CC BY
55
УДК А. Л. АХТУЛОВ
Л. Н. АХТУЛОВА В. А. БУЛАХОВ Н. В. БУЛАХОВА Ю. В. БУЛАХОВА
Омский государственный университет путей сообщения Тобольский индустриальный институт ООО «Infi Net Wireless»
СОЗДАНИЕ
АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ СТАНДАРТАМИ ОРГАНИЗАЦИИ
В статье рассмотрена система, позволяющая автоматизировать процессы разработки и введения стандартов различного уровня в организации.
Ключевые слова: система управления, стандарты организации, система документации, статическая и динамическая часть, структурирование интересов.
В работах [1—5] авторами ставился вопрос о создании системы, позволяющей автоматизировать процессы разработки и введения стандартов различного уровня в организации. В данной статье дается описание предлагаемой автоматизированной системы управления стандартами организации.
Разработанная система выполнена в виде одного файла «mdb» на базе MS Access 2003, которая адаптирована для работы с любыми версиями операционной системы MS Windows и MS Office c учётом того, что последние версии 2007 и 2010 имеют принципиальные функциональные ограничения и ошибки. Работоспособность системы обеспечена за счёт отказа от ненадёжно работающих встроенных библиотек программного обеспечения и замены их на собственный программный код.
Система состоит из статической и динамической частей. Статическая часть системы содержит описание взаимных связей и зависимостей таких категорий системы управления, как интересы (возможности, выгоды); требования и потребности; действия, операции, процессы; ресурсы (средства и предметы труда, компетенции персонала, внешние условия, информация, рабочее время, упорядоченность); технологии управления (менеджменты возможностей, рисков, требований, изменчивости, улучшения); факторы внешнего влияния; риски (нежелательные процессы и события); организационная структура (рабочие места, структурные подразделения, коллегии); документы (нормативные внешнего происхождения, локальные нормативные акты, записи, сообщения и др.); продукция и внешние стороны, влияющие на организацию.
Статическая часть системы обеспечивает подробное описание взаимной зависимости между всеми категориями системы управления, которые влияют на состав, последовательность и продолжительность всех видов служебной и производственной деятель-
ности на всех рабочих местах организации, а также обеспечивает расстановку приоритетов для всех видов деятельности.
Динамическая часть системы обеспечивает автоматическое формирование ежедневных планов работ и контроль в реальном времени над контрольными событиями для всех рабочих мест организации. Планирование выполняется по процессному принципу, при котором каждый исполнитель получает точное задание с указанием времени начала и завершения каждой работы, от кого и что он должен получить, кому и что он должен передать. Планирование охватывает основные и вспомогательные процессы. Последовательность планируемых работ автоматически определяется с учётом их текущей значимости для организации (приоритетности).
Отправной точкой всей системы управления является структура интересов организации. Интересы определяют целесообразность и значимость любых видов деятельности организации. Автоматизированная система управления обеспечивает возможность структурирования интересов в иерархическом виде, от общих к частным и оперативное определение их удельной значимости. Система построена на предположении о том, что интересы организации являются основным побудительным мотивом для всего многообразия служебной и производственной деятельности. При этом любая деятельность инициируется на основании конкретных требований (управленческих решений). Интерес, для реализации которого имеется конкретное требование, переходит в категорию «возможностей». Реализованная возможность (выполненное требование) переходит в категорию «выгод». Выгоды используются для самовоспроизводства организации, развития и для поддержания отношений с внешними лицами, от которых организация зависит.
Рис. 1. Схема взаимосвязи структурированной системы интересов с другими категориями системы управления
Фактическое выполнение требования
« к
я О к
£ та ^ я ^ ц к ю к « а
с о та н
2 л О (у
3 & га
Рис. 2. Иллюстрация характерных этапов выполнения требований
Требование
Вероятность выполнения требований зависит от вероятности нежелательных событий и процессов, которые возникают при выполнении основного потока работ и не поддаются планированию и прямому управлению. По этой причине к системе интересов примыкает система рисков.
Схема функционирования системы структурирования интересов представлена на рис. 1.
Система структурирования интересов позволяет проводить глубокий анализ операционного управления путём сопоставления между собой значимости интересов с активностью и результативностью управленческой деятельности по соответствующим функциональным направлениям.
