Советы архивариуса. Текст научной статьи по специальности «Право»

советы архивариуса

ВВЕДЕНИЕ НОВОГО СТАНДАРТА

С1 июля 2003 г. вступил в действие ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Одноименный ГОСТ 6.30-97 с изменениями от 21 января 2001 г. отменен постановлением Госстандарта России № 352-ст от 26 августа

2001 г. Основанием для отмены явилось требование юридической службы об исключении из Государственного стандарта некоторых правовых норм, связанных с оформлением документов, которые в соответствии с правовым статусом не могут регулироваться стандартом. Исходя из этого, из состава Государственного стандарта исключен раздел 5 «Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации». На этом же основании исключен гриф ограничения доступа к документу (ГОСТ 6.30-97 п.3.13). Кроме того, в стандарт необходимо было внести некоторые изменения и уточнения, обусловленные развитием нормативно-правовой базы документирования и предложения пользователей.

Впервые в истории отечественной стандартизации документов в новый стандарт внесено основное изменение, которое заключается в том, что требования настоящего стандарта носят рекомендательный характер. Рекомендательный характер стандарта закреплен в статье 12 Федерального закона Российской Федерации «О техническом регулировании» от 27 декабря

2002 г. № 184-ФЗ, в которой устанавливается один из принципов стандартизации — добровольность применения.

I

В стандарте 6.30-2003 появились новые реквизиты. На основании Федерального закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц» введен реквизит — Основной государственный регистрационный номер (ОГРН). Он проставляется одновременно с указанием названия организации на всех документах организации и в структуру государственного стандарта включен под порядковым номером 05. Другой новый реквизит — идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП), порядковый номер 06. ОГРН и ИНН/КПП проставляются в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

В новый стандарт внесены дополнения: в п.3.8 — наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке РФ; в п.3.11 — документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Следует обратить внимание на правило написания даты документа. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, год четырьмя арабскими цифрами. Например, 09.06.2003, т. е. если день месяца и месяц состоят из одной цифры, перед ней ставится ноль. То же самое и в словесно-цифровом способе написания даты, например, 09 июня 2000 г.

Внесено уточнение в п. 3.24 «Согласование документа». Теперь для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации,

визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Некоторые уточнения, относящиеся к использованию оттиска печати для заверения подлинности подписи документа или соответствия копии документа подлиннику, внесены в п.3.25.

Положения ГОСТа 6.30-2003 закреплены в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М.,2001) и широко используются в практике документирования. Таким образом, новый стандарт будет использоваться в делопроизводстве организаций наряду с положениями Типовой инструк-

ции по делопроизводству, которая наряду с вопросами оформления документов содержит основные положения по технологии делопроизводственных процессов.

Государственный стандарт 6.30-2003 распространяется на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, вошедшей в состав Общероссийского классификатора управленческой документации по классу 020000. Правила оформления относятся к документам как государственных, так и негосударственных организаций.

Коллегия решила...

В первом полугодии 2003 г. состоялось расширенное заседание коллегии Главного архивного управления при Кабинете Министров Республики Татарстан с участием руководителей государственных архивов, архивных отделов администраций городов и районов республики, Татарстанского республиканского отделения РОИА. На нем были подведены итоги деятельности архивных учреждений в 2002 г. и определены задачи на 2003 г.

На очередном заседании коллегии рассмотрен вопрос и принята к сведению информация об экспериментальном внедрении «Основных правил работы архивов организаций» (М.,2002). Госархивами проведен сравнительный анализ новых правил с Основными правилами работы ведомственных архивов 1987 г., определен круг учреждений участников экспериментального внедрения. По вопросу автоматизации архивных технологий в республике принято решение об активизации в архивных учреждениях республики работы по внедрению компьютерной программы «Учет фондов», а также об организации занятий по обучению руководящего состава архивной службы компьютерной грамоте.

В сообщении о состоянии материально-технической базы архивных учреждений Республики прозвучало, что в области укрепления материально-технической базы архивов достигнуты определенные позитивные результаты. Вместе с тем существует ряд проблем, связанных, в первую очередь, с недостаточным финансированием. Информация была подготовлена в связи с разработкой проекта постановления Кабинета Министров РТ о мерах по улучшению материально-технической базы архивных учреждений республики, включенного в План работы Кабинета Министров Республики Татарстан на 2003 г.

Была заслушана информация о проблемах по передаче документов на постоянное хранение в архивный отдел администрации Зеленодольского района и г. Зеленодольска. Заведующая архивным отделом В. А. Майорова отметила, что одна из причин несвоевременной передачи документов является отказ учреждений и организаций передавать документы, мотивируя это тем, что документы нужны для дальнейшей работы. Также было отмечено, что очень много времени уходит на работу с документами по личному составу ликвидированных учреждений и предприятий, поступающих на хранение в архивный отдел. Помещения для их размещения не хватает. Коллегия приняла решение о включении в проект постановления «О мерах по улучшению материально-технической базы архивных учреждений РТ» вопроса о выделении дополнительного помещения под архив по личному составу Зеленодольского района и г. Зеленодольска и обеспечения архивного отдела компьютерной техникой.

Светлана Гоголева,

главный специалист-архивный инспектор ГАУ при КМ РТ,

секретарь коллегии

ИНФОРМАЦИЯ. ХРОНИКА