CC BY
358
УДК 334.7.02:005.5
К. Б. Герасимов
Состав и структура элементов систем управления процессом и подпроцессом организации
В статье рассмотрены основные составляющие системы управления организацией, структура системы управления процессом и подпроцессом. Особое внимание уделено характеристике структуры функциональной подсистемы организации, функционально-управляемого блока, а также структуре функциональной системы управления.
The paper presents main components of management of organization, the structure of process and subprocess control systems. Particular emphasis is focused on the structure of the functional subsystem organization, function and control unit, and the structure of the functional management system.
Ключевые слова: структура, система, подсистема, процесс, подпроцесс, организация, задача управления.
Key words: structure, system, subsystem, process, subprocess, organization, target of the management.
По мере усложнения различных процессов жизнеобеспечения, развития науки, объясняющей тайны функционирования и развития живых организмов, проявились проблемы, которые не могут быть решены с помощью традиционных методов. В этой связи в процедурах научных исследований всё большее место стал занимать процесс постановки задачи, возросла роль эвристических методов, усложнился эксперимент, доказывающий адекватность формальной модели.
Исследование процессов постановки задач, процесса разработки сложных проектов позволило обратить внимание на особую роль человека: он является носителем целостного восприятия, сохранения целостности при расчленении проблемы, при распределении работ, носителем системы ценностей, критериев принятия решения. Для того чтобы организовать процесс проектирования, начали создавать системы организации проектирования, системы управления разработками и т. п.
Для повышения качества и эффективности управленческой деятельности необходимо проектировать различные системные совокупности (элементы) в организации.
© Герасимов К. Б., 2013
Если эти элементы в организации отсутствовали до сих пор и они вводятся впервые, выполняется полный процесс их проектирования (инжиниринга) и внедрения. Если эти элементы в том или ином виде присутствовали в системе управления организацией, то происходит перепроектирование (реинжининринг) их в соответствии с новой концепцией и на новой модельной основе.
Учитывая сложность задач управления современными организациями, возникает необходимость использования научно обоснованных методов при структурировании организаций, перестроении функций организации и ее менеджмента в соответствии с требованиями рыночной среды, а также при подготовке и принятии управленческих решений, в том числе на стратегическом уровне.
Для разработки проекта системы управления любого уровня в организации необходимо базироваться на основополагающих параметрах основных сущностей, используемых в данной работе. Некоторые частные неклассические понятия необходимо сформулировать и логически их соотнести между собой. Представим важнейшие понятия, которые используются в настоящей работе.
Системой называется некоторая совокупность, которая обладает системными свойствами. Каждая система определяется набором конкретных элементов, которые взаимосвязаны между собой.
Процесс - есть последовательная смена состояний какого-либо объекта, события или явления. Рассматривать его возможно только тогда, когда мы сможем как-то разметить шкалу времени, к точкам которой будут привязаны эти состояния и благодаря которой можно их различить. Любой локальный процесс для установления (проектирования) внутреннего содержания можно разделить на части -подпроцессы. При этом каждый подпроцесс обеспечивает функционирование какой-то конкретной части процесса.
Системы управления организациями (СУО) включают, как правило, несколько подсистем, которые имеют свои конструктивные особенности и соответствующую специфику управления вокруг конкретного объекта.
Систему управления можно определить как часть (подсистему) более крупной системы, компонентами которой являются группы взаимодействующих людей. Ее функции заключаются в восприятии определенных задач организации (входов) и последующем выполнении набора действий (процессов), в результате которых вырабатываются решения (выходы).
Большинство элементов организации мы определяем аналогично и близко к другим авторам. Поэтому здесь это нецелесообразно повторять. Особую важность для нас представляют объекты и процессы, протекающие в организации.
Для управления основными объектами организации выделены по работам [5; 7] следующие функциональные подсистемы: управление стратегией, управление персоналом, управление маркетингом, управление финансами, управление операциями, управление инновациями, управление качеством, управление информацией, управление безопасностью жизнедеятельности.
