CC BY
121
DOI: 10.24411/2304-6139-2020-10162
М.А. Мирошниченко - доцент кафедры общего, стратегического, информационного менеджмента и бизнес-процессов, к. э. н., доцент, Кубанского государственного университета, г. Краснодар, [email protected],
M. A. Miroshnichenko - associate Professor of General, strategic, information management and business processes, Ph. D., associate Professor, Kuban state University, Krasnodar;
К.А. Кузнецова - студентка Кубанского государственного университета, г. Краснодар, [email protected],
K.A. Kuznetsova, student of the Kuban State University, Krasnodar;
А.М. Лебедева - магистрантка Кубанского государственного университета, г. Краснодар, [email protected],
А.М. Lebedeva - master student of Kuban State University, Krasnodar.
УПРАВЛЕНИЕ ЦИФРОВОЙ ИНФРАСТРУКТУРОЙ АРХИВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ С ПРИМЕНЕНИЕМ СОВРЕМЕННЫХ ИНФОРМАЦИОННО-КОММУНИКАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ MANAGEMENT OF DIGITAL INFRASTRUCTURE OF ARCHIVE ACTIVITY WITH APPLICATION OF MODERN INFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGIES
Аннотация. В статье обосновано управление цифровой инфраструктурой архивной деятельности с применением современных информационно-коммуникационных технологий. Предложен проект, способствующий оптимизации расходов материальных и денежных ресурсов, а также временных трудозатрат специалистов на осуществление своих функций. Использование этого веб-проекта, совместно с методами проектного контроллинга в цифровой инфраструктуре, позволит усовершенствовать процессы системы управления архивной отраслью и модернизации основных механизмов этой отрасли: расстановка приоритетов деятельности, планирование бюджета, детализация показателей, планирование процессов работы, распределение ответственности, выявление ошибок, своевременная реакция на возникающие изменения и отклонения. Доказано, что поиск новых форм информационно-коммуникационных связей в управлении организацией, осмысление нового видения для отслеживания происходящих изменений в области информационно-коммуникационных технологий управления архивной деятельностью и их динамическое моделирование, постоянное совершенствование в режиме реального времени способствует эффективному развитию и совершенствованию архивной отрасли.
Abstract. The article substantiates the management of the digital infrastructure of archival activities using modern information and communication technologies. A project is proposed that helps optimize the costs of material and monetary resources, as well as the temporary labor costs of specialists to carry out their functions. Using this web project, together with project controlling methods in the digital infrastructure, will improve the processes of the archive management system and modernize the main mechanisms of this industry: prioritizing activities, budgeting, detailing indicators, planning work processes, sharing responsibilities, identifying errors, timely reaction to emerging changes and deviations. It is proved that the search for new forms of information and communication links in the management of an organization, the comprehension of a new vision for tracking ongoing changes in the field of information and communication technologies for managing archive activities and their dynamic modeling, continuous improvement in real time contributes to the effective development and improvement of the archive industry.
Ключевые слова: архив, архивный документ, информатизация, контроллинг, оцифровка, проект, электронный архив.
Keywords: archive, archival document, informatization, controlling, digitization, project, electronic archive.
Введение
Современная система управления архивной деятельностью характеризуется коренными изменениями во всех ее звеньях, направленными на выработку функций по реализации государственной политики и нормативно -правовому регулированию в сфере архивного дела и делопроизводства, а также по контролю и оказанию государственных услуг. Правительственная концепция по развитию архивного дела и стратегия модернизации архивной деятельности определяют основные приоритетные направления таких изменений как обновление целей и содержания деятельности архивов, методов и технологий оказание качественных информационных услуг на основе современных достижений информационно-коммуникационных технологий и инновационных подходов к их совершенствованию.
Использование архивных документов, совершенствование научно-справочного аппарата, применение информационных технологий является неотъемлемой частью научно-практической и управленческой деятельности.
