CC BY
101
СОВРЕМЕННОЕ СОСТОЯНИЕ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Аввакумова Ю.С.1, Мороз Ю.В.2, Шемончук Д.С.3 Email: Avvakumova693@scientifictext.ru
'Аввакумова Юлия Сергеевна — магистрант; Мороз Юлия Владимировна - кандидат технических наук, доцент, преподаватель;
3Шемончук Дмитрий Сергеевич - кандидат технических наук, доцент, преподаватель, кафедра информационных технологий в государственном управлении, Институт инновационных технологий и государственного управления Российский технологический университет МИРЭА, г. Москва
Аннотации: статья посвящена вопросам оптимизации работы бухгалтерии ввиду наступившей кризисной ситуации в мире. Сегодня мир столкнулся с серьезным заболеванием, ранее не известным науке, под названием COVID-19 (коронавирус). Всему миру пришлось менять свой привычный образ жизни. Каждый человек столкнулся с непредвиденными обстоятельствами. Бизнес так же оказался в нелегкой ситуации. На многих предприятиях работа была прекращена, но были и такие, кто смог продолжить работать, удаленно или в специфических условиях.
Ключевые слова: бухгалтерский баланс, бухгалтерская отчетность, внутренний контроль, бизнес-процесс.
CURRENT STATE OF ACCOUNTING IN RUSSIAN FEDERATION Avvakumova Yu.S.1, Moroz Yu.V.2, Shemonchuk D.S.3
'Avvakumova Yulia Sergeevna - Undergraduate;
2Moroz Yulia Vladimirovna - Candidate of Technical Sciences, Associate Professor, Teacher, 3Shemonchuk Dmitry Sergeevich - Candidate of Technical Sciences, Associate Professor, Teacher, DEPARTMENT OF INFORMATION TECHNOLOGY IN PUBLIC ADMINISTRATION, INSTITUTE OF INNOVATIVE TECHNOLOGIES AND PUBLIC ADMINISTRATION RUSSIAN TECHNOLOGICAL UNIVERSITYMIREA, MOSCOW
Abstract: the article is dedicated to the issues of optimizing work of bookkeeping in view of the current crisis situation in the world. Today, the world is faced with a serious disease, previously unknown to science, called COVID-19 (coronovirus). The whole world had to change their usual way of life. Everyone faced unforeseen circumstances. Business also found itself in a difficult situation. At many enterprises, work was stopped, but there were those who were able to continue to work, remotely or in specific conditions.
Keywords: balance sheet, financial statements, internal control, business-process.
УДК 330
В современном мире, казалось, никаких проблем не возникнет, казалось, даже малый бизнес будет держаться на плаву без особых проблем. Однако появилось одно огромное «но» в виде кризиса, из-за обрушившего на мир заболевания. Почти каждый второй отправился по домам, многие лишились заработка, а те, кто мог, стал работать из дома, для многих специальностей такой формат невозможен.
В связи с последними событиями каждое предприятие стремиться минимизировать издержки и получить максимальную прибыль. В том числе для минимальных потерь по персоналу компания должна уметь адаптироваться. Именно в этих условиях и проверяется возможность фирмы на выживание в конкурентной среде. Для адаптации компании будут рассматривать свои бизнес процессы пытаясь найти варианты оптимизации тех решений, что у них уже есть. Однако не каждый управленец обратит свое внимание на бухгалтерский учет, хотя там тоже множество проблем.
Согласно требованиям Федерального закона № 402-ФЗ от 06.12.11 [1], в компаниях должно быть обеспечено внедрение процедур внутреннего контроля за ведением их деятельности, а в компаниях, подлежащих проведению обязательного аудита — дополнительно обеспечен внутренний контроль за правильностью бухгалтерской и финансовой отчетности.
При проведении аудиторских проверок организаций обращается особое внимание на действующие в них процедуры внутреннего контроля. Типичными проблемами неэффективности
таких процедур являются несоблюдение порядка автоматизации, неправильное хранение и использование имущества компании, нарушение процедур инвентаризации, неэффективное распределение полномочий, чрезмерный контроль внутри организации [2].
Система внутреннего контроля представляет собой процесс:
— организуемый и осуществляемый представителем собственника (руководством или иными сотрудниками);
— осуществляемый с помощью специальных методик и процедур;
— способствующий обеспечению достаточной уверенности в достижении целей: надежности отчетности, эффективности и результативности хозяйственных операций, соответствия действующим нормативным актам.
Система внутреннего контроля способствует совершенствованию учетного процесса, поскольку:
— является средством для упорядоченного и эффективного ведения финансово-хозяйственной деятельности фирмы;
— способствует обеспечению сохранности активов;
— позволяет своевременно предотвратить (выявить, исправить) ошибки и (или) искажение информации.
