CC BY
44
Казначейское исполнение бюджета
ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ РЕГЛАМЕНТАЦИЯ РАБОЧИХ ПРОЦЕССОВ В ОРГАНАХ ФЕДЕРАЛЬНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА. ПРОБЛЕМЫ И ПЕРСПЕКТИВЫ
А. Г. СОЛОДОВНИКОВ, старший специалист Управления Федерального казначейства по Хабаровскому краю
Технологическая регламентация функциональной деятельности — сравнительно молодое направление работы органов Федерального казначейства. Оно начинает свою историю с 2007 г. Предпосылками возникновения этого направления послужила организация рабочих процессов в органах Федерального казначейства, которая характеризовалась меньшей степенью автоматизации и формализации по сравнению с той, которая существует сейчас. Толчком к возникновению направления явилось отсутствие единого подхода к работе при использовании прикладного программного обеспечения. До 2005 г. его степень была низкой и количество эксплуатируемых программ измерялось десятками. Прикладное программное обеспечение содержало множество избыточных настроек. Не удавалось стандартизировать процесс взаимодействия с участниками бюджетного процесса и прийти к единой технологии исполнения бюджетов. Объемы документальных потоков стремительно возрастали. Находящееся в производственной эксплуатации программное обеспечение требовало больших трудозатрат программистов и функциональных специалистов.
Казначейство России с момента своего образования никогда не стояло на месте в области совершенствования своей функциональной деятельности. Масштабы новаций, направленные на оптимизацию собственной деятельности, и безукоризненное выполнение поставленных государством задач ежегодно увеличивались.
2005 г. вошел в историю развития органов Федерального казначейства как год внедрения единого для всех территориальных органов программного продукта «Казначейское исполнение доходов и расходов федерального бюджета и кассовое обслуживание территориальных бюджетов (Центр-КС)». А 2006г. стал годом, когда Федеральное казначейство стандартизировало организационно-штатную структуру управлений и начало внедрение программного продукта «Система электронного документооборота (СЭД)», позволяющего обмениваться информацией с участниками бюджетного процесса. Подключение бюджетополучателей к «Системе электронного документооборота» было бесплатным, что стимулировало интерес участников бюджетного процесса заключать с Федеральным казначейством соглашения об обмене электронными документами через систему электронного документооборота. Параллельно этому была начата работа по разработке и внедрению административныхрегламентов. Административные регламенты содержали общие требования реализации своих функций органом исполнительной власти при взаимодействии с физическими и юридическими лицами.
Внедрение программных продуктов Центр-КС и СЭД значительно упростило информационный обмен между участниками бюджетного процесса и повысило производительность труда функциональных специалистов территориальных органов Федерального казначейства. Но детального
описания действий сотрудников Федерального казначейства при использовании программных продуктов до 2007 г. не было. Руководством в работе для сотрудника являлись только должностной и административные регламенты, которые не содержали подробной детализации действий работника при работе с прикладным программным обеспечением. В целях обеспечения возможности детализированной регламентации действий функциональных специалистов был издан приказ Федерального казначейства от 11.10.2006 № 206 «О разработке и использовании техно-рабочей документации в составе прикладного программного обеспечения».
С 2007 г. Федеральное казначейство начинает процесс разработки и внедрения технологических регламентов. Технологический регламент — это документ, в котором описывается последовательность действий специалистов, а также механизмы взаимодействия структурных подразделений территориальных органов Федерального казначейства между собой и внешними участниками бюджетного процесса. Являясь частью документации к прикладному программному обеспечению, технологический регламент находится с ним в неразрывной связи. Любые нормативные изменения функциональных процессов находят свое отражение в новых версиях прикладного программного обеспечения и соответствующих технологических регламентах. Внедряемые Федеральным казначейством технологические регламенты состоят из:
• описания участников процесса (структурные подразделения Федерального казначейства и внешние участники бюджетного процесса);
• перечня нормативныхдокументов, регламентирующих данный процесс документооборота;
• перечня используемого прикладного программного обеспечения и ссылок на соответствующие разделы документации к нему;
• диаграммы процесса;
• краткого описание процесса;
• технологической карты;
• перечня используемых настроек и параметров программного продукта и их значения. Внедрение технологических регламентов
позволяет получить описание механизма рабочего процесса, который при необходимости легко перестроить, а не начинать процесс организации работы персонала с нуля. Рабочий процесс разбивается на участки работы по выполнению отдельных операций, и за каждым сотрудником закрепляется своя роль. Деятельность структурных подразделений осуществляется в соответствии с четким и формализованным описанием всех действий, что позво-
ляет функциональным специалистам эффективно планировать свое рабочее время.
