) - - - - -
Таблица |4
УправлениепотокамигоаботЫконтроль
Direct ит 1С: | Документе оборот Рау Dox Босс-рефер ент ДЕ ЛО
Создание|типовьгамаршрутовДвижения|документов + +/- + + +
Обеспеченифвободноймаршрутизацивдокументов + - + + -
Возможность|отсрочки|исполнения +/- - + - +
МеханизмЫконтроляисполнениярокументов + +/- + + +
Автоматическое|веденифтапов|исполнения|работ + +/- + + +
В ^1дачазадаЧнагруппу + - - +/- +/-
Контроль|за|рассмотрением|и|исполнениемДокументов|и|порученийв[геррито риальногоаспределеннойюрганизации + + + + +
Рассылкауведомленийпорл.|почте + + + + +
РассылкаДокументов|наознакомление + + + + +
Таблица 5
Поддержка|бумажного|документооборота
Directum 1С:|Документооборот PayDox Босс-референт ДЕЛО
Подготовка|бумажных|документонпо|шаблону + - - - +
ВыводмапечатыформьпРККдокумента - + - - +
Подготовка|бумажных|отчетов1по|шаблону + + + + +
Таблицаю
Итоговая!оценка!функциональных!возможностей!СЭД
Directum 1С:|Документооборот PayDox Босс-референт ДЕЛО
РегистрацияЫвводщокументов 9,0 7,0 6,0 7,0 7,0
Управление|потоками|работ|и|контроль 8,5 4,5 8,0 7,5 7,5
Поддержкаюумажного|документооборота 3,0 3,0 2,0 2,0 4,0
ИТОГО 20,5 14,5 16,0 16,5 18,5
Проанализировав|достоинства1и^недостатки^данн^1х1систем|электронного1документооборота,1можно сделать|вывод|о1том,1что1оптимальными1по1соотношению1функциональность/ценарвляются1СЭД: 1. Directum 2. ДЕЛО 3. Босс-референт
На основании результатов нашего анализасчитаем, что для более эффективного управления проектами в строительстве целесообразно внедрение информационных систем управления проектами.
Список литературы
1) Кашкарева Е.А. Внедрение информационных систем управления проектами предприятия.// Актуальные вопросы современной науки.2010. № 14
2) Елизаветина Т.М., ДенисоваМ.В. Делопроизводство на компьютере. - М.: Кудиц-Образ, 2012;
3) ЕремченкоВ.А. О проблеме электронных документов // Секретарское дело 2010. №3;
4) Кузнецов С.Л. Проблема выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работы офиса // Секретарское дело 2006. №4;
5) Ларин М.В. Управление документацией в организациях (проблемы истории и методологии). Диссертация доктора исторических наук. М., 2009;
6) Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота // Компьютерный еженедельник "Компьютерра" 2007. № 3;
7) Электронный документооборот /http://www.ixbt.com/. 15.09.2014г.
8) ПРИМЕНЕНИЕ СОВРЕМЕННЫХ ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В УЧЕБНОМ ПРОЦЕССЕ, Грахова Е.В. В сборнике: Технические университеты: интеграция с европейскими и мировыми системами образования Материалы VI Международной конференции. Ижевск : Изд-во ИжГТУ имени М.Т. Калашникова, 2014. С. 96-99.
9) Перминова О.М., Файзуллин Р.В. Механизм интеграционного взаимодействия при формировании профессиональных компетенций региональной информационно-коммуникационной системы // Вестник Ижевского государственного технического университета. 2014. - №1(61). - С. 75-77.
10) Асадуллин А.Ф., Файзуллин Р.В. Анализ бюджетной обеспеченности районов и городов Удмуртской республики // Приволжский научный вестник. 2013. - №8(24). С.70-78.
References
1) Kashkareva E.A. Vnedrenie informatsionnykh sistem upravleniya proektami predpriyatiya.// Aktual'nye voprosy sovremennoi nauki.2010. № 14
2) Elizavetina T.M., Denisova M.V. Deloproizvodstvo na komp'yutere. - M.: Kudits-Obraz, 2012;
3) Eremchenko V.A. O probleme elektronnykh dokumentov // Sekretarskoe delo 2010. №3;
4) Kuznetsov S.L. Problema vybora programmnogo obespecheniya dlya kompleksnoi avtomatizatsii raboty ofisa // Sekretarskoe delo 2006. №4;
5) Larin M.V. Upravlenie dokumentatsiei v organizatsiyakh (problemy istorii i metodologii). Dissertatsiya doktora istoricheskikh nauk. M., 2009;
6) Korotkii S. Sovremennye tekhnologii korporativnogo dokumentooborota // Komp'yuternyi ezhenedel'nik "Komp'yuterra" 2007. № 3;
7) Elektronnyi dokumentooborot /http://www.ixbt.com/. 15.09.2014g.
8) PRIMENENIE SOVREMENNYKh OBRAZOVATEL''NYKh TEKhNOLOGII V UChEBNOM PROTsESSE, Grakhova E.V. V sbornike: Tekhnicheskie universitety: integratsiya s evropeiskimi i mirovymi sistemami obrazovaniya Materialy VI Mezhdunarodnoi konferentsii. Izhevsk : Izd-vo IzhGTU imeni M.T. Kalashnikova, 2014. P. 96-99.
9) Perminova O.M., Faizullin R.V. Mekhanizm integratsionnogo vzaimodeistviya pri formirovanii professional'nykh kompetentsii regional'noi informatsionno-kommunikatsionnoi sistemy // Vestnik Izhevskogo gosudarstvennogo tekhnicheskogo universiteta. 2014. - №1(61). - P. 75-77.
10) Asadullin A.F., Faizullin R.V. Analiz byudzhetnoi obespechennosti raionov i gorodov Udmurtskoi respubliki // Privolzhskii nauchnyi vestnik. 2013. - №8(24). P.70-78.