Так как напрямую ФП управлять невозможно, её целесообразно разделить на части, что весьма важно для понимания содержания любой подсистемы. При этом эти части должны объективно существовать как осязаемые составляющие ФП.
Функционально-управляющий блок (ФУБ) - это часть ФП, выделенная определенным образом, ориентированная на управление деятельностью конкретного миниобъекта и включающая все функции управления. ФУБ - это совокупность элементов, выделенных по функциональному признаку, позволяющих рассматривать управленческую деятельность как часть некоторого процесса на уровне миниобъекта.
Функциональная задача управления (ФЗУ) - это совокупность действий по выполнению одной функции управления в рамках данного миниобъекта или ФУБ. Например, планирование подбора персонала, организация оценки персонала, учет потребности в персонале и т. д. [3].
При этом в рамках ФЗУ выполняются действия, которые представляют собой законченный комплекс в определенное время. Подпроцесс может включать и совокупность ФЗУ учета, так как бывает необходимо представить всю картину выполненной работы по данной функции управления на каком-то объекте или в рамках ФП.
Последовательно решая ФЗУ в рамках одного миниобъекта, производится управление данным ФУБ. Последовательно управляя всеми ФУБ внутри объекта, происходит управление ФП в организации. Управляя всеми ФП, производится управление организацией в целом [6].
Для того чтобы выделить ФЗУ в любой сфере управления, необходимо структурировать управленческую деятельность [5; 7].
Управлять любой системой, как и подсистемой, напрямую невозможно, так как любой процесс управления - это совокупность различных частей, на которых реализуются функции управления.
В соответствии с работой [5] каждая ФП включает несколько функционально-управляющих блоков (ФУБ). Каждый нормативный ФУБ также обладает системными свойствами, так как включает все функции управления, которые обеспечивают реализацию полного управленческого цикла. Таким образом, каждый ФУБ включает функционально-полный состав функциональных задач управления
(ФЗУ), реализующий конкретный подпроцесс в рамках ФП. Определение подпроцесса связано с искусственным выделением части процесса по какому-либо признаку.
Например, в рамках различных подсистем СУО существует от 8 до 15 ФУБ. В рамках каждого ФУБ реализуется 9 ФЗУ, по числу функций управления. Каждая ФЗУ реализуется с помощью функциональных процедур управления (ФПУ). Количество ФПУ не ограничивается, так как подробность их представления в ФЗУ остается на усмотрение разработчика. Это классическая схема, и её легко представить на бумаге (рис. 1) [5].
Рис. 1. Функциональная структура системы управления организацией
Однако на практике в составе подсистем в рамках СУО реализуются далеко не все ФУБ. Это происходит по различным причинам. Например, существует недооценка каких-либо процессов или подпроцессов для данной организации. Иногда отсутствуют специалисты, которые могли бы полноценно реализовать соответствующие элементы систем или подсистем. Но чаще всего присутствуют осознанные решения о нецелесообразности реализации каких-либо процессов или их частей. Несмотря даже на отсутствие каких-либо элементов и частей, совокупность остальных частей называют системой, так как она обладает достаточными системными свойствами.
Например, система управления персоналом существует практически в любой значимой организации. При этом она может включать всего несколько ФУБ, которые реализуются в соответствии с необходимостью соблюдать «Трудовой кодекс». Это ФУБ «Управление подбором персонала», ФУБ «Управление документацией по персоналу», ФУБ «Управление оценкой персонала» и некоторые другие. При этом в рамках ФУБ из функционально-полного состава могут реализовываться также далеко не все ФЗУ, а только самые важные.
