CC BY
332
Проблематика транспортных систем
УДК 657.4.422.6:658.7 Д. Б. Крылов
УЧЕТ ПОСТУПЛЕНИЯ И НАЛИЧИЯ МАТЕРИАЛЬНО-ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ЗАПАСОВ И ПОВЫШЕНИЕ ЕГО ЭФФЕКТИВНОСТИ
Рассматривается организация поставок и порядок бухгалтерского учета поступления и наличия материально-производственных запасов в ОАО «Российские железные дороги». Определяются проблемы управления величиной запасов и предлагаются возможные направления их решения.
материально-производственные запасы, бухгалтерский учет в ОАО РЖД, управление величиной материально-производственных запасов.
Введение
Хозяйственную деятельность любого предприятия составляют три базовых бизнес-процесса: материально-техническое обеспечение (часто упрощенно обозначаемое как снабжение), производство и реализация. Эти процессы непрерывно сменяют друг друга на предприятии, что создает кругооборот средств. Разумеется, в зависимости от конкретной отрасли соотношение между ними может изменяться: например, в торговле процесс производства в принципе отсутствует.
Эффективность работы предприятия определяется тем, насколько эффективно осуществляется каждый из этих бизнес-процессов. Даже при эффективной организации производственного процесса предприятие не получит прибыли, если оно не может организовать реализацию своей продукции или обеспечение ее производства необходимыми ресурсами.
Процесс снабжения материалами входит в систему материально -технического обеспечения. Задачи материально -технического обеспечения заключаются в выявлении и обосновании потребности предприятия в ресурсах, организации получения ресурсов от поставщиков, обеспечении складирования и хранения материалов.
Железнодорожный транспорт является крупным потребителем материальных ресурсов. Поэтому актуально совершенствование процесса снабжения на предприятиях ОАО «Российские железные дороги», в том
числе совершенствование бухгалтерского учета материально-производственных запасов (МПЗ).
Среди основных направлений совершенствования учета МПЗ можно выделить:
1) повышение достоверности данных бухгалтерского учета;
2) снижение трудоемкости ведения учета;
3) сокращение сроков обработки информации;
4) разработку новых отчетов, позволяющих повысить эффективность управления предприятием, в том числе предотвращающих непроизводительные затраты и неэффективное использование ресурсов.
Целью данной статьи является анализ современного состояния бухгалтерского учета поступления и наличия МПЗ в ОАО РЖД, выявление имеющихся проблем и подготовка предложений по повышению эффективности процесса снабжения в ОАО РЖД.
1 Особенности организации поставок МПЗ в ОАО РЖД
Поставки МПЗ организуются в основном централизовано. На рисунке показана упрощенная схема централизованных поставок.
Основные поставки производятся через филиал Росжелдорснаб ОАО РЖД. Часть МПЗ закупается через службу снабжения дороги (НХ). По данным М. Н. Витченко, 70% потребности в материалах удовлетворяется через Росжелдорснаб, 30% - через службу дороги.1
Отделы материально-технического снабжения производят закупки в чрезвычайных ситуациях, когда в подразделения необходимо срочно поставить материалы, отсутствующие на главных материальных складах (НХГ) или складах отделов материально-технического снабжения отделений дороги (НХЧ). При этом поставки непосредственно в структурные подразделения по прямым договорам, минуя НХ и НОДХ, практически не производятся.
Лишь иногда структурные подразделения, не связанные со службой материально-технического снабжения (ТЧ, ВЧД и т. п.), приобретают МПЗ самостоятельно в случае чрезвычайных ситуаций, когда возникает необходимость быстрой закупки МПЗ, а также если необходимые материальные ценности отсутствуют на складах НХГ или НХЧ. Как правило, такие закупки производятся через подотчетных лиц, но подобная практика не приветствуется руководством.
1 Витченко М. Н. Совершенствование системы управления запасами материальных ресурсов вагонного хозяйства железных дорог : Автореф. дис. ... учен. степ. канд. экон. наук: (08.00.05). - СПб.: ПГУПС, 2004. - 23 с.
Необходимо отметить, что учетной политикой ОАО РЖД приобретение материалов подразделениями, не относящимися к материально-техническому снабжению, не предусмотрено.
