СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА КАК АНТИКРИЗИСНАЯ МЕРА УМЕНЬШЕНИЯ ЗАТРАТ И ПОТЕНЦИАЛЬНЫХ УБЫТКОВ ОРГАНИЗАЦИИ Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

совершенствование кадрового делопроизводства как антикризисная мера уменьшения затрат и потенциальных убытков организации

IMPROVEMENT OF PERSONNEL OFFICE ADMINISTRATION AS AN ANTI-RECESSIONARY MEASURE OF REDUCTION OF EXPENSES AND POTENTIAL LOSSES OF ORGANIZATION

ПОЛУЧЕНО 26.03.2015 ОДОБРЕНО 27.03.2015 ОПУБЛИКОВАНО 17.04.2015

УДК 331.108 DOI 10.12737/11188

рязанцева м.в.

Канд. техн. наук, доц., доцент кафедры управления персоналом ФГОБУ ВО «Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации», Москва

RYAZANTSEVA M.V. Cand. of Sciences (Engineering), Assistant Professor of Personnel Management Department, Federal State-Funded Educational Institution of Higher Education «Financial University under the Government of the Russian Federation», Moscow

СУБОЧЕВА A.O. Канд. экон. наук, доц., доцент кафедры управления персоналом ФГОБУ ВО «Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации», Москва

SUBOCHEVA A.O.

Cand. of Sciences (Econ.), Assistant Professor of Personnel Management Department, Federal State-Funded Educational Institution of Higher Education «Financial University under the Government of the Russian Federation», Moscow

e-mail: mriaz@yandex.ru

e-mail: AOSubocheva@fa.ru

Аннотация

В статье рассматривается проблема соблюдения законодательства организациями в области трудового права. Приведены результаты анализа динамики нарушений работодателей в области трудового законодательства, выявленных Государственной инспекцией труда по г. Москве в 2011-2014 гг., которые свидетельствуют о росте числа нарушений, выявляемых в ходе проверок. Указаны изменения в законодательстве, регулирующем ответственность работодателей в области трудового права. Обращено внимание на то, что одним из способов подготовки к проверкам, осуществляемым Государственной инспекцией труда, является аудит кадрового делопроизводства. С учетом значительного роста размера штрафов за нарушения трудового законодательства в статье обосновывается антикризисная роль кадрового делопроизводства, необходимость его аудита и даются практические рекомендации по последовательности проведения аудита кадрового делопроизводства.

ключевые слова: кадровое делопроизводство, ответственность работодателей, аудит, права работников, трудовое право. Abstract

This article assesses the problem of organizations' compliance to labor legislation. It demonstrates results of the analysis which was carried out to evaluate the dynamics of the employers' violations of the labor legislation revealed by the State Labor Inspection of Moscow. The data of2011-2014 suggests that the number of violations had increased. Moreover, the article specifies several changes in the legislation regulating responsibility of employers at labor law. Attention is drawn to the fact that one of the possible ways to prepare for revisions carried out by State Labor Inspection is the audit of the Personnel Office administration. Taking into account a significant increase in the size of penalties for violations of the labor legislation, the article substantiates the anti-recessionary role of Personnel Office administration and the necessity of its audit; and gives practical recommendations for procedures of Personnel Office administration audit. Keywords: Personnel Office administration, responsibility of employers, audit, rights of workers, labor law.

принципы кадрового делопроизводства

Нестабильная экономическая ситуация побуждает организации предпринимать разнообразные меры к уменьшению собственных затрат. Многие организации используют такой простой и довольно распространенный способ оптимизации собственных расходов, как сокращение численности или штата работников организации. Второй излюбленной мерой организаций является снижение уровня оплаты труда сотрудников. Вместе с тем у организаций есть более эффективный метод снижения затрат — это улучшение качества документооборота, прежде всего, кадрового делопроизводства. Актуальность подобной меры стала более ценной с момента вступления в силу новых административных штрафов за нарушения трудового законодательства.

Работники всех сфер управления (руководители, менеджеры, специалисты) до 75% своего времени тратят на работу с документами [1].