Достаточно правомерно и понятие «система управления процессом» (СУП), такие как «управление персоналом», «управление финансами» и т. д., которые являются полноценными системными образованиями в рамках организации. При этом СУП - это совокупность нескольких подпроцессов (ФУБ), функционирующих в рамках одного объекта или его существенной части. Кроме того, могут добавляться и некоторые ФЗУ из смежных ФУБ.
Система управления процессом (СУП) - это комплекс управленческих, технических и других средств, предназначенный для упорядочения и координации функционирования и развития функциональных подсистем организации, для достижения стоящих перед ними целей. При этом объектом управления является функциональная подсистема управления (финансовая подсистема, система управления качеством и т. д.), а субъектом управления - органы управления организацией (собрание учредителей, генеральный директор и т. д.).
Основой системы управления процессом является обеспечение взаимодействия объекта и субъекта управления, при котором достигается наибольшая системная эффективность использования функциональной подсистемы. Структура СУП показана на рис. 2.
По аналогии понятий «система» и «подсистема», «процесс» и «подпроцесс» правомерно и понятие «система управления подпроцессом» (СУПП).
Система управления подпроцессом (СУПП) - это комплекс управленческих воздействий на обособленный элемент подсистемы управления, представляющий собой совокупность последовательно выполняемых операций (процедур), образующих вместе единый процесс преобразования исходных материалов в конечный продукт.
Система управления процессом (СУП)
ФУБ 1
ФЗУ 1
ФЗУ 2
ФУБ 2
ФУБ 3
ФЗУ 21
ФЗУ 22
ФЗУ N
ФЗУ 2N
ФЗУ 31 -ФЗУ 51
ФЗУ 32 '-ФЗУ 52
ФЗУ 33 ФЗУ 61
ФЗУ 3N ФЗУ 7N
Рис. 2. Структура системы управления процессом Каждая ФП состоит из подпроцессов, которые взаимодействуют друг с другом посредством информационных связей. Но не каждый подпроцесс обладает системными свойствами, чтобы говорить о
системе управления им. Например, управление поставкой ресурсов - это подпроцесс производственной подсистемы организации. Важность этого подпроцесса может достигать такого масштаба, что данный подпроцесс выделяется в отдельное направление в организационной структуре организации.
Например, вполне приемлемо существование в рамках системы управления персоналом локальной «системы управления оценкой персонала». При этом данная СУПП должна удовлетворять двум условиям: наличие структурной целостности (количество элементов и связей между ними) и наличие полного состава функций управления, хотя бы в одном из ФУБ.
Каждый нормативный ФУБ обладает локальностью, замкнутостью, независимостью. При этом также можно добавлять смежные ФЗУ из других ФУБ или обходиться без них. Структура СУПП показана на рис. 3.
Функции управления - виды управления, необходимые для осуществления некоторой деятельности (работы, воздействия). Существует довольно много подходов к определению функций управления. В соответствии с работами [5; 7] будем рассматривать девять функций управления: прогнозирование, планирование, организация, нормирование, учет, контроль, анализ, регулирование, координация.
Система управления подпроцессом (СУПП)
1 1
ФУБ 1 ФЗУ 11 ФЗУ 21
ФЗУ 1
ФЗУ З1
ФЗУ N1
ФЗУ 2
ФЗУ-З_
ФЗУ N
Рис. 3. Структура системы управления подпроцессом
Переход от последовательной реализации одной функции управления к другой и есть смена состояний процесса или его части, что позволяет данное управление считать одновременно функциональным и процессным. В чистом виде процессное управление может осуществляться внутри только одной функции управления.
Субъективность подпроцесса заключается в том, что он представляет собой замкнутую деятельность в рамках какого-либо объекта или его вполне определенной части, переходя с реализации
одной функции управления к другой, пока не реализуется весь управленческий цикл, как это показано на рис. 4 [1; 4].
Рис. 4. Взаимодействие функций управления
Однако смежные задачи не всегда целесообразно включать в данную СУПП или СУП. Достаточно указать другую СУПП или СУП, где функционирует данная ФЗУ, и способ получения от неё информации.
