CC BY
85
ВИРТУАЛЬНЫЙ ОФИС: КАК ПРАКТИЧЕСКОЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В УПРАВЛЕНИИ
А.В. Нечаев, ведущий инженер программист AW Trading Software (Россия, г. Санкт-Петербург)
DOI:10.24412/2411-0450-2021-4-2-43-46
Аннотация. Раскрыта сущность виртуального офиса, выделены внутриорганизаци-онные услуги виртуального офиса. Обоснована актуальность перехода к использованию виртуальных офисов организациями в условиях пандемии коронавируса. Охарактеризованы организационно-коммуникационный, технический и программный компоненты виртуального офиса. Систематизированы преимущества и недостатки использования виртуальных офисов для организаций и их персонала в современных условиях. Определена необходимость системы контроля рабочих процессов и реализации мероприятий решения проблемы социальной изоляции в виртуальных офисах.
Ключевые слова: виртуальный офис, информационные технологии, удаленная работа, электронный офис, управление.
В условиях сохранения конкурентоспособности и выживания в эпоху цифровых сдвигов предприятия осознают необходимость перемен и использования современных технологий. Приоритетом в деятельности предприятия становится развитие и распространение корпоративных знаний, гибкое изменение организационной структуры, клиентоориентированный подход, внедрение инноваций и т.п. Цифровая трансформация осуществляется в различных плоскостях организации. Меняются технологии и бизнес-процессы, что, в свою очередь, приводит к модификации структуры, системы управления и культуры организаций.
В условиях пандемии коронавируса использование информационных технологий для виртуального взаимодействия и организации дистанционной деятельности становится существенным фактором минимизации ущерба для хозяйствующих субъектов. Одним из наиболее востребованных организационных услуг виртуального взаимодействия коллективов становятся виртуальные офисы.
В современных реалиях под виртуальным офисом целесообразно понимать комплекс технических и организационных решений, позволяющих сотрудникам эффективно выполнять обязанности удаленно, при помощи сети Интернет [1].
Сам термин «виртуальный офис» используется с конца 1970-х годов - тогда под этим названием подразумевались адреса и каналы для получения и отправки информационных сообщений [2]. В современных условиях понятие «виртуальный офис» значительно расширилось, включая в себя ряд других внутриорганизационных услуг, среди которых: веб-хостинг; размещение данных на сервере компании; использование роботизированных секретарей (автодозвон, автоответчик, электронная рассылка); проведение интернет-конференций; внутренние социальные сети; электронная бухгалтерия; защищенные каналы доступа; аутсорсинговые услуги и иные ИКТ-системы [2].
Активному переходу к использованию виртуальных офисов в работе современных организаций способствовали два ключевых фактора - развитие информационных технологий и пандемия COVID-19.
Развитие информационных технологий и цифровизация общества создали материально-техническую и программную базу для создания и дальнейшего использования виртуальных офисов. Однако, до 2020 г., несмотря на наличие технических возможностей организации удаленной работы, онлайн-офисы не были массово востребованы предприятиями. Пандемия СОУШ-19 и вынужденные карантинные
мероприятия стали мощным импульсом для максимального перевода сотрудников на удаленный формат работы и активного внедрения виртуальных офисов.
Covid-кризис стал толчком для развития инструментов удаленной работы, существенно меняя процесс функционирования многих фирм и компаний. Необходимость дистанционного контроля ставит новые задачи перед менеджментом. Возрастает роль цифровых технологий, которые из необязательного элемента превращаются в неотъемлемое условие существования предприятия [2].
Рассматривая особенности формирования виртуального офиса целесообразно выделить организационно-
коммуникационный, технический и программный компоненты.
Организационно-коммуникационный аспект виртуального офиса предусматривает, что сотрудники взаимодействуют друг с другом не лицом к лицу, а при помощи информационных технологии с целью достижения организационных целей [3].
Технический аспект виртуального офиса связан с выбором оборудования, при помощи которого формируются конечные решения. Материальным воплощением виртуального взаимодействия стали такие технологии, как внедрение новых форм сотовой связи 4G и 5G, Интернет вещей, интеллектуальных агентов и т.п. Благодаря этим технологиям появилась возможность правильно организовать процесс дистанционной работы на предприятии, когда сотрудники, физически не находясь на месте работы, могут выполнять свои обязанности не менее эффективно.
Программное обеспечение виртуального офиса предусматривает как работу на базе таких известных сервисов как Skype, MS Teams, Zoom, Facebook, Google meet, WatsApp, так и разработку специализированного программного обеспечения. Важно отметить, что в процессе работы в виртуальном офисе сотрудниками используются программные продукты автоматизации бизнес-процессов, которые использовались ими в процессе работы в офлайн-офисе, в частности ERP-системы (плани-
рование ресурсов предприятия), SFA-системы (автоматизации продаж), СЯМ-системы (управления взаимодействий с клиентами) SCM-системы (управление цепочками поставок), ВРМ-системы (управление бизнес-процессами), В1-системы (бизнес - аналитика) и т.д.
Использование виртуальных офисов для бизнеса имеет как преимущества, так и недостатки. Среди преимуществ перехода на виртуальные офисы целесообразно выделить:
1. Возможность организации функционировать в период карантинных мероприятий.
2. Возможность развивать свой бизнес дистанционно из любой точки мира.