Основным инициирующим элементом системы управления является структурированная система требований. Конфигурация этой системы основана на поэтапной трансформации требований: обобщённые требования — конкретные требования — потребности — цели по снижению потребностей — работы. Требования могут быть предназначены для реализации нескольких видов возможностей, при этом их значимость суммируется.
Обобщённые требования являются неотъемлемой частью высшего уровня системы управления. Обобщение позволяет оперировать ограниченным числом управленческих решений, пригодных одновременно для любого числа структурных подразделений. Обобщённость управленческих решений делает невозможным их прямое измерение в каждой конкретной ситуации выполнения. По этой причине в системе управления предусмотрен этап конкретизации управленческих решений, что позволя-
ет их использовать в конкретных управленческих циклах каждого структурного подразделения или межфункционального процесса.
Конкретные требования имеют разный уровень готовности к выполнению. В данной системе управления (рис. 2) использовано предположение о том, что существует шесть универсальных этапов выполнения требования.
Данный метод позволяет достаточно точно оценить уровень исходного выполнения требований и определить оптимальный состав технологий менеджмента для каждого этапа работ по выполнению требования. В данной системе управления определено пять характерных групп технологий менеджмента, которые имеют разную значимость для каждого из шести этапов выполнения требований. К ним относятся:
— менеджмент возможностей (поиск и реализация новых возможностей);
— менеджмент рисков (снижение вероятности нежелательных процессов и тяжести последствий нежелательных событий);
— менеджмент требований (командно-административное управление, управленческий цикл PDCA);
— менеджмент изменчивости (снижение источников хаоса и устранение механизма самовоспроизводства хаоса);
— менеджмент улучшений (повышение эффективности без снижения результативности и повышение результативности).
Для каждого вида менеджмента и этапа выполнения требований в системе имеется базовая библиотека из 50 конкретных технологий менед-
Иерархически структурированная система требований
Обобщённые
Конкретные [■{—►
Иерархически структурированная система интересов
Значимость возможности
Иерархически структурированная система технологий менеджмента
Оптимальные технологии менеджмента |_ _______________
Оценка выполнения
А
Потребность [—»
Поэтапные цели
Работы для достижения целей
Операционная деятельность
Процессы для достижения целей
Иерархически структурированная система процессов и видов деятельности
Рис. 3. Схема процедур определения целей, работ и оптимальных технологий менеджмента
Рис. 4. Схема стандартизации всех видов служебной и производственной деятельности
жмента, которая может пополняться. Данный подход является универсальным как для оперативных требований (входящее письмо, решение оперативного совещания и др.), так и для долговременных (выполнение НИ ОКР новой продукции). После проведения оценки исходного состояния выполнения требования система автоматически определяет соответствующую потребность как произведение «меры неисполнения требования» X «значимость возможностей», для реализации которых требование установлено.
Процедура (рис. 3) определения поэтапных целей основана на технологии прямого синтеза оптимальных управленческих решений. Необходимость поэтапного достижения целей связана с тем, что наборы оптимальных технологий менеджмента для разных этапов выполнения требования отличаются друг от друга. Если планировать выполнение сразу нескольких этапов, набор технологий менеджмента, пригодных одновременно для них резко сокращается, и это снижает вероятность получения желательного результата.
В результате выполнения процедур, связанных с требованиями, формируются рейтинги потребностей, целей и работ, а также определяются оптимальные технологии менеджмента.
Описанные выше процедуры хорошо автоматизированы и позволяют сформировать необходимые выходные данные для функционирования всей системы менеджмента на следующий планируемый рабочий день за несколько минут. При этом обеспечивается полная прозрачность принимаемых управленческих решений по вертикали: интерес — требование — цель — работа.
Для оперативного определения процессов и видов деятельности, необходимых для выполнения требований, используются структурированные системы действий, операций и процессов.
Базой для стандартизации и нормирования выбрана система стандартных действий. Состав и параметры элементарных действий определяются психо-физиологическими характеристиками человека, обладают стабильностью и хорошо поддаются нормированию для различных факторов внешнего влияния. Количество элементарных действий в системе достаточно для осуществления практически всех видов служебной и производственной деятельности. Под операциями понимается набор элементарных действий, которые выполняются одним человеком. Состав операций в системе не ограничен и базируется на библиотеке элементарных действий. Под процессом понимается набор операций,
Процессы обеспечения ресурсами
ес ес ес
урс урс урс
ы ы ы
V
Рабочее место
3.