2 Формирование заявок от структурных подразделений на примере Октябрьской железной дороги
Структурные подразделения формируют заявки в количественном и суммовом выражении, с указанием кода СКМТР материала, исходя из предполагаемых объемов работ, но не выше среднемесячного лимита финансирования. Заявка принимается только со всеми заполненными графами; в случае отсутствия данных в какой-либо графе материал исключается из заявки. В случае отсутствия цены в таблице цен ставится предполагаемая цена приобретения, а при невозможности ее установления - цена последнего поступления материала.
Структура материально-технического снабжения на Октябрьской железной дороге -
филиале ОАО РЖД
Не позднее 5-го числа месяца, предшествующего планируемому кварталу, структурные подразделения, входящие в составы отделений дороги, представляют заявку на бумажном носителе в соответствующий НОДХ, где производится согласование номенклатуры и объемов материалов в рамках лимитов финансирования.
НОДХ выступает промежуточным звеном в системе распределения материально-производственных запасов, приобретаемых в рамках централизованных поставок Службой материально-технического снабжения Октябрьской железной дороги (НХ).
Заявки составляются на основании среднемесячных расходов структурных подразделений по согласованию с экономической службой, служба НХ устанавливает право на формирование заявок.
В случае, когда структурное подразделение не расходует материалы полностью, отдел имеет право на перераспределение производственных запасов между структурными подразделениями железной дороги, а также на реализацию в установленном порядке излишних и ненужных для железной дороги материалов, оборудования, запасных частей, топлива и других производственных запасов, имеющихся во всех подразделениях железной дороги.
Доставка материальных ресурсов может быть организована транзитом или через склад. При транзитной форме снабжения материалы поставляются непосредственно структурному подразделению-потребителю, минуя промежуточные складские звенья. При складской форме снабжения материалы доставляются от поставщиков до потребителя через базы и склады дороги (через Главный материальный склад (НХГ) или через склады отделов материально-технического снабжения отделений дороги (НХЧ)).
3 Организация бухгалтерского учета поступления МПЗ
3.1 Возможные варианты поступления материалов в структурные
подразделения ОАО РЖД
Учет поступления МПЗ в ОАО РЖД в данной статье рассматривается с позиции отдельного структурного подразделения.
В структурное подразделение материалы могут поступать:
1) от поставщиков в соответствии с заключенными напрямую договорами (в НХ и НОДХ);
2) от других подразделений ОАО РЖД:
• со складов НХГ или НХЧ;
• от поставщиков в рамках транзитных поставок по договорам, заключенным филиалом Росжелдорснаба, НХ или НОДХ;
• от структурных подразделений, не относящихся к службе
МТС;
3) от подотчетных лиц;
4) в результате реконструкции, модернизации, ремонта, ликвидации основных средств (лом, запчасти и т. п.).
3.2 Учет поступления материалов от поставщиков
В соответствии с учетной политикой ОАО РЖД поступление материалов от поставщиков отражается с использованием счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».
Затраты на приобретение материально-производственных запасов отражаются по дебету счета 15. После того как на счете будут отражены все затраты, связанные с фактическим поступлением материалов, они принимаются к учету. При этом формируется проводка Дт 10 Кт 15. В качестве учетной цены используется договорная цена.
Принятие материалов к учету осуществляется после полного завершения процесса их заготовления (включая процедуры доставки на склады и доведения до состояния, пригодного к использованию, -просушку, антикоррозийнуюя обработку и т. д.). Процесс заготовления считается завершенным в момент передачи материалов подразделению -потребителю.
Следует отметить, что затраты по внутреннему перемещению материалов (между складами или подразделениями ОАО РЖД) в их стоимость не включаются. Также не включаются в стоимость материалов затраты на содержание складского хозяйства ОАО РЖД.
Разница между договорной ценой материалов и фактическими затратами на приобретение списывается на счет 16.
Остаток по счету 15 показывает стоимость материалов, числящихся в пути.
3.3 Учет поступления материалов от других структурных
подразделений
Поступление материалов со складов НХГ и НХЧ оформляется с использованием счета 79 «Внутрихозяйственные расчеты». Передача материалов оформляется стандартными документами (требования-накладные, товарно-транспортные накладные и т. п.). Кроме того, необходимым документом по отражению внутрихозяйственных расчетов является извещение (авизо).
В учете подобные операции отражаются в следующем порядке.