Функционирование система внутреннего контроля основано на систематическом контроле:
— за хозяйственными операциями;
— первичными учетными документами;
— обоснованностью применения норм, распределения затрат и др.;
— соответствием нормативных показателей плановым и т. д.
Совершенствование структуры службы бухучета — это комплекс мероприятий, включающий [3]:
— регулярный анализ работы каждого структурного отдела бухгалтерской службы (по учету ОС и НМА, расчету ЗП, учету МПЗ и т. д.);
— пересмотр должностных инструкций исполнителей, корректировка их с учетом потребностей учетного процесса и запросов внутрифирменных пользователей учетной информации;
— проведение собеседований с работниками бухгалтерии с целью выявления «узких» и проблемных зон учетного процесса;
— подбор и корректировка функциональных обязанностей исполнителей (при совмещении участков учета) с целью наиболее рационального использования рабочего времени и трудовых ресурсов;
— формирование внутрибухгалтерских подразделений с учетом психологической совместимости сотрудников, что позволяет создать рабочий микроклимат коллектива и избежать конфликтов;
— осуществление связи с другими подразделениями компании, являющимися как поставщиками первичной учетной информации (менеджерами, мастерами и др.), так и линейным и высшим руководством (пользователями информации) — это позволит оперативно решать проблемные вопросы взаимодействия всей указанной иерархической цепочки;
— иные мероприятия (в зависимости от структуры и масштабов компании, разнообразия видов деятельности и др.).
Чем крупнее фирма и более разветвленная структура, тем объемнее по численности бухгалтерская служба и сложнее процесс ее взаимодействия с иными подразделениями и структурными единицами.
Чтобы бухгалтерия не страдала от отсутствия надлежащей оперативности и слаженного взаимодействия с другими структурными единицами компании, необходимо разработать внутренний локальный акт, описывающий всю многогранность учетных взаимосвязей внутри компании, позволяющий каждому исполнителю осознать важность его действий в общем учетном процессе.
Данный внутрифирменный акт необходимо внедрить в повседневный трудовой процесс и осуществлять постоянный мониторинг его исполнения.
Бухгалтерские службы уже давно сдружились с информационно-коммуникационными технологиями, и встретить ручной учет в российских компаниях практически невозможно.
Компьютеризация учетного процесса позволяет:
— обрабатывать огромные массивы информации;
— осуществлять регламентные операции нажатием одной клавиши, что уменьшает риск учетных ошибок и снижает затраты времени бухгалтера;
— формировать разнообразные отчеты;
— проводить анализ информации;
— наладить взаимодействие по получению и обмену информацией посредством создания системы автоматизированных рабочих мест;
— оперативно использовать учетную информацию на всех этапах управления предприятием;
— осуществлять иные функции.
Чтобы автоматизация и компьютеризация способствовали совершенствованию учетного процесса, недостаточно закупить компьютерную технику и запустить учетную программу.
Эффективность автоматизации и ее влияние на совершенствование учетного процесса зависят от множества аспектов:
— степени обученности персонала и наличия соответствующих навыков работы с программами;
— умения пользователей формулировать задачи своего участка учета перед системными администраторами (или иными компьютерными специалистами) с целью наладки существующих модулей под специфику работы фирмы и иные производственные нюансы;
— наличия в штате фирмы программистов со знанием основ бухучета;
— иных аспектов.
По опросу газеты «Учет. Налоги. Право» [4], в котором прошли опрос более 100 главбухов, для того чтобы выяснить, какая часть работы их раздражает больше всего. Работникам было сложно ответить на этот вопрос, хотя все же назвали. Вот несколько основных проблем:
Компания, у которой есть сотрудники, информацию о них и их вознаграждениях предоставляет в четыре ведомства: Пенсионной фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральная налоговая служба и Федеральную службу государственной статистики. В среднем среднестатистическая компания в России в год сдает как минимум 32 отчета по сотрудникам (см. рисунок 1).
Рис. 1. Статистика отчетности бухгалтерии по сотрудникам
Во многих отчетах данные повторяются. Бухгалтерам не нравится, что одну и ту же информацию они «расталкивают» в разные отчеты и сдают в разные ведомства. В проведенном опросе были названы и другие проблемы, вызванные дублированием предоставляемой и учитываемой информации.