0 1 ер Продукция
нс т
УУ
у
Рабочее место
я Продукция
и циа Ресурсы
р е п Документы
Риски
уу
У
Рабочее место
я Продукция
и циа Ресурсы
р е п Документы
Риски
Ух
я и Продукция ср еда В н
ца р е Документы н н
п О Риски яя
Рис. 5. Иллюстрация потоков ресурсов, документов, продукции, рисков
выполняющихся разными людьми для получения общего результата.
В данной системе управления предусмотрена возможность нормирования продолжительности и потребности в ресурсах элементарных действий в диапазоне заданий, изменений факторов влияния и допустимых уровней рисков. Нормирование выполняется автоматизированным способом по нескольким точкам с последующей интерполяцией для определения непрерывной функциональной зависимости. Эта методика иллюстрируется на рис. 4.
Структурированная система рабочих мест (организационная структура) включает в себя: структурные подразделения, коллегии (комиссии, совещательные органы и др.), рабочие места, группы (подразделений или рабочих мест). При формировании типовых операций происходит их закрепление за определёнными элементами организационной структуры, для которых определяется необходимый состав ресурсов. Система основана на модели движения ресурсов, продукции, документов, рисков, изображённой на рис. 5.
Для рабочих мест определяется состав ресурсов общего назначения, необходимых и достаточных для выполнения любой из закреплённых за ним операций, а также закрепляются права на использование ресурсов коллективного пользования. Специфицированные ресурсы и возникающие риски движутся по технологическому маршруту вместе с продукцией.
Структурированная система продукции содержит в себе спецификации как производственной номенклатуры, так и наиболее важной продукции служебной деятельности.
Структурированная система документации содержит все виды документов, необходимых для системы управления. Система обеспечивает автоматизированное формирование заданий и локальных нормативных актов, автоматическое выполнение файловых операций с документами, средства быстрого поиска документов, автоматическую рассылку документов по электронной почте.
Описанные выше процедуры выполняются в статической части системы управления однократно и на этапе эксплуатации системы имеют незначительную трудоёмкость. При этом основная нагрузка ложится на динамическую часть системы, которая должна обеспечивать ежедневное планирование и контроль работ, выполняемых на всех рабочих местах.
Таким образом, процедура ежедневного планирования включает в себя следующие этапы:
1. Расстановку приоритетов в структур ирован-ной системе интересов.
2. Ввод новых инициирующих событий и связы-
вание их с процессами из библиотеки или с вновь сформированными.
3. Расчёт трассировки всех процессов с учётом их приоритетности, а также с выявлением узких мест (перегруженности отдельных рабочих мест).
4. Проведение оперативного совещания для расшивки узких мест и окончательного утверждения дневной программы служебной и производственной деятельности.
5. Автоматизированное формирование заданий для всех рабочих мест на планируемый рабочий день и доведение заданий до исполнителей.
6. Диспетчеризация выполнения заданий в режиме реального времени.
7. Оперативное реагирование на сбойные ситуации и внесение корректировок в статическую часть системы.
Библиографический список
1. Ахтулов, А. Л. Система управления ресурсами предприятия с использованием информационных технологий / А. Л. Ахтулов, В. В. Слободин // Омский научный вестник. — 2005. — № 2 (31), июнь. - С. 202-207.
2. Ахтулов, А. Л. Методология построения и практическое применение системы автоматизации проектирования транспортных машин / А. Л. Ахтулов // Вестник Сибирской государственной автомобильно-дорожной академии (СибАДИ). — Омск : Издательский дом «ЛЕО», 2005. — Вып. 3. — С. 14 — 29.
3. Измерение результативности системы менеджмента качества как инструмент совершенствования деятельности организации / А. Л. Ахтулов [и др.] // Омский научный вестник. — 2013. — № 1 (114). — С. 129 — 131.
4. Ахтулова, Л. Н. Идентификация процессов системы менеджмента качества промышленного предприятия / Л. Н. Ахтулова, А. М. Суртаев // Омский научный вестник. — 2009. — № 1 (75). — С. 84 — 86.
