CC BY
20
Экономика и современный менеджмент: теория и практика № 10-11 (53), 2015 г_________________________________
СмбАК
www.sibac.info
СЕКЦИЯ 16.
ЭКОНОМИКА И УПРАВЛЕНИЕ КАЧЕСТВОМ
СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ВУЗОМ НА ОСНОВЕ КОНТРОЛЛИНГА
Селянская Галина Николаевна
канд. экон. наук, доцент кафедры Теории менеджмента и бизнес-технологий, ФГБОУ ВПО «Российский экономический
университет им. Г.В. Плеханова», РФ, г. Москва, E-mail: [email protected] E-mail: Selvanskava. GN@rea. ru
UNIVERSITY MANAGERIAL IMPROVEMENT BASED ON CONTROLLING
Galina Selyanskaya
candidate of Economic Sciences, Associate Professor of Management Theories and Business Technology, FSBEIHPE “PlekhanovRussian University of Economics”,
Russia, Moscow
АННОТАЦИЯ
В статье рассматриваются вопросы реформирования системы управления вузом на основе использования процессного подхода и международных стандартов ИСО серии 9000. Рассмотрен опыт РЭУ им. Г.В. Плеханова по формированию системы контроллинга, в том числе по распределению функций контроля между различными уровнями управления вузом.
ABSTRACT
The article deals with reforming questions of university managerial system based on using process approach and international standards of ISO 9000. The experience of Plekhanov Russian University of Economics
83
Экономика и современный менеджмент: теория и практика ____________________________№ 10-11 (53), 2015 г
on the formation of a controlling system including the distribution of control functions between different levels of university management.
Ключевые слова: конкурентоспособность вуза; контроллинг; контроль качества образования; процессный подход; система менеджмента качества; внутренний аудит; управление вузом.
Keywords: university competitive ability; controlling; education quality control; process approach; quality management system; internal audit; university management.
Ключевой задачей современного этапа развития высшей школы является развитие системы управления вузом и качеством образовательного процесса. Основой совершенствования системы и методов управления эффективностью вуза как для любой производственной компании или организации, оказывающей услуги, так и для высшего учебного заведения, является анализ существующей системы и методов управления. Опыт компаний реального бизнеса указывает на то, что система управления результативностью компанией желающей быть конкурентоспособной на рынке должна быть основана на системе менеджмента качества, разработанной в соответствии с международными стандартами ИСО серии 9000.
В работе Исаевой К.В. «Анализ системы и методов управления результативностью (на примере реальной компании)» подробно рассмотрен подход к описанию процесса «Оперативное управление» [1]. Указанные рекомендации могут быть с успехом применены при оптимизации процесса оперативного управления вузом и оценки эффективности управления образовательным процессом.
Вместе с тем, необходимо отметить, что в отличие от производственной компании - завода или фабрики, вуз не имеет возможности вернуть некачественную продукцию с финишного контроля на доработку в цех. То есть мы имеем специфическую, однопроходную линию производства, чрезвычайно продолжительный цикл производства и отложенный на несколько лет результат. Таким образом, главная задача системы менеджмента качества в вузе -не только выходной контроль качества предоставленной
образовательной услуги, но в первую очередь создание системы, предотвращающей появление ошибок и нарушений, приводящих к низкому качеству услуг, выявление требований потребителей и предвидение их.
В методике оценки соответствия показателей деятельности вуза требованиям Болонского процесса, разработанной Исаевой К.В.,
0.6АК
www.sibac.info
84
Экономика и современный менеджмент: теория и практика № 10-11 (53), 2015 г________________________________
СмбАК
www.sibac.info
выделен принцип-репрезентант обязательного кластера векторов и принципов. Этим принципом-репрезентантом является «принцип контроля качества высшего образования» [2]. Именно этот принцип был положен нами в основу представленных ниже предложений по совершенствованию процедур контроля качества образовательной деятельности в вузе.
Процессный подход, декларируемый стандартами ISO серии 9000:2000 подразумевает переход от управления отдельными структурными подразделениями к созданию межфункциональных команд, объединяющих усилия нескольких подразделений вуза (как административно-хозяйственных, так и учебно-научных).
Использование этого подхода позволит всем сотрудникам вуза видеть процесс подготовки специалистов по конкретной образовательной программе от начала до конца и свое место в этом процессе, что должно положительно сказаться на повышении ответственности каждого сотрудника за результаты своей деятельности.
Только рассматривая любую работу как процесс со своими входами и выходами, можно понять, что поступает на вход процесса, что на выходе и какие действия по управлению процессом нужны [3].
Используемый в системе гарантий качества образования в Университете процессный подход требует тщательного документирования всех сторон образовательной деятельности вуза. На сегодняшний день в системе управления качеством образовательной деятельностью Университета действует более двух десятков нормативных документов. Большинство из них было пересмотрено за прошедшие несколько лет, тем не менее, вопрос дополнения системы управления качеством образования нормативными документами, регламентирующими действия участников процессов, все еще остается актуальным.