Управление персоналом сопровождается созданием большого количества документов. В процессе управления персоналом используются как текстовые документы на бумажной основе, так и электронные документы. Каждой организации с первого же дня своего существования важно организовать кадровое делопроизводство так, чтобы это была не традиционная канцелярия, в которой бумаги «дозревают», а современный офис, в основу функционирования которого положены принципы современного управления документами [2].

Современная система управления кадровым делопроизводством должна основываться на принципах, лежащих в основе менеджмента качества организации [3]: - оперативность;

- современный научно-технический уровень (возможность ведения электронного документооборота и создания электронного архива);

- целесообразность и разумность операций по кадровому делопроизводству (осуществление операций, создание документов и работа с ними должны быть необходимы для достижения организационных целей);

- оптимальное сочетание бумажного и электронного документооборота (составление документов в бумажном виде только тогда, когда это действительно необходимо или установлено государственными нормативными актами).

Несоблюдение перечисленных принципов ведения кадрового делопроизводства чревато для организаций значительными штрафными санкциями.

ответственность работодателей в сфере трудового законодательства

Одной из форм защиты прав наемных работников является трудовое законодательство.

Начало законодательному регулированию трудовых отношений было положено еще в 1035 г. в «Русской Правде» [4]. Современное трудовое законодательство прошло в своем развитии сложный путь, за годы существования которого достигнуты колоссальные успехи. Современное трудовое законодательство гарантирует свободу труда, защиту прав своих граждан, возможность наемных работников обратиться в судебные органы для защиты своих прав.

Важнейшей задачей государственного регулирования трудовых отношений в Российской Федерации является контроль за соблюдением трудового законодательства. 20 июля 1994 г. в соответствии с Указом Президента РФ была создана Государственная инспекция труда (далее — ГИТ). ГИТ осуществляет плановые и внеплановые проверки организаций в отношении соблюдения ими трудового законодательства. Создание инспекции труда, как необходимого института социальной политики, берет свое начало в XIX в. Инспекция труда появилась в Великобритании в 1802 г., когда Парламент издал акт об охране здоровья, этике поведения подмастерьев на ткацких и других фабриках. В России первые трудовые инспекции были созданы еще до революции. Согласно Высочайшему утвержденному мнению Государственного Совета «О малолетних, работающих на заводах, фабриках и мануфактурах» в июне 1882 г. была учреждена особая инспекция по наблюдению за исполнением постановлений о занятиях малолетних рабочих [5].

В настоящее время контроль в сфере соблюдения прав наемных работников осуществляется Государственными инспекциями труда.

Проведенный нами анализ отчетов по результатам проверок Государственной инспекции труда г. Москвы в 2011—

2014 гг. свидетельствует о существовании серьезных проблем в области соблюдения работодателями прав наемных работников (см. табл. 1).

Как видно из представленных в табл. 1 данных, в 2011— 2013 гг. произошел значительный рост как количества проводимых инспекцией труда г. Москвы проверок (темп роста в 2013 г. по отношению к 2011 г. составил 296,63%), так и их качества: количество выявленных нарушений трудового законодательства за исследуемый период возросло в 3,9 раза. Среднее количество правонарушение в расчете на одну организацию в 2013 г. возросло практически до шести.

Анализ структуры нарушений свидетельствует о преобладании нарушений в области охраны труда (71,3% от общего числа выявленных в 2013 г. нарушений).

Установление фактов соблюдения или нарушения законодательства осуществляется на основании изучения инспекторами кадровых документов, документов по охране труда и др. Приведенные цифры наглядно подтверждают необходимость совершенствованию кадрового делопроизводства и актуальность данной статьи.

Трудовое законодательство и законодательство по охране труда принципиально и последовательно перестраивались на протяжении нескольких лет. Причем наиболее серьезные изменения произошли в направлении ужесточения ответственности, особенно в области охраны труда. До последнего времени охрана труда строилась на концепции абсолютной безопасности, т.е. полного устранения факторов, способных оказать нежелательное воздействие на организм человека. Но обеспечить нулевой риск практически невозможно, так как любая деятельность потенциально опасна. Поэтому в настоящее время осуществляется переход от доктрины абсолютной безопасности к оценке приемлемого риска с формированием соответствующей законодательной базы [7].