Если это удается выполнить, то такая СУПП имеет право на существование. Однако на практике полная системная реализация отдельного ФУБ в организации - это редкость.
Реализованные в организации отдельные ФЗУ, не связанные между собой, не представляют системную совокупность. Например, в рамках одного ФУБ реализованы ФЗУ «планирования», «организации» и «учета». Отсутствие других задач не позволяет полностью управлять подпроцессом и получить желаемый экономический эффект. Например, отсутствие ФЗУ «анализа» в любом ФУБ не позволяет правильно оценивать результаты, полученные другими ФЗУ, и не исследуются негативные явления при решении имеющихся ФЗУ.
Важно использование идеальных фУб в рамках СуПп, так как потенциально обеспечивается функционально-полный состав (ФПС) ФЗУ. Конечно, при этом многое зависит от используемых методов решения, принятия управленческих решений (ПУР), используемых элементов менеджмента. Кроме того, существенное влияние оказывает качество информации, поступающей и вырабатываемой в рамках ФЗУ.
Таким образом, СУПП представляет нормативный ФУБ с включением смежных ФЗУ. Наличие достаточно локализованного комплекса ФЗУ в рамках ФЗУ обеспечивает:
• четкое функционирование управленческой деятельности;
• унифицирует часто повторяющиеся работы;
• планирование решения ФЗУ в пространстве и времени:
• возможность нормирования управленческой деятельности;
• разрешение возникающих проблем;
• возможность использования при развитии СУ различных уровней;
• возможность быстрого освоения процедур решения ФЗУ новыми работниками;
• возможность автоматизации процесса решения ФЗУ или достаточно формализованных их частей.
В рамках СУП может существовать несколько СУПП. При этом они могут быть достаточно тесно связаны. Кроме того, любая СУП может быть связана и с другими СУП и СУПП.
Взаимодействие СУП и СУПП, как правило, осуществляется с помощью информационных связей.
Обоснование существования СУПП или СУП должно быть достаточно четким, так как в дальнейшем это может существенно повлиять на построение модели СУП или СУПП и выбор средств их обеспечения.
Существует достаточно много вариантов разделения СУО на подсистемы в зависимости от признака рассмотрения [7]. В данном случае будем рассматривать функциональный аспект систем управления. Как было сказано выше, мы рассматриваем девять ФП организации (система управления персоналом, система управления производством и т. д.). На рис. 5 показана структура ФП организации. Рассмотрим подробнее структурные элементы ФП.
Назначение (цель), управленческая идеология и ценностная ориентация. Основная цель любой ФП - поддержание работоспособности вышестоящей системы. Также у подсистемы могут быть подцели, направленные на решение локальных (текущих) ФЗУ. От профессионализма руководителя подразделения, который отвечает за данную ФП, зачастую зависит эффективность ее деятельности.
Рис. 5. Структура функциональной подсистемы организации
Концепция построения ФП заключается в реализации всех принципов управления, применимых к данной подсистеме. Также
здесь устанавливаются информационно-логические связи между компонентами подсистемы, определяются стратегические и тактические приоритеты развития подсистемы.
Место в рамках СУО. Сложно однозначно говорить о том, насколько одна подсистема важнее другой, и представить иерархию подсистем в СУО, так как между всеми подсистемами существуют неразрывные связи, представить которые было бы достаточно не просто. Место подсистемы в рамках СУО определяется целью данной подсистемы и ее вкладом в деятельность системы. Также можно говорить о месте подсистемы в цепочке создания ценности.
Методическое обеспечение ФП состоит из определения методов, средств и технологий управления, необходимых для поддержания функционирования подсистемы. Также методическое обеспечение структурирует процесс управления, который включает в себя разработку и реализацию управленческих решений, формирование системы коммуникаций, создание системы информационного обеспечения управления.