Значительная часть рабочего времени государственных и муниципальных архивов уходит на исполнение запросов юридических и физических лиц. За прошлый год было выдано более 200 тысяч архивных справок, архивных копий и архивных выписок (архивных документов) по вопросам подтверждения заработной платы и
стажа работы, по тематическим запросам, по генеалогическим запросам.
Одной из распространенных форм использования информационно-коммуникационных технологий архивных документов является посещение пользователями читальных залов государственных и муниципальных архивов, где пользователи имеют возможность ознакомиться с описями дел в электронном виде, а также с размещенными оцифрованными описями дел на сайтах архива.
В ходе анализа управленческой деятельности архивов выявлены основные проблемы процесса выбора стратегии управления архивной деятельностью в области информационных технологий:
- проблема понятийного аппарата (не дано научного определения понятий «электронный архивный документ», «электронный архив», «электронное архивное взаимодействие»);
- отсутствие алгоритма внедрения информационных технологий в работу государственных и муниципальных архивов;
- отсутствие новых способов и принципов проектирования систем управления информационными технологиями в архивной отрасли;
- непредсказуемость изменений внешней и внутренней среды управления архивной отраслью в области прогресса информатизации общества в целом.
Для решения вышеуказанных проблем можно предложить:
- необходимость совершенствования законодательства в области делопроизводства и архивной деятельности;
- использование различных коммуникативных методов с целью эффективного распределения функций и задач между сотрудниками;
- совершенствование технологий организационного управления архивной отраслью;
- соблюдение многосторонних методов управления, а также разработка технологии сочетания научных методов и принципов формирования структуры управления (системного подхода, программно-целевого управления, организационного моделирования и др.) в области информационных технологий;
- повышение технологического уровня развития информационно-коммуникационных технологий и информационно-коммуникационного обеспечения сотрудников;
- мобильность и восприимчивость к изменениям макро- и микросреды архивных учреждений.
Анализ и совершенствование управленческой деятельности архивной отрасли, с использованием информационно-коммуникационных сред, является неотъемлемым элементом эффективного функционирования системы управления архивной деятельности в целом.
1. Применение методологии контроллинга в управлении цифровой инфраструктурой архивной отрасли
Воздействуя на разнообразные отрасли, цифровая экономика сейчас пронизывает все аспекты мировой экономики. Информационно-коммуникационные технологии изменяют способы социального взаимодействия и личные отношения, при этом происходит конвергенция стационарных, мобильных и вещательных сетей, аппаратов и предметов, подключенных друг к другу через сеть Интернет. В настоящее время Россия находится в фазе реализации стратегии развития собственной цифровой экономики [1].
В настоящее время отсутствует целостная научная концепция формирования системы контроллинга в управлении цифровой инфраструктуры архивной отрасли. Основная задача этой концепции основана на применении проблемно - ориентированного подхода в управлении, и повышении его эффективности в условиях информационного общества, подразумевает регулярный мониторинг информации, планирование, текущий и периодический контроль, анализ и диагностика «проблемных зон», оценка результативности показателей.
Начало новой - сервисной - концепции контроллинга положила функциональная составляющая определения контроллинга. На этот момент указал еще С.Г. Фалько: «Контроллинг осуществляет сервисную функцию. Его основные клиенты - высшее руководство, руководители и специалисты функциональных подразделений предприятия» [3, с. 9]. Идея контроллинга как сервисной функции получает развитие в работах В.В. Ермоленко. Он дает сущностную формулировку этого понятия. «Новая концептуальная модель контроллинга, по нашему мнению, формулируется следующим образом: контроллинг - это интеллектуальная деловая услуга в сфере управления - симбиоз инструментов системного управления корпорацией, основанный на использовании интеллектуального человеческого капитала и информационных ресурсов для обеспечения мониторинга состояния корпорации, выявления проблем функционирования и развития, разработки вариантов управленческих решений и сопровождения реализации принятых» [2, с. 15].
