CC BY
77
СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ И ЭКОНОМИЧЕСКОЕ ОБОСНОВАНИЕ МЕТОДА
СНИЖЕНИЯ ЗАТРАТ НА ГСМ
Д.С. Петряков
Аннотация. В ходе реорганизации агропромышленных предприятий и оптимизации работы в холдингах руководство стремится к сокращению затрат, в том числе расходов на ГСМ и другие материалы, а также искоренение фактов мошенничества и подлога среди работников, что встречается в российской практике слишком часто. Внедрение новых технологий контроля позволяет бизнесу сэкономить существенные суммы и повысить свою конкурентоспособность.
Ключевые слова: мониторинг и контроль, снижение затрат на ГСМ.
Контролировать передвижение транспорта между пунктами назначения и расход ГСМ почти невозможно. Но новые технологии и опыт внедрения позволяют сделать это в довольно сжатые сроки и весьма эффективно с экономической точки зрения. Для начала необходимо создать рабочую комиссию из сотрудников нескольких отделов: внутреннего контроля, информационных технологий, автотранспортного, бухгалтерии и финансового. На данном этапе подробно анализируется выборочно либо сплошным методом данные заправочных станций, задания водителям, путевые листы автомобилей, товарно-транспортные накладные, талоны водителей спецавтомобилей, трактористов, комбайнеров и бунке-ристов, журналы весовых, карты маршрутов, данные охраны и т.д. Заработная плата персонала и расходы ГСМ обычно является сдельной и зависит от объема выполненных работ, перевезенных грузов, площади обработанных полей, а простои и время ожидания не оплачиваются. Главная цель - выяснить соответствуют ли представленные официальные данные об отработанном времени и потраченных материалах действительности и существенны ли отклонения между разными источниками информации.
На практике по итогам проверок обычно рапортуется, что не работают счетчики, пробег заполняется весьма приблизительно в большую сторону либо вообще вымышленный, грузов перевозится в реальности меньше нежели чем по бумагам, машины довольно часто ездят незагруженными, ГСМ сливают, материалы исчезают, поля обрабатываются с повышенными нормами расхода, работники делают «приписки» в нарядах ради дополнительных выгод и т.п. Для автопарка, насчитывающего несколько десятков машин и техники подобное отношение нельзя оставлять без внимания. С такими потерями можно бороться только выстроив четкую систему и понеся дополнительные расходы на приобретение и обслуживание весьма дорогостоящих блоков GPS/Глонасс и датчиков уровня топлива - систему мониторинга техники (СМТ). СМТ - аппаратно-программный комплекс, предназначенный для решения задач спутникового мониторинга и управления техникой и расходом ГСМ, повышения качества эксплуатации и эффективности управления парком машин, предоставления владельцам техники и руководству, а также сервисным службам производителей объективных данных. Стоимость каждого из таких блоков мониторинга и датчиков варьируется соответственно в среднем от 25 000 руб. до 35 000 руб. и от 8 000 руб. до 10 000 руб., абонентское сопровождение каждого прибора от 3 000 руб. до 7 000 руб. в год. При этом у поставщиков различаются цены и на сам прибор, и на его обслуживание: ежемесячная абонентская плата может оказаться весьма дорогостоящей при кажущейся при-
влекательной стоимости самого аппарата. Также невозможно обслуживать приобретенную систему у других потенциальных подрядчиков. Поэтому правильным решением перед непосредственной внедрения СМТ будет проведение тендера с участием как минимум двух поставщиков и опытная эксплуатация системы на протяжении двух-трех месяцев до момента активных посевных работ [1].
К системе же необходимо предъявить требования, которые как минимум позволят фиксировать номера техники и агрегатов, водителя, время выезда и возвращения техники, тип работы, фиксировать время нахождения в пути и работы, осуществлять контроль времени, места и объема заправки, среднюю скорость, расход ГСМ, сливы топлива, чтобы в итоге получить оперативную и достоверную информацию.
Все указанные данные обрабатываются, собираются и постоянно анализируются в специализированном программном обеспечении, которое внедряется на следующем после установке оборудования этапе. Имея данные по разработанной форме на финальном этапе для каждой марки машины и техники в зависимости от технического состояния, типа работ и загруженности техники необходимо ввести дифференцированные нормы расхода топлива, а не усредненные [2]. Обычно в первые месяцы такого проекта находятся обоснованные и документально подтвержденные факты несоответствия бумажных отчетов и реально выполненной работы, а также несоблюдение норм расходов материалов и приписок в нарядах и талонах. Также в поисках выхода работники могут недоливать ГСМ и остатки сразу сливать либо вообще заправлять чужой транспорт, а в путевых листах подтверждать факт заправки чеком. В таком случае путевые листы не должны приниматься к учету и возвращаться водителям. Неизбежны случаи намеренного вывода из строя датчиков топлива. Такие факты всегда исследуются комиссией из специалистов поставщика оборудования и сотрудниками службы безопасности предприятия. Убытки в таком случае взыскивается по правилам ст.ст. 232-233 Трудового кодекса.