1. Передающее подразделение отражает выбытие материалов проводкой Дт 10 «Материалы» субсчет 17 «Отгруженные со склада» Кт 10
«Материалы» соответствующие субсчета («Сырьё и материалы», «Материалы верхнего строения пути», «Топливо» и т. д.).
2. Вышестоящее управление на основании полученного им экземпляра авизо формирует внутреннюю проводку по счету 79 субсчет 09 «Расчеты по прочим операциям», отражая движение имущества между подчиненными ему структурными подразделениями, - дебетуется получающая сторона, кредитуется - передающая.
3. Принимающее подразделение на основании авизо и документов, подтверждающих реальное получение материалов, формирует проводку Дт 10 «Материалы» соответствующие субсчета («Сырьё и материалы», «Материалы верхнего строения пути», «Топливо» и т. д.) Кт 79 «Внутрихозяйственные расчеты» субсчет 09 «Расчеты по прочим операциям».
4. Передающая сторона, получив подтверждение в получении материалов, списывает их со своего учета. Проводка Дт 79 субсчет 09 Кт 10 субсчет 17.
Следует обратить внимание на два существенных обстоятельства.
1. Авизо принимается к учету, только если на нем есть подписи как передающего, так и получающего филиала (структурного подразделения), отражающие согласие в сумме оценки суммовых и качественных показателей, подлежащих отражению в учете. Подписи указанных лиц подтверждаются круглой печатью как передающего, так и получающего подразделения.
2. У передающего подразделения ценности числятся в учете до момента документального подтверждения их получения принимающим подразделением.
Таким образом, финансовый учет материалов в ОАО РЖД ориентирован на бумажную технологию документооборота. В то же время на практике бухгалтеры структурных подразделений отражают получение материалов на основании электронной копии документов, пересылаемых по электронной почте программы Я/3.
При получении материалов от поставщиков транзитом подразделение, кроме авизо, получает от НОДХ или НХ транзитную накладную, которая подтверждает обоснованность получения.
Получение материалов от подразделений, не относящихся к службе МТС, оформляется так же, как получение со складов НХГ или НХЧ. Особенностью является то, что инициатором перемещения является не передающее или получающее подразделение, а подразделения службы МТС.
3.4 Учет поступления материалов от подотчетных лиц
Доля материалов, закупаемых подотчетными лицами в ОАО РЖД, невелика. Большинство структурных подразделений либо не осуществляет подобных закупок вообще, либо ограничивается закупкой канцелярских товаров или топлива для автотранспорта. Причиной является то, что для многих материалов цена при закупке за наличный расчет нередко бывает выше, чем при закупке по безналичному расчету.
Бухгалтерские проводки точно такие же, как при поступлении от поставщиков, но вместо счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
3.5 Учет поступления материалов в результате реконструкции,
модернизации, ремонта, ликвидации основных средств
Материалы, поступающие в структурные подразделения, могут быть разделены на три группы, для которых установлен особый порядок учета:
1) запасные части;
2) материалы верхнего строения пути;
3) лом и возвратные отходы;
4) прочие материалы.
Материалы всех трех групп оцениваются по их текущей рыночной стоимости на дату принятия к бухгалтерскому учету.
Запасные части, приходуемые в результате снятия с основных средств, в стадии восстановления, учитываются отдельно от новых запасных частей с присвоением отдельных номенклатурных номеров. В ОАО РЖД существует субсчет 05 «Запасные части» к счету 10 «Материалы». К этому субсчету открыты субсчета второго порядка: 100 «Годные» и 200 «Требующие ремонта».
Таким образом, если запасные части пригодны к эксплуатации (без ремонта), они приходуются проводкой Дт 10-05-100 Кт 91 «Прочие доходы и расходы». А если требуется ремонт, то проводкой Дт 10-05-200 Кт 91 «Прочие доходы и расходы».
Для материалов верхнего строения пути в ОАО РЖД предназначен субсчет 2 «Материалы верхнего строения пути» счета 10 «Материалы». К нему открыты субсчета второго порядка: 100 «Новые материалы верхнего строения пути» и 200 «Старогодные материалы верхнего строения пути». При поступлении приходных к использованию материалов формируется проводка Дт 10-02-200 Кт 91 «Прочие доходы и расходы».
Лом и возвратные отходы представляют собой остатки сырья (материалов), теплоносителей и других видов материальных ресурсов, частично утратившие потребительские качества исходных ресурсов (химические или физические свойства) и в силу этого используемые с повышенными расходами (пониженным выходом продукции) или не используемые по прямому назначению.