В настоящее время, законодательно не определено понятие «архивный контроллинг», и нуждаются в уточнении понятия «архивный документ» и «электронный архивный документ» [8]. Не решены теоретические и практические проблемы архивной отрасли в этой области. Решение задачи внедрения системного управления цифровой инфраструктурой на основе сервисного контроллинга [4] способствовало бы выработке критериев правомочности и подлинности электронного документа вне зависимости от его формы и вида.
Контроллинг, являясь интеллектуальным сервисом, помог бы эффективной организации архивного учета документов и определению основной «учетной единицы»; помог бы формированию принципов систематизации массивов электронных документов, а также критериев определения ценности электронных документов при их отборе на постоянное хранение. Контроллинг как, интеллектуальный сервис, в современных условиях
организации и осуществления архивной деятельности становится мощным инструментом организационного проектирования, т.е. превращается в проектный контроллинг [3].
Методологическая база проектного контроллинга, помимо традиционных методов контроля (моделирование, анализ, синтез, конкретизация и др.) состоит из методов, на которые опирается архивная отрасль деятельности. Организационно-распорядительный метод включает в себя нормативно-правовую базу, планирование, четкое распределение прав и обязанностей.
Экономические методы стимулирования деятельности основываются на повышении мотивации деятельности, внутренней системе поощрений и награждений, проведении различных мероприятий, конкурсов и др.
Метод сравнительного анализа эффективности позволяет сформировать и проанализировать показатели отчетно-статистической деятельности:
- в области обеспечения сохранности архивных документов (реставрация документов, консервационно-профилактическая обработка документов, создание страхового фонда, прошивка и переплет документов, восстановление угасающих текстов, проверка наличия физического состояния документов на бумажной основе, фотодокументов, аудиовизуальных документов, электронных фото- и видео-документов);
- формирование Архивного фонда Российской Федерации (прием документов, включение в состав Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документации, аудио-, видео- и фотодокументов на традиционных и электронных носителях, комплексное и тематическое изучение работы архива, проведение семинаров, совещаний, «круглых столов»);
- создание и совершенствование научно-справочного аппарата (составление исторических справок, каталогизация управленческой документации, документов личного происхождения, коллекций документов, усовершенствование и переработка описей дел);
- предоставление информационных услуг (организация выставок, экскурсий, теле- и радиопередач, информационных стендов, публикация статей, рассекречивание архивных фондов).
Метод всесторонней оценки деятельности помогает определить основные показатели работы и уровень профессионализма, его эффективность и результативность, оценка профессиональных и личностных компетенций сотрудников, необходимость в переобучении и повышении квалификации [7]. В области электронного документирования архивной информации и делопроизводственных процессов деятельности развернутое информационное обеспечение позволяет решать стратегические задачи, что обеспечивает методическую и инструментальную базу для поддержки функций архива. Одним из инструментов осуществления архивной деятельности является системный подход, который включает в себя вышеописанные методы контроля.
2. Информационный проект для управления цифровой инфраструктурой архивной деятельности
На изменения организации большое влияние оказывают изменения технологии управления, которая в свою очередь, является инструментом информационной культуры, определяет образ мышления управленческого звена, закладывая в элементы и источники нового видения системы управления, а также организационной культуры работников.
Для визуализации технологии информационно-коммуникационного проектирования управления характерна множественность культур благодаря множественности субъектов и разнообразия сетей. Более того, сама идея виртуальности направлена на равноправие, взаимодополнение различными участниками [5].
Для существования виртуальной системы управления организацией, по нашему мнению, необходимо культурное и интеллектуальное развитие, т.е. смена парадигмы или модели мышления. Происходящие изменения в культуре, прежде всего, связаны с многообразием её проявления и возникающей проблемы самоопределения.
Рассмотрение цифровой экономики и экономики знаний как единое целое явление позволит повысить эффективность создаваемых информационных технологий и методов управления [6].