Следующую группу проблем можно охарактеризовать, как проблему отсутствия фактической информации. В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации [5] бухгалтер не вправе учитывать расходы без документов. Но получить бумаги
бывает непросто. Свои же сотрудники не приносят первичные документы: забывают, теряют и т.д. Из-за этого компания либо занижает расходы, либо рискует и рассчитывает налоги по скан-копиям документов.
Задерживают документы не только сотрудники компании, но и поставщики с покупателями. В итоге бухгалтерии нужно вызванивать всех контрагентов и выпрашивать свои первичные документы. Кроме того, покупатель мог не согласиться с поставкой товара или отказаться от части. В таком случае выручка и НДС к уплате изменятся. Чтобы верно рассчитать налоги, компании требуются бумаги с подписями покупателя.
Конечно, налоговики не снимут доходы, если компания их учла без документов, но в рамках проводимых проверок компания может быть оштрафована за грубые нарушения правил учета на сумму до 30 000 рублей (ст. 120 Налогового кодекса Российской Федерации).
Третья группа проблем носит личностный характер. Из-за частой отчетности и требований налоговиков главбуху трудно найти время на полноценный отпуск. Коллеги берут дни в перерывах между требованиями и сдачей отчетности и только мечтают хотя бы о двухнедельном отпуске. Отдыхает главбух с планшетом наперевес и лишь там, где есть Интернет, а значит, сработает удаленное подключение к рабочему месту. Телефон тоже порой не утихает от рабочих звонков.
Развитие информационных технологий бизнес-управления в последние годы идет высокими темпами. Современный бухгалтер уже не может представить себе процесс ведения бухгалтерского учета без широкого использования средств автоматизации. Именно поэтому одной из основных прикладных проблем формирования бухгалтерской отчетности является процесс ее автоматизации и сопряжения с последними тенденциями в мире компьютерных технологий.
Принятие решений на основе информации первичного бухгалтерского учета невозможно. Причина заключается в объемах той самой информации. Количество первичных документов, регистрируемых в бухгалтерских программах огромно, что делает фактически невозможным даже оперативное управление на основании первичной информации. Информация должна быть систематизирована, для чего и создаются различные отчеты.
Внедрение, каких либо нововведений, влечет за собой исключение из рабочего процесса лишних и неэффективных операций, а также упрощение и стандартизацию всех направлений работы. А именно: следует устранить выявленные причины совершения ошибок и рутинные операции, выполняемые вручную. Чрезмерный контроль, тормозящий ход работы также должен быть ограничен. Сложные процедуры и форматы составления документов и отчетов следует упростить, но при этом оставить неподдельность этих документов. Уровень автоматизации работы нужно повысить, а использованные методы стандартизировать.
Однако, нужно понимать, что быстрой адаптации компании к нововведениям не будет. Процесс переобучения, установки и адаптации может занять довольно много времени, а для большинства организаций это приведет к большим убыткам. Поэтому внедряя новое нужно делать все плавно и постепенно подготавливать персонал.
Для рассмотрения типового бизнес-процесса бухгалтерского учета в соответствии с нормативными актами РФ необходимо понять, что такое бизнес процессы и как ими можно управлять. Для раскрытия понятия бизнес-процессы удобнее всего пользоваться трактовкой основоположников теории реинжиниринга М. Хаммера и Дж. Чампи: «Бизнес-процесс — это совокупность различных видов деятельности, в рамках которых «на входе» используются один или более видов ресурсов, и в результате этой деятельности на «выходе» создается продукт, представляющий ценность для потребителя» [6].
Важными характеристиками являются «входы» и «выходы», при идентификации которых в системах бухгалтерского учета необходимо понимание следующих деталей:
1) Наиболее значимые характеристики бизнес-процесса на входе является используемые ресурсы: материальные, трудовые, информационные и т.п. (В случае бухгалтерского учета помимо ресурсов на входе также желательно уточнить источники капитала, требующегося для осуществления процесса).
2) В результате выполнения бизнес процессов на выходе создается продукт, имеющий ценность для потребителя (Результаты производственно-хозяйственной деятельности и результаты, связанные с выполнением заданных хозяйственных операций или достижением финансовых целей). Кроме того ценность для пользователей данных бухгалтерского учета будет представлять информация, генерируемая в рамках системы бухгалтерского учета. Такую информацию следует также рассматривать в качестве результата, представляющего ценность для потребителей.
3) Обеспечение хода выполнения бизнес-процесса потребует определить круг ответственных лиц.
Представим в упрощенном виде схему бизнес-процесса через призму значимых с точки зрения бухгалтерского учета характеристик (см. рисунок 2).
Рис. 2. Упрощенная схема бизнес процесса бухгалтерского учета
Исходя из сути бухгалтерского учета, отношение к нему имеют две группы процессов: операционные и поддерживающие.