После установки СМТ целесообразно подписать с работником соглашение о материальной ответственности за вверенное ему оборудование и ознакомить под расписку с обязанностями, провести разъяснительную беседу и предоставить памятку, которая описывает основные принципы работы аппаратов и контролируемые параметры. В противном случае взыскивать ущерб будет затруднительно. Как следствие, злоупотребления с ГСМ, приписками и попытками выведения из строя механизмов значительно снизятся, большая часть недобросовестных работников уйдет сама, дисциплина и производительность труда повысится даже без внедрения дополнительных механизмов управления персоналом. Введение такого контроля позволит сократить расходы на ГСМ не менее чем на 10% и в довольно короткие сроки. Более существенная экономия на материальных затратах будет достигаться спустя лишь несколько периодов и то при четко выстроенной СМТ, планирования и нормирования. Так, например, по заявлениям разработчиков одной из таких систем на основании статистических данных клиентов расходы на ГСМ по сравнению с предпроектным периодом составляет от 15% до 30% [3]. По данным других разработчиков от 15% до 20% [4]. Все поставщики уверяют, что экономия топлива составляет в любом случае не менее 10% от допроектного расхода. Очевидно, что экономия в 30% достигалась на тех предприятиях, где уровень мошенничества и незаконных
действий работников превышал все разумные пределы, а контроль и внимание к проблеме со стороны руководства отсутствовало. Поэтому разумно ориентироваться на цифры 10-15%. В отношении более «нормальных» организаций ощутимая экономия на практике наступает всего через несколько месяцев, но не мгновенно, как заявляют подрядчики, а сроки окупаемости проекта с учетом других общехозяйственных затрат, которые неизбежно возникают при внедрении проекта, составляют от полугода до года.
Пример расчета экономической эффективности и окупаемости внедрения проекта СМТ без учета экономии от снижения расходов на оплату труда, уменьшения расхода топлива на единицу пробега, слива топлива, дополнительных затрат на содержание отдела мониторинга и других расходов приведен в таблице 1.
Метод расчета срока окупаемости инвестиций состоит в определении того срока, который понадобится для возмещения суммы первоначальных инвестиций. Он определяется как отрезок времени, равный частному от деления стоимости основного капитала на усредненные ежегодные сбережения (экономию) [5].
Рентабельность - это доходность предприятия или деятельности по проекту. Рассчитывается рентабельность как частное от деления прибыли (экономии) к затратам (расход ресурсов) [6].
Таблица 1 - Экономическое обоснование внедрения СМТ
В завершении необходимо отметить, что полностью избежать непроизводственных потерь не получится, но минимизировать их вполне реально. Исходя из вышеизложенного основные этапы внедрения СМТ можно запланировать следующим образом:
1) предварительный анализ ситуации созданной рабочей группой и оценка потенциальной эффективности от внедрения СМТ,
2) проведения тендера, опытная эксплуатация и установка СМТ,
3) установка программного обеспечения и обучение специалистов,
4) разъяснительная работа с персоналом автопарка и подписание договоров о материальной ответственности,
5) эксплуатация системы, контроль и анализ, готовность и разрешение внештатных ситуаций,
6) расчет фактического срока окупаемости проекта и экономии на затратах, введение обоснованных норм расходов ГСМ и загруженности.
Список использованных источников
1 Шевелина О. Как избежать неоправданных расходов на содержание автопарка компании // Финансовый директор. -2012. - № 2. - С. 17.
2 Кульбицкая Н. Как коллеги снижают расходы на банк, аренду, ГСМ и склад // Учет Налоги Право. - 2012. - № 9. -С.14.
3 http://gps-ostrov.ru/ekonom-effekt.html (дата обращения: 25.07.2012).
4 http://www.smartgps.net/index4.htm (дата обращения: 25.07.2012).
5 http://www.aup.ru/books/m79/5_3.htm (дата обращения: 28.07.2012).
6 http://bizlana.ru/ osnovnye - pokazateli - effektivnosti -biznes - %E2%80%93 - proekta-beseda-shestnadcataya/ (дата обращения: 28.07.2012).
Информация об авторе
Петряков Дмитрий Сергеевич, аспирант Нижегородского Коммерческого института, тел. 8(831)240-09-06, тел. 8-960160-59-95, e-mail: dm.petryakov@mail.ru
Начальные условия Данные Внедрение СМТ Данные
Число машин в автопарке, ед. 30 Стоимость оборудования, руб. 750 000
Среднемесячный пробег машины, км / мес. 5 000 Стоимость монтажа, ру6. 45 000
Расход топлива по норме, л / 100 км. 3 5 Ежемесячное обслужи в ан ие, руб. 24 000
Цена топлива, руб./л. 28 Срок эксплуатации оборудования, мес. 60
Общие затраты на автопарк, руб./мес. 1 470 000 Общие затраты на проект, руб./ мес. 37 250
Нецелевое использование, % 10% Рентабельность проекта, % 395%
Непроизводственные потери, руб./мес. 147 000 Срок окупаемости проекта, мес. 7,2