В связи с вышеизложенным, мы предлагаем информационный проект, который необходим для использования в управлении цифровой инфраструктурой архивной отрасли. Его основная технология строится на нормативно-правовом обеспечении непротиворечивой законодательной базы для формирования и обеспечения сохранности документов Архивного Фонда Российской Федерации, создания и совершенствования научно-справочного аппарат, предоставления информационных услуг, оцифровки дел и архивных документов, проведения комплекса работ с электронными документами.
Основные компоненты, которые должны содержаться в информационной базе:
- обеспечение единого доступа к архивным фондам организаций через общедоступный интернет--портал (йр-ресурс);
- работа с информацией с помощью сводного информационного каталога ресурсов и сводного рубрикатора;
- навигация между информационными объектами, связанными ссылками и перемещение с их помощью по архивным фондам, что предполагает работу с полной, консолидированной информацией;
- расширенный поиск и поиск по атрибутам по всем фондам, представленным в архивах;
- обеспечение поиска документов по рубрикам и поиск заимствований;
- работа с аннотациями документов;
- отображение общего числа пользователей архивной информации, посетителей читальных залов, запросов от иностранных граждан;
- работа с отчетно-статистической документацией.
Источниками информации для наполнения электронного веб-архива можно назвать архивные учреждения Краснодарского края с различными типами файлов для наполнения информационного контента данные из таблиц (MS Access, MS Excel, MS Word), электронные документы различных форматов (TXT, DOC, PDF и т.д.), оцифрованные архивные документы (в формате PDF), аудио и видео файлы различных форматов и др.
Данной системе необходим удобный инструментарий, который позволил бы специалистам производить настройку (без программирования) правил загрузки и публикации на портале данных из произвольных информационных ресурсов с различным типом контента. При этом процессы загрузки и публикации данных должны осуществляться в автоматическом режиме.
Основные возможности электронного веб-архива предполагают:
- хранение в архиве электронных и отсканированных документов;
- хранение информации о документе в виде карточки с необходимыми реквизитами;
- поддержка версионности документов;
- отнесение карточек к одной или нескольким тематическим категориям и быстрый поиск по ним;
- ограничение доступа пользователей к документам в соответствии с их учетными записями;
- атрибутивный и полнотекстовый поиск документов.
Недостатком данного проекта можно назвать стоимость электронного архива. Она будет зависеть от объема ретроконверсии документов, их формата и состояния (крупноформатные, сшитые, ветхие и нечитаемые документы), а также от необходимости атрибутирования документов (количества и видов атрибуции) при погружении в архив. Это повлияет на то, сколько времени потребуется одному специалисту на обработку одного документа.
Создание централизованного информационного ресурса и обеспечение доступа к нему всех специалистов архивной отрасли позволило бы реализовать на практике задачи проблемно-ориентированного управления проектного контроллинга. Объединение фондов в единую информационную базу электронного архива будет свидетельствовать о повышении качества уровня информационного обеспечения и информационной грамотности специалистов архива в процессе осуществления своей профессиональной деятельности.
Заключение
Предложенный проект будет способствовать оптимизации расходов материальных и денежных ресурсов, а также временных трудозатрат специалистов на осуществление своих функций. Использование этого веб-проекта, совместно с методами проектного контроллинга в цифровой инфраструктуре, позволило бы усовершенствовать процессы системы управления архивной отраслью и модернизации основных механизмов этой отрасли:
- расстановка приоритетов деятельности;
- планирование бюджета;
- детализация показателей;
- планирование процессов работы;
- распределение ответственности;
- выявление ошибок;
- своевременная реакция на возникающие изменения и отклонения.
Таким образом, поиск новых форм информационно-коммуникационных связей в управлении организацией, осмысление нового видения для отслеживания происходящих изменений в области информационно-коммуникационных технологий управления архивной деятельностью и их динамическое моделирование, постоянное совершенствование в режиме реального времени способствовало бы эффективному развитию и совершенствованию архивной отрасли.