Правовое обеспечение заключается в разработке и использовании средств юридического воздействия на подпроцессы ФП с целью достижения эффективной деятельности организации, а также соблюдения прав и обязанностей сторон, обеспеченных законодательством. К правовому обеспечению СУП относятся все нормативно-правовые акты, регулирующие трудовые отношения [6].
Под кадровым обеспечением СУП понимается необходимый количественный и качественный состав работников организации.
Экономическое обоснование (прогноз результативности). Эффективность СУП организации может быть рассчитана с двух позиций: как сравнительная экономическая эффективность в сопоставлении с базовым (типовым) вариантом СУО или как расчетная эффективность по результатам производственно-хозяйственной деятельности организации. Далее рассмотрим структуру ФУБ.
Назначение (цель). У каждого миниобъекта организации есть свое назначение или локальная цель. Как правило, целью миниобъекта является передача необходимой выходной информации последующим миниобъектам ФП для реализации цели ФП. Непрерывность взаимосвязи миниобъектов организации, из которых складываются ФУБ, составляет структуру ФП организации - ее устойчивость как системы.
Концепция построения ФУБ реализуется в зависимости от количества функций управления, принятых для рассмотрения в СУО. Необходимо показать взаимодействие всех функций управления,
реализуемых на данном миниобъекте с точки зрения управляемости рассматриваемого ФУБ. Каждая взаимосвязь между функциями управления должна быть обоснована и подтверждена (апробирована) на практике.
Место в рамках ФП определяется значимостью ФУБ для реализации конкретной цели. Также роль ФУБ может быть увеличена за счет профессионализма персонала организации. Можно классифицировать ФУБ по признаку: основные и вспомогательные, что в свою очередь показывает их место в рамках ФП.
Технология на уровне операций. Технологии ФУБ определяют действия по реализации данного ФУБ в рамках организации. Основными этапами данной работы являются подготовка, проведение (выполнение), заключительные операции (оформление), мониторинг (учет и анализ качества и эффективности выполненных операций). Определяющим является концептуальное понимание формы и содержания конкретного процесса.
Наибольшую трудность в изучении представляет собой структура ФЗУ, так как она содержит в себе информацию от ФП и ФУБ, в которых состоит. Каждая ФЗУ необходима для реализации совокупности действий в рамках ФУБ, и ее структура может частично или полностью совпадать с ФУБ. Поэтому характеристика структуры ФЗУ может состоять из набора характеристик ФУБ, не обладать оригинальностью и необходимостью для рассмотрения. Тем не менее попробуем рассмотреть структуру ФЗУ (рис. 6).
Назначение (цель) решения ФЗУ. Каждая ФЗУ имеет свою локальную цель. Деление ФУБ на задачи по функциональному признаку предполагает реализацию всех задач в рамках ФУБ. Таким образом, цель каждой конкретной ФЗУ - формирование необходимой выходной информации ФУБ.
Краткая концепция в рамках ФУБ. Каждая задача в рамках ФУБ имеет свою концепцию: набор типовых алгоритмов решения задачи с использованием тех или иных средств. Также может существовать набор инструкций и положений для решения ФЗУ. Для управленческих задач могут применятся ситуационный, системный или эмпирические подходы.
Место в рамках ФУБ, ФП, СУП, данной функции управления определяется важностью, сложностью, частотой решения и уровнем иерархии управления, на котором решается данная ФЗУ. Параметры важности и сложности реализации ФЗУ рассмотрены в работе [2].
Рис. 6. Структура ФЗУ
Технология реализации ФЗУ (процедуры, входная и выходная информация). Эти технологии являются основными в управленческой деятельности, так как они реализуют требования к управлению принимать ответственные управленческие решения. ФЗУ предназначены для преобразования информации в рамках заданного алгоритма. Алгоритм предполагает достаточно жесткую последовательность операций без пропусков и дополнений. Во многих задачах существуют циклические процессы и обратная связь.