4. Экономия офисного пространства. Обладая реальными офисными помещениями, компания может экономить на их содержании или сдавать их в аренду, получая дополнительную прибыль, если ее сотрудники будут работать удаленно [4].
4. Возможность найма сотрудников по всему миру. В дистанционном режиме могут работать люди из разных стран, что существенно расширяет возможность поиска нужного специалиста.
5. Экономия средств. В нынешний кризисный период предприятия не имеют достаточных средств и вынуждены экономить, а расходы на содержание офисов значимых в их бюджетах. Переход в виртуальный офис решает эту проблему.
6. Экономия на рабочих местах. Затраты на оборудование рабочих мест тем больше, чем шире штат сотрудников. Удаленная работа позволяет без особых затрат нанимать новых специалистов и предоставлять им все необходимое для работы.
7. Сокращение транспортных затрат на - встречи можно проводить он-лайн.
8. Профессионализм сотрудников. Справляться со своими обязанностями с учетом гибкого графика могут только целенаправленные и организованные люди, поэтому сотрудники виртуальных офисов более профессиональны в целом.
В то же время использование виртуальных офисов может сталкиваться с рядом сложностей, в частности:
1. Риск неэффективной работы сотрудников в условиях непосредственного отсутствия руководителя; неготовность людей работать без прямых указаний.
2. Отсутствие качественно настроенных каналов передачи информации между подчиненными и руководителями.
3. Возможны технические проблемы. В случае неполадок в сети сложно связаться с руководителем или сотрудником для выяснения срочного вопроса.
4. Риски для деловой репутации. Не все клиенты и партнеры воспринимают виртуальные офисы всерьез, считая такие предприятия несолидными [3].
5. Снижение социального взаимодействия. Работая дома, сотрудники не развивают дружеские и социальные связи; командная работа в виртуальном офисе будет слабее, чем в классическом [2].
6. Риски, связанные с защитой данных. Вероятность взлома виртуального офиса выше, чем проникновение злоумышленников в офис физический.
В работе виртуального офиса важным является грамотное формирование системы контроля, что может быть реализовано путем встраивании в рабочий процесс системы Dashboard. Данная система дает возможность сотрудникам видеть в какой точке работы над задачей они сейчас, а руководителю осуществлять контроль над работой сотрудников более наглядно и четко.
Также следует отметить, что одной из основных проблем у удаленных сотрудников является формирование социальной изоляции от коллектива, работодателя, то
мендуем осуществлять ежедневный групповой видеозвонок со всеми сотрудниками, а также выделять время на индивидуальное общение с каждым сотрудником (например, 15 минут один раз в день) [5].
Заключение. В процессе перехода общества к постиндустриальной экономике в бизнес-процессы активно внедряются информационные технологии, в частности -виртуальные коммуникации и использование сотрудниками виртуальных офисов. Виртуальный офис предприятия объединяет сотрудников, которые взаимодействуют друг с другом независимо от местонахождения с помощью информационных технологий и телекоммуникаций. При этом успешность бизнес-процессов во многом будет зависеть от эффективности информационной системы, которая является основой организации виртуального офиса.
Преимущества виртуального офиса очевидны: гибкость ресурсного потенциала; внутренняя координация на основе информационной технологии, подкрепленная культурой взаимного доверия; параллельное управление самыми разнообразными бизнес-процессами. Это приводит к формированию динамической организационной системы, наиболее приспособленной к современным условиям хозяйствования. Несмотря на существующие недостатки, использование виртуальных офисов несет значительные преимущества для предприятий постиндустриальной экономики, поэтому виртуальные офисы (работа сотрудников удаленно) будет все более востребована.
руководителю виртуального офиса реко-
Библиографический список
1. Кузнецов Ю.В., Мелякова Е.В. Формирование и развитие виртуальной организации // Научный журнал НИУ ИТМО. Серия «Экономика и экологический менеджмент». - 2015. - №4. - С. 248-256.
2. Михайлов А.А. Тенденции развития российского рынка информационно-коммуникационных технологий в современных условиях // Естественно-гуманитарные исследования. - 2020. - №29 (3). - С. 226-233.
3. Малышев А.А. Эволюция практики удаленной работы в России и за рубежом // Вестник Сибирского института бизнеса и информационных технологий. - 2018. - № 3 (27). -С. 33-40.
4. Михайлов А.А. Феномен виртуальных организаций в современных условиях // Московский экономический журнал. - 2020. - №10. - С. 350-358.
5. Колмыков А. Особенности создания и функционирования виртуального офиса // Инновации и инвестиции. - 2020. - №3. - С. 136-138.
VIRTUAL OFFICE: AS A PRACTICAL USE OF INFORMATION TECHNOLOGIES
IN MANAGEMENT
A.V. Nechaev, Lead Software Engineer AW Trading Software (Russia, St. Peterburg)
Abstract. The essence of the virtual office is revealed, the intra-organizational services of the virtual office are highlighted. The urgency of the transition to the use of virtual offices by organizations in the context of the coronavirus pandemic has been substantiated. The organizational, communication, technical and software components of the virtual office are characterized. The advantages and disadvantages of using virtual offices for organizations and their personnel in modern conditions are systematized. The need for a system for monitoring work processes and the implementation of measures to solve the problem of social isolation in virtual offices has been determined.
Keywords: virtual office, information technology, remote work, electronic office, management.
