CC BY
77
Посилання на статтю_
Кармазина Л.Л. Реализация проектов на базе виртуального офиса / Л.Л. Кармазина// Управлшня проектами та розвиток виробництва: Зб.наук.пр. -Луганськ: вид-во СНУ iм. В.даля, 2008 - №2(26). С. 14-19._
УДК 65.007.004
Л.Л. Кармазина
РЕАЛИЗАЦИЯ ПРОЕКТОВ НА БАЗЕ ВИРТУАЛЬНОГО ОФИСА
Рассмотрены понятия "виртуальная организация", "виртуальный офис" и "виртуальная команда проекта". Проведена детализация и структуризация процесса реализации проекта в виртуальном пространстве на примере проекта разработки программного продукта. Рис. 2, табл. 1, ист.8.
Ключевые слова: виртуальная проектно-орентированная организация, виртуальный офис, виртуальная команда проекта, виртуальное окружение, виртуализация, компоненты организации, фазы проекта, процессы жизненного цикла программных средств.
Л.Л. Кармазша
РЕАЛ1ЗАЦ1Я ПРОЕКТ1В НА БАЗ1 В1РТУАЛЬНОГО ОФ1СУ
Розглянут1 поняття "в1ртуальна орган1зац1я", "в1ртуальний офю" I "в1ртуальна команда проекту". Проведена детал1зац1я та структуризац1я процесу реал1зацп проекту у в1ртуальному простор! на приклад! проекту розробки програмного продукту. Рис. 2, табл. 1, дж.8.
L.L. Karmazina
THE PROJECT REALIZATION ON THE BASIS OF VIRTUAL OFFICE
The notions "virtual organization", "virtual office" and "virtual project team" are considered. Structuring and detailed elaboration of the project realization process in virtual space on the example of the software product development project is conducted.
Постановка проблемы в общем виде и анализ последних публикаций.
Современные коммуникационные сети и программное обеспечение одолели традиционные барьеры времени и пространства, позволяя вести проекты в разных географических и временных зонах электронным способом. Работа в виртуальном режиме позволяет людям общаться и сотрудничать без потребности встречаться физически.
Доказано, что работа в виртуальном пространстве предоставляет финансовые и производственные преимущества организациям и сотрудникам благодаря повышенной гибкости, сокращенным затратам и времени [1, 2]. Но наряду с множеством преимуществ виртуального офиса существует ряд проблем его функционирования, например, коммуникационные барьеры,
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2008, № 2(26)
1
изученные в [3]. В работах [4], [5] были предложены методы устранения данного вида преград.
Проблематика функционирования виртуального офиса достаточно широка для изучения и одной из множества проблем является непроизвольное управление виртуальным офисом. Данная проблема требует более глубокого изучения, структуризации и детализации процесса реализации проекта на базе виртуального офиса.
Постановка задачи и изложение основного материала исследования. Существует большое количество разных терминов, которые описывают новые различные пути совместной работы электронным способом, например, виртуальные организации и виртуальные офисы, виртуальные команды, виртуальные университеты, виртуальные корпорации и т.д. Данная статья будет рассматривать те из них, которые представляют интерес с точки зрения более детального изучения управления проектами - это виртуальные проектно-орентированные организации, виртуальные офисы и виртуальные команды проектов. Задача исследования состоит в изучении выше перечисленных понятий, их структуры и функционирования при реализации проектов.
Что такое виртуальная организация? Виртуальную организацию можно определить как организацию, которая использует информационные и коммуникационные технологии для своего функционирования.
Выделим четыре основных аспекта организации: расположение/границы, организационные процессы, организационные структуры и продукты/услуги (табл. 1). Каждый из этих аспектов может перейти из физического состояния в виртуальное.
2
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2008, № 2(26)
Таблица 1
Аспекты виртуальной организации
Расположение/границы Постоянного физического расположения организации может не быть. Но организация может поддерживать электронное присутствие на рынке.