Источники:
1. Дуплякина О.К., Мирошниченко М.А. Необходимые условия развития цифровой экономики в России / В сборнике: Экономика знаний в России: от генерации знаний и инноваций к когнитивной индустриализации. Материалы IX Международной научно-практической конференции. Ответственные редакторы В.В. Ермоленко, М.Р. Закарян. - 2017. - С. 225232.
2. Ермоленко В.В. Контроллинг как инструмент менеджмента управленческих знаний корпорации / В.В. Ермоленко, Д.В. Ермоленко, А.П. Савченко // Политематический сетевой электронный научный журнал Кубанского государственного аграрного университета (Научный журнал КубГАУ) [Электронный ресурс]. - Краснодар: КубГАУ, 2010. - № 04 (058). С. 155-164. - URL: http://ej.kubagro.ru/2010/04/pdf/08.pdf (дата обращения: 15.04.2020).
3. Карминский А.М., Фалько С.Г., Жевага А.А., Иванова Н.Ю. Контроллинг / под редакцией А.М. Карминского, С.Г. Фалько. - 3-е издание, доработанное. -М.: ИНФРА-М, 2013. - 336 с. - Текст: непосредственный.
4. Мирошниченко М.А. Контроллинг - система управления развитием корпоративных организаций // Контроллинг. Некоммерческое партнерство «Объединение контроллеров», 2009. №32. - С. 28-34. - ISSN: 1998-6157. - URL: https://www.elibrary.ru/item.asp7id =25045654 - Текст: электронный (дата обращения: 18.04.2020).
5. Мирошниченко М.А., Зотова Т.С., Кузнецова К.А. Организация службы делопроизводства инновационной фирмы // Вестник Академии знаний. - 2019. - № 2 (31). - С. 159-163.
6. Мирошниченко М.А., Зотова Т.С., Леготин И.А. Знания в рамках цифровой экономики как фактор развития информационного сектора // Вестник Академии знаний. - 2019. - № 6 (35). - С. 193-199.
7. Покровская Н.Н. Организационные отношения в управлении человеческими ресурсами / Н.Н. Покровская: учебное пособие. - Санкт-Петербург: СПбГЭУ, 2013. - 150 с. -URL:https://www.spbume.ru/file/pages/1197/okrovskayaNN_OP.pdf (дата обращения: 15.04.2020).
8. Российская Федерация. Законы. Об архивном деле в Российской Федерации: федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ, ред. от 28.12.2017 № 435-Ф3 // Консультант Плюс (дата обращения: 18.04.2020).
References:
1. Duplyakina O.K., Miroshnichenko M.A. Neobhodimye usloviya razvitiya cifrovoj ekonomiki v Rossii / V sbornike: Ekonomika znanij v Rossii: ot generacii znanij i innovacij k kognitivnoj industrializacii. Materialy IX Mezhdunarodnoj nauchno-prakticheskoj konferencii. Otvetstvennye redaktory V.V. Ermolenko, M.R. Zakaryan. - 2017. - S. 225-232.
2. Ermolenko V.V. Kontrolling kak instrument menedzhmenta upravlencheskih znanij korporacii / V.V. Ermolenko, D.V. Ermolenko, A.P. Savchenko // Politematicheskij setevoj elektronnyj nauch-nyj zhumal Kubanskogo gosudarstvennogo agrarnogo universiteta (Nauchnyj zhurnal KubGAU) [Elektronnyj resurs]. - Krasnodar: KubGAU, 2010. - № 04 (058). S. 155-164. - URL: http://ej.kubagro.ru/2010/04/pdf/08.pdf (data obrashcheniya: 15.04.2020).
3. Karminskij A.M., Fal'ko S.G., Zhevaga A.A., Ivanova N.Yu. Kontrolling / pod redakciej A.M. Karminskogo, S.G. Fal'ko. - 3-e izdanie, dorabotannoe. - M.: INFRA-M, 2013. - 336 s. - Tekst: neposredstvennyj.
