CC BY
48
ТЕХНОЛОГИЗАЦИЯ ПРОЦЕССОВ ОРГАНИЗАЦИИ НА ОСНОВЕ ФУНКЦИОНАЛЬНОГО ПОДХОДА
Б.Н. Герасимов, д-р экон. наук, профессор Самарский университет государственного управления «Международный институт рынка» (Россия, г. Самара)
DOI: 10.24411/2411-0450-2019-10357
Аннотация. Назрела необходимость определения состава, содержания всех функций управления и формирующих необходимый и достаточный управленческий цикл. Научная литература и эмпирические исследования позволили выбрать девять функций управления, доказать их взаимодействие и взаимозависимость в управленческом цикле. Использование функций управления для проектирования технологий реализации подпроцессов и функциональных задач повысить качество и эффективность исследуемых, проектируемых и эксплуатируемых процессов и их частей в организациях.
Ключевые слова: функция управления, процесс, подпроцесс, управленческий цикл, модель, задачи управления, технологии.
Наличие полифункциональности современной жизнедеятельности в различных процессах и явлениях обуславливает ряд важных выводов для формирования типовой модели управленческого процесса в рамках различных классов и типов экономических систем. Главным форматом любой деятельности является концепция функциональной определенности и устойчивости управленческого цикла [6]. Поэтому необходимо исследование выбор и установление научно обоснованной и логически выстроенной конфигурации функций управления в рамках протекающих процессов в пространстве и времени [2, 17].
Функции управления - это совокупность и взаимодействие комплекса процедур (операций), которые необходимы и достаточны для осуществления некоторой заданной деятельности в рамках подпроцесса или его части.
Классики управленческих теорий предлагали различный состав и содержание функций. В научной литературе представлено достаточно много вариантов определения функций управления, выполненных за последнее столетие. В одних источниках выделяют три, в других - шесть, но есть даже двенадцать функций. В соответствии с авторской концепцией по работе [9] предложено девять основных функций
управления: прогнозирование, планирование, организация, нормирование, учет, контроль, анализ, регулирование, координация.
Функциональное управление - деятельность по реализации полного или частичного комплекса функций управления за счет выполнения определенных процедур (действий) в рамках управленческой деятельности. Каждая функция управления несет свое предназначение, выполняет конкретные операции по преобразованию информации, предметов или человека) [6]. Рассмотрим подробнее назначение каждой функции в управленческом цикле деятельности.
Применение функционального подхода в совокупности с системным и процессным подходом позволяет создавать дееспособные и продуктивные процессы и/или их составные части в экономических системах различного типа.
Чаще всего, управленческий процесс начинается с нормирования, реже с прогнозирования. Нормы, образцы и стандарты задают ожидаемые результаты в любом виде деятельности, являются мерой планирования, организации, учета и всех остальных функций управления. Пренебрежение процессом формирования норм приводит к тому, что они выполняются на скорую руку в рамках, например, планирования, что понижает уровень дальней-
тих работ [11]. Значимость процесса нормирования трудно переоценить, так как по выполнению норм и стандартов судят о качестве и эффективности любой деятельности.
Функция прогнозирования в рамках какого-либо подпроцесса предполагает необходимость заранее предвидеть формы и содержание, а иногда и параметры будущей деятельности. При этом анализ выполнения этой деятельности в течение длительного времени, как правило, показывает необходимость определять контуры предстоящих событий или явлений, т.е. функции прогнозирования в рамках данного подпроцесса. А это, в свою очередь, влияет на особенности планирования и организации выполнения работ, сроки начала и конца работ, состав и квалификацию исполнителей и т.д.
Планирование задает параметры организации любой деятельности и вносит стройность в процесс её реализации. Функция планирования определяет что, где, когда, сколько и кем должна быть выполнена конкретная деятельность. Параметры функции планирования является основой системы учета и контроля отклонений от заданного процесса и определяет содержание анализа.
Организация любого процесса (или его части) является ядром любой деятельности и определяет формы и содержание заданного продукта этой деятельности. При этом соединяются усилия различных факторов для преобразования ресурсов (информационных, материальных, человеческих) в заданный результат [14]. Именно эта функция завершает деятельность всех остальных функций для того, чтобы какой-либо процесс или его часть предстали в завершенном виде (продукта или услуги). Когда какая-то деятельность закончена, то вся информация о её результатах обязательно фиксируется и оформляется документально для последующей управленческой деятельности.