Продукты/услуги Такие продукты и услуги как видео, аудио, компьютерные программы, продукты в виде электронных документов и, в некоторых случаях, консультации, могут быть заказаны, уплачены и доставлены по Интернету.
Организационная структура Организационная структура зависит от степени ее сложности, формализации и централизации. Виртуальные команды могут включать членов одной и той же организации или людей с других организаций.
Организационные процессы Могут поддерживаться с помощью специальных информационных систем и технологий.
Изучив структуру традиционной проектно-орентированной организации и те ее аспекты, которые могут быть «виртуализированы», можно сделать вывод, что основные компоненты традиционной проектно-орентированной организации сохраняются при переходе у виртуальную. Рис. 1 иллюстрирует данные компоненты и их взаимодействие.
Рис. 1. Компоненты проектно-орентированной организации в виртуальном окружении
Таким образом, традиционная организация может быть «виртуализирована» с помощью специальных технологий и предпосылками для этого могут послужить следующие преимущества [2, 6]:
- ограниченные оперативные затраты;
- ограниченные затраты на обеспечение информацией;
- глобальное присутствие (доступ с разных точек мира);
- открытость для бизнеса (доступ в любое время);_
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2008, № 2(26) 3
- люди могут общаться друг с другом независимо от времени, географического пространства и организационных границ;
- проект может реализовываться людьми, основываясь на компетентность независимо от физического расположения;
- возможность привлекать в проект отдаленных сотрудников, у которых нет возможности добираться в район, где расположен центральный офис;
- привлечение специалистов на неполный рабочий день;
- эффективность с финансовой точки зрения посредством сокращения затрат на поездки - минимизация административных растрат.
Для успешной реализации проектов в условиях виртуальной организации [7, 8] предлагают следующие рекомендации:
1. Организация личных встреч. Участники команды проекта должны периодически встречаться в течении жизненного цикла проекта. Эти встречи помогут установить связи, отношения и доверие среди участников команды, что очень важно для эффективности реализации проекта, т.к. многие проблемы могут быть решены при личной встрече.
2. Прозрачность проекта. Оно включает расписание, стремление к общим целям. Руководители проектов могут посылать участникам команды проекта расписание проекта или обеспечивать электронный доступ к проектному расписанию по Интернету. Первоначальная цель - улучшить качество и стиль коммуникаций со всеми участниками команды проекта.
3. Видимость команды проекта, где необходимым будет использование Интернета и специального программного обеспечения для того, чтобы хранить и просматривать календари членов команды.
4. Использование опыта других команд. Собранные знания за большое время могут быть организованы в основу знаний - стандарт виртуальной организации.
5. Обучение команды. Обучение участников команды проекта как новым технологиям, так и профессионализму.
6. Культура «высокого доверия». Виртуальный офис подразумевает наличие сильного чувства доверия ваших участников для достижения эффективности проекта.
Виртуальная команда проекта. Поведение проектной команды в виртуальном пространстве имеет ряд проблем.
Перед тем как перейти к их изучению, дадим определение термину «виртуальная команда проекта». Виртуальной командой проекта является группа профессионалов в определенной области, которые рассредоточены в разных точках мира, и которые объединились в организацию с целью реализации проекта создания продукта или услуги с помощью специальных коммуникационных технологий и технологий управления проектами. Виртуальная команда проекта может прекратить свое существование после исполнения своей миссии. Она позволяет организации нанимать лучших специалистов независимо от расстояния и географических границ. Многие виртуальные команды в современных организациях состоят из сотрудников, работающих как дома, так и в небольших группах в офисе, но на разных территориях.
Выделим преимущества виртуальных команд проектов:
1. Самые лучшие специалисты могут быть рассредоточены по всему миру.
2. Участники виртуальной команды проекта требуют совершенствования технологий.
3. Участники виртуальной команды проекта стараются быть более продуктивными.
4
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2008, № 2(26)
4. Рабочее время может варьироваться от 8 до 24 часов в сутки.
5. Появление окружения, которое требует внутриорганизационного сотрудничества (взаимодействия, объединения усилий).
