CC BY
11
СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ РЕГИОНАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ
В НАПРАВЛЕНИИ РАЗВИТИЯ СЭД
Н.Г. Кондрашова, канд. экон. наук, доцент Н.В. Коретников, студент
Калужский государственный университет имени К.Э. Циолковского (Россия, г. Калуга)
Б01:10.24412/2500-1000-2022-5-4-112-115
Аннотация. Актуальность совершенствования региональной информационной системы связана с отсутствием единой интегрированной информационной системы, необходимой для дальнейшего развития регионов в условиях повсеместной цифровизации. Предлагается поэтапный механизм развития региональной системы электронного документооборота по приведению ее к единому формату и расширению ЭДО с усилением контроля правильности оформления документов в режиме реального времени и интеграцией с социальными сетями. Это позволит устранить барьеры, препятствующие обмену данными между различными региональными структурами управления, улучшить сервис и значительно упростить его для пользователей.
Ключевые слова: информационные технологии, информационные системы, цифрови-зация, этапы совершенствования, унификация, усиление контроля.
Информационные технологии как совокупность процессов сбора, обобщения, систематизации и своевременного обмена огромным количеством информации при помощи средств программного обеспечения продолжают развиваться [1, с. 281]. В последние десятилетия работа по совершенствованию информационных технологий государственных органов в первую очередь была направлена на создание технических средств - автоматизированных систем и сетей, предназначенных для обработки и передачи информации. Информационные системы региональных органов власти создаются на основе информационных ресурсов территории и их нужно рассматривать как инструмент создания и внедрения управленческого механизма.
Во многих органах регионального самоуправления разработаны и внедрены десятки отраслевых информационных систем, которые не связаны между собой. Этот процесс представляет собой "островную" автоматизацию, в которой отсутствует единый системный подход к региональному управлению в целом. К сожалению, до сих пор не удалось создать единую интегрированную информационную систему на региональном уровне. Поэтому необходимо совершенствование региональной
информационной системы, одним из направлений которого является дальнейшее развитие автоматизации делопроизводства. В Калужском регионе переход на систему электронного документооборота (СЭД) осуществляется с 2017 года. 29.03.2017 был издан приказ №101 «О подготовке к внедрению системы электронного документооборота» [2]. Согласно данному приказу в целях оптимизации бумажного документооборота, сокращения сроков подготовки и согласования договоров и распорядительных документов необходимо разработать локальный нормативный акт, регламентирующий ведение делопроизводства с учётом электронного документооборота, привести систему электронного документооборота в соответствие с вновь разработанным локальным нормативным актом по делопроизводству, с учётом разработанных шаблонов, разработать инструкцию по работе с электронным документооборотом.
Сегодня работу с документами сложно представить без применения СЭД. Такой способ связан с необходимостью обеспечения сохранности огромного количества информационных данных при моментальном документообороте. Рынок ЭДО (электронный документооборот) активно разви-
вается. Документопотоки по созданию, обороту, хранению и использованию документов в электронном виде характеризуются:
- содержанием или функциональной принадлежностью, то есть, другими словами, тем составом документов, которые в него входят и тем составом информации, которая в этих документах сосредотачивается;
- структурой, которая определяется видами документов, их авторством, справочными данными и другими признаками;
- режимом, который определяется периодами движения;
- объемом, который определяется тем количеством документов, которые проходят.
Важной целью совершенствования региональной информационной системы является дальнейшая унификация процессов делопроизводства, в том числе с использованием современных портальных технологий для своевременного представления данных [3, с. 35]. Это связано с требованиями автоматизированных технологий четкости регламента и формализации управленческих процедур, поэтому их инфор-мационно-документационное обеспечение влечет за собой необходимость разработки нормативно-методических документов.
Для повышения эффективности регионального информационного управления в направлении дальнейшего развития автоматизации делопроизводства, необходимо устранить различные барьеры, препятствующие обмену данными между различными региональными структурами. Сотрудничество в процессе развития системы электронного документооборота между различными учреждениями может применяться в различных формах и использование собранной информации не должно ограничиваться только внутренним использованием, чтобы гарантировать открытость и прозрачность, поскольку эти данные являются определенной основой для решения конкретных проблем населения в режиме реального времени [4].
Для пользователя очень важна возможность без барьерной работы без углубления в технические подробности и нюансы.
Однако его работу затрудняет отсутствие единого пространства ЭДО, когда у каждого оператора существуют свои правила по организации и технической поддержке информационно-документационного обеспечения. В настоящее время их более семидесяти.
Для достижения основной цели развития СЭД — перевода документов в электронную форму, их оборота и хранения в электронном виде, называемый цифрови-зацией, необходимо совершенствование этого процесса.
Совершенствование развития информационных технологий и СЭД в Калужском регионе связаны с осуществлением следующих этапов:
Первый этап. 2021-2022 годы. Создание условий для полного перехода на СЭД и применения информационных технологий и обеспечение соблюдения принципа многократного использования данных при однократном представлении.