Функция учета выполняет регистрацию всей информации о проделанной работе после реализации функции организации. Затем эта информация может обрабатываться, систематизироваться, распреде-
ляться и т.д. Для каждого объекта, процесса, уровня управления определяется свой объем и свой фрагмент информации. Это необходимо для исследования, использования в последующих задачах управления, а также для разработки и принятия управленческих решений [8]. Учетная информация может хранится достаточно долго, поэтому она должна оформляться по строго установленным формам, трафаретам или шаблонам. При необходимости может возникать необходимость возврата к какому-нибудь участку, файлу или элементу учетной информации.
Функция контроля предназначена для фиксации отклонений от заданных параметров деятельности до, в процессе, и после окончания деятельности. При проявлении отклонений свыше определенных значений необходимо немедленно реагировать и принимать соответствующие решения для введения течения процесса в надлежащее русло. Иногда происходит остановка какого-либо процесса или его части для определения источника возникновения отклонений и принятия мер для их предотвращения в дальнейшем.
Наличие разнообразной информации, полученных в рамках реализации функций учета и контроля позволяет провести анализ различных аспектов выполненной деятельности в рамках данного процесса или какой-то его части. Глубина такого исследования зависит от многих факторов, важнейшим из которых является время [12]. Результаты изучения информации должны помочь провести корректировку всех без исключения параметров и технологий выполнения всех остальных функций в рамках данного процесса, включая методику выполнения самого анализа. Оттого насколько оперативно и своевременно будет выполнено исследование имеющейся информации, зависит реакция ответственных лиц и приняты решения по изменению параметров какой-либо одной или нескольких функций данного процесса или его части. От этого зависит качество и эффективность управленческого деятельности процесса в целом.
Функция регулирования призвана компенсировать возможные отклонения, вы-
явленные при контроле. Однако быстро среагировать удается только при типовых отклонениях, когда ответ уже заранее известен и уже апробировался. Функция регулирования может быть задействована и при выявлении систематических отклонений в процессе анализа данных деятельности. Есть случаи, когда процесс регулирования может взять на себя функцию организации, заменим одноименную задачу. Однако это временное явление, до тех пор, пока задача контроля не перестает фиксировать сколь-нибудь существенные отклонения.
Несколько особняком стоит функция координации. Эта функция предназначена для установления взаимодействия деятельности двух или более процессов или их частей. Задачи процесса координации позволяют сформулировать требования к выполнению нескольких процессов, которые связаны между собой и зависят друг от друга или от них зависит выполнение последующих работ.
Однако в любой экономической системе есть еще и другие функции, которые она реализует в своей деятельности. Эта
деятельность реализуется в процессах, например, в управлении операциями, управлении качеством, управлении финансами и т.д., которые иногда называют функциями организации.
Таким образом, процессы организации совершенно неоправданно называются функциями организации, тем самым путая понятийный аппарат в научных и учебных публикациях, засоряя информационное пространство.
«Совокупность процедур реализации одной функции в рамках подпроцесса называется функциональной задачей управления (ФЗУ) и включает входную и выходную информации, а также процедуры (действия) по преобразованию входной в выходную» [10].
Все представленные выше функции управления находятся в постоянном единстве и располагаются на прямых и обратных связях по отношению к протекающему подпроцессу, выделенному в организации [5]. При этом происходит реализация всех функций управления, пока не реализуется весь управленческий цикл (рис. 1).
КРис. 1. Модель управленческого цикла в рамках подпроцесса
Для реализации каждой функции в рамках определенного процесса (подпроцесса) требуется конкретная специализация работника. Реализация каждой функции на том или ином объекте обуславливает не-
обходимость использования определенной компетенции [8]. Кроме того, и процессы, а также их составные части в организации, отличаются своими особенностями и требуют конкретной специализации. Это ка-
сается любого процесса, в т.ч. управления персоналом, управления маркетингом, управления инновациями и т.д. Несомненно, что содержание конкретного процесса (подпроцесса) накладывает отпечаток на особенности реализации каждой функции управления, но это тема другого разговора [13].
Несомненна и обратная задача, т.е. влияние конкретной функции управления на содержание деятельности внутри одного процесса (подпроцесса). Собственно -это влияние связано с ролью и сущностью каждой функции управления, а также связано со сложностью их реализации.
На первом (нижнем) уровне управления, как правило, реализуются функции учета и контроля. Регистрация информации не требует высокой квалификации и большого опыта. здесь требуется - это внимание и тщательность при фиксации данных, расчете производных значений, как правило, несложных, оформлении документов, передаче данных по каналам связи.