В 2014 г. вступили в силу два федеральных закона: «О специальной оценке условий труда» и «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона "О специальной оценке условий труда"». Последний закон внес изменения в 13 федеральных законов, в том числе, в Трудовой и Уголовный кодексы РФ, Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях, законодательство об охране труда и в пенсионное законодательство.

В законодательстве, устанавливающем ответственность за нарушения трудового законодательства в области охраны труда, внесены изменения, ужесточающие эту ответственность. Усиление ответственности за нарушения трудового законодательства в области охраны труда вызвано необходимостью принятия срочных мер по улучшению условий труда и снижению уровня производственного травматизма и профессиональной заболеваемости.

Таблица 1

Результаты проверок соблюдения трудового законодательства работодателями г. Москвы в 2011-2014 гг.

Показатель Год Первое полугодие 2014 г. Темп роста, 2013 к 2011 г., %

2011 2012 2013

Количество проверок соблюдения трудового законодательства 1336 2745 3963 1282 296,63

Количество выявленных нарушений трудового законодательства 6051 15767 23638 7331 390,65

Среднее число нарушений трудового законодательства, выявленных в ходе одной проверки 4,53 5,74 5,96 5,72 131,57

Источник: [6].

В Уголовном кодексе РФ (далее — УК РФ) за нарушение требований охраны труда, которое повлекло причинение тяжкого вреда здоровью работника, предусмотрено наказание в виде штрафа в удвоенном размере — до 400 тыс. руб. Если такое нарушение привело к смерти одного или нескольких работников, то виновник может быть наказан принудительными работами на срок до пяти лет либо лишением свободы на тот же срок. Эти изменения изложены в новой редакции ст. 143 УК РФ и уже вступили в действие.

Самые большие изменения произошли в установлении мер административной ответственности. Сегодня Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях (далее — КоАП РФ) штраф за нарушение законодательства о труде и об охране труда на должностных лиц установлен в размере от 1 до 5 тыс. руб., на юридических лиц — от 30 до 50 тыс. руб. и не зависит от вида и совокупности правонарушений. С 2015 г. устанавливается различная ответственность за разные виды административных правонарушений трудового законодательства. В КоАП РФ добавлена новая ст. 5.27.1, которая устанавливает отдельные меры административной ответственности за нарушения именно в сфере охраны труда.

В ней указываются следующие размеры штрафов, накладываемых на должностных и на юридических лиц соответственно:

- за нарушение государственных нормативных требований охраны труда — на должностных лиц до 5 тыс. руб., юридических лиц — от 50 до 80 тыс. руб.;

- за нарушение работодателем порядка проведения специальной оценки условий труда на рабочих местах или ее непроведение — от 5 до 10 тыс. руб. и от 60 до 80 тыс. руб.;

- за допуск работника к работе без прохождения обучения и проверки знаний требований охраны труда, а также обязательных медицинских осмотров — от 15 до 25 тыс. руб. и от 110 до 130 тыс. руб.;

- за необеспечение работников средствами индивидуальной защиты — от 20 до 30 тыс. руб. и от 130 до 150 тыс. руб.

Если органами государственного надзора будет установлено повторное аналогичное правонарушение, должностное лицо может быть оштрафовано на 30—40 тыс. руб. или дисквалифицировано на срок от одного года до трех лет; размер штрафа на юридическое лицо составит от 100 до 200 тыс. руб. или его деятельность будет приостановлена на срок до девяноста суток.

Нововведения коснулись и порядка наложения административных штрафов. Согласно поправкам в КоАП РФ за каждое правонарушение будет выписан отдельный штраф. Например, если сотрудники не прошли обучение и проверку знаний по охране труда, предприятие как юридическое лицо может быть оштрафовано на сумму до 130 тыс. руб. Не проведенная вовремя специальная оценка условий труда — еще 80 тыс., работники не обеспечены средствами индивидуальной защиты — еще 150. Итого получится 350 тыс. руб. Сейчас штраф назначается по совокупности нарушений и составляет не более 50 тыс. руб. При этом такое наказание предприятия не исключает административного наказания и его должностных лиц.