Процесс технологической регламентации играет важную роль для всех сотрудников Федерального казначейства независимо от направления деятельности специалиста. Для функционального специалиста технологический регламент — это детальное руководство, позволяющее максимально увеличить эффективность работы при использовании программного продукта. Для руководителей — это инструмент принятия управленческих решений, который позволяет сделать выводы об эффективности распределения нагрузки персонала на определенных участках работы. Для специалистов информационных технологий — основа, относительно которой можно консультировать функциональных специалистов по работе с прикладным программным обеспечением. Для ревизоров — документ, на основании которого можно оценивать правильность исполнения структурными подразделениями территориальных органов Федерального казначейства возложенных на них функций.
Положив начало процессу разработки и внедрения технологических регламентов, руководство Федерального казначейства исходило в первую очередь из целенаправленного упрощения эксплуатации программных продуктов. Снижение сложности эксплуатации достигается уменьшением возможного количества комбинаций настроек, за счет чего упрощается процесс сопровождения. Экономический эффект от разработки и внедрения технологических регламентов проявляется в понижении трудозатрат специалистов на сопровождение программных продуктов и в повышении эффективности работы функциональных специалистов.
В то же время процесс внедрения технологических регламентов сопряжен с определенными проблемами. Бюджетная система Российской Федерации и органы Федерального казначейства находятся в стадии модернизации: изменяются нормативно-правовые акты, регулирующие исполнение бюджетов, изменяются способы исполнения операций с бюджетными и внебюджетными средствами, изменяются механизмы взаимодействия структурных подразделений Федерального казначейства. Это требует актуализации технологических регламентов. Внедренные в промышленную эксплуатацию технологические регламенты со временем теряют свою актуальность (в случае изменения бюджетного законодательства и выпуска новых версий программных продуктов).
Внедрение технологических регламентов в органах Федерального казначейства — процесс не одномоментный, в связи с чем Федеральным
казначейством разработана методика внедрения технологических регламентов. Методика внедрения, разработанная Федеральным казначейством, описывает функции руководства и сотрудников в рамках внедрения технологических регламентов и порядок выполнения мероприятий по внедрению. Для внедрения технологических регламентов создаются рабочие группы, состав которых утверждается приказом руководителя.
Внедрение новых версий технологических регламентов вместе с новыми версиями прикладного программного обеспечения происходит в несколько этапов: подготовительный этап (создание рабочей группы, согласование плана-графика внедрения, изучение технологического регламента), этап опытной эксплуатации (моделирование рабочего процесса на тестовых базах данных), этап запуска в постоянную эксплуатацию.
По результатам внедрения технологических регламентов структурными подразделениями готовятся отчеты. В отчетах указываются замечания к описанию процесса, диаграмме процесса, технологической карте. На уровне управлений Федерального казначейства по субъектам Российской Федерации принятые отчеты анализируются и в обобщенном виде направляются в Центральный аппарат Федерального казначейства. В процессе аналитической работы выявляются расхождения технологических регламентов с содержанием нормативно-правовых документов, неточное отражение процессов взаимодействия участников бюджетного процесса, ошибки в текстовой части описания процесса. Центральным аппаратом Федерального казначейства полученные замечания в порядке степени их критичности доводятся до разработчика прикладного программного обеспечения. Разработчик, получив замечания, дорабатывает программный продукт и доводит до Федерального казначейства новые версии технологических регламентов. Выпуск новой версии прикладного программного обеспечения неразрывно связан с выпуском новой версии технологического регламента. Наиболее частые замечания, предъявляемые к технологическим регламентам структурными подразделениями, касаются следующего:
• несоответствия значений настроек одного технологического регламента значению настроек других технологических регламентов при пересечении рабочих процессов;
• описания порядка взаимодействия с другими отделами органов Федерального казначейства в части документооборота;
• описания последовательности квитования (формирования квитанций об обработке до-
кументов) и изменения статусов обработки документов;
• описания взаимодействия территориальных органов Федерального казначейства между собой;
• описания взаимодействия при обработке данных в выделенной локальной вычислительной сети (закрытой сети, по которой передаются сведения, составляющие государственную тайну).