Выполнение функций организации и анализа требуют заметно более высокой квалификации и опыта работы управленца, так как необходимо учитывать несколько компонентов. Причем здесь имеется в виду организация работы самого себя, одного или нескольких человек, например, бригады, смены, небольшого отдела [16]. Деятельность связана со сравнением различных групп данных, показателей с заданными, прошлого периода, ожидаемыми, а также с обзором информации.
На третьем уровне сложности управления выполняются, чаще всего, функции планирования и организации. Повторение функции организации на этом уровне связано с формированием рабочего ритма больших групп людей - организаций, корпораций, кластеров и т.д. Планирование также учитывает много факторов: нормативы, материалы анализа, выполнения планов, отклонения от графиков.
На четвертом уровне сложности управления реализуются функции регулирования и нормирования. Разработка норм требует подготовки обширной информации, выбора средств реализации и вариантного
исполнения [3]. А регулирование, чаще всего, ориентировано на целенаправленные изменения в процессах функции организации или планирования, что требует учета дополнительных факторов.
На самом высоком уровне управления, в основном, применяются функции прогнозирования и координации. Здесь требуется самая высокая компетенция и богатый профессиональный опыт специалистов, так как это связано с наибольшим количеством факторов, а также с неопределенностью некоторых параметров деятельности.
Модель подпроцесса строится на базе типового ориентированного графа функций управления, представленного выше [18]. Если какая-либо функция отсутствует, тогда необходимо возложить ее обязанности на какую-то другую и/или продлить информационные связи в рамках данного типового ориентированного графа.
Однако исключение какой-либо функции из управленческой деятельности нужно обязательно тщательно обосновать. Пропуск какой-либо функции может заметно снизить качество и эффективность управления, а возможно и не позволит в принципе выйти на заданные результаты. Обоснованность пропуска функции управления существует тогда, когда её применение теряет свой физический смысл для некоторой ФЗУ в рамках какого-либо подпроцесса организации.
Таким образом, доказана необходимость и достаточность существования всех 9 функций управления в рамках любого подпроцесса. Полнота реализации всех функций управления обеспечивает управляемость любого процесса в организации на высоком уровне.
Таким образом, выглядит распределение функций управления по уровням повышения их усложнения. Объединение каких-либо функций приведет к понижению их значения, поверхностному выполнению, а то и полному забвению некоторых аспектов той или иной функции. А это приводит к неполноте реализации управленческого цикла и соответственно снижает качество и эффективность управленческой деятельности.
При применении функционального подхода абстрагируются от существующих процессов, выполняющих подобные функции управления. Создатели новых процессов или их частей, удовлетворяющих требованиям потребителей, ищут совершенно новые решения для выполнения существующих или будущих (потенциальных) целей, задач или решения проблем.
Процедуры технологий реализации функции управления используются в технологиях решения многих ФЗУ существующих процессов. И там, где они встречаются, следует использовать их целиком или частично.
Рассмотрим по работе [7] понятие «система управления процессом» (СУП), как части СУО. При этом СУП - это, чаще всего, совокупность нескольких подпроцессов, функционирующих в рамках одного объекта (процесса) или его большой части. Кроме того, для функциональной устойчивости необходимо добавляться и некоторые ФЗУ из смежных подпроцессов. Структура типовой СУП показана на рис. 2.
Аналогично рассматривается структура составных частей СУП, в т.ч. подпроцессов, комплексов задач и других совокупностей процесса.
СУП
ФУБ
ФУБ 2
ФУБ З
ФЗУ
ФЗУ 2
ФЗУ 21
ФЗУ 31
ФЗУ 22
ФЗУ З2
ФЗУ 51
ФЗУ 52
ФЗУ ФЗУ 2N ФЗУ 3N ФЗУ 5N
Рис. 2. Структура системы управления процессом
Рассмотрим варианты выполнения тех-нологизации элементов управленческой деятельности.
Технология управления может быть выполнена на уровне операций. При этом входная и выходная информация явно не выделяются. Отсутствие документов или их неполный состав могут затруднить или даже не позволить адекватно выполнить технологию подпроцесса СУП или её части. Однако бывает, что такая задача в научном исследовании или практическом задании на проектирование и не ставится, а значит и не решается.
Построение технологии управления на уровне операций состоит, как правило, из четырех типовых этапов: подготовка, выполнение (проведение), заключительные операции, мониторинг [20]. Могут быть и другие наименования этапов, однако, чаще все, используются именно эти.