рекомендации по проведению аудита кадрового делопроизводства

Минимизировать или вообще избежать административного наказания в виде штрафа вполне реально. Для этого необходимо: работникам — строго соблюдать требования охраны труда, а работодателям — создать действенную систему управления охраной труда на своих предприятиях, что,

кстати, вышеназванным законом вменяется им в обязанность. И главное — создать четкую систему кадрового делопроизводства и проводить периодический аудит его качества.

Каким же образом следует провести аудит кадровых документов, чтобы избежать штрафов, или хотя бы уменьшить их размер? Выделим наиболее существенные моменты.

Прежде всего, необходимо проверить наличие кадровых документов, которые должны быть в каждой организации в обязательном порядке.

К обязательным организационным документам организации относятся:

- правила внутреннего трудового распорядка;

- положение о защите персональных данных;

- положение о противопожарной безопасности;

- положение об охране труда.

Статьей 189 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) правила внутреннего распорядка определяются как «локальный нормативный акт, регламентирующий порядок осуществления и документирования основных кадровых процедур, таких как порядок приема и увольнения работников; основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора; режим работы; время отдыха; применяемые к работникам меры поощрения и взыскания и др.» [8, 9].

По сути, правила внутреннего распорядка могут рассматриваться как инструмент, с помощью которого работодатель может регулировать все вопросы, касающиеся «жизнедеятельности» компании.

Следующий очень важный аспект кадровой работы — работа с персональными данными. Невозможно представить работу отдела кадров и бухгалтерии без доступа к персональным данным работников организации, поскольку обработка этих сведений составляет основное содержание деятельности этих подразделений.

Определения персональных данных содержатся в различных нормативных актах. В соответствии со ст. 3 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» персональные данные представляют собой любую информацию, относящуюся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных). К такой информации относятся: фамилия, имя, отчество субъекта персональных данных, дата и место его рождения, адрес, семейное, социальное и имущественное положение, образование, профессия, доходы, другое.

Статья 85 ТК РФ дает более узкую трактовку этого понятия, понимая под «персональными данными работника» информацию, необходимую работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающуюся конкретного работника.

Сведения, которые относятся к персональным данным, порядок их хранения и использования определяются работодателем в локальном нормативном акте, например Положении о защите персональных данных работников. Проводя аудит кадровых документов, необходимо проверить наличие в организации такого положения, кроме того, проверить наличие приказа о назначении ответственных за организацию работы с персональными данными, приказа или распоряжения, определяющего перечень лиц, имеющих право на обработку персональных данных сотрудников организации. Естественно, также важно проверить наличие письменных согласий работников на обработку их персональных данных.

Для того чтобы кадровое делопроизводство было организовано четко, необходимо проверить наличие номенклатуры дел. Номенклатура дел организации — это перечень дел с регистрируемыми документами. Номенклатура дел может быть оформлена отдельно по кадровым документам или включена в общую номенклатуру дел организации.

Следующий шаг — это проверка штатного расписания, внесение в него необходимых изменений. Штатное расписание — локальный нормативный акт, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности работников организации в соответствии с учредительными документами. Очень часто в организациях отсутствуют приказы о внесении изменений в штатное расписание.

Вопрос о необходимости штатного расписания в организации до сих пор остается спорным. Связано это с тем, что в ТК РФ нет прямого указания на то, что данный документ является обязательным. Не установлен и порядок его принятия в отличие, например, от тех же правил внутреннего трудового распорядка, которые по закону должны утверждаться работодателем с учетом мнения представительного органа работников (ст. 190 ТК РФ). Штатное расписание упоминается в ст. 15 ТК РФ, содержащей определение трудовых отношений, а также в ст. 57 ТК РФ, согласно которой условием, обязательным для включения в трудовой договор, является трудовая функция, в том числе работа по должности в соответствии со штатным расписанием.

Проводя аудит кадровых документов, следует проверить соответствие названия должностей в штатном расписании и в трудовых договорах. Встречаются ситуации, когда эта информация не совпадает.

