Управление закупками основных расходных ресурсов медицинской организации путем создания матрицы потребления и планирования Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

О.В. Зеленова,

д.м.н., заведующая отделением экономической оценки качества медицинской помощи Центрального научно-исследовательского института организации и информатизации здравоохранения МЗРФ, e-mail: zelenova@mednet.ru

B.М. Данилов,

аспирант кафедры онкологии ФГБУ Воронежский государственный медицинский университет им. Н.Н. Бурденко, e-mail: danilova1909@mail.ru Е.А. Крекнина,

инженер-исследователь отделения экономической оценки качества медицинской помощи Центрального научно-исследовательского института организации и информатизации здравоохранения МЗРФ, e-mail: kreknina@mednet.ru

C.И. Абрамов,

старший научный сотрудник отделения экономической оценки качества медицинской помощи Центрального научно-исследовательского института организации и информатизации здравоохранения МЗРФ, e-mail: abramov@mednet.ru А.И. Санников,

научный сотрудник отделения экономической оценки качества медицинской помощи Центрального научно-исследовательского института организации и информатизации здравоохранения МЗРФ, e-mail: sannikov@mednet.ru

УПРАВЛЕНИЕ ЗАКУПКАМИ ОСНОВНЫХ РАСХОДНЫХ РЕСУРСОВ МЕДИЦИНСКОЙ ОРГАНИЗАЦИИ ПУТЕМ СОЗДАНИЯ МАТРИЦЫ ПОТРЕБЛЕНИЯ И ПЛАНИРОВАНИЯ

УДК 614.2

Зеленова О.В., Данилов В.М, Абрамов С.И., Крекнина Е.А., Санников А.И. Управление закупками основных расходных ресурсов медицинской организации путем создания матрицы потребления и планирования

(ФГБУ ЦНИИ организации и информатизации здравоохранения Минздрава России, г. Москва, Россия, Воронежского государственного медицинского университета, г. Воронеж, Россия)

Аннотация. Эффективное и рациональное использование бюджета одна из самых приоритетных задач, стоящих перед главными врачами. Номенклатура лекарственных препаратов в онкологических диспансерах насчитывает десятки МНН и сотни торговых наименований, что существенно осложняет работы отделов по закупкам. Поддержание оптимального баланса между поступлением и расходом товаров является важной задачей каждого медицинского учреждения. Для достижения этой цели необходима четко отлаженная система управления товарными запасами, которая позволит оптимизировать и эффективно прогнозировать закупки на последующие периоды. Анализ позволяет более детально рассмотреть расход бюджета учреждения по товарным группам, МНН и АТХ группам и построить матрицу товарных запасов с учетом важности и спроса. Ключевые слова: АВС анализ, товарные запасы, АТХ классификация, закупки лекарственных препаратов.

Актуальность

недрение в практику лиц, принимающих решения, методов клини-ко-экономического анализа для достижения цели рационального использования бюджетных средств на закупку, является крайне актуальным и своевременным. В условиях ограниченного бюджета на

© О.В. Зеленова, В.М. Данилов, Е.А. Крекнина, С.И. Абрамов, А.И. Санников, 2017 г.

W W

№ 10 Менеджер

2017 здравоохранения

лекарственные препараты, а также большое количество необходимых МНН и ТН создается ситуация, при которой возможны технические ошибки в планировании закупок и неправильное распределение их по товарным группам. Для решения данных проблем могут быть применены некоторые виды клинико-эко-номического анализа, которые пришли в медицину из профессиональной деятельности логистических компаний и дистрибьютеров, позволяющие анализировать товарные запасы [1]. Товарные запасы - это часть материального обеспечения любого предприятия (в нашем случае - медицинской организации), которая представляет собой некую массу, движущуюся от производителя к конечному потребителю. Товарные запасы классифицируются по следующим основным признакам: местонахождение (на производстве, в пути, на складе потребителя), сроки (начало или конец периода), единицы измерения (абсолютные - выраженные в денежном или натуральном виде; относительные - определяемые длительностью оборота), назначение (в том числе): текущее хранение - обеспечение повседневной потребности; сезонное хранение - обеспечение потребности в период повышенного спроса (периоды эпидемий); досрочный завоз - обеспечение потребности дефицитных товаров, поставка которых в срок не предоставляется возможной; целевые товарные запасы - предназначены для определенных целей и мероприятий.