Для каждого этапа технологии подпроцесса с заданной степенью подробности
разрабатываются операции преобразования информации. На этапе «Подготовка» определяются все исходные документы, необходимые для выполнения дальнейшей деятельности в рамках подпроцесса.
На этапе «Проведение» выполняется вся совокупность действий по реализации выбранного подпроцесса деятельности. Этот этап является самым ответственным и трудоемким, благодаря которому устанавливаются все заданные операции и параметры управленческой деятельности [15]. Соблюдение всех правил технологи-зации позволит этот процесс выполнить достаточно объективно, так как от него зависит качество и эффективность выполнения подпроцесса.
На этапе «Заключительные операции» проводится оформление важнейших документов, получаемых в рамках подпроцесса, которые и передаются всем заинтересованным сторонам для исполнения.
Фрагмент технологии реализации подпроцесса на уровне операций приводится
Подробная технология решения ФЗУ, чаще всего, разрабатывается на уровне процедур с тем, чтобы было во всех деталях представить преобразование входной информации в выходную, которые охватывают некоторое замкнутое информаци-
Технология решения ФЗУ включает входную и выходную информацию, процедуры, которые преобразуют входную информации в выходную. Разработка технологий ФЗУ - работа непростая, так как надо либо хорошо знать существующую практику решения подобных задач управления, либо необходимо выполнить проекты технологий решения ФЗУ по литературным источникам, должностным инструкциям, существующим документам конкретной организации.
Вначале задается выходная информация, представленная в форме документов, которая должна быть получена в рамках данной ФЗУ в конкретной организации. Затем производится подбор процедур преобразования входной информации в заданную выходную. При этом учитываются ограничения по объему данных, их размещению, времени, достоверности, полноте и своевременности информации и т.д.
для этапа «Подготовка» представлен на рис. 3 [19].
онное пространство, ограниченное конкретной функцией управления в рамках данного подпроцесса.
Фрагмент технологии решения ФЗУ на уровне процедур выполняется в табличной форме, представленной в табл. 1.
Начальная стадия технологии решения ФЗУ включает такие процедуры разработки и принятия управленческих решений, сбора и обработки информации данных, изучение образцов выходной информации решения предыдущих задач, изучение аналогов решения данной ФЗУ в других организациях и т.д.
Основная часть процедур технологии решения ФЗУ посвящена использованию инструментов выполнения процедур, в т.ч. с помощью различных методов, использования методов принятия управленческих решений и методов применения элементов менеджмента.
Заключительные операции технологии, как правило, связаны с оформлением документов, в которых информация представлена в обозримом и компактном виде. При этом документы могут выполняться на бумажном носителе и (или) в электронном виде.
Подготовка
Рис. 3. Технология подпроцесса на уровне операций (фрагмент)
Таблица 1. Технология решения ФЗУ на уровне процедур (фрагмент)
Входная информация Процедуры решения Выходная информация
Входной документ Вхд1 Входной документ Вхд2 Входной документ ВхдМ Процедура 1 Процедура 2 Процедура N Выходной документ Выхд1 Выходной документ Выхд2 Выходной документ ВыхдМ
Мониторинг предназначен для определения и исследования уровня качества и эффективности применения технологии решения ФЗУ.
Электронный носитель необходим для ускорения оперативного перехода к решению других ФЗУ, а также он используется в качестве материала обучения коллег по профессии [1]. Кроме того, информацию в таком виде можно легко использовать для накопления статистики, принятия управленческих решений, а также для применения в непредвиденных ситуациях.
Проектирование СУП на основе функционального подхода последовательно выполняется в соответствии с графом подпроцесса, т.е. начинается с задачи нормирования, далее разрабатывается задачи планирования, организации, учета, контроля и т.д. и в конце концов возвращается к задаче прогнозирования по стрелкам системного графа. Кроме того, опыт решения задачи учета используется и во всех остальных ФЗУ данного подпроцесса.
А связано это с тем, что ключевой задачей в системе управления подпроцессом является задача анализа, ибо результаты её решения влияют на последующие решения всех остальных задач подпроцесса, причем двояким образом.
Во-первых, это влияние связано с выходной информацией, которая может менять направление и содержание решений некоторых других задач данного подпроцесса, в первую очередь, задач планирования, организации, координации и регули-
Во-вторых, это связано с выявлением методических недостатков решения предыдущих задач, которые выполняются недостаточно качественно или своевременно. Это могут быть следующие недостатки: отсутствие вариативности решений, отсутствие на указания на применение коммуникаций, отсутствие рассмотрения предложений и т.д. Существуют и объективные причины: недостоверность информации, её двойное толкование, использование субъективных методов оценки или расчета. Кроме того, иногда информация существенно опаздывает, когда она становится ненужной для практического использования.