Следующий шаг: необходимо проверить правильность оформления трудовых договоров.

Основное внимание необходимо обратить на следующее:

- насколько полно отражены в трудовых договорах все необходимые сведения о работнике и (или) работодателе;

- следует исключить ошибки технического характера, искажающие данные;

- отсутствие некоторых обязательных условий.

Далее необходимо проверить полноту и правильность

оформления кадровых приказов: наличие и правильность даты, подписей, точность и полноту содержащейся в них информации. Приказы должны соответствовать содержанию трудовых договоров, заключенных с работниками, и штатному расписанию. В них должны содержаться все необходимые подписи, в том числе и самого сотрудника. Если отсутствуют какие-либо приказы о приеме на работу или переводе работающих сотрудников или они оформлены с нарушениями, их необходимо восстановить, переделать или «доподписать».

Следующий шаг — работа с трудовыми книжками. Необходимо проверить правильность их хранения, учета, ведения.

Основные положения по ведению и хранению трудовых книжек, установленные ТК РФ, заключаются в следующем.

Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной (ст. 66 ТК РФ, п. 3 Правил), т.е. существуют два условия:

- данная организация является для работника основным местом работы, а не местом работы по совместительству;

- работник проработал в этой организации свыше пяти дней.

В случае, если работник заключает не трудовой, а гражданско-правовой договор (договор подряда и т.п.), трудовая книжка на него не заводится, записи в трудовую книжку не производятся.

Одновременно с проверкой правил ведения трудовых книжек, необходимо проверить правильность осуществления их учета, в частности, правильность ведения Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Далее следует проверить правильность оформления личных дел сотрудников, наличие и правильность оформления на работников личных карточек по форме № Т-2.

Одним из прав работников является право на отдых, которое гарантируется предоставлением отпуска. В ходе аудита кадрового делопроизводства важно проверить наличие и правильность утверждения графика отпусков.

Завершающим этапом аудита кадрового делопроизводства должна стать проверка правильности оформления дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел [10].

Дела в кадровом делопроизводстве рекомендуется комплектовать по отдельным темам, например, в отдельную папку целесообразно подшить приказы по личному составу (прием, увольнение, перевод, премирование, поощрение, отпуска без сохранения заработной платы, направления в длительные командировки и командировки за рубеж). Срок хранения данной группы документов составляет 75 лет. Приказы по личному составу, связанные с предоставлением отпусков (очередные и учебные отпуска), взысканиями, краткосрочными командировками, можно сгруппировать в другую папку, учитывая их общий срок хранения — 5 лет. Отдельно можно подшить трудовые договоры, личные дела, личные карточки, нормативные документы организации, такие как: различные положения и инструкции, материалы переписки по кадровым вопросам с государственными органами и коммерческими организациями и др. [11].

Личные дела и личные карточки удобнее хранить в алфавитном порядке в соответствии с фамилиями работников, все остальные документы — в хронологическом порядке по мере поступления документа.

Рассмотренный порядок осуществления внутреннего аудита кадрового делопроизводства носит рекомендательный характер. Последовательность шагов обусловлена иерархией документов и логикой работы с ними.

Периодическая проверка кадровых документов будет способствовать повышению эффективности и качества кадрового делопроизводства и предотвращению выявления нарушений в ходе проверок инспекцией труда.

литература

1. Рязанцева М.В. Анализ проблем в области соблюдения прав наемных работников // Современные научные исследования и инновации. 2014. № 1. С. 54—56.

2. Осипова О.С., Субочева А.О. Возрастающее влияние социального капитала на функционирование рынка труда и человеческого капитала в России // Человеческий капитал. 2013. № 3 (51). С. 13-16.

3. Храмовская Н.А. Актуальные проблемы современного делопроизводства и документооборота // Секретарь-референт. 2008. № 5. URL: http://www.profiz.ru/sr/5_2008/ problemy_sovr_deloproizv/ (дата обращения: 10.11.2014).

4. Жигачев А.В., Насонова Т.Г. Трудовое законодательство: история и современность / под ред. Л.В. Сальниковой. М.: ИНФРА-М, 2010. 136 с.