Ежегодный их пересмотр, конечно же, невозможен и не нужен. И специально искать повод для их обновления - так задача не ставится. Однако, в ряде случаев, поводом для обновления документации нередко являются замечания, полученные в ходе проверок, как внутренних, так и внешних.
На текущем этапе развития системы контроля образовательного процесса решается задача по совершенствованию нормативных документов по организации внутреннего аудита.
Внутренний аудит - проверка на соответствие достигнутых результатов деятельности вузов и его подразделений запланированным результатам и установленным требованиям. Цель аудита - оценка степени соответствия общественно-государственным требованиям
85
Экономика и современный менеджмент: теория и практика __________________________№ 10-11 (53), 2015 г
к образовательной деятельности. Задачи внутреннего аудита образовательной деятельности: оценка степени соответствия образовательной деятельности и ее отдельных элементов требованиям внутренней системы управления качеством образовательной деятельности; определение возможностей и путей улучшения системы; оценка выполнения и результативности предыдущих проверок.
Программа внутреннего аудита должны быть известна проверяемому подразделению заранее, поскольку основная задача аудита состоит в том, чтобы помочь проверяемому подразделению посмотреть на свою деятельность «со стороны» и найти точки для улучшения своих процессов. Также в ходе аудита нескольких подразделений может быть выявлена «лучшая практика» по организации того или иного аспекта образовательного процесса, которая потом может быть распространена на весь вуз. Все это требует специальной регламентации процедур внутреннего аудита.
Ниже приведены методические предложения по учету функций контроля качества образовательной деятельности в Положениях о подразделениях, должностных инструкциях сотрудников и планах деятельности подразделений различных уровней управления университетом.
Совершенствование Положений о подразделениях должно быть направлено на уточнение функций по управлению качеством образовательного процесса, закрепляемых за конкретным подразделением, и определение ответственных за выполнение указанных функций.
При доработке или пересмотре Положения о подразделении рекомендуется добавить разделы:
описание подсистемы управления качеством образовательной деятельности;
• контроль качества образовательной деятельности.
• в разделе «Подсистема управления качеством образовательной деятельности» следует привести:
• конкретную цель подразделения, согласованную со Стратегией обеспечения гарантий качества образования в вузе;
• описание объектов управления качеством образования по направлениям деятельности подразделения (например - студенты, основные профессиональные образовательные программы, учебные планы и т. д.);
• перечень контролируемых показателей качества деятельности подразделения, оформленный по форме, приведенной в таблице 1.
0.6АК
www.sibac.info
86
Экономика и современный менеджмент: теория и практика № 10-11 (53), 2015 г_________________________________
СмбАК
www.sibac.info
• распределение обязанностей и ответственности между конкретными работниками при реализации функций управления качеством образовательной деятельности на конкретных рабочих местах и в подразделении в целом.
Таблица 1.
Показатели качества деятельности подразделения
Наименование показателя качества Пороговое значение показателя качества Ссылка на документ, регламентирующий требуемое значение показателя качества
Перечень показателей качества деятельности подразделения выбирается руководителем подразделения на основе стратегии гарантий качества образования в университете, пятилетней и годовой программ развития вуза, из которых выбираются показатели, связанные с деятельностью подразделения, и утверждается курирующим проректором университета.
При составлении и утверждении перечня показателей качества деятельности подразделения должна быть учтена специализация подразделения.
Раздел «Контроль качества образовательной деятельности» должен содержать регламент проведения проверок качества образовательной деятельности, учета и анализа несоответствий, зафиксированных в ходе проверки, и разработки корректирующих и предупреждающих мероприятий по каждому из несоответствий, а также регламент контроля их выполнения.
В описании каждой процедуры контроля качества образовательной деятельности должны быть даны ответы на следующие вопросы: что именно, в каком подразделении, в какие сроки, как и кем должно быть сделано; какие материалы, оборудование, другие ресурсы и документы должны быть задействованы, как должны проводиться проверки качества образовательной деятельности и как должны оформляться записи о результатах проверок.
При пересмотре должностных инструкций сотрудников Университета необходимо наделить каждого из них соответствующими полномочиями для:
• проведения мероприятий, направленных на предупреждение появления несоответствий качества образовательной деятельности согласно действующим в Университете организационно-методическим и нормативным документам;
87
Экономика и современный менеджмент: теория и практика ___________________________№ 10-11 (53), 2015 г
• выявления и протоколирования выявленных проблем в области качества образовательной деятельности;
• инициирования выработки рекомендаций, направленных на повышение качества образовательной деятельности отдельных подразделений и вуза в целом.
При формировании годовых планов проверок необходимо разработать мероприятия по контролю качества образовательной деятельности, проводимых в планируемом году. Планы проверок разрабатываются факультетами, образовательно-научными центрами, кафедрами и другими структурными подразделениями, участвующими в реализации образовательного процесса по ниже приведенной форме (табл. 2). Годовые планы проверок по направлению деятельности подразделения утверждаются руководителем вышестоящего уровня управления.
Таблица 2.