Информационное обеспечение, в том числе схема документооборота. Все документы внутри процесса (ФУБ) должны быть взаимоувязаны между собой. При наличии разрывов и повторов проводится уточнение роли и места каждого документа и его использования внутри процесса (ФУБ). В качестве входных документов для ФЗУ данного ФУБ могут быть использованы выходные документы ФЗУ других ФУБ, которые также необходимо указать в схеме документооборота.
Методическое обеспечение элементов управленческой деятельности (методы выполнения операций (ВО) и ПУР, технологии менеджмента). Наибольшее влияние на эффективность решения ФЗУ оказывают методы реализации важнейших процедур
технологии ФЗУ. Это связано с тем, что при определении каких-либо параметров решения можно совсем игнорировать любые методы и принять параметры ФЗУ на «глазок». Не принимать решение совсем - это редкий случай для ФЗУ. А для рационального выбора необходимо эти методы знать или попросить специалиста их отобрать и представить в виде, удобном для выбора и сравнения.
Методы ПУР могут быть единоличные, коллективные, экспертные и т. д. Они присутствуют практически в любой технологии. Это связано с тем, что могут быть различные способы реализации задачи как по методам, так и по качеству их реализации.
Выбранные методы могут быть представлены перечнем с описанием, но лучше с обоснованием выбора. Например, наименование метода ПУР и процедуры конкретных ФЗУ, в которых они используются, могут прилагаться к должностной инструкции, к решению конкретной ФЗУ.
Экономическое обоснование (прогноз результативности). Для получения прогноза необходимы компетентные эксперты, показатели, по которым будет оцениваться деятельность организации, период времени оценки показателей. Количество экспертов может быть 3-5. Они могут быть приглашены как с данной организации, так и со сторонних организаций. Экспертиза осуществляется в соответствии с выбранной методикой, которая подбирается специалистами и утверждается руководством организации.
Нормирование процесса решения. Трудоемкость реализации ФЗУ представляет собой временной норматив, в течение которого данная ФЗУ должна быть удовлетворительно решена и затем использована для решения последующих задач или принятия управленческих решений. Нормативная трудоемкость для каждой ФЗУ определяется расчетным или экспертным путем в зависимости от сложности ее алгоритма, объема перерабатываемой информации и других факторов. Если решение ФЗУ полностью формализовано, то норматив трудоемкости будет более обоснованным и процессноориентированным.
Таким образом, представленная в статье трехуровневая структура СУО, состоящая из ФП (СУП); ФУБ (СУПП) и ФЗУ, по мнению автора, позволит специалистам в области инжиниринга или реинжиниринга систем управления более адекватно структурировать управленческую деятельность на предприятиях любой формы собственности.
Список литературы
1. Герасимов К. Б. Методология управления операциями организации: подпроцессы, развитие // Вестн. Челяб. гос. ун-та. - 2012. - №24 (278) Экономика. - Вып. 39. - С. 96-101.
2. Герасимов Б. Н. Организационный реинжиниринг: моногр. - Самара: МИР, 2008. - 265 с.
3. Герасимов К. Б. Проектирование систем управления процессами организации // Вестн. ЛГУ им. А.С. Пушкина. - 2012. - № 1(6). - С. 46-55.
4. Герасимов Б. Н. Теория и технологии российского менеджмента: учеб. пособие. - Самара: СГАУ, мИр, 2006. - 497 с.
5. Желтенков А. В. Самоорганизующаяся система управления промышленной организацией (теория и практика): дис. ... д-ра экон. наук. - М.: ГУУ, 2002. - 296 с.
6. Кибанов А. Я. Основы управления персоналом: учеб. - М.: Инфра-М, 2012. - 448 с.
7. Теория систем и системный анализ в управлении организациями: справочник: учеб. пособие / под ред. В. Н. Волковой, А. А. Емельянова. - М.: Финансы и статистика, 2006. - 848 с.