Материалы и методы

Размер товарных запасов в медицинском учреждении определяется в основном объемом и структурой товарооборота [2,3]. В связи с этим одной из важнейших задач является поддержание оптимального баланса между поступлением и расходом товаров. Для поддержания товарных запасов на оптимальном уровне необходима четко налаженная система управления запасами. Система управления предполагает нормирование, то есть расчет необходимого количества

для каждого вида номенклатуры товарных запасов; оперативный учет и контроль, то есть ведение базы данных товарных запасов с указанием сроков годности на складе учреждения на основании карточек товаров, приходных и расходных документов, а также регулярное проведение инвентаризаций для выявления недостач, излишков и оперативное проведение необходимых корректировок; регулирование - подразумевает поддержание необходимого уровня товарных запасов для нормального функционирования учреждения. Нехватка товарных запасов приводит к остановке тех или иных подразделений организации, а излишки приводят к убыткам, связанным с тем, что срок годности товара истекает, и товар приходит в негодность, а также возможны расходы на дополнительные складские помещения по причине наполненности имеющихся.

Вести такую статистику по каждому товару в отдельности возможно, но это требует большого количества временных затрат. Существует несколько методов для анализа товарных запасов, такие как АВС и XYZ анализ, метод Дибба-Симкина, Бостонская матрица и др. В данном случае мы рассмотрим АВС анализ, как наиболее эффективный в работе отделов закупок медицинских организаций. Анализ построен на принципе Парето «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий - лишь 20% результата». ABC-анализ - метод, позволяющий классифицировать товарные запасы организации по степени их важности путём деления на три категории (таблица 1) [4].

Таблица 1

Классические границы категорий А В С

ТИП Описание % товарных запасов % продаж

А Наиболее ценные 20 80

В Промежуточные 30 15

С Наименее ценные 50 5

После проведения такого анализа, мы сможем ответить на следующие вопросы: рациональное использование бюджета медицинской организации, выделенный на закупку лекарственных средств; регулярный пересмотр торгового наименования препарата в рамках одного МНН, с целью экономии бюджета; обеспечение регулярности закупок, позволяющих работать организации в бесперебойном режиме.

Следующий вид анализа, позволяющий распределить товары по группам в зависимости от равномерности спроса и точности прогнозирования - это XYZ анализ. Он сходен с АВС-анализом и основывается на том же принципе: товары подразделяются на три группы X, Y и Z, исходя из значения коэффициента вариации за определенный промежуток времени. Этот анализ делит объекты по степени отклонения от среднего показателя, высчитываемого за несколько периодов. Существуют рекомендованные границы этих классов, они указаны в таблице 2.

Таблица 2

Классические границы категорий Х Y Z

ТИП Описание Степень отклонения от среднего показателя,%

X Стабильный спрос 0-10

Y Колеблющийся спрос 10-25

Z Непрогнозируемый спрос от 25

Основная идея АВС-анализа заключается в определении вклада конкретного товара в итоговый результат (затраты на закупку), а XYZ-анализа - изучение стабильности спроса, изучение отклонений, скачков, нестабильности ухода продукции со склада. Комплексное применение двух видов анализа позволяет выявить безусловных лидеров и аутсайдеров в ассортименте учреждения. Конечно, можно использовать каждый вид анализа по отдельности, но это не даст полной картины

ассортиментной матрицы, поэтому мы использовали оба вида анализа в комплексе с целью выявления сильных и слабых товаров, стабильности спроса и ключевых препаратов (товарных групп).