План проведения проверки качества образовательной деятельности на 20__/___учебный год подразделения
0.6АК
www.sibac.info
Наименование объекта, процесса или ФИО. проверяемого преподавателя 1-й семестр 2-й семестр Примечание
Что проверяется ФИО. проверяющих Сроки проверки Что проверяется ФИО. проверяющих Сроки проверки
Планы проверок качества образовательной деятельности должны включать контроль выполнения корректирующих и предупреждающих мероприятий.
Проверки проводятся в соответствии с планом-графиком, в котором указывается, кто, когда и какие направления образовательной деятельности контролирует (табл. 3). План-график утверждается руководителем структурного подразделения.
88
Экономика и современный менеджмент: теория и практика № 10-11 (53), 2015 г_________________________________
СмбАК
www.sibac.info
Таблица 3.
План-график проведения проверки качества образовательной деятельности на 20_________/___учебный год подразделения
Наименование проверяемого объекта, процесса или ФИО, должность преподавателя Наименование нормативных и регламентирующих документов, на соответствие которым производится проверка ФИО проверяющих График проверки
сентябрь октябрь ноябрь декабрь январь февраль март апрель май июнь июль август
Примечание:
В графике проверки применяются следующие условные обозначения < — начало проверки; x — подготовка контрольных проверок; xx — непосредственное проведение проверки; xxx — разработка корректирующих мероприятий;
> — окончание проверки;
>> — проверка выполнения корректирующих мероприятий.
Результаты контроля качества образовательной деятельности регистрируются в журнале учета результатов проверок. Т акой журнал должен вестись в каждом подразделении, заполняться проверяющим по форме, приведенной в таблице 4, и храниться у руководителя подразделения.
Таблица 4.
Журнал учета результатов проверок подразделения
Дата проверки Направление проверки / объект проверки Результат проверки Подписи и Ф.И.О. Отметка об устранении замечания
Проверя- ющего Ответственного лица Дата устранения Ф.И.О. и подпись проверяющего
89
Экономика и современный менеджмент: теория и практика ______________________________№ 10-11 (53), 2015 г
В случае наличия у проверяющих замечаний по проверяемому направлению образовательной деятельности, оформляется акт выявления несоответствия. Акт оформляется по форме, приведенной в таблице 5.
0.6АК
www.sibac.info
Таблица 5.
Форма акта выявления несоответствия
АКТ
Дата проверки:
Проверяемое подразделение / направление проверки:
Объект проверки:
Результат проверки:
Дата устранения замечаний (несоответствий):
Подписи Проверяющие: Ф.И.О. Подпись
Ответственное лицо в подразделении:
Руководитель подразделения:
Отметка об устранении замечаний (несоответствий): Устранено / Нет Дата
Подписи Проверяющие: Ф.И.О. Подпись
Результаты контроля качества образовательной деятельности с анализом причин возникновения несоответствий и планом их устранения (планом корректирующих мероприятий) ежемесячно (до 10 числа месяца следующего за месяцем, в котором проводились проверки) передаются подразделениями в Управление контроллинга и аудита.
Результаты контроля обобщаются Управлением контроллинга и аудита и докладываются ректору Университета. Планы устранения недостатков утверждаются и вводятся в действие приказом ректора / курирующего проректора.
Непреложным для концепции всеобщего менеджмента качества является то, что в работе по совершенствованию элементов системы должны обязательно участвовать владельцы всех пересматриваемых процессов, а также руководители и участники смежных процессов. Кроме того, принять участие в пересмотре могут все, кто заинтересован в совершенствовании системы, кто может
90
Экономика и современный менеджмент: теория и практика № 10-11 (53), 2015 г_________________________________
СмбАК
www.sibac.info
поделиться наблюдениями, опытом, знаниями или у кого есть определенные претензии по несовершенству регламентации образовательной деятельности.
Наиболее важный аспект при проведении любого рода изменений в организации - это личное внимание топ-менеджеров организации к проводимым изменениям, приверженность одному из основополагающих принципов всеобщего менеджмента качества - Лидерство руководства.
Именно такое обновление и совершенствование и делает систему из свода правильных, но абстрактных документов, необходимым непосредственным инструментом в работе по повышению качества и, в конечном итоге, конкурентоспособности продукции вуза -выпускников.
Реализация управленческих инноваций в свою очередь влияют на весь персонал вуза, определяют и изменяют объемы их компетенций, формируют сильную корпоративную культуру вуза.
Таким образом, современный менеджмент, основанный на системе менеджмента качества образования, следует рассматривать как интегрированный менеджмент, который позволяет реализовывать инновационную политику вуза, эффективно управляя инновационным, научным и образовательным процессами.
Список литературы:
1. Исаева К.В. Анализ системы и методов управления результативностью (на примере реальной компании) // Нормирование и оплата труда в промышленности. - 2015. - № 7. - С. 32-37.
2. Исаева К.В. Интеграция векторов развития образовательного рынка России // Экономика образования. - 2007. - № 5. - С. 93-98.
3. Селянская Г.Н. Роль и место системы менеджмента качества в общем управлении вузом // Вестник Российского экономического университета им. Г.В. Плеханова. - 2007. - № 4. - С. 14-25.
91