В целях решения проблемы противоречия описания настроек одного технологического регламента другому Федеральное казначейство и разработчик прикладного программного обеспечения планируют вести перечень настроек, через которые пересекаются бизнес-процессы. Данная информация позволит исключать разногласия в описании настроек в технологических регламентах. Важным мероприятием является постепенная фиксация настроек программного продукта, которая производится в соответствии с нормативно-правовыми актами. Если в нормативном документе, согласно которому выполняется та или иная операция, жестко прописаны формы и виды контроля, то они постепенно реализуются в полном объеме в соответствующем прикладном программном обеспечении. При отсутствии противоречий при пересечении рабочих процессов формы контроля прописываются в виде кода программы. В случае если норма контроля не определена нормативным документом, форма контроля реализуется в прикладном программном обеспечении по согласованию Федерального казначейства с разработчиком программы или в виде изменяемой настройки, или в виде программного кода.
С 2007 г. установка настроек в прикладном программном обеспечении стала одним из главных моментов внедрения технологическихрегламентов. Каждый территориальный орган стремится эффективнее построить эту работу. Например, в Управлении Федерального казначейства по Хабаровскому краю успешное внедрение технологических регламентов достигается за счет предоставления права доступа к установке настроек только администратору прикладного программного обеспечения. Перед установкой настроек в программном продукте создается перечень устанавливаемых настроек, который письменно согласовывается с функциональными специалистами. До передачи перечня настроек для анализа и согласования в функциональные отделы администратор прикладного программного обеспечения подготавливает его, проставив для настроек, которые жестко не регламентируются, значения, установленные в базе
данных программы на данный момент, до внедрения технологического регламента.
В настройках, предполагающих возможность выбора, указываются возможные варианты значений. Функциональные отделы при согласовании данного перечня настроек видят, какие значения установлены на данный момент, какие есть возможные варианты значений, и выбирают нужный им вариант. После получения согласованного перечня администратор устанавливает настройки в реальных базах данных программы для внедрения технологических регламентов в промышленную эксплуатацию. Проверка настроек осуществляется после проведения обновления программного продукта и при внедрении новых версий технологических регламентов. При получении новой версии прикладного программного обеспечения, содержащей доработанные технологические регламенты, в срок не более двух недель со дня опубликования ее в фонде алгоритмов и программ Федерального казначейства осуществляются мероприятия по приведению в соответствие рабочих процессов требованиям доработанных технологических регламентов.
Внедрение технологических регламентов в органах Федерального казначейства позволит:
• упорядочить и оптимизировать перечень настроек к программным продуктам;
• оптимизировать режимы работы прикладного программного обеспечения;
• упростить и унифицировать процедуры эксплуатации и сопровождения прикладного программного обеспечения;
• выявить и устранить избыточные процедуры и операции, не предусмотренные технологическими регламентами.
В целом можно уже сейчас констатировать достижение практических результатов по всем перечисленным направлениям. Процесс разработки и внедрения технологических регламентов в органах Федерального казначейства является отработанным и упростит впоследствии процесс перехода всей системы Федерального казначейства в 2010 г. на Автоматизированную систему Федерального казначейства.
Руководство Федерального казначейства с большим вниманием относится к развитию направления технологической регламентации и оптимизации деятельности Федерального казначейства. В 2008 г. принято решение о создании в рамках Управления информационных систем Федерального казначейства подразделения, ответственного за решение данной задачи — отдела технологической регламентации. Являясь инструментом функционального моделирования казначейских процессов, технологические регламенты позволяют руководству количественно оценить фактическую производительность специалистов органов Федерального казначейства. У Федерального казначейства появляется возможность моделировать управляющие воздействия, такие как: изменение нормативов, регламентированное время выполнения операций, изменение организационно-штатной структуры органов Федерального казначейства с учетом анализа нагрузки на сотрудников.
Среди основных задач Федерального казначейства на 2008 — 2010гг. присутствует задача по мониторингу функциональной деятельности органов Федерального казначейства. Учитывая большой объем передаваемой и анализируемой в целях решения этой задачи информации, Федеральное казначейство начало разработку и запланировало внедрение автоматизированной системы учета нагрузки. При наличии разработанных показателей контроля за исполнением технологических регламентов сотрудниками подразделений автоматизированная система учета нагрузки позволит определить загруженность персонала и эффективность исполнения своих функций как каждым сотрудником в отдельности, так и всем подразделением в целом.
Внедрение технологических регламентов является одним из основных приоритетных направлений деятельности Федерального казначейства в 2009 г. и в ближайшие годы должно привести к централизации ряда функций отделений на уровне управлений Федерального казначейства по субъектам и дальнейшему совершенствованию казначейской системы исполнения бюджетов в Российской Федерации.