Программное обеспечение для осуществления построения матрицы может быть, как обычным, т.е. использование программы Excel, которая позволяет производить расчеты различных показателей: доли МНН, распределение по АТХ классификации, наполнение групп МНН по торговым наименованиям ЛП, зарегистрированных в РФ. В настоящий момент нами разрабатывается специализированная компьютерная программа для установки в медицинских организациях, которая будет работать на платформе других программ и оболочек.

Кратное увеличение бюджета многих специализированных учреждений поставило перед их руководством задачу качественного и эффективного анализа закупок лекарственных препаратов и медицинских изделий, таких как: дезинфицирующие средства, изделия медицинского назначения, измерительные приборы, медицинские инструменты, медицинское оборудование, перевязочные материалы, рентгеновская пленка, химические реактивы и шовный материал.

ABC-анализ, проведенный в нашем исследовании состоял из нескольких этапов.

Первый этап: выбор объекта и параметра (признака, по которому будет проводиться анализ). Обычно объектами АВС-анализа являются товарные группы, товарные категории или товарные позиции. Второй этап: составление рейтингового списка объектов по убыванию значения параметра (вверху располагаются товары с наибольшей долей в обороте, внизу - с наименьшей). Третий этап: выделение A, B и C групп. Для этого необходимо, во-первых, рассчитать долю параметра от общей суммы параметров с накопительным итогом, во-вторых, присвоить значения групп выбранным объектам [5].

XYZ-анализ также проходит в несколько этапов:

1. Выбор объекта анализа (группа, категория, позиция) и параметра, по которому будут сравниваться объекты (продажи за месяц, например). Обычно объектами XYZ-анализа являются товарная категория или товарная единица. За основу анализа берется период продаж не менее трех месяцев.

2. Определение количества периодов, по которым будет проводиться анализ: неделя, декада, месяц, квартал/сезон, полугодие, год. Чем больше период, тем лучше, тем точнее будет результат анализа. Если товар имеет оборачиваемость более месяца, то требуется брать период, как минимум в три раза превышающий оборачиваемость.

3. Определение коэффициента вариации -среднее квадратическое отклонение - для

каждого объекта анализа. Коэффициент вариации означает величину, насколько продажа товара отклоняется от среднестатистической, то есть показывает, стабилен ли спрос на товар или нет.

4. Составление рейтингового списка объектов анализа по возрастанию значения коэффициента вариации.

5. Определение того, какие объекты относятся к группе X, Y и Z.

В результате, ABC-XYZ-анализ позволяет построить итоговую матрицу, состоящую из 9-и групп в зависимости от затрат учреждения (АВС) и регулярности расхода (XYZ) (таблица 3). Интерпретация распределения результатов представлена в таблице 4 [6, 7].

Таблица 3

Группы

А и В

С

Итоговая матрица совместного АВС-XYZ анализа

X У I

А АХ АУ А7

В ВХ ВУ В7

С СХ СУ О.

Таблица 4

Интерпретация распределения результатов в итоговой матрице АВС-XYZ анализа

Высокий товарооборот и стабильность спроса. Расход стабилен и хорошо прогнозируем. Необходимо обеспечение их постоянного наличия за счет создания избыточного товарного запаса.

Высокий товарооборот, но недостаточная стабильность спроса. Для обеспечения постоянного наличия требуется увеличение страхового товарного запаса.

Высокий товарооборот, но непрогнозируемый спрос. Нельзя обеспечивать постоянное наличие только за счет увеличения страхового товарного запаса, необходимо пересмотреть систему заказа.

Использовать регулярную Использовать систему с посто- Новые товары, поставляемые систему заказов и снизить янным объемом заказа, по воз- под заказ, непостоянный спрос. страховой товарный запас. можности формировать страхо- Требуют постоянного монито-

вой товарный запас. ринга и контроля. Основная

причина возникновения неликвидов.

Результаты и обсуждение

Анализ закупленных товаров (товарных групп) представлен в таблице 5.