6. Взаимодействие "лицо к лицу" не всегда является эффективным. При присутствии культурных различий электронные коммуникации являются более эффективными.
7. В территориально рассредоточенной команде развитие доверия происходит очень быстро, т.к. коммуникациям и взаимодействию уделяется большое внимание.
Процесс реализации проектов на базе виртуального офиса на примере разработки программного продукта. Среди множества различных типов виртуальных команд выделяют проектные команды, разрабатывающие программные продукты [1]. Реализация таких проектов на базе виртуального офиса - это сложный процесс, который требует детального изучения и структурирования.
Виртуальной командой данного проекта выступает группа людей, включающая в себя заказчика, поставщика и исполнителей проекта во главе с проектным менеджером, которые расположены в разных точках мира. Данная команда объединилась в организацию с целью реализации программных проектов, что вполне осуществимо с помощью множества информационных технологий, которые обеспечивают работу виртуальной организации. К таким технологиям относятся: серверы; персональные компьютеры; телефоны; электронная почта; чаты, форумы, ш1к1-страницы, аудио и видео конференции, Интернет/Интранет, браузеры, электронные каталоги, инструменты разработки программного обеспечения, приложения бухучета, приложения по управлению людскими ресурсами, программное обеспечение: поддержка проекта, контроль за изменениями и затратами и т.д.
Процесс реализации проектов на базе виртуального офиса с помощью специальных технологий требует детальной формализации. Многие процессы, которые существуют неформально в физическом пространстве, должны быть формализованы в виртуальном пространстве.
Детально рассмотрим все фазы проекта реализации программного продукта с точки зрения виртуального окружения. Данный проект состоит из четырех традиционных фаз инициализации, планирования, разработки и завершения. Еще может присутствовать пятая постпроектная фаза - фаза технической поддержки (это зависит от контракта). Жизненный цикл программного продукта включает в себя все выше перечисленные фазы, где присутствует еще одна фаза - фаза эксплуатации [9]. Т.к. мы рассматриваем жизненный цикл проекта, то данная фаза исключается из рассмотрения. В [9] фазы определяются как процессы жизненного цикла программного продукта: 1) процесс заказа; 2) процесс поставки; 3) процесс разработки; 4) процесс эксплуатации; 5) процесс сопровождения (рис.2).
Каждая фаза проекта сопровождается специальными технологиями для его реализации в виртуальном пространстве. Опишем более подробно отдельную фазу, детализируя работы и технологии, которые поддерживают их реализацию в виртуальном окружении.
Фаза инициализации включает в себя работы, выполняемые заказчиком: определения потребностей заказчика в программном продукте, подготовка и выпуск заявки на подряд, выбор исполнителя. Реализация данных работ осуществляется с помощью самых распространенных технологий - Интернет, электронной почты.
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2008, № 2(26)
5
Проект 1 2
|
Выбор проекта
Заявка на Разработка
проект проектных планов
+ Выбор
исполнителя E-mail,
тг Wiki, Microsoft
Internet, Project,
E-mail Project Server, Internet
Инициализация Планирование
Документ
Ответ на заявку
Анализ требований i
Проектирование *
Программирование -
Технологии программирования, Internet, базы данных
Исправление замечаний
"СГ
Система контроля за изменениями (Internet)
Разработка
Завершение
3
Рис. 2. Модель жизненного цикла разработки программного продукта на базе
виртуального офиса
Фаза планирования содержит работы, выполняемые исполнителем проекта (командой проекта): подготовка предложения в ответ на заявку на подряд, присланную заказчиком, или подписание договора о вступлении с заказчиком в договорные отношения по поставке программного продукта (электронная почта), определение процедур и ресурсов для управления и обеспечения проекта, включая разработку проектных планов (Wiki, Microsoft Project, Project Server, Internet).
Фаза разработки состоит из работ, выполняемых исполнителем: анализ требований, проектирование, программирование - написание тестов, кодирование (технологии программирования, Интернет).