4. Miroshnichenko M.A. Kontrolling - sistema upravleniya razvitiem korporativnyh organizacij // Kontrolling. Nekom-mercheskoe partnerstvo «Ob"edinenie kontrollerov», 2009. №32. - S. 28-34. - ISSN: 1998-6157. - URL: https://www.eli-brary.ru/item.asp?id =25045654 - Tekst: elektronnyj (data obrashcheniya: 18.04.2020).
5. Miroshnichenko M.A., Zotova T.S., Kuznecova K.A. Organizaciya sluzhby deloproizvodstva innovacionnoj firmy // Vestnik Akademii znanij. - 2019. - № 2 (31). - S. 159-163.
6. Miroshnichenko M.A., Zotova T.S., Legotin I.A. Znaniya v ramkah cifrovoj ekonomiki kak faktor razvitiya infor-macionnogo sektora // Vestnik Akademii znanij. - 2019. - № 6 (35). - S. 193-199.
7. Pokrovskaya N.N. Organizacionnye otnosheniya v upravlenii chelovecheskimi resursami / N.N. Pokrovskaya: uchebnoe posobie. - Sankt-Peterburg: SPbGEU, 2013. - 150 s. - URL:https://www.spbume.ru/file/pages/1197/okrovskayaNN_OP.pdf (data obrashcheniya: 15.04.2020).
8. Rossijskaya Federaciya. Zakony. Ob arhivnom dele v Rossijskoj Federacii: federal'nyj zakon Rossijskoj Federacii ot 22 oktyabrya 2004 goda № 125-FZ, red. ot 28.12.2017 № 435-FZ // Konsul'tant Plyus (data obrashcheniya: 18.04.2020).
DOI: 10.24411/2304-6139-2020-10163
М.А. Мирошниченко - доцент кафедры общего, стратегического, информационного менеджмента и бизнес-процессов, к. э. н., доцент, Кубанского государственного университета, г. Краснодар, [email protected],
M. A. Miroshnichenko - associate Professor of General, strategic, information management and business processes, Ph. D., associate Professor, Kuban state University, Krasnodar;
Ю.В. Шевченко - магистрант Кубанского государственного университета, г. Краснодар, [email protected],
Yu. V. Shevchenko - master student of Kuban State University, Krasnodar, [email protected];
Р.С. Охрименко - магистрант Кубанского государственного университета, г. Краснодар, [email protected],
R.S. Ohrimenko - master student of Kuban State University, Krasnodar.
СОХРАНЕНИЕ ИСТОРИЧЕСКОГО НАСЛЕДИЯ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ ПУТЕМ ОЦИФРОВКИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
PRESERVATION OF THE HISTORICAL HERITAGE OF STATE ARCHIVES BY DIGITALIZING ARCHIVE DOCUMENTS
Аннотация. Статья посвящена проблеме формирования цифровых копий архивных документов, хранящихся в государственных архивах страны. Рассматриваются вопросы актуальности и реальной востребованности цифровых копий документов в современном обществе, возможные подходы к переводу архивных документов в электронный вид, зарубежная и отечественная практика цифровизации документов и формирование электронных архивов. Особое внимание уделено вопросам предоставления оцифрованных архивных документов в широкий доступ посредством открытых электронных ресурсов. Принципиальным моментом здесь является формирование электронной описи оцифрованных архивных документов. Оцифровка исторически важных архивных документов необходимая современная форма для организации оперативного доступа к документам архива. Наличие массива исторических электронных документов позволяет создать новый, комфортный для пользователя, научно полезный информационный ресурс и самое главное повысить уровень востребованности услуг архивных организаций, обеспечить более широкое использование располагаемых ими архивных документов.
Abstract. The article is devoted to the problem of creating digital copies of archival documents stored in the state archives of the country. The issues of relevance and real demand for digital copies of documents in modern society, possible approaches to the conversion of archival documents into electronic form, foreign and domestic practice of digi-talization of documents and the formation of electronic archives are considered. Particular attention is paid to the provision of digital archival documents for public access through open electronic resources. The crucial point here is the formation