5. Ахтулова, Л. Н. Управление несоответствиями в серийных технологических процессах промышленного предприятия / Л. Н. Ахтулова, О. В. Дежурова, Д. А. Грюнер // Омский научный вестник. — 2009. — № 23 (83). — С. 149 — 153.
АХТУЛОВ Алексей Леонидович, доктор технических наук, профессор (Россия), профессор кафедры электроэнергетики Тобольского индустриального института Тюменского государственного нефтегазового университета; профессор кафедры «Вагоны и вагонное хозяйство» ОмГУПС, действительный член Международной академии авторов научных открытий и изобретений и Академии проблем качества, почетный работник высшего профессионального образования.
АХТУЛОВА Людмила Николаевна, кандидат технических наук, доцент (Россия), доцент кафедры
«Экономика транспорта, логистика и управление качеством» Омского государственного университета путей сообщения.
БУЛАХОВ Виталий Анатольевич, заместитель директора ООО «Infi Net Wireless». БУЛАХОВА Наталья Витальевна, аспирантка кафедры «Вагоны и вагонное хозяйство» ОмГУПС.
БУЛАХОВА Юлия Витальевна, аспирантка кафедры «Вагоны и вагонное хозяйство» ОмГУПС. Адрес для переписки: [email protected]
Статья поступила в редакцию 03.02.2014 г. © Л. Н. Ахтулова, А. Л. Ахтулов, В. А. Булахов, Н. В. Булахова, Ю. В. Булахова
УДК 658:б5.°1 И. В. КАЛЬНИЦКАЯ
А. Н. ДАНИЛОВ
Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации (Омский филиал)
о М
Т
W
УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ РЕШЕНИЯ В МОДЕЛИ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ_
Наличие значительного количества научных публикаций в области управленческих решений не снижает вопроса актуальности их роли в модели управления организацией. В статье представлен авторский подход к раскрытию управленческих решений в модели управления организацией, включающий содержательный анализ основных составляющих теоретического аспекта принятия управленческих решений.
Ключевые слова: управленческие решения, управление, организация, классификация управленческих решений, декомпозиция управленческих решений.
В настоящее время для теории управления при наличии множества разнообразных концепций и подходов характерен активный поиск новой парадигмы, способной определить направления решения современных проблем теоретического и практического аспекта управления организацией, одной из которых является проблема совершенствования процесса принятия управленческих решений и их информационной составляющей. Для определения направлений решения современных проблем информационного обеспечения управленческих решений необходимо первоначально исследовать управленческие решения в модели управления организацией и в последующем, опираясь на полученные результаты, определить методологическую основу формирования информационного обеспечения управленческих решений, для чего необходимо построить модель управления организацией.
Структура и свойства любой модели зависят от целей, для достижения которых она создается. Цель построения модели заключается в отражении множества отдельных элементов со всеми их свойствами, функциями, особенностями, в установлении взаимозависимостей и взаимосвязей между ними. Модель управления организацией включает следующие системообразующие компоненты: определение управления, виды управления, стратегия, принципы, субъект и объект управления, функции, метод, технология управления, управленческие решения. Отдельные компоненты модели управления организацией были ранее рассмотрены в работе [1]. В рамках настоящей статьи рассмотрим управленческие решения как ключевой компонент модели управления организацией.
Управленческие решения включены в качестве необходимого компонента в реализацию всех функций управления. Они являются своеобразным механизмом их осуществления. Положение о ключевой роли управленческих решений в системе управления организацией согласуется с определением управления как совокупности системообразующих компонентов, направленных на реализацию управленческих технологий, конечным результатом которых по мере исследования информации является процесс принятия управленческих решений. Управленческие решения являются механизмом реализации технологии управления, выступают способом воздействия управляющей подсистемы модели управления организацией на управляемую подсистему.
Понятие «управленческое решение» имеет многогранный характер, поскольку принятие решений в организации характеризуется как:
— сознательная и целенаправленная деятельность, осуществляемая человеком;
— поведение, основанное на фактах и ценностных ориентациях;
— процесс взаимодействия членов организации;
— выбор альтернатив в рамках социального и политического состояния организационной среды;
— часть общего процесса управления;
— неизбежная часть ежедневной работы менеджера;
— основа для выполнения всех других функций управления [2, с. 233].
В экономической литературе существует множество определений понятия «управленческое реше-