Второй этап. 2023-2025 годы. Полный переход на СЭД и применения информационных технологий с унификацией и обменом данными ЭДО.
Чтобы обеспечить полный переход на ЭДО, региональные органы должны вводить требования о переводе конкретных видов документов в электронный вид, а в дальнейшем принять необходимые меры по доработке текущих технологических решений по ЭДО и порядку взаимодействия с операторами для соответствия новым требованиям к документообороту.
Важная роль по полному переходу на электронный документооборот принадлежит усилению функции контроля за правильностью оформления документов в режиме реального времени, в силу того, что они должны поступать от операторов ЭДО в контролирующие организации. Этот контроль проводится с использованием процедур контроля, которые позволяют минимизировать риски отклонений от установленных правил [5, с. 63]. Появится возможность расширения ЭДО и беспрепятственное взаимодействия с иностранными контрагентами за счёт соответствия международному электронному документообороту по организации трансграничной
передачи данных. Новые изменения и приведение всего к единому формату позволят улучшить сервис и значительно упростить его для пользователей.
Для успешной перестройки бизнес-процессов необходимо будет осуществить
следующие мероприятия, представленные на рисунке 1.
Это позволит определить необходимые меры по доработке текущих технологических решений по ЭДО и порядку взаимодействия с операторами ЭДО в соответствии с новыми требованиями.
1
Провести анализ текущего документооборота на предмет необходимости для удовлетворения внутренних и внешних потребностей: различных
заинтересованных лиц и контролирующих органов #
Провести анализ существующего порядка согласования и подписания документов на предмет количества подписей, маршрута согласования и подписания, возможности параллельного согласования
Т
Провести анализ возможности расширения ЭДО за счет перевода дополнительных документов в этот формат и увеличения количества контрагентов
Рассмотреть возможность электронного хранения для чего определить структуру хранения, доступность документов, их корректное воспроизведение, юридическую
значимость
Рисунок 1. Мероприятия по полному переходу на ЭДО
Кроме того, важным аспектом развития турами управления для повышения его СЭД является их интеграция с социальны- эффективности. При этом поэтапный ме-ми сетями для привлечения и обновления ханизм ее реализации по приведению СЭД интереса общественности к своей деятель- к единому формату и расширению ЭДО с ности, и создания возможностей для граж- усилением контроля правильности оформ-дан участвовать в демократическом про- ления документов в режиме реального цессе и жизни региона. времени позволит улучшить сервис и зна-
Таким образом, совершенствование ре- чительно упростить его для пользователей. гиональной информационной системы в Кроме того, интеграция с социальными направлении развития системы электрон- сетями, открытость и прозрачность ин-ного документооборота должно осуществ- формации СЭД привлечет интерес граж-ляться для устранения различных барье- дан для решения конкретных проблем и ров, препятствующих обмену данными участию в жизни региона. между различными региональными струк-
Библиографический список
1. Кондрашова Н.Г. Особенности применения информационных технологий в проектном менеджменте // Russian Economic Bulletin. - 2021. - Т. 4. - № 6. - С. 278-282.
2. Приказ Министерство внутренней политики и массовых коммуникаций Калужской области № 101 от 29.03.2017 г. «О подготовке к внедрению системы электронного документооборота»
3. Ткаченко А.Л. Применение портальных технологий для повышения эффективности работы организации / А.Л. Ткаченко, G. Abraham // Калужский экономический вестник. -2021. - №2. - С. 34-37.
4. Информационные технологии в России: анализ рынка. - [Электронный ресурс]. -Режим доступа: http://www.webinvite.ru/about/our_articles/informatsionnye_tekhnologii_v_rossii_analiz_rynka/ (дата обращения: 11.05.2022).
5. Кондрашова Н.Г. 4.1. Риск-ориентированный внутренний контроль: практическая реализация // Аудит и финансовый анализ. - 2019. - №2. - С. 60-64.
- Экономицеские HayKU-
IMPROVEMENT OF THE REGIONAL INFORMATION SYSTEM TOWARDS THE DEVELOPMENT OF THE ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM
N.G. Kondrashova, Candidate of Economic Sciences, Associate Professor N.V. Koretnikov, Student
Kaluga State University named after K.E. Tsiolkovsky (Russia, Kaluga)
Abstract. The relevance of improving the regional information system is associated with the lack of a single integrated information system necessary for the further development of regions in the context of widespread digitalization. A step-by-step mechanism for the development of a regional electronic document management system is proposed to bring it to a single format and expand EDF with increased control over the correctness of paperwork in real time and integration with social networks. This will remove barriers that prevent the exchange of data between different regional government structures, improve the service and greatly simplify it for users.
Keywords: information technologies, information systems, digitalization, stages of improvement, unification, strengthening of control.