Фаза завершения содержит работы, которые принадлежат исполнителю: сборка, тестирование, ввод в действие и приемка программного продукта (система контроля за изменениями, которая работает в сети Интернет или Интранет, а также электронная почта, служит для оповещения об изменениях, назначенных для выполнения тому или иному участнику проекта).
Фаза технической поддержки/ процесс сопровождения [9] включает в себя работы, выполняемые персоналом сопровождения (модернизация программного продукта, настройка). Для осуществления работ по данной фазе используются некоторые технологии выше перечисленных фаз: система контроля над изменениями (служит для фиксирования, направлении администратору изменений, запланированных заказчиком для развития и модернизации системы (Интернет, Интранет, электронная почта)).
Список предложенных технологий для функционирования виртуального офиса проекта не является исчерпывающим. В настоящее время на рынке информационных технологий предлагается множество различных систем поддержки офисов данного вида. Среди них самыми популярными все еще
6
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2008, № 2(26)
остаются Интернет, электронная почта, Wiki-страницы для ведения документации по проектам, Microsoft Project для планирования проекта, Project Project Server (работает с Project Web Access) для совместной работы команды в сети (оперативный обмен данными руководителя проекта с членами команды и заинтересованными лицами).
Выводы и перспективы дальнейших исследований в данном направлении. В данной статье представлены результаты изучения таких понятий как "виртуальная организация", "виртуальный офис" и "виртуальная команда проекта". Также была проведена детализация и структуризация процесса реализации проекта в виртуальном пространстве на примере проекта разработки программного продукта. Где были описаны все фазы жизненного цикла данного проекта и представлены в виде модели.
Изучение поведения проектной команды и реализации проектов в виртуальном пространстве очень актуально и имеет довольно широкую проблематику для дальнейшего исследования - разработка стандартов и шаблонов ведения проектов [10], разработка системы развития карьеры, которые направлены на уникальные потребности участников виртуальных проектов, развитие методов обучения и т.д.
ЛИТЕРАТУРА
1. http://www.managementhelp.org/grp_skll/virtual/defntion.pdf definition.
2. Virtual Office. http://www.objs.com/survey/vo.htm.
3. Малый В.В., Песиголовец Л.Л., Морозов Г.В. Семантический барьер - причина неэффективности коммуникаций в проекте // Управлшня проектами та розвиток виробництва: Зб.наук.пр. - Луганськ: Вид-во СНУ iм. В.Даля, 2005. - № 2(14). - С. 100104.
4. Песиголовец Л.Л., Морозов Г.В. Подход к выполнению терминологического анализа предметной области на примере «Управления проектами» // Управлшня проектами та розвиток виробництва: Зб.наук.пр. - Луганськ: Вид-во СНУ iм. В.Даля, 2005. - № 4(16). - С. 32-37.
5. Песиголовец Л.Л. Компонентный анализ терминов предметной области «Управление проектами» с применением метода сопоставления словарных дефиниций и усовершенствованного метода системных триад дефиниций // Управлшня проектами та розвиток виробництва: Зб.наук.пр. - Луганськ: Вид-во СНУ iм. В.Даля, 2006. - № 1(17). - С. 55-61.
6. Lee Ann Obringer. How Virtual Offices Work [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://money. howstuffworks.com/virtual-office.htm/printable.
7. Jeff Wuorio. 7 ways to make your virtual office succeed [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www. microsoft.com/smallbusiness/resources/ management/ employee_relations/7_ways_to_make_your_virtual_office_succeed.mspx.
8. David Gould. Fifth Generation Work - Virtual Organization [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.seanet.com.
9. ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207-99. Процессы жизненного цикла программных средств. [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.iso.staratel.com/InfTech/DesignPO/ISO12207/ISO1220799/ISO12207.htm.
10. Керiвництво з питань проектного менеджменту: Пер. з англ. / Пщ ред. С.Д. Бушуе ва. -2-е вид., перероб. - К.: Видавничий дiм «Деловая Украина», 2000. - 198 с. (С.108).
^гаття надмшла до редакцп 15.05.2008 р.
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2008, № 2(26)
7