Представлены абсолютные цифры затрат по годам, а также доля, которую занимает каждая товарная группа от общего бюджета учреждения по итогам 4 лет. Всего было рассмотрено 9 товарных групп. Результаты АВС анализа (таблица 6) показали, что в категорию А (наиболее ценные, расходующие порядка 80% бюджета) попала только одна товарная группа, которая занимает 82% всего бюджета учреждения, и практически 8% от общего количества всех товарных групп - это

Лекарственные препараты, что и послужило базой для использования как отдельно АВС и XYZ анализов, так и применить совмещенный вариант.

Группа В (промежуточные, расходующие порядка 15% бюджета) включила в себя 2 товарные группы, которые расходуют около 13% бюджета учреждения и занимают 22% от всех товарных групп. Наконец, группа С (наименее ценные, расходующие около 5% бюджета), которая включила в себя 6 товарных групп, которые в свою очередь занимают около 4,75% бюджета и примерно 67% от всех товарных групп. Товары групп А и В,

Объём закупаемых товарных групп специализированного онкологического диспансера ЦФО в период с 2012 по 2015 гг.

Закупка, руб/год Доля от общего бюджета учреждения,%

Товарная группа 2012 2013 2014 2015

Лекарственные препараты 132532562 152171784 144 829 411 175243587 82,28

Медицинские расходные материалы 9537781 17546641 12012024 14534549 7,29

Химические реактивы 8325 118 6608979 11 978921 14 494 494 5,63

Дезинфицирующие средства 1 375773 7571 909 3558678 4306001 2,29

Медицинское оборудование 575591 236194 3089958 3738849 1,04

Рентгеновская пленка 929275 1 667988 1 460210 1 766854 0,79

Медицинские инструменты 126017 583817 1 608470 1 946249 0,58

Спирт этиловый 48 380 122466 144542 174896 0,07

Медицинские газы 999 28 075 49 164 59 489 0,02

Группа Финансовые затраты от общего бюджета,% Количество товарных групп

Количество %

А 82,28 1 11,11

В 12,92 2 22,22

С 4,79 6 66,66

Таблица 5

Таблица 6

Результаты АВС анализа закупок товарных групп с 2012 по 2015 гг.

в данном случае, расходуют основной бюджет учреждения, то есть являются наиболее востребованными. Общепринятой является практика, когда по товарам группы А создается избыточный страховой запас, а по товарам группы В - достаточный. Товары группы С обычно составляют до 80% ассортимента учреждения. Использование XYZ-анализа позволяет точнее настроить систему управления товарными ресурсами и за счет этого снизить суммарный товарный запас (таблица 7).

Таблица 7 Результаты XYZ анализа закупок групп препаратов с 2012 по 2015 гг.

Группа Степень отклонения Количество товарных групп

от среднего показателя,% Количе- 0, % ство

X 0-10 9 100

Y - - -

Z - - -

По результатам XYZ анализа получилось, что все товарные группы, в количестве 13, попали в категорию Х, имеющую степень отклонения от 0-10%, и составляют 100%.

Рассмотрим совместный АВС и XYZ анализ, результаты которого представлены в таблице 8.

Таблица 8 Результаты АВС-XYZ анализа

Группа Доля затрат каждой категории,%

X Y Z

А 82,28 - -

В 12,92 - -

С 4,79 - -

В данном случае мы видим только категории товаров АХ, ВХ и СХ, товары группы АХ и ВХ отличает высокий товарооборот и стабильность. Как видно из таблицы 9, в категорию АХ (важная и стабильная группа

с высоким товарооборотом) попала товарная группа «Лекарственные препараты», которая является доминирующей и занимает основную часть бюджета учреждения. В категорию ВХ (промежуточно-стабильная с высоким товарооборотом) попали «изделия медицинского назначения» и «химреактивы». Для товаров группы СХ (наименее важная, но также относительно стабильная категория), составляющей около 80% товарных запасов учреждения, в которую попали все остальные товарные группы, рекомендуется уменьшить страховой товарный запас, обратить особенное внимание на точность прогнозирования количеств и упорядочить периодичность заказов, чтобы не было излишков и нехватки товаров. Расход товаров этой группы стабилен и хорошо прогнозируется.