Внесение изменений в технологию решения ФЗУ - это постоянный процесс, который балансирует между сложностью представления реализации задачи, надежностью выходных результатов, скоростью процесса решения и гибкостью использования различных инструментов для реализации отдельных процедур. Некоторые типовые технологии внесения изменений представлены в работе [4].
Таким образом, технологизацию процесса, подпроцесса и ФЗУ следует применять по функциям управления в рамках подпроцессов, которые представляют замкнутое пространство управленческой деятельности, выполняемое за конечное время конкретными исполнителями, и позволяет повысить качество и эффективность управленческой деятельности организации.
рования.
Библиографический список
1. Албастова Л.Н. Технологии эффективного менеджмента. М.: ПРИОР, 1998. 258 с.
2. Анисимов О.С. Методология: функция, сущность и становление. М., 1996. 353 с.
3. Беляев А.А., Коротков Э.М. Системология организации. М.: ИНФРА-М, 2000. 182
с.
4. Бусыгин А.В. Эффективный менеджмент. М.: Финпресс, 2000. 1056 с.
5. Герасимов Б.Н. Универсальная модель организационного реинжиниринга // Вестник Самарского аэрокосмического университета. 2003.№ 2(4). С. 21-28.
6. Герасимов Б.Н. Механизм отношений элементов структуры организации // Менеджмент и бизнес-администрирование. 2018. №1. С. 157-165.
7. Герасимов Б.Н. Моделирование содержания и взаимоотношений процессов организации // Russian Journal of Management. М.: ИНФРА-М. 2017. Т. 5. Вып. 4. C. 549-557.
8. Герасимов Б.Н. Структура и содержание процессов деятельности организаций // Менеджмент и бизнес-администрирование. 2017. №4. С. 17-26.
9. Герасимов Б.Н. Моделирование процесса управления изменениями в организациях // Креативная экономика и социальные инновации. 2011. № 1. С. 10-19.
10. Герасимов Б.Н. Моделирование процесса управления научной деятельностью организации // Международный журнал гуманитарных и естественных наук. 2016. №1. т. 8. С. 229-236.
11. Герасимов Б.Н., Герасимов К.Б. Инструменты обеспечения технологий решения задач управления организациях // Управленческие науки. 2018. №1. С. 82-89.
12. Герасимов Б.Н. Шимельфениг О.В. Онтология как рефлексивная картина представления экономических систем // Креативная экономика и социальные инновации. 2018. Вып 8. № 2(23). С. 7-26.
13. Герасимов Б.Н., Шимельфениг О.В. Мифологемы и философия управленческой теории и практики // Международный журнал гуманитарных и естественных и наук. 2016. №2. С. 61-68.
14. Российский менеджмент: технологии успеха / Б.Н. Герасимов, В.Н. Иванов, С.Б. Мельников и др. М.: Муниципальный мир, 2005. 400 с.
15. СурминЮ.П., ТуленковН.В. Теория социальных технологий. К. МАУП, 2004. 608 с.
16. Тихомирова А.В. Менеджмент (теория и методология). М.: ИНФРА-М, 2000. 128 с.
17. Трачук А.В., Лисичкина Ю.С., Сычев Ю.К. и др. Операционный менеджмент. М.: КноРус, 2018. 360 с.
18. FayolH. Administration Industrielle et Générale, 1916. 342 р.
19. Adair J. Effective Leadership. L.: Gower, 1983. 327 р.
20. Gerasimov B.N., Gerasimov K.B. Modeling the Development of Organization Management System // Asian Social Science. 2015. Т.11. № 0. С. 82-89.
TECHNOLOGIZATION OF THE PROCESSES OF THE ORGANIZATION BASED ON
FUNCTIONAL APPROACH
B.N. Gerasimov, doctor of economic sciences, professor
Samara state university of management «International market institute»
(Russia, Samara)
Abstract. There is a need to determine the composition, content of all management functions and forming the necessary and sufficient management cycle, scientific literature and empirical research have allowed to choose nine management functions, to prove their interaction and interdependence in the management cycle. The use of management functions for the design of technologies for the implementation of subprocesses and functional tasks to improve the quality and efficiency of the studied, designed and operated processes and their parts in organizations.
Keywords: management function, process, subprocess, management cycle, model, management tasks, technologies.