5. Рязанцева М.В., Ульянкина Н.Н. Статистический анализ проблем в области защиты прав наемных работников // Международный журнал прикладных и фундаментальных исследований. 2014. № 5. С. 91-95.

6. Отчеты о работе Государственной инспекции труда за 2011-2014 гг. Государственная инспекция труда по г. Москве. URL: http://git77.rostrud.ru/osnov/ (дата обращения: 10.03.2015).

7. Жигун Л.А. Рационализация распределения функциональных обязанностей специалистов // Менеджмент в России и за рубежом. 2009. № 6. С. 134-139.

8. Управление персоналом: толковый словарь / авт.-сост. В.М. Маслова. М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2013. 120 с.

9. Смирнова М.Е., Кохова И.В. Функциональные основы и современные тенденции развития организации труда // Человеческий капитал. 2014. № 7(67). С. 76—79.

10. Соболь О.В. Факторы формирования и развития качества трудовой жизни молодых специалистов // Вестник Университета (Государственный университет управления). 2013. № 1. С. 196-200.

11. Рязанцева М.В., Субочева А.О. Организация самостоятельной работы студентов (рабочая тетрадь по дисциплине «Документационное обеспечение управления персоналом») // Международный журнал экспериментального образования. 2015. № 2. С. 277-278.

REFERENCES

1. Ryazantseva M.V. The Analysys of problems in the field of observance of the rights of hired workers. Sovremennie nauchnie issledovaniya i innovacii. Economicheskie nauki [Economic science]. 2014. I. 1, pp. 54—56. (in Russian)

2. Osipova O.S., Subocheva A.O. The growing influence of social capital of the functioning of the labor market and human capital in Russia. Chelovecheskii kapital. Chelovek i zhizn [People and life]. 2013, I. 3 (51), pp. 13-16. (in Russian)

3. Hramovskaya N.A. Actual problems of modern office-work and document flow. Sekretar-referent. Journal of Computer-Mediated Communication. 2008, I. 5. Available at: http:// www.profiz.ru/sr/5_2008/problemy_sovr_deloproizv/ (Accessed 10 November 2014).

4. Zhigacheva A.V., Nasonova T.G. Trudovoe zakonodatelstvo: istoria i sovremennost [Labor legislation: history and present]. Moscow, INFRA-M Publ., 2010. 136 p.

5. Ryazantseva M.V., Uliyankina N.N. Statistical analysys of the problems in the field of protection of the rights of employees. Mezhdunarodniy zhurnal prikladnih I fundamentalnih issledo-vaniy. Economicheskie nauki [Economic science]. 2014. I. 5, pp. 91—95. (in Russian)

6. The reports of the State labor Inspectorate for 2011—2014. State labor Inspectorate in Moscow. Available at: http://git77. rostrud.ru/osnov/ (Accessed 10 March 2015).

7. Zhigun L.A. Rationalization of distribution of functional duties of experts. Menegement v Rossii i za rubezom. Upravle-nie personalom [Human resource management]. 2009, I. 6, pp. 134—139. (in Russian)

8. Maslova V.M. Upravleniepersonalom: tolkoviy slovar [Human resource management: explanatory dictionary]. Moscow, Das-hkov i Co Publ., 2013. 120 p.

9. Smirnova M.E., Kohova I.V. Functional foundations and modern trends in the development of labor organization. Chelovecheskii kapital. Chelovek isocium [People and society]. 2014, I. 7(67), pp. 76-79. (in Russian)

10. Sobol O.V. Factors of formation and development of the quality of working life of young professionals. Vestnik Universiteta (Gosudarstvenniy universitet upravlenia). Aktualnye problem upravlenia [Actual problems of management]. 2013, I. 1, pp. 196-200. (in Russian)

11. Ryazantseva M.V., Subocheva A.O. The organization of independent work of students (a workbook on discipline «Documentary ensuring human resource management»). Mezhdunarodniy zhurnal ekcperimentalnogo obrazovaniya. Economicheskie nauki [Economic science]. 2015, I. 2, pp. 277, 278. (in Russian)