Создание программного продукта «Электронный журнал оцифровки документов на бумажной основе» Текст научной статьи по специальности «Прочие технологии»

УДК 004.422.81

СОЗДАНИЕ ПРОГРАММНОГО ПРОДУКТА «ЭЛЕКТРОННЫЙ ЖУРНАЛ ОЦИФРОВКИ ДОКУМЕНТОВ НА БУМАЖНОЙ ОСНОВЕ»

© 2014 А.Л. Лисицин

аспирант каф. программного обеспечения и администрирования информационных систем vip. lisicin@mail. ru

Курский государственный университет

В статье рассматривается программный продукт, разработанный для организаций, производящих сканирование документов в промышленных объёмах. Программа автоматизирует процесс оцифровки документов, повышает эффективность по ряду критериев, основные из которых контроль и учет.

Ключевые слова: электронный журнал, электронный фонд пользования, система управления персоналом, система сборки отчета, автоматизация многоуровневого процесса.

Не так давно основным источником информации служили бумажные издания, такие как книги, журналы, газеты. К сожалению, бумага недолговечна и как при частом использовании, так и при воздействии внешних факторов легко подвергается разрушению. Наука шагнула достаточно далеко, и сейчас активно используются электронные ресурсы и информационные системы. В связи с этим в 2011 году были выделены внушительные средства на финансирование масштабной программы оцифровки бумажных архивных документов. При постановке задачи формирования электронного фонда пользования ВНИИДАД руководствовался опытом стран уже преуспевших в этом деле (Италия, Ватикан, США, Япония).

Процесс перевода документа в электронный вид включает 3 этапа: сканирование, обработку и проверку. В ходе работ при недостатке программных средств могли возникать некоторые трудности. Так как состояние дел далеко не одинаковое и сложность сканирования никак не отражается на зарплате оператора сканирования, высока вероятность возникновения конфликтных ситуаций. Ведение учета самими оператором весьма нецелесообразно при промышленных объёмах работ, поскольку присутствует человеческий фактор и при монотонной работе велика вероятность ошибки и жульничества в отношении работодателя. Однако исправный автомат обеспечивает одинаковую точность и сводит вероятность ошибки к минимуму. Цепь, по которой документ передается на дальнейшую стадию работы с делом, должна быть механизирована для обеспечения бесперебойного процесса и исключить вариант передачи задания посредством устной договорённости.

Разработка программных средств позволяет произвести частичную автоматизацию в целях экономии рабочего времени и ресурсов. После внесения номеров дел в базу (номер состоит из четырех частей: рубрика, фонд, опись, дело) задание между операторами распределяется в автоматическом режиме по мере выполнения. В случае некорректной обработки или некачественного сканирования возможно возвращение документа на предыдущую стадию с прикреплением соответствующего сообщения, тому оператору, который допустил небрежность. После прохождения последней стадии дело помечается как оцифрованное и администратор получает уведомление о том, что его можно помещать в хранилище. Загруженность операторов на каждой стадии стала равномерной. Теперь фиксируются все данные о

ТЕХНИЧЕСКИЕ НАУКИ

пути прохождения документа (имена операторов, работавших с делом, время, количество образов, особые отметки). Отчет о количестве выполненных за месяц работ собирается автоматически. Имеется инструментарий администратора (рис. 2) включающий вкладку «индикатор загруженности» персонала, отображающий количество документов, находящихся на обработке у каждого оператора. Возможна работа в автономном режиме, проверенный временной промежуток - 1 месяц.

Цели разработки:

1) автоматизация учёта выполненных работ с возможностью сборки отчета;

2) обеспечение бесперебойного процесса перевода документов в электронное представление;

3) повышение трудовой дисциплины;

4) контроль загруженности персонала;

5) хранение данных о ходе процесса оцифровки.

Производится сканирование документа: Рубрика —

Фонд - Р-487 Опись - 1л Пело - 23

Рис. 1. Интерфейс оператора сканирования

Программный продукт устанавливается на сервер и через него предоставляется доступ для рабочих станций, количество которых определяется мощностью сервера. Как показала практика, одновременный доступ 18 машин не дает никаких сбоев и успешно выполняет поставленные задачи.

Имеет ряд преимуществ перед аналогами, которые затруднительно называть аналогами в данном случае. Эти программы предназначены для других целей и неудобны применимо к данной задаче. Достоинства разработки: веб интерфейс, простота использования (не требует подготовки), минимальность и достаточность функционала.

Первая версия продукта была внедрена в ОКУ «Госархив Курской области» в апреле 2013 года. С того времени он постоянно совершенствовался и дополнялся новыми функциями и возможностями. Рекомендуется для использования в государственных и муниципальных архивах, а также в библиотеках. Возможно приспособление программного продукта для других задач с конвейерной структурой с несколькими стадиями прохождения обработки и возможностью возвратов.

Auditorium: электронный научный журнал Курского государственного университета. 2014. № 4

Лисицин А. Л. Создание программного продукта «Электронный журнал оцифровки документов на бумажной основе»

П Элепаоииый JOKwtxT я

4- С Й localhost v: , г ;г, page.p:

П вое—ото Добавление Поиск

Администрирование - добавление в базу

пудрит Фома Опись Дело

184 '1 |1Д36)

11>1иет Печка ш • «еа как

Добавить

Смке Кабинет -1 а ш * та)

оарвВддив

Распределять

Выход

Рис. 2. Интерфейс администратора Библиографический список

Правила организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. М., 2007.

Рекомендации по комплектованию, учету и организации и хранению электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах. М., 2014.

Лисицин А.Л. Памятка по хранению и учету цифровых копий документов, включенных в фонд пользования // ОКУ «Госархив Курской области». Курск, 2014.