Операционные бизнес-процессы являются объектами бухгалтерского наблюдения. На верхнем наиболее обобщенном уровне к ним относятся процессы снабжения, производства, реализации и т.д.; на нижнем уровне операционные процессы представлены факторами хозяйственной жизни.
Бизнес-процессы, не изменяющие состояния хозяйственных средств организации и источников их формирования, но непосредственно относящиеся к хозяйственной деятельности, также следует считать операционными.
Сам учетный процесс и его подпроцессы, как вид профессиональной деятельности, относится к поддерживающим бизнес-процессам. К поддерживающим подпроцессам бухгатерского учета, на верхнем обобщенном уровне можно, например, отнести первичную постановку бух учета, его организацию и дальнейшее ведение, выполнение контрольных мероприятий и т.д. Каждой из групп подпроцессов могут быть выделены те из них, которые обладают повышенной значимостью.
Большинство управленцев думают, что им нечего делать с таким подразделением как бухгалтерия. По мнению большинства это периферийная и сугубо пассивная служба. Но это не так. Многие клиенты судят об организации по взаимодействию с бухгалтерией.
Если в бухгалтерии документооборот не налажен, это обязательно негативно скажется на отношениях с клиентами. Если бухгалтерия дружно устраивает перерыв на один час, а клиент в это время ждёт, когда ему печать на документы поставят или реквизиты выдадут, это говорит о низкой клиентоориентированности организации. Регламентация работы бухгалтерии может решить часть проблем.
Рассмотрим, как можно оптимизировать работу бухгалтерии, повысить эффективность работы сотрудников и настроить работу бухгалтерии на цели бизнеса.
Цели и задачи бухгалтерии с точки зрения бухгалтерского учёта определяются законодательством, а вот остальные цели определяются исходя из целей бизнеса. Например, своевременное и точное предоставление управленческой информации, необходимой для принятия решений.
Отсюда возникает многоплановая задача. С одной стороны, нужно описать и оптимизировать действующие процессы бухгалтерского учёта, с другой стороны, спроектировать и внедрить процессы, несвойственные традиционной бухгалтерии.
Методы, которые можно при этом использовать при регламентации бизнес-процессов бухгалтерии [7]:
— Развивающее интервью, для того, чтобы понять какую проблему нужно решать и с какими проблемами сталкивается каждый из сотрудников.
— Структурированное интервью, которое позволяет увидеть последовательность операций и взаимодействие сотрудников и подразделений.
— Групповая работа, для того, что бы достичь единого понимания целей, задач, приоритетов, распределения функций. В обсуждении участвуют: директор, руководители подразделений, ведущие специалисты.
— Экспертная оценка. Проводится на основе знаний как самого аналитика об идеальном процессе, так и с привлечением сторонних специалистов.
После проведения анализа формулируются цели, и составляется план действий по улучшению ситуации. Цели оптимизации бухгалтерских процессов зависят от того, какие именно проблемные участки были обнаружены в ходе проведения анализа. Чаще всего оптимизация работы бухгалтерии бывает направлена на устранение перерывов в работе, минимизации обмена информацией в устной форме и установлении контрольных точек выполнения работ.
Список литературы / References
1. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ред. от 26.07.2019) «О бухгалтерском учете» (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2020).
2. Основы бухгалтерского учета и анализа [учеб. пособие] / Е.Р. Синянская, О.В. Баженов. М-во образования и науки Рос. Федерации, Урал. федерал. ун-т. Екатеринбург: Изд-во Урал. ун-та, 2014 267 с.
3. Бухгалтерский учет: Учебник для студентов вузов / Ю.А. Бабаев, И.П. Комиссарова, В.А. Бородин; Под ред. проф. ЮА Бабаева, проф. И.П. Комиссаровой. 2-е изд., перераб. и доп. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005. 527 с.
4. Как решить 10 главных бухгалтерских проблем. [Электронный ресурс] // Газета «Учет. Налоги. Право», 2018. Режим доступа: https://www.gazeta-unp.ru/artides/52189-kak-reshit-10-glavnyh-buhgalterskih-problem?from=PW_F5_aU_deskop/ (дата обращения: 26.06.2020).
5. Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая) от 31.07.1998 № 146-ФЗ (ред. от 01.04.2020).
6. Чампи М., Хаммер Дж. Реинжиниринг корпорации. Манифест революции в бизнесе. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2011, 288 с.
7. Автоматизация бухгалтерского учета : метод. указания / сост.: Ю.В. Малахова, И.В. Сазонова. Пенза: Изд-во ПГУ, 2014. 60 с.