Таблица 9 Классификация товарных групп по категориям согласно результатам АВС-XYZ анализа

Товарная группа АВС XYZ

Лекарственные препараты А X

Медицинские расходные материалы B X

Химические реактивы B X

Дезинфицирующие средства С X

Медицинское оборудование С X

Рентгеновская пленка С X

Медицинские инструменты С X

Спирт этиловый С X

Медицинские газы С X

Заключение и выводы

Для более рационального и эффективного использования бюджета медицинской организации на закупку медицинских изделий, оборудования, расходных материалов и лекарственных препаратов необходимо ежегодно проводить комплексный АВС и XYZ анализ. Как показало наше исследование, более

4G

80% бюджета организация тратит на закупку лекарственных препаратов, что должно заставить лиц, принимающих решения, более детально и внимательно изучать структуру закупок именно этой расходной группы. Внедрение автоматизированных систем, которые позволяют построить прогноз не только по

закупкам, но и по расходу товаров, срокам их последующей реализации, а также исключить технические ошибки в формировании потребности медицинской организации, в том числе и в лекарственных препаратах, является важнейшим этапом для каждого медицинского учреждения.

Литература

1. Iglesias C.P., Drummond M.F., Rovira J. NEVALAT Project Group. Health-care decisionmaking processes in Latin America: problems and prospects for the use of economic evaluation. International Journal of Technology Assessment in Health Care. - 2005. - 21: 1-14.

2. Johannesson M. Economic evaluation of health care and policymaking. Health Policy. -1995. - 33: 179-90.

3. Drummond M., Jonsson B., Rutten F. The role of economic evaluation in the pricing and reimbursement of medicines. Health Policy. - 1997. - 40: 199-215.

4. Фролов М.Ю., Барканова О.Н., Шаталова О.В. «Методика проведения АВС/VEN анализа», Кафедра клинической фармакологии и интенсивной терапии с курсами клинической фармакологии ФУВ и клинической аллергологии ФУВ ВолгГМУ. - Лекарственный вестник. - 2012. - Том 6. - № 6/46. - Стр. 3-6.

5. Бурыкин И.М., Алеева Г.Н., Хафизьянова Р.Х. «Возможность использования АВС/VEN анализа в системе управления качеством фармакотерапии учреждения здравоохранения» - Медицинские науки. - 2014. - № 4. - Стр. 51-57.

6. Голубков Е.П. «АВС и XYZ Анализ: проведение и оценка результативности» -Маркетинг в России и за рубежом. - 2010. - № 3. - Стр. 12-23.

7. Бодряков Р.Е. ABC XYZ: составление и анализ итоговой матрицы. Электронный ресурс. Режим доступа URL: http://www.rombcons.ru/stati/abc-i-xyz-sostavlenie-i-analiz-itogovoj-matritsy.html.

UDC 614.2

Zelenova O.V., Danilov V.M., Kreknina E.A, Abramov S.I., Sannikov A. I. Procurement management of major resources expenditure of the medical organization by creating a matrix of consumption and planning (FGBU «Federal Institute of Health Organization and Informatics» Ministry of The Health of Russian Federation, Moscow, Russia; FGBU Voronezh State Medical University named after N.N. Burdenko, Voronezh, Russia) Abstract. Effective and efficient use of budget one of the priority tasks facing the chief physicians. Nomenclature of drugs in cancer clinics has dozens of INNs and hundreds of trade names, which greatly complicates the work of purchasing departments. Maintaining an optimal balance between the income and consumption of goods is an important task of every medical institution. To achieve this goal requires a clearly established system of inventory management that will optimize and effectively predict purchases in subsequent periods. The analysis allows for closer examination of the consumption budget of the institution for each commodity group, the INNs and the ATC groups and build a matrix of inventory given the importance and demand.

Keywords: ABC analysis, medical stores and drug inventory, ATC classification, purchase of medicines.