Для учета лома и возвратных отходов в ОАО РЖД предназначен субсчет 10 «Возвратные отходы, лом, утиль» счета 10 «Материалы». К нему открыты субсчета второго порядка: 100 «Металлолом», 200 «Прочие возвратные отходы, лом, утиль», 300 «Лом, содержащий драгоценные металлы». Поступление материалов отражается по дебету этих субсчетов в корреспонденции с кредитом счета 91 «Прочие доходы и расходы».
При реконструкции, модернизации, ремонте, ликвидации основных средств могут быть оприходованы полноценные материалы, качество которых не отличается от качества новых материалов. Возникает такая ситуация сравнительно редко, но имеет особенности отражения в учете.
Необходимость обособленного учета таких материалов отсутствует, так как это будет приводить к усложнению учета и разрастанию списка номенклатурных номеров материалов. Следовательно, при их поступлении будет формироваться проводка по дебету тех же субсчетов счета 10, на которых учитываются аналогичные новые материалы, и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы».
4 Повышение эффективности управления запасами материалов путем
совершенствования бухгалтерского учета в ОАО РЖД 4.1 Современные пути повышения эффективности управления
материальными запасами
Проблема повышения эффективности управления материальными ресурсами для ОАО РЖД является актуальной.
Во-первых, доля материальных запасов в общей величине оборотных активов велика.
Во-вторых, оборачиваемость материальных ресурсов недостаточна.
В-третьих, продолжительность хранения многих видов материалов превышает нормативы. Например, по вагонному хозяйству срок хранения составил в 2003 году 154 дня при нормативе 45 дней.1 В то же время нередкой является ситуация, когда необходимые материалы не имеются в наличии. Это приводит либо к задержке выполнения работ, либо к снижению их качества (или удорожанию) из-за замены одних материалов другими.
За последние годы были опубликованы статьи и защищены несколько диссертаций, посвященных нормированию материальных запасов на железнодорожных предприятиях. В качестве примера можно привести работы М. Н. Витченко, Н. М. Стецюк, Р. А. Радионова.
В этих работах рассматривались проблемы нормирования запасов. В частности, отмечалось, что потребность в конкретных материалах заранее определить достаточно сложно. Причина - в неопределенности производственной программы многих структурных подразделений ОАО
1 Там же.
РЖД. Например, в вагонном хозяйстве объем ремонта и технического обслуживания изменяется по месяцам до 20%.1
Методики расчета в данных работах ориентируются только на ситуацию, при которой поставки осуществляются равномерно.
В качестве наиболее перспективного метода управления запасами авторами предлагается АВС-анализ, суть которого в том, что все материальные ресурсы подразделяются на предприятии на три группы по критерию их важности и целесообразности проведения оперативного контроля:
• группа А включает номенклатурные номера с ежедневной периодичностью составления сводок отклонений запаса от норматива;
• группа В включает номенклатурные номера с декадной периодичностью составления сводок отклонений запаса от норматива;
• группа С - с ежемесячной периодичностью.
Таким образом, можно отметить очевидные недостатки имеющихся исследований.
Во-первых, не решается проблема сбора информации о наличии остатков материалов.
Во-вторых, максимальное снижение складских остатков материалов возможно только в случае отказа от равномерных поставок и перехода к системе JIT (Just in time). Разумеется, полный переход на нее в ОАО РЖД невозможен в силу специфики отрасли, но необходимо насколько возможно приблизиться к ней, отказавшись, в частности, от равномерных поставок в пользу поставок по мере необходимости. Кроме того, поскольку складское хозяйство в структурных подразделениях часто не приспособлено к хранению больших запасов, система поставок, приближенная к JIT, может снизить потери от порчи материалов.
4.2 Предложения по повышению эффективности управления
запасами
В настоящее время контроль состояния запасов в структурных подразделениях осуществляют отдел снабжения (либо аналогичная служба или сотрудник) и бухгалтерия.
Отдел снабжения располагает информацией о предстоящих и уже произведенных поставках (если позволяет система документооборота), при этом в идеале задержка составляет 1 день. Кроме того, доступна информация об остатках на складе. Актуальность этой информации зависит от периодичности регистрации в учете расходных операций. Таким образом, в зависимости от даты, когда производится запрос, информация будет устаревать на срок от 1 до 11 дней.
Бухгалтерия располагает информацией о движении запасов на складе структурного подразделения. Но бухгалтер работает с документами,
значит информация об остатках, так же как в отделе снабжения, устаревает на срок от 1 до 11 дней. Частично проблему пытаются решить, используя электронный документооборот. Например, электронная копия авизо пересылается по почте программы Я/3.
Таким образом, существующая система подготовки информации о состоянии запасов не обеспечивает достаточной оперативности принятия управленческих решений.
Решение проблемы - в организованном привлечении к управлению запасами работников складского хозяйства. Кладовщик, естественно, знает, что есть на складе, т. к. в карточках складского учета промежуточные остатки выводятся каждый день. Но информация из карточек не может использоваться в финансовом учете до тех пор, пока записи не будут проверены бухгалтером на их соответствие первичным документам.
Следовательно, информацию из карточек необходимо использовать в управленческом учете. Данные об остатках необходимо передавать в отдел снабжения. При этом кладовщик должен сам производить выборку необходимой информации для отчета.
Благодаря предоставлению на склад информации о минимальной и максимальной нормах запаса будут созданы условия для построения подобного отчета. Периодичность составления отчета может быть установлена любая, даже ежедневная.
В применяющихся в настоящее время карточках складского учета формы М-17 существующая графа «Норма запаса» должна быть заменена на две графы: «Минимальный (страховой) запас» и «Максимальный запас». При частом пересмотре нормативов можно предусмотреть в карточке табличную часть для отображения изменения норм.
Следующее направление повышения эффективности управления запасами связано с подключением складского хозяйства к программе Я/3, используемой для ведения учета в ОАО РЖД.
В настоящее время в структурных подразделениях информацию первичных документов по движению материалов регистрируют несколько раз - на складе и в бухгалтерии. Причина в том, что первичные документы в финансовом учете регистрируются только бухгалтером. Учет на складе является управленческим учетом, который связан с финансовым учетом только на стадии контроля. Необходимо использовать информацию складского учета для сокращения времени на регистрацию информации в бухгалтерии.
При организации доступа кладовщика к программе Я/3 необходимо использовать вводимую кладовщиком информацию для автоматического ввода информации в бухгалтерии. Бухгалтер в этом случае должен будет только сверить цифры.
Дополнительно можно использовать данные складского учета для получения оперативной информации о величине запасов.
Материалы, перемещающиеся между структурными подразделениями, остаются на балансе передающего подразделения до получения им документального подтверждения их получения принимающим подразделением.
В то же время реальное движение материалов может быть разделено на стадии:
1) оформление документов на перемещение материалов и отражение их передачи на счете 10 субсчет 17 «Отгруженные со склада» в передающем подразделении;
2) транспортировка материалов между подразделениями (в финансовом учете проводки не формируются);
3) хранение на складе получателя с отражением их поступления в складском учете, но до передачи документов в бухгалтерию;
4) оформление документов в бухгалтерии с формированием проводок, списывающих материалы со счета 10-17 передающего подразделения и приходующих на счет 10 принимающего подразделения.
Критичной является третья стадия, когда финансовый учет не отражает фактического местонахождения материалов.
На практике бывает ситуация, когда бухгалтер, используя электронные и факсовые копии документов, или на основании устной информации сразу оформляет поступление материалов. Этим нарушаются требования закона «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ, т. к. названные информационные источники не являются первичными бухгалтерскими документами.
Рекомендуется при оформлении на складе движения материалов применять специально созданный счет управленческого учета. На этом счете будут отражаться материалы, еще не отраженные в финансовом учете.
Применение такого счета позволит формировать уточненный отчет о наличии материалов.
Заключение
Подводя итог, необходимо отметить, что бухгалтерский учет МПЗ в ОАО РЖД в целом соответствует требованиям действующего законодательства РФ. В то же время можно принять меры по повышению надежности бухгалтерской информации, ускорению ее обработки и усилению контрольных возможностей бухгалтерского учета.
В статье показаны возможные направления совершенствования бухгалтерского учета, но для реального внедрения их в практику
необходимы усилия не только бухгалтеров ОАО РЖД, но и привлечение к процессу работников других подразделений, в том числе тех, которые сегодня не являются непосредственно заинтересованными в подобных мероприятиях